大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新思考

王哲　沈俊龍

摘 要：近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，以信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)為核心的社會(huì)科學(xué)網(wǎng)絡(luò)正在迅速普及。如何依托大數(shù)據(jù)技術(shù)和數(shù)據(jù)資源挖掘、建立和完善醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，構(gòu)建數(shù)字信息系統(tǒng)，集中處理各種數(shù)據(jù)資源，已成為醫(yī)院檔案工作人員最為擔(dān)憂的問題。依靠數(shù)字技術(shù)、多媒體技術(shù)和大數(shù)據(jù)分析技術(shù)對醫(yī)院服務(wù)中產(chǎn)生的各種醫(yī)學(xué)期刊信息、文檔資源、數(shù)據(jù)和圖像資源展開綜合分析和處理，加強(qiáng)檔案管理機(jī)制，優(yōu)化醫(yī)院檔案資源結(jié)構(gòu)，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理體系一體化建設(shè)。鑒于此，本文對大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案數(shù)字化機(jī)制的構(gòu)建展開詳細(xì)分析，并提出具體的研究思路，以供讀者參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；醫(yī)院檔案管理；創(chuàng)新；思考

進(jìn)入信息時(shí)代，各行各業(yè)創(chuàng)造了大量的數(shù)據(jù)資源。大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來的巨大信息資源對醫(yī)院的檔案管理產(chǎn)生了長期而深遠(yuǎn)的影響，各個(gè)領(lǐng)域都必須面臨如何有效收集、分類、分析和利用日常工作產(chǎn)生的大量復(fù)雜信息問題。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)和醫(yī)療技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)院檔案數(shù)量和類型越來越多，檔案資源的收集、分類、分析和使用難度也在急劇增加。同時(shí)，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)挖掘可以集成、高效地分析和利用相關(guān)的歸檔數(shù)據(jù)。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理既有新的挑戰(zhàn)，也有新的機(jī)遇。

在醫(yī)院檔案管理中，結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代的優(yōu)勢不僅是對時(shí)代號召的回應(yīng)，也是醫(yī)院檔案管理和醫(yī)院發(fā)展的必要條件。一方面，數(shù)據(jù)的使用為醫(yī)院的發(fā)展帶來了經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)了醫(yī)院工作效率的提高，這是社會(huì)發(fā)展的大好機(jī)會(huì)。另一方面，在數(shù)據(jù)的使用方面也存在不足之處，因?yàn)獒t(yī)療信息檔案管理存在安全問題，給醫(yī)療信息檔案的管理帶來一定的風(fēng)險(xiǎn)。避免數(shù)據(jù)的負(fù)面影響是醫(yī)院信息化和數(shù)據(jù)文件管理的一大挑戰(zhàn)，辯證處理數(shù)據(jù)的使用，趨利避害，取長補(bǔ)短，要嚴(yán)把數(shù)據(jù)應(yīng)用安全關(guān)，降低數(shù)據(jù)應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)，使數(shù)據(jù)應(yīng)用效益最大化。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)的必要性

在醫(yī)院檔案數(shù)字化之前，需要總結(jié)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)的基本內(nèi)容，以及如何利用大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)化醫(yī)院檔案資源管理機(jī)制，提高檔案數(shù)據(jù)管理水平。首先，文獻(xiàn)信息是醫(yī)院日常檔案管理中檔案資源保存的前提，文獻(xiàn)信息的有效、快速和準(zhǔn)確處理直接影響檔案保存的質(zhì)量和效率。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，隨著醫(yī)院檔案管理的開展，需要將日常物品存儲(chǔ)和集中管理，重要物品登記，重要數(shù)據(jù)資源保存在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，并通過局域網(wǎng)連接實(shí)現(xiàn)高效通信和即時(shí)通信，從而減少檔案管理人員的工作量。接下來，有必要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)信息集成系統(tǒng)，在醫(yī)院數(shù)據(jù)管理中使用社交網(wǎng)絡(luò)來規(guī)范和組織患者數(shù)據(jù)。集成信息系統(tǒng)不僅可以有效地收集患者數(shù)據(jù)，而且可以使用大數(shù)據(jù)分析準(zhǔn)確預(yù)測患者發(fā)展的狀態(tài)。它可以使用計(jì)算機(jī)可視化技術(shù)以數(shù)字和文本表的形式顯示患者的病情，根據(jù)相應(yīng)的數(shù)據(jù)分布矩陣，可以直觀地顯示患者未來病情可能發(fā)生的各種變化，以便醫(yī)生制訂相應(yīng)的診療計(jì)劃，為患者提供醫(yī)療救治。

