檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價值探析

摘 要：在現(xiàn)代醫(yī)院管理發(fā)展過程中，檔案管理是非常重要的工作內(nèi)容。從當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的實際現(xiàn)狀來看，檔案管理模式仍需要創(chuàng)新和優(yōu)化?；诖耍疚尼槍ΜF(xiàn)代醫(yī)院檔案管理中積極加強并推動檔案信息化建設(shè)的重要價值展開具體分析，并提出有效提升檔案信息化建設(shè)水平的措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；信息化建設(shè)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)院也在積極與時俱進，順應(yīng)時代發(fā)展的需求，積極推動檔案管理的信息化建設(shè)，以期促進醫(yī)院檔案管理效率和質(zhì)量的穩(wěn)步提升。要充分落實檔案信息化建設(shè)工作，必須要正確理解和認(rèn)識醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重要價值與作用，從而能夠制定具有針對性的有效舉措，使檔案信息化建設(shè)的有效性能夠充分發(fā)揮來，保障醫(yī)院檔案管理的工作效率以及質(zhì)量能得到有效改善，進而促進醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)快速穩(wěn)定發(fā)展。

一、醫(yī)院檔案管理中檔案信息化建設(shè)作用及價值

1.進一步提高醫(yī)院檔案管理的工作效率

隨著現(xiàn)代醫(yī)院的快速發(fā)展，醫(yī)院規(guī)模逐步擴大，醫(yī)院檔案信息的數(shù)量也在逐漸增加。通常每天都會有大量的醫(yī)院檔案資料產(chǎn)生，倘若以傳統(tǒng)紙質(zhì)材料的檔案管理模式工作，醫(yī)師、護士以及管理人員每天需要花費大量的時間及精力來收集資料和整理檔案，檔案資料的存儲及管理也存在很大的難度，容易導(dǎo)致檔案管理工作效率不理想。因為受到檔案管理方式傳統(tǒng)低效等因素的影響，醫(yī)院還要投入更多的人力與物力來組織整理檔案管理工作，紙質(zhì)檔案不容易保存，庫房環(huán)境溫度以及濕度等都會對檔案存儲帶來影響，而且龐大的紙質(zhì)檔案查找使用也不方便，會導(dǎo)致醫(yī)務(wù)工作者使用檔案時花費大量的時間。推動檔案管理信息化建設(shè)，可以有效轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式中的各種弊端和不足，能夠有效緩解人力不足的問題。通過建立并完善醫(yī)院內(nèi)部醫(yī)療檔案管理系統(tǒng)平臺，在患者就診的過程中通過刷身份證或社?？?，就能利用檔案系統(tǒng)直接查詢并調(diào)出患者就醫(yī)的診治記錄，了解患者的既往病史。同時，對于實時產(chǎn)生的新信息和資料也可以直接利用系統(tǒng)輸入與保存，電子化的管理方式大大降低了檔案資料查找、翻閱、收集、整理和分類等工作的時間成本。對于檔案的有效利用，在檔案信息管理系統(tǒng)平臺中可以實現(xiàn)檔案信息的充分共享和互通，還可以利用計算機信息技術(shù)備份和管理檔案，以保障醫(yī)院檔案資料的安全性。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，信息傳遞互通更加高效、便捷，可以有效促進檔案管理工作的快速落實，為管理人員節(jié)省更多的時間成本，極大提升了醫(yī)院檔案管理的效率。

