檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價值探析

摘 要：在現(xiàn)代醫(yī)院管理發(fā)展過程中，檔案管理是非常重要的工作內(nèi)容。從當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的實(shí)際現(xiàn)狀來看，檔案管理模式仍需要創(chuàng)新和優(yōu)化?；诖耍疚尼槍ΜF(xiàn)代醫(yī)院檔案管理中積極加強(qiáng)并推動檔案信息化建設(shè)的重要價值展開具體分析，并提出有效提升檔案信息化建設(shè)水平的措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；信息化建設(shè)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)院也在積極與時俱進(jìn)，順應(yīng)時代發(fā)展的需求，積極推動檔案管理的信息化建設(shè)，以期促進(jìn)醫(yī)院檔案管理效率和質(zhì)量的穩(wěn)步提升。要充分落實(shí)檔案信息化建設(shè)工作，必須要正確理解和認(rèn)識醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重要價值與作用，從而能夠制定具有針對性的有效舉措，使檔案信息化建設(shè)的有效性能夠充分發(fā)揮來，保障醫(yī)院檔案管理的工作效率以及質(zhì)量能得到有效改善，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)快速穩(wěn)定發(fā)展。

一、醫(yī)院檔案管理中檔案信息化建設(shè)作用及價值

1.進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案管理的工作效率

隨著現(xiàn)代醫(yī)院的快速發(fā)展，醫(yī)院規(guī)模逐步擴(kuò)大，醫(yī)院檔案信息的數(shù)量也在逐漸增加。通常每天都會有大量的醫(yī)院檔案資料產(chǎn)生，倘若以傳統(tǒng)紙質(zhì)材料的檔案管理模式工作，醫(yī)師、護(hù)士以及管理人員每天需要花費(fèi)大量的時間及精力來收集資料和整理檔案，檔案資料的存儲及管理也存在很大的難度，容易導(dǎo)致檔案管理工作效率不理想。因為受到檔案管理方式傳統(tǒng)低效等因素的影響，醫(yī)院還要投入更多的人力與物力來組織整理檔案管理工作，紙質(zhì)檔案不容易保存，庫房環(huán)境溫度以及濕度等都會對檔案存儲帶來影響，而且龐大的紙質(zhì)檔案查找使用也不方便，會導(dǎo)致醫(yī)務(wù)工作者使用檔案時花費(fèi)大量的時間。推動檔案管理信息化建設(shè)，可以有效轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式中的各種弊端和不足，能夠有效緩解人力不足的問題。通過建立并完善醫(yī)院內(nèi)部醫(yī)療檔案管理系統(tǒng)平臺，在患者就診的過程中通過刷身份證或社?？?，就能利用檔案系統(tǒng)直接查詢并調(diào)出患者就醫(yī)的診治記錄，了解患者的既往病史。同時，對于實(shí)時產(chǎn)生的新信息和資料也可以直接利用系統(tǒng)輸入與保存，電子化的管理方式大大降低了檔案資料查找、翻閱、收集、整理和分類等工作的時間成本。對于檔案的有效利用，在檔案信息管理系統(tǒng)平臺中可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的充分共享和互通，還可以利用計算機(jī)信息技術(shù)備份和管理檔案，以保障醫(yī)院檔案資料的安全性。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，信息傳遞互通更加高效、便捷，可以有效促進(jìn)檔案管理工作的快速落實(shí)，為管理人員節(jié)省更多的時間成本，極大提升了醫(yī)院檔案管理的效率。