二、大數(shù)據(jù)技術(shù)的內(nèi)涵以及特點(diǎn)

1.大數(shù)據(jù)技術(shù)的含義

大數(shù)據(jù)是指在特定的空間和時(shí)間維度上使用傳統(tǒng)軟件和開源工具收集數(shù)據(jù)。它是一種信息資源，根據(jù)數(shù)據(jù)分析機(jī)制和數(shù)據(jù)收集方法的要求，可以快速、高效地決策以及理解數(shù)據(jù)組織機(jī)制?；诖笠?guī)模分布和快速增長的信息資源，以及科學(xué)的信息技術(shù)和有組織的計(jì)算創(chuàng)造了一種人工計(jì)算方法，即“大數(shù)據(jù)技術(shù)”，它針對大數(shù)據(jù)的信息分布結(jié)構(gòu)和類型，并以編程為指導(dǎo)。

在信息化場景中，信息資源的結(jié)構(gòu)和格式變得多樣化，生活中實(shí)用信息資源的相關(guān)性被削弱，并通過數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行存儲(chǔ)和分類。通過分析大量類似的數(shù)據(jù)，可以確定未來的趨勢，并技術(shù)預(yù)測未來會(huì)發(fā)生的事情。

2.大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案的特征分析

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，醫(yī)院歸檔數(shù)據(jù)的數(shù)量增加了，其類型和載體復(fù)雜多樣。醫(yī)院檔案的來源更加廣泛，收集方法也更加多樣性，導(dǎo)致了檔案數(shù)據(jù)量的爆炸性增長，與此同時(shí)，數(shù)據(jù)類型也在發(fā)生很大變化，變得越來越多，且更復(fù)雜和多樣化。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代對醫(yī)院檔案管理的影響

1.醫(yī)院檔案管理的全面性

醫(yī)院檔案管理涉及廣泛。在醫(yī)學(xué)領(lǐng)域，它包括患者數(shù)據(jù)、藥物、影像診斷、廢物處理、科學(xué)研究水平和其他組成部分。醫(yī)院管理服務(wù)包括采購、人員和圖書等內(nèi)容。隨著醫(yī)院規(guī)模不斷擴(kuò)大，如此龐大復(fù)雜的數(shù)據(jù)記錄不僅需要詳細(xì)的數(shù)據(jù)和明確的分類，還需要完整的保存。這就需要運(yùn)用大數(shù)據(jù)思維來完成醫(yī)院數(shù)據(jù)各部分的整合，從收集到開發(fā)利用，全面精簡各部分，提高醫(yī)院檔案的整體管理水平。

2.醫(yī)院檔案管理的有效針對性

眾所周知，有關(guān)醫(yī)院檔案的相關(guān)信息都是要嚴(yán)加保密的。例如，患者的病歷、個(gè)人信息以及相關(guān)醫(yī)院文件都是保密性較高的。所以，在處理相關(guān)檔案信息的時(shí)候，相關(guān)部門應(yīng)該積極學(xué)習(xí)和運(yùn)用先進(jìn)的大數(shù)據(jù)管理體系，采用信息化以及整體化的方式，有針對性地管理不同檔案類別，從而保證醫(yī)院檔案管理的高效性、整體性以及及時(shí)性。

3.醫(yī)院檔案管理的科學(xué)性

隨著醫(yī)院的發(fā)展擴(kuò)大，醫(yī)院的檔案管理工作量也隨之變大，傳統(tǒng)的檔案管理方法只會(huì)增加工作量，并容易出錯(cuò)，應(yīng)該利用在線數(shù)據(jù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)施管理，重點(diǎn)是根據(jù)檔案的特點(diǎn)進(jìn)行分類，并實(shí)施網(wǎng)絡(luò)集成，以進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案的利用率。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作的問題分析

隨著時(shí)間的推移，各行各業(yè)開始與網(wǎng)絡(luò)建立緊密聯(lián)系，通過這種方式，促進(jìn)了整個(gè)社會(huì)生產(chǎn)力的進(jìn)一步提高。作為保存各類醫(yī)院數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)工作，檔案管理的質(zhì)量將直接影響醫(yī)院其他管理工作及其未來的發(fā)展。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，原有的檔案管理模式并沒有完全適用于當(dāng)前的檔案管理工作，實(shí)際管理工作中的各種問題也逐漸暴露出來。