2.進一步提高醫(yī)院的管理水平

在醫(yī)院管理過程中，特別是在醫(yī)院運行過程中，檔案資料是各項工作開展的重要基礎(chǔ)。例如，醫(yī)生在為病人診治的時候，必須結(jié)合病人入院時的病史信息、用藥以及治療等相關(guān)信息，綜合評價后采取針對性的醫(yī)療診治措施，以幫助病人快速恢復(fù)健康。當(dāng)遇到類似病癥情況的患者，醫(yī)生通過在系統(tǒng)中調(diào)取有關(guān)記錄信息即可查詢，從而保障病人治療疾病的高效性。在醫(yī)院日常運行管理過程中，也會需要利用檔案信息的綜合評估作為決策參考的情況，如在關(guān)于藥品管理或者病房區(qū)域管理等工作中，就需要結(jié)合檔案信息所反饋的標(biāo)準(zhǔn)來制定舉措。然而，如果醫(yī)院依然沿用傳統(tǒng)的人工錄入信息以及查詢管理方式，醫(yī)院管理必然要面臨巨大的壓力和負(fù)擔(dān)。積極加強檔案信息化管理的有效建設(shè)，患者到醫(yī)院就診掛號的過程中直接記錄基本信息，通過使用保存?zhèn)€人基本信息以及患病歷史信息的就診卡直接去看病即可。醫(yī)生在就診過程中，按照系統(tǒng)中記錄的患者的病史信息以及有無過敏史等基本情況，就能夠高效地開展診療工作，還能夠幫助醫(yī)院管理運營工作進一步完善優(yōu)化。在日常工作中，醫(yī)院管理人員也可以隨時隨地登錄系統(tǒng)，查閱門診住院報表、醫(yī)生護士工作情況、醫(yī)院管理工作以及會議記錄等各種信息，通過降低醫(yī)院檔案管理復(fù)雜度提高醫(yī)院管理水平，促使醫(yī)院各項管理工作得到有效開展。醫(yī)務(wù)人員根據(jù)崗位職責(zé)實際分工，在得到授權(quán)的前提下能夠通過專屬賬號密碼登錄檔案管理信息系統(tǒng)，快速、便捷地查詢了解需要使用的檔案信息。不僅如此，醫(yī)院加強檔案信息化建設(shè)，通過信息系統(tǒng)平臺管理檔案資料，能夠充分保障檔案信息數(shù)據(jù)的有效性和可靠性，以此為醫(yī)院管理決策提供更加精準(zhǔn)、可靠的數(shù)據(jù)支持，促進并保障醫(yī)院管理工作效率和質(zhì)量的充分提升?；诋?dāng)前醫(yī)療行業(yè)競爭日趨激烈的大環(huán)境下，醫(yī)院想要充分提升自身的競爭實力，也必須要在重視強化醫(yī)療設(shè)備設(shè)施的情況下，積極加強檔案信息化建設(shè)，促進醫(yī)院管理效率以及服務(wù)質(zhì)量得到全面提升。

3.進一步提升醫(yī)院的整體實力和競爭力

有效推進醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，對于醫(yī)院市場競爭力提升也有重大意義。當(dāng)前，醫(yī)療條件水平不斷提高，社會就醫(yī)需求也在逐步提升，同區(qū)域醫(yī)療機構(gòu)的數(shù)量也在逐漸增加，使醫(yī)療機構(gòu)相互之間的競爭日益加劇。為了讓醫(yī)院可以更好地適應(yīng)當(dāng)下的競爭環(huán)境，并能夠占據(jù)一席之地，突出自身的競爭優(yōu)勢，除了要積極提升醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)療技術(shù)水平和醫(yī)院的管理水平，加強醫(yī)療設(shè)備設(shè)施的配套建設(shè)，同時，還要自覺提升醫(yī)院服務(wù)，特別是信息化建設(shè)的效率和水平，讓患者在醫(yī)院就診過程中能夠收獲更加便捷、溫馨以及高效的服務(wù)。而促進醫(yī)院檔案信息化的建設(shè)水平，有助于提升醫(yī)院檔案資料信息管理的效率，在利用檔案信息時更加便捷、高效。例如，提升檔案信息化建設(shè)水平，使得原來傳統(tǒng)手工操作的工作流程可以在互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)平臺中實現(xiàn)全面電子化管理?，F(xiàn)階段，已經(jīng)有很多醫(yī)院正式通過電子平臺來管理就醫(yī)和掛號，并在平臺中設(shè)置關(guān)于常規(guī)疾病查詢等功能，患者可以提前登錄醫(yī)院官網(wǎng)、微信小程序以及手機App客戶端等完成掛號或者在線問診。特別是微信掛號和網(wǎng)上預(yù)約掛號，能夠方便那些距離醫(yī)院相對較遠的患者。同時，通過電子平臺掛號時，患者擁有更為多樣的自主選擇權(quán)，如選擇哪位專家，提前了解當(dāng)日坐診醫(yī)生的值班情況，從而選擇自己期望的醫(yī)師，節(jié)約時間，有效提高效率。提高醫(yī)院檔案信息化水平的能力，有助于完善檔案管理模式，促進醫(yī)院提升自身競爭優(yōu)勢，為患者提供更便利和更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，促進醫(yī)院實現(xiàn)快速高效發(fā)展。