2.進(jìn)一步提高醫(yī)院的管理水平

在醫(yī)院管理過程中，特別是在醫(yī)院運(yùn)行過程中，檔案資料是各項工作開展的重要基礎(chǔ)。例如，醫(yī)生在為病人診治的時候，必須結(jié)合病人入院時的病史信息、用藥以及治療等相關(guān)信息，綜合評價后采取針對性的醫(yī)療診治措施，以幫助病人快速恢復(fù)健康。當(dāng)遇到類似病癥情況的患者，醫(yī)生通過在系統(tǒng)中調(diào)取有關(guān)記錄信息即可查詢，從而保障病人治療疾病的高效性。在醫(yī)院日常運(yùn)行管理過程中，也會需要利用檔案信息的綜合評估作為決策參考的情況，如在關(guān)于藥品管理或者病房區(qū)域管理等工作中，就需要結(jié)合檔案信息所反饋的標(biāo)準(zhǔn)來制定舉措。然而，如果醫(yī)院依然沿用傳統(tǒng)的人工錄入信息以及查詢管理方式，醫(yī)院管理必然要面臨巨大的壓力和負(fù)擔(dān)。積極加強(qiáng)檔案信息化管理的有效建設(shè)，患者到醫(yī)院就診掛號的過程中直接記錄基本信息，通過使用保存?zhèn)€人基本信息以及患病歷史信息的就診卡直接去看病即可。醫(yī)生在就診過程中，按照系統(tǒng)中記錄的患者的病史信息以及有無過敏史等基本情況，就能夠高效地開展診療工作，還能夠幫助醫(yī)院管理運(yùn)營工作進(jìn)一步完善優(yōu)化。在日常工作中，醫(yī)院管理人員也可以隨時隨地登錄系統(tǒng)，查閱門診住院報表、醫(yī)生護(hù)士工作情況、醫(yī)院管理工作以及會議記錄等各種信息，通過降低醫(yī)院檔案管理復(fù)雜度提高醫(yī)院管理水平，促使醫(yī)院各項管理工作得到有效開展。醫(yī)務(wù)人員根據(jù)崗位職責(zé)實(shí)際分工，在得到授權(quán)的前提下能夠通過專屬賬號密碼登錄檔案管理信息系統(tǒng)，快速、便捷地查詢了解需要使用的檔案信息。不僅如此，醫(yī)院加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，通過信息系統(tǒng)平臺管理檔案資料，能夠充分保障檔案信息數(shù)據(jù)的有效性和可靠性，以此為醫(yī)院管理決策提供更加精準(zhǔn)、可靠的數(shù)據(jù)支持，促進(jìn)并保障醫(yī)院管理工作效率和質(zhì)量的充分提升。基于當(dāng)前醫(yī)療行業(yè)競爭日趨激烈的大環(huán)境下，醫(yī)院想要充分提升自身的競爭實(shí)力，也必須要在重視強(qiáng)化醫(yī)療設(shè)備設(shè)施的情況下，積極加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)醫(yī)院管理效率以及服務(wù)質(zhì)量得到全面提升。

3.進(jìn)一步提升醫(yī)院的整體實(shí)力和競爭力

有效推進(jìn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，對于醫(yī)院市場競爭力提升也有重大意義。當(dāng)前，醫(yī)療條件水平不斷提高，社會就醫(yī)需求也在逐步提升，同區(qū)域醫(yī)療機(jī)構(gòu)的數(shù)量也在逐漸增加，使醫(yī)療機(jī)構(gòu)相互之間的競爭日益加劇。為了讓醫(yī)院可以更好地適應(yīng)當(dāng)下的競爭環(huán)境，并能夠占據(jù)一席之地，突出自身的競爭優(yōu)勢，除了要積極提升醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)療技術(shù)水平和醫(yī)院的管理水平，加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備設(shè)施的配套建設(shè)，同時，還要自覺提升醫(yī)院服務(wù)，特別是信息化建設(shè)的效率和水平，讓患者在醫(yī)院就診過程中能夠收獲更加便捷、溫馨以及高效的服務(wù)。而促進(jìn)醫(yī)院檔案信息化的建設(shè)水平，有助于提升醫(yī)院檔案資料信息管理的效率，在利用檔案信息時更加便捷、高效。例如，提升檔案信息化建設(shè)水平，使得原來傳統(tǒng)手工操作的工作流程可以在互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)平臺中實(shí)現(xiàn)全面電子化管理?，F(xiàn)階段，已經(jīng)有很多醫(yī)院正式通過電子平臺來管理就醫(yī)和掛號，并在平臺中設(shè)置關(guān)于常規(guī)疾病查詢等功能，患者可以提前登錄醫(yī)院官網(wǎng)、微信小程序以及手機(jī)App客戶端等完成掛號或者在線問診。特別是微信掛號和網(wǎng)上預(yù)約掛號，能夠方便那些距離醫(yī)院相對較遠(yuǎn)的患者。同時，通過電子平臺掛號時，患者擁有更為多樣的自主選擇權(quán)，如選擇哪位專家，提前了解當(dāng)日坐診醫(yī)生的值班情況，從而選擇自己期望的醫(yī)師，節(jié)約時間，有效提高效率。提高醫(yī)院檔案信息化水平的能力，有助于完善檔案管理模式，促進(jìn)醫(yī)院提升自身競爭優(yōu)勢，為患者提供更便利和更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，促進(jìn)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)快速高效發(fā)展。

