區(qū)塊鏈、大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用研究

文/劉 瑞（南京市建鄴區(qū)退役軍人事務(wù)局）

隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)與新一代信息技術(shù)給人類的生活帶來了極大的便利。由于采用了數(shù)字存儲(chǔ)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，很多公司拋棄了傳統(tǒng)的檔案管理方法，把不同載體的檔案資料轉(zhuǎn)換成數(shù)字化的檔案信息，并通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序的數(shù)字檔案庫，促進(jìn)檔案資源共享。

一、新一代信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值

檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，傳統(tǒng)的管理方式對(duì)檔案工作的質(zhì)量有很大的影響。把新一代信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中去，可以有效地解決傳統(tǒng)檔案管理中的一些問題，不僅可以提高檔案工作的質(zhì)量，而且還可以使檔案的作用得到最大限度的發(fā)揮。檔案管理者要善于運(yùn)用新一代信息技術(shù)進(jìn)行管理，要有創(chuàng)新的精神，充分發(fā)揮新一代信息技術(shù)的價(jià)值，全面提高檔案管理工作的時(shí)效性，推動(dòng)檔案管理的變革與升級(jí)。

二、 新一代信息技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中存在的不足

1.檔案信息化管理系統(tǒng)不夠成熟

檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)的好壞，直接影響到檔案管理的信息化程度。然而，由于一些企業(yè)的檔案管理人員對(duì)現(xiàn)行信息化系統(tǒng)的了解不夠深入，未能根據(jù)軟件開發(fā)的具體情況制訂具體的應(yīng)用程序，信息化系統(tǒng)在檔案設(shè)計(jì)、需求分析等方面不能發(fā)揮最大效用，同時(shí)也很難保證安全性和穩(wěn)定性。目前，有些檔案管理系統(tǒng)在實(shí)際建設(shè)中，由于缺少對(duì)系統(tǒng)擴(kuò)充特性的有效分析，不能根據(jù)系統(tǒng)的功能特性進(jìn)行數(shù)據(jù)模型的創(chuàng)新設(shè)計(jì)，無法確保在檔案管理中應(yīng)用。

2.檔案數(shù)據(jù)檢索質(zhì)量較差

資料檢索的質(zhì)量對(duì)檔案利用的水平有很大影響。但是，一些企業(yè)在推動(dòng)檔案數(shù)字化管理和推廣信息技術(shù)的同時(shí)，由于缺少優(yōu)質(zhì)的文獻(xiàn)資源，難以從外部獲取優(yōu)質(zhì)的信息技術(shù)支撐。在一些檔案資料的查詢過程中，沒有充分重視可視化分析技術(shù)的應(yīng)用，不能以圖形的形式來有效地展示檔案資料信息，檔案資料的處理措施不能做出相應(yīng)的調(diào)整和創(chuàng)新。

3.檔案服務(wù)能力缺乏有效拓展

由于一些檔案管理部門對(duì)檔案服務(wù)能力的建設(shè)不夠重視，檔案資料在實(shí)際應(yīng)用中的作用不能充分發(fā)揮。有些檔案管理部門在服務(wù)能力建設(shè)中，既不能全面地分析檔案資料所具有的應(yīng)用價(jià)值，也不能精準(zhǔn)地滿足資料的整體檢索要求，造成檔案資料的準(zhǔn)確性和利用效率難以提高，很難有效地?cái)U(kuò)展檔案服務(wù)的功能。檔案管理部門在運(yùn)用信息技術(shù)時(shí)，不注意資料的輸入和歸并，不能合理地設(shè)定各種權(quán)限，使得檔案資料的存取、整理、歸檔等基本工作流程不能得到改善，檔案資料的備份、系統(tǒng)維護(hù)等工作也很難得到信息技術(shù)的高水平支持。在建立檔案服務(wù)功能系統(tǒng)時(shí)，由于缺乏對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息獲取渠道的關(guān)注，未能充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)資源的作用。

4.檔案信息資源缺乏有效整合

提高檔案管理工作的質(zhì)量，要強(qiáng)化檔案資源的整合。由于檔案管理系統(tǒng)無法融合，對(duì)包含檔案資料的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行進(jìn)一步優(yōu)化是很困難的。部分信息技術(shù)在實(shí)施過程中，盡管試圖將檔案信息資源集成起來，但是由于缺乏檔案來源渠道信息，未能對(duì)主要信息渠道進(jìn)行充分總結(jié)，檔案信息化管理平臺(tái)的應(yīng)用價(jià)值難以得到全面顯現(xiàn)。