4.進一步促進醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展

現(xiàn)在，國家醫(yī)療保障體系進一步完善，應(yīng)當(dāng)根據(jù)醫(yī)院檔案信息來有效明確現(xiàn)階段社會醫(yī)療服務(wù)水平情況，客觀把握患者的就醫(yī)需求等相關(guān)信息。但是，通過運用傳統(tǒng)醫(yī)療檔案管理的方式和方法，各醫(yī)院之間對于醫(yī)療檔案資料信息的管理彼此獨立，不能夠有效實現(xiàn)醫(yī)療檔案資源的合理互通與共享?；趤磲t(yī)院就診的患者數(shù)量越來越多，而傳統(tǒng)檔案信息記錄、存儲、查詢以及整理等方式顯然已經(jīng)難以滿足人們的實際要求。在未來醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的過程中，還必須要進一步推動檔案信息化建設(shè)，促進醫(yī)院檔案信息資料之間實現(xiàn)高度互通與共享，以此為醫(yī)療保障事業(yè)的不斷發(fā)展奠定扎實的信息基礎(chǔ)。就醫(yī)院管理部門而言，結(jié)合當(dāng)前各地醫(yī)院檔案信息管理的實際情況，能夠明確不同地區(qū)醫(yī)療改革政策方面的優(yōu)勢以及不足之處，以此為醫(yī)院改革持續(xù)深化落實提供重要參考。不同于其他行業(yè)，醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的管理服務(wù)對于效率以及質(zhì)量方面有著更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)。積極促進醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，可以充分發(fā)揮區(qū)域網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，及時、安全及高效地對于區(qū)域內(nèi)就診患者的醫(yī)療檔案信息實現(xiàn)傳遞共享，針對相似的病情可以及時為患者提供診療方案，促進醫(yī)院就診效率提升。關(guān)于醫(yī)院診療服務(wù)方面，為積極促進醫(yī)院檔案信息的科學(xué)管理和利用，也可以通過電子網(wǎng)絡(luò)平臺積極為人民群眾提供相應(yīng)的便民服務(wù)，方便人們可以得到更加方便、高效的就醫(yī)診治，有效提升社會醫(yī)療整體的服務(wù)效率和質(zhì)量。所以，就國家醫(yī)療發(fā)展的總體情況來看，積極促進檔案信息化建設(shè)是有效保障醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)快速可持續(xù)發(fā)展的重要條件。

二、提高醫(yī)院檔案信息化建設(shè)水平的意見

1.進一步加強技術(shù)水平的提升和管理設(shè)備設(shè)施的優(yōu)化更新

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，必須要利用先進的科學(xué)技術(shù)方式，還要借助現(xiàn)代化設(shè)備設(shè)施得以實現(xiàn)。積極促進醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，醫(yī)院方面必須進一步加強對于檔案管理信息化方面的專項資金支持，有效加強電子檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)，同時，及時優(yōu)化基礎(chǔ)配套的相關(guān)設(shè)備設(shè)施，不斷更新完善，利用先進的技術(shù)手段以及完善的基礎(chǔ)配套設(shè)備設(shè)施，促進醫(yī)院檔案信息化建設(shè)與發(fā)展。檔案信息化建設(shè)工作的順利開展落實，可以幫助檔案管理工作充分突破時空的制約和束縛，幫助提升檔案管理的便捷性，同時，要在檔案管理信息系統(tǒng)平臺中配置多元化的準(zhǔn)入端口。比如，醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)可以設(shè)置移動端以及PC端，以此滿足不同的使用需求，相關(guān)工作人員可以利用醫(yī)院內(nèi)部的電腦設(shè)備，或者通過手機微信以及App客戶端隨時登錄檔案信息管理系統(tǒng)，隨時隨處對于檔案信息資料實施管理或者查詢利用?，F(xiàn)階段，微信已經(jīng)逐步發(fā)展為大眾生活工作中的必備社交軟件，在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)過程中，必須要重視微信和網(wǎng)上平臺的建立與完善。比如，醫(yī)院利用官方微信公眾號或者網(wǎng)上平臺，完善相應(yīng)的服務(wù)模塊，發(fā)布相關(guān)的服務(wù)內(nèi)容。在微信公眾號和網(wǎng)上平臺可以同步實現(xiàn)患者就診掛號、繳費以及預(yù)約診療專家等多元化基礎(chǔ)功能，提升患者就醫(yī)的效率。不僅如此，還能夠通過公眾號以及網(wǎng)絡(luò)平臺及時查詢了解個人病例信息，患者無論是在哪一家醫(yī)院就診，都可以及時查詢個人的疾病診療歷史。醫(yī)院也可以運用網(wǎng)絡(luò)平臺設(shè)置專門的功能窗口，類似于互聯(lián)網(wǎng)醫(yī)院的模式，通過客服人員為患者提供簡單的疾病在線診療通道，為患者普及簡單的疾病知識與原理，以此有效利用醫(yī)院檔案信息的價值，為患者提供更為全面優(yōu)質(zhì)的就醫(yī)服務(wù)。