4.進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展

現(xiàn)在，國家醫(yī)療保障體系進(jìn)一步完善，應(yīng)當(dāng)根據(jù)醫(yī)院檔案信息來有效明確現(xiàn)階段社會醫(yī)療服務(wù)水平情況，客觀把握患者的就醫(yī)需求等相關(guān)信息。但是，通過運(yùn)用傳統(tǒng)醫(yī)療檔案管理的方式和方法，各醫(yī)院之間對于醫(yī)療檔案資料信息的管理彼此獨(dú)立，不能夠有效實(shí)現(xiàn)醫(yī)療檔案資源的合理互通與共享?；趤磲t(yī)院就診的患者數(shù)量越來越多，而傳統(tǒng)檔案信息記錄、存儲、查詢以及整理等方式顯然已經(jīng)難以滿足人們的實(shí)際要求。在未來醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的過程中，還必須要進(jìn)一步推動檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)醫(yī)院檔案信息資料之間實(shí)現(xiàn)高度互通與共享，以此為醫(yī)療保障事業(yè)的不斷發(fā)展奠定扎實(shí)的信息基礎(chǔ)。就醫(yī)院管理部門而言，結(jié)合當(dāng)前各地醫(yī)院檔案信息管理的實(shí)際情況，能夠明確不同地區(qū)醫(yī)療改革政策方面的優(yōu)勢以及不足之處，以此為醫(yī)院改革持續(xù)深化落實(shí)提供重要參考。不同于其他行業(yè)，醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的管理服務(wù)對于效率以及質(zhì)量方面有著更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)。積極促進(jìn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，可以充分發(fā)揮區(qū)域網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，及時、安全及高效地對于區(qū)域內(nèi)就診患者的醫(yī)療檔案信息實(shí)現(xiàn)傳遞共享，針對相似的病情可以及時為患者提供診療方案，促進(jìn)醫(yī)院就診效率提升。關(guān)于醫(yī)院診療服務(wù)方面，為積極促進(jìn)醫(yī)院檔案信息的科學(xué)管理和利用，也可以通過電子網(wǎng)絡(luò)平臺積極為人民群眾提供相應(yīng)的便民服務(wù)，方便人們可以得到更加方便、高效的就醫(yī)診治，有效提升社會醫(yī)療整體的服務(wù)效率和質(zhì)量。所以，就國家醫(yī)療發(fā)展的總體情況來看，積極促進(jìn)檔案信息化建設(shè)是有效保障醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)快速可持續(xù)發(fā)展的重要條件。