1.管理責(zé)任不夠明晰

一些醫(yī)院對檔案管理不夠重視，管理混亂，主要體現(xiàn)在職責(zé)不清，存在職能重疊等問題。例如，由于管理責(zé)任不明確，案件卷宗等數(shù)據(jù)沒有及時(shí)分類收集，很容易丟失，當(dāng)需要查找該病歷數(shù)據(jù)時(shí)，很難準(zhǔn)確、快速地找到它們，降低了工作效率。

2.檔案管理效率低下

一些醫(yī)院雖然安排檔案管理工作，但由于缺乏科學(xué)、有效的管理，在醫(yī)院檔案的報(bào)送上不認(rèn)真、不負(fù)責(zé)，隨意性較大，導(dǎo)致檔案管理效果不佳。例如，由于檔案處理不足，很難在醫(yī)學(xué)研究中提供科學(xué)、有效的參考，檔案管理效率低下，直接影響檔案管理在醫(yī)院科研中的積極作用。

3.信息化水平不高

由于醫(yī)院缺乏檔案管理意識，辦公條件差，缺乏獨(dú)立的檔案管理場所，大多與辦公室、倉庫和檔案閱覽室混淆，安全風(fēng)險(xiǎn)較高。醫(yī)院檔案管理的信息技術(shù)相對落后，僅停留在紙質(zhì)檔案中，沒有充分利用計(jì)算機(jī)及大數(shù)據(jù)技術(shù)。此外，紙質(zhì)檔案由于體量大和空間大而難以儲(chǔ)存。

4.檔案信息利用率不高

首先，由于制度原因，醫(yī)院檔案的管理方式是封閉式管理，主要由醫(yī)院管理人員和人事部門使用，一般不向公眾開放。由于本人無法查閱自己的檔案，因此，檔案在醫(yī)務(wù)人員心目中變得可有可無，致使有些檔案長期存放一處無人管理，使用率也就大大下降。

5.檔案材料收集不齊全

首先，醫(yī)院員工缺乏對檔案的了解，不具備檔案管理意識，一些醫(yī)務(wù)人員對檔案管理缺乏基本的了解，不清楚哪些檔案需要?dú)w檔，甚至一部分檔案，如獲獎(jiǎng)材料和進(jìn)修材料，都是自己保留的。另外，在填寫個(gè)人資料時(shí)，個(gè)人填寫的數(shù)據(jù)與存儲(chǔ)的最早數(shù)據(jù)相沖突。同時(shí)，醫(yī)院有關(guān)部門對檔案不夠了解，檔案部門沒有及時(shí)交付創(chuàng)建的材料，導(dǎo)致有些檔案歸檔延遲，甚至丟失、損毀。

五、優(yōu)化大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院檔案管理的策略

1.加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)

隨著社會(huì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能滿足當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展的需要。因此，未來醫(yī)院將不得不創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理方法，在這個(gè)過程中，培養(yǎng)管理者的自身素質(zhì)也是不可或缺的重要因素。作為檔案管理的主體，檔案管理人員的素質(zhì)將直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，這就需要醫(yī)院培養(yǎng)管理人員的專業(yè)知識。同時(shí)，還必須有針對性地培訓(xùn)應(yīng)用計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)，以提高他們的檔案管理專業(yè)知識和計(jì)算機(jī)等操作技能，并為進(jìn)一步提高檔案管理工作質(zhì)量創(chuàng)造有利條件。

2.加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)

醫(yī)院檔案管理信息化水平在一定程度上影響著其未來的發(fā)展和管理。一方面，大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院應(yīng)該改變傳統(tǒng)的人工管理方式，將各種數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)，并實(shí)施電子存檔。同時(shí)，還需要加密電子檔案，以確保數(shù)據(jù)檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，為檔案管理人員和醫(yī)院調(diào)查提供便利；另一方面，應(yīng)注意定期檢查和維護(hù)計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備設(shè)施和軟件系統(tǒng)，以避免計(jì)算機(jī)硬件損壞或受到病毒的威脅，必須加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。

3.適度公開檔案信息

除了某些機(jī)密文件外，個(gè)人數(shù)據(jù)庫中包含的其他非機(jī)密信息也應(yīng)予以保密，如簡歷、年度評估表和其他自行填寫的表格，以及學(xué)術(shù)培訓(xùn)材料、專業(yè)（崗位）資格材料、評估材料（聘用）、專業(yè)技術(shù)職稱（職務(wù)）材料和反映學(xué)術(shù)水平及科學(xué)研究的材料等。醫(yī)院應(yīng)建立檔案管理信息服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)查詢和信息共享，借助密鑰申請和身份認(rèn)證，適度公開相應(yīng)的檔案信息，可以實(shí)現(xiàn)檔案的遠(yuǎn)程搜索和使用，提高檔案信息的利用率。