2.進一步培養(yǎng)高水平的檔案管理隊伍

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作并未配備專業(yè)的檔案管理人才，因此，管理效率以及質(zhì)量也無法得到有效提升。然而，在積極加強檔案信息化建設(shè)后，醫(yī)院開始對于檔案管理工作人員的任職能力以及專業(yè)素養(yǎng)提出更高的標(biāo)準(zhǔn)與要求，在現(xiàn)代檔案信息管理過程中，工作人員需要擁有專業(yè)化的檔案管理知識，同時，需要具備專業(yè)的信息應(yīng)用操作技能，以有效保障醫(yī)院檔案更好地實現(xiàn)信息化管理。各醫(yī)院都需要對于檔案管理工作人員組織開展相應(yīng)的技能培訓(xùn)，不斷提升其工作能力水平，不斷培養(yǎng)其積極的工作責(zé)任心。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)充分理解并重視檔案管理工作的重要作用以及價值，在思想上要引起足夠的重視，才能保障和促進檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升。例如，醫(yī)院可以通過邀請系統(tǒng)內(nèi)學(xué)者、專家到院開展學(xué)習(xí)培訓(xùn)講座，為檔案管理人員提供專業(yè)技能方面的學(xué)習(xí)培訓(xùn)。也可以組織內(nèi)部人員外出參加衛(wèi)生行業(yè)部門以及醫(yī)療機構(gòu)間組織的各種交流學(xué)習(xí)活動，加強業(yè)務(wù)能力的提升，以及同行間有效經(jīng)驗的分享與學(xué)習(xí)。醫(yī)院要高度重視檔案管理人才隊伍的招聘，提升任職標(biāo)準(zhǔn)和門檻，重點考量人才的專業(yè)能力素養(yǎng)以及職業(yè)道德素養(yǎng)，保障檔案信息化建設(shè)完善后，檔案管理工作真正落到實處。

3.進一步完善管理體制和管理系統(tǒng)

醫(yī)院檔案管理體制以及管理系統(tǒng)的設(shè)置運行情況，也會直接影響醫(yī)院檔案管理工作的提升。因為傳統(tǒng)模式下醫(yī)院管理發(fā)展過程中并未充分重視檔案資料管理工作，因此，關(guān)于檔案管理的內(nèi)部制度不夠清晰，管理職責(zé)劃分混亂，檔案管理的效率和質(zhì)量無法得到有效提升。而在推動檔案信息化建設(shè)的過程中，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)積極結(jié)合檔案管理發(fā)展的具體情況，對于相關(guān)的管理制度、流程以及工作規(guī)范不斷優(yōu)化和完善。同時，要具體明確檔案管理的相應(yīng)權(quán)責(zé)，保障科學(xué)、合理地劃分檔案管理工作職責(zé)，為促進檔案管理工作的有效開展奠定良好基礎(chǔ)。而且，醫(yī)院檔案管理過程中涉及很多患者的個人保密信息，要嚴(yán)格落實保密措施，醫(yī)療檔案以及就診患者個人信息等都需要加強安全保護，避免泄露。為了充分保障醫(yī)療檔案信息的科學(xué)及安全管理，必須要加強檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與完善，針對醫(yī)院內(nèi)部檔案信息查詢、使用權(quán)限展開分級化管理，各個科室僅僅擁有查詢和使用本科室內(nèi)部常規(guī)檔案的權(quán)限，如果因為工作需要使用跨部門的相關(guān)檔案信息，就必須按照系統(tǒng)備案和登記的相關(guān)手續(xù)流程，在獲得權(quán)限審批后才可以查詢與使用檔案信息。

同時，檔案信息本身數(shù)量龐大且內(nèi)容復(fù)雜，醫(yī)院的檔案管理員同時還需要具備相應(yīng)的醫(yī)療基礎(chǔ)知識，才能夠更好地在管理實踐中促進檔案信息管理系統(tǒng)的持續(xù)優(yōu)化與改進，更好地發(fā)揮檔案管理信息系統(tǒng)的作用，為醫(yī)務(wù)工作者提供便利。醫(yī)院檔案管理工作人員還需要在工作過程中及時查閱、審核相關(guān)信息，保障信息的安全性，避免出現(xiàn)檔案資料流失等問題。同時，要定期檢查系統(tǒng)錄入信息的分類整理情況，防止發(fā)生錄入信息不規(guī)范等情況，以此保障檔案信息查詢或使用更加高效且便捷。

三、結(jié)論

總而言之，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)對于醫(yī)院檔案管理工作的有效開展，具有不可忽視的重要價值和意義。在具體工作過程中，醫(yī)院必須要引起足夠的重視，加強對于檔案信息化建設(shè)的投入支持，完善檔案信息管理的制度建設(shè)以及管理系統(tǒng)的搭建，及時更新與優(yōu)化檔案信息化配套的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，重視檔案信息管理人才的培育以及發(fā)掘，為實現(xiàn)檔案信息管理系統(tǒng)的有效利用，充分發(fā)揮檔案信息化建設(shè)的作用，奠定良好的基礎(chǔ)。

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作者簡介：李傳莉（1975—），女，漢族，山東濰坊人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。