二、提高醫(yī)院檔案信息化建設(shè)水平的意見

1.進(jìn)一步加強(qiáng)技術(shù)水平的提升和管理設(shè)備設(shè)施的優(yōu)化更新

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，必須要利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)方式，還要借助現(xiàn)代化設(shè)備設(shè)施得以實(shí)現(xiàn)。積極促進(jìn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，醫(yī)院方面必須進(jìn)一步加強(qiáng)對于檔案管理信息化方面的專項資金支持，有效加強(qiáng)電子檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)，同時，及時優(yōu)化基礎(chǔ)配套的相關(guān)設(shè)備設(shè)施，不斷更新完善，利用先進(jìn)的技術(shù)手段以及完善的基礎(chǔ)配套設(shè)備設(shè)施，促進(jìn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)與發(fā)展。檔案信息化建設(shè)工作的順利開展落實(shí)，可以幫助檔案管理工作充分突破時空的制約和束縛，幫助提升檔案管理的便捷性，同時，要在檔案管理信息系統(tǒng)平臺中配置多元化的準(zhǔn)入端口。比如，醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)可以設(shè)置移動端以及PC端，以此滿足不同的使用需求，相關(guān)工作人員可以利用醫(yī)院內(nèi)部的電腦設(shè)備，或者通過手機(jī)微信以及App客戶端隨時登錄檔案信息管理系統(tǒng)，隨時隨處對于檔案信息資料實(shí)施管理或者查詢利用?，F(xiàn)階段，微信已經(jīng)逐步發(fā)展為大眾生活工作中的必備社交軟件，在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)過程中，必須要重視微信和網(wǎng)上平臺的建立與完善。比如，醫(yī)院利用官方微信公眾號或者網(wǎng)上平臺，完善相應(yīng)的服務(wù)模塊，發(fā)布相關(guān)的服務(wù)內(nèi)容。在微信公眾號和網(wǎng)上平臺可以同步實(shí)現(xiàn)患者就診掛號、繳費(fèi)以及預(yù)約診療專家等多元化基礎(chǔ)功能，提升患者就醫(yī)的效率。不僅如此，還能夠通過公眾號以及網(wǎng)絡(luò)平臺及時查詢了解個人病例信息，患者無論是在哪一家醫(yī)院就診，都可以及時查詢個人的疾病診療歷史。醫(yī)院也可以運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)平臺設(shè)置專門的功能窗口，類似于互聯(lián)網(wǎng)醫(yī)院的模式，通過客服人員為患者提供簡單的疾病在線診療通道，為患者普及簡單的疾病知識與原理，以此有效利用醫(yī)院檔案信息的價值，為患者提供更為全面優(yōu)質(zhì)的就醫(yī)服務(wù)。

2.進(jìn)一步培養(yǎng)高水平的檔案管理隊伍

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作并未配備專業(yè)的檔案管理人才，因此，管理效率以及質(zhì)量也無法得到有效提升。然而，在積極加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)后，醫(yī)院開始對于檔案管理工作人員的任職能力以及專業(yè)素養(yǎng)提出更高的標(biāo)準(zhǔn)與要求，在現(xiàn)代檔案信息管理過程中，工作人員需要擁有專業(yè)化的檔案管理知識，同時，需要具備專業(yè)的信息應(yīng)用操作技能，以有效保障醫(yī)院檔案更好地實(shí)現(xiàn)信息化管理。各醫(yī)院都需要對于檔案管理工作人員組織開展相應(yīng)的技能培訓(xùn)，不斷提升其工作能力水平，不斷培養(yǎng)其積極的工作責(zé)任心。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)充分理解并重視檔案管理工作的重要作用以及價值，在思想上要引起足夠的重視，才能保障和促進(jìn)檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升。例如，醫(yī)院可以通過邀請系統(tǒng)內(nèi)學(xué)者、專家到院開展學(xué)習(xí)培訓(xùn)講座，為檔案管理人員提供專業(yè)技能方面的學(xué)習(xí)培訓(xùn)。也可以組織內(nèi)部人員外出參加衛(wèi)生行業(yè)部門以及醫(yī)療機(jī)構(gòu)間組織的各種交流學(xué)習(xí)活動，加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的提升，以及同行間有效經(jīng)驗的分享與學(xué)習(xí)。醫(yī)院要高度重視檔案管理人才隊伍的招聘，提升任職標(biāo)準(zhǔn)和門檻，重點(diǎn)考量人才的專業(yè)能力素養(yǎng)以及職業(yè)道德素養(yǎng)，保障檔案信息化建設(shè)完善后，檔案管理工作真正落到實(shí)處。