4.加大對檔案資料的利用程度

檔案管理受到傳統(tǒng)保守意識的影響，醫(yī)院檔案服務(wù)僅限于單位管理員和內(nèi)部人員，檔案利用率很低，檔案的經(jīng)濟(jì)性和社會(huì)價(jià)值利用效率降低。隨著社會(huì)的發(fā)展和市場經(jīng)濟(jì)的變化，醫(yī)院檔案工作者釋放思想，更新觀念，積極參與開放服務(wù)，將“死亡檔案”轉(zhuǎn)化為原始數(shù)據(jù)，最大限度地發(fā)揮檔案在當(dāng)代醫(yī)院建設(shè)中的作用，將檔案工作納入醫(yī)院臨床、科研、管理等工作中。醫(yī)院檔案將臨床資料、科研和管理結(jié)合起來，不斷收集醫(yī)學(xué)檔案和科研資料，為醫(yī)院科研提供科學(xué)的數(shù)據(jù)。首先，必須確保數(shù)據(jù)收集的安全性。醫(yī)學(xué)研究和臨床文獻(xiàn)的收集是從使用角度的需要出發(fā)，尤其是那些圖書館沒有收集，但對臨床、科研和管理都有參考價(jià)值的檔案信息。其次，歸檔數(shù)據(jù)必須及時(shí)數(shù)字化。同時(shí)，建立并推廣分布在醫(yī)學(xué)和行政領(lǐng)域的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施和科技檔案數(shù)據(jù)庫。最后，需要深入學(xué)習(xí)以了解用戶的真正需求。醫(yī)院檔案工作人員深入到底，認(rèn)真學(xué)習(xí)，真正了解臨床醫(yī)務(wù)人員和行政人員的需求，根據(jù)用戶的不同需求，為其提供優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)，以適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的要求。

5.加快醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程

首先，在大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院檔案管理應(yīng)始終以數(shù)字化為重點(diǎn)。檔案數(shù)字化的目的是發(fā)展醫(yī)院檔案管理，在醫(yī)院檔案聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的集成和可視化。其次，由于數(shù)字資源是中心，相關(guān)部門必須不斷改進(jìn)醫(yī)院檔案的管理，重點(diǎn)是改進(jìn)檔案管理信息化系統(tǒng)，增加醫(yī)院檔案信息的可用性。此外，檔案管理數(shù)字化的出發(fā)點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院各部門信息資源的共享。然而，為了確保內(nèi)部數(shù)據(jù)資源后臺(tái)的安全，可以建立適當(dāng)?shù)陌踩珯C(jī)制，有效加強(qiáng)大數(shù)據(jù)的安全管理，加強(qiáng)云服務(wù)的應(yīng)用，構(gòu)建安全的信息系統(tǒng)機(jī)制和完整的云安全體系。此外，數(shù)據(jù)安全是一項(xiàng)正在實(shí)施的工程，因此，必須切實(shí)加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，以滿足新時(shí)代發(fā)展的需求。

6.加強(qiáng)軟硬件及基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的管理

在大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院檔案管理信息化必須加強(qiáng)軟硬件及基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的管理。一方面，醫(yī)院必須大力開發(fā)新軟件和新技術(shù)；另一方面，從技術(shù)上解決各種IT問題，有效解決相關(guān)的數(shù)據(jù)管理延遲問題。

六、結(jié)束語

總之，構(gòu)建醫(yī)院檔案管理信息化系統(tǒng)，可以將不同科室的醫(yī)患信息有效連接起來，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)同步管理和交互共享。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以在加強(qiáng)數(shù)據(jù)使用和醫(yī)生搜索習(xí)慣的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)對多個(gè)數(shù)據(jù)資源的優(yōu)化管理和同步挖掘，使其具有標(biāo)簽管理的特點(diǎn)，從而滿足醫(yī)院數(shù)據(jù)資源綜合利用和綜合管理的需要。

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作者簡介：王哲（1984—），男，漢族，山東菏澤人，本科，館員，研究方向：檔案管理；沈俊龍（1988—），男，漢族，山東菏澤人，本科，館員，研究方向：檔案管理。