3.進(jìn)一步完善管理體制和管理系統(tǒng)

醫(yī)院檔案管理體制以及管理系統(tǒng)的設(shè)置運(yùn)行情況，也會直接影響醫(yī)院檔案管理工作的提升。因為傳統(tǒng)模式下醫(yī)院管理發(fā)展過程中并未充分重視檔案資料管理工作，因此，關(guān)于檔案管理的內(nèi)部制度不夠清晰，管理職責(zé)劃分混亂，檔案管理的效率和質(zhì)量無法得到有效提升。而在推動檔案信息化建設(shè)的過程中，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)積極結(jié)合檔案管理發(fā)展的具體情況，對于相關(guān)的管理制度、流程以及工作規(guī)范不斷優(yōu)化和完善。同時，要具體明確檔案管理的相應(yīng)權(quán)責(zé)，保障科學(xué)、合理地劃分檔案管理工作職責(zé)，為促進(jìn)檔案管理工作的有效開展奠定良好基礎(chǔ)。而且，醫(yī)院檔案管理過程中涉及很多患者的個人保密信息，要嚴(yán)格落實(shí)保密措施，醫(yī)療檔案以及就診患者個人信息等都需要加強(qiáng)安全保護(hù)，避免泄露。為了充分保障醫(yī)療檔案信息的科學(xué)及安全管理，必須要加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與完善，針對醫(yī)院內(nèi)部檔案信息查詢、使用權(quán)限展開分級化管理，各個科室僅僅擁有查詢和使用本科室內(nèi)部常規(guī)檔案的權(quán)限，如果因為工作需要使用跨部門的相關(guān)檔案信息，就必須按照系統(tǒng)備案和登記的相關(guān)手續(xù)流程，在獲得權(quán)限審批后才可以查詢與使用檔案信息。

同時，檔案信息本身數(shù)量龐大且內(nèi)容復(fù)雜，醫(yī)院的檔案管理員同時還需要具備相應(yīng)的醫(yī)療基礎(chǔ)知識，才能夠更好地在管理實(shí)踐中促進(jìn)檔案信息管理系統(tǒng)的持續(xù)優(yōu)化與改進(jìn)，更好地發(fā)揮檔案管理信息系統(tǒng)的作用，為醫(yī)務(wù)工作者提供便利。醫(yī)院檔案管理工作人員還需要在工作過程中及時查閱、審核相關(guān)信息，保障信息的安全性，避免出現(xiàn)檔案資料流失等問題。同時，要定期檢查系統(tǒng)錄入信息的分類整理情況，防止發(fā)生錄入信息不規(guī)范等情況，以此保障檔案信息查詢或使用更加高效且便捷。

三、結(jié)論

總而言之，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)對于醫(yī)院檔案管理工作的有效開展，具有不可忽視的重要價值和意義。在具體工作過程中，醫(yī)院必須要引起足夠的重視，加強(qiáng)對于檔案信息化建設(shè)的投入支持，完善檔案信息管理的制度建設(shè)以及管理系統(tǒng)的搭建，及時更新與優(yōu)化檔案信息化配套的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，重視檔案信息管理人才的培育以及發(fā)掘，為實(shí)現(xiàn)檔案信息管理系統(tǒng)的有效利用，充分發(fā)揮檔案信息化建設(shè)的作用，奠定良好的基礎(chǔ)。

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作者簡介：李傳莉（1975—），女，漢族，山東濰坊人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。