三、區(qū)塊鏈技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

1.審查應(yīng)用環(huán)境

一是對(duì)現(xiàn)行檔案的管理制度和資源情況進(jìn)行審核，包括檔案的存檔期限、保密級(jí)別等。因?yàn)閰^(qū)塊鏈上的信息是無法被徹底移除的，所以在存檔期間，若必須要移除某部分資料，如會(huì)造成法律風(fēng)險(xiǎn)及稽核風(fēng)險(xiǎn)的資料，雖然可以利用密碼學(xué)方法抹去信息，但隨著密碼技術(shù)的發(fā)展，是否能夠?qū)⑵湔嬲赜谰媚ǔ?，尚需進(jìn)一步檢驗(yàn)。區(qū)塊鏈技術(shù)就是要向所有的節(jié)點(diǎn)甚至外界開放，所以不能把機(jī)密信息放到鏈上。同時(shí)，對(duì)機(jī)構(gòu)以外的檔案管理制度也需要進(jìn)行審核，若區(qū)塊鏈的節(jié)點(diǎn)分布在其他國家或區(qū)域，則需要遵守相關(guān)的法律規(guī)定。二是對(duì)區(qū)塊鏈體系和監(jiān)管措施的審核。訪問區(qū)塊鏈的目標(biāo)可以是一個(gè)電子文檔管理系統(tǒng)或一個(gè)數(shù)字檔案長(zhǎng)期存儲(chǔ)系統(tǒng)，又或者是一個(gè)私人鏈接。為了解決區(qū)塊鏈的數(shù)據(jù)質(zhì)量問題，北京網(wǎng)絡(luò)法庭發(fā)布了《天平鏈應(yīng)用接入管理規(guī)范》和《天平鏈應(yīng)用接入技術(shù)規(guī)范》，其中對(duì)申請(qǐng)節(jié)點(diǎn)的訪問管理過程進(jìn)行了詳細(xì)的說明，對(duì)請(qǐng)求節(jié)點(diǎn)的訪問管理進(jìn)行了技術(shù)測(cè)試。

2.制定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案

區(qū)塊鏈技術(shù)還處在發(fā)展階段，一些應(yīng)用上的問題還沒有完全暴露出來，因此，需要有相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)劃。另外，在分散的背景下，檔案保管權(quán)、所有權(quán)和使用權(quán)再分配等問題也需要引起人們的關(guān)注。在中央體制下，檔案的保管權(quán)、所有權(quán)和使用權(quán)都是高度集中的，而在完全分散的社會(huì)環(huán)境下，檔案的保管權(quán)、所有權(quán)和使用權(quán)可以屬于獨(dú)立的個(gè)人。然而，目前的區(qū)塊鏈應(yīng)用還沒有實(shí)現(xiàn)以上理想的分散狀態(tài)，檔案的保管權(quán)、所有權(quán)和使用權(quán)呈現(xiàn)出更加復(fù)雜的形態(tài)，應(yīng)用企業(yè)必須采用更先進(jìn)的技術(shù)和管理方法來加強(qiáng)區(qū)塊鏈技術(shù)的創(chuàng)新和應(yīng)用。

四、大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

1.提高檔案利用率

當(dāng)前，大數(shù)據(jù)技術(shù)主要應(yīng)用于檔案資源的查詢、檔案資料的個(gè)人化維護(hù)、檔案資料的定制化處理等，能夠?yàn)槭褂谜咛峁┰诰€下載、在線查閱檔案資源等服務(wù)。要提升檔案的管理效能，就要積極引進(jìn)云存儲(chǔ)技術(shù)，做好海量檔案資源的儲(chǔ)存，比如在網(wǎng)上建立云存儲(chǔ)庫或定制的云存儲(chǔ)服務(wù)器，保證檔案的上傳并兼具保密性，增強(qiáng)檔案的處理能力。運(yùn)用云計(jì)算技術(shù)，有效地提高檔案資源的使用和管理。

2.評(píng)估和分析檔案信息

利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的自動(dòng)評(píng)價(jià)，從而提高評(píng)價(jià)的準(zhǔn)確度和科學(xué)性。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)?fù)雜的信息進(jìn)行識(shí)別，更快地為用戶提供相關(guān)的信息服務(wù)。大數(shù)據(jù)還可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的集成，對(duì)大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，并在數(shù)據(jù)之間建立起某種聯(lián)系，為用戶提供更及時(shí)的數(shù)據(jù)服務(wù)，讓他們能夠在最短的時(shí)間內(nèi)獲得所需的資料。大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中是一種新興的技術(shù)，可以將人工智能技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)結(jié)合起來，將專家系統(tǒng)融合到信息管理系統(tǒng)中，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，以提高數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確度和速度，從而為決策提供有力支撐。

五、人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

1.電子檔案的智能收集管理

檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)，就是檔案獲取和檔案累積。電子檔案的迅速發(fā)展和普及，使檔案成為一種以計(jì)算機(jī)硬盤或其他裝置儲(chǔ)存，與紙張檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子影像檔案，其爆炸式的增長(zhǎng)和廣泛分布使公共檔案管理面臨巨大的壓力。所以，通過人工智能技術(shù)，可以有效地提高信息采集環(huán)節(jié)的工作效率，并使電子文檔的智能化采集成為可能。Agent 技術(shù)是一種被封裝在特定的環(huán)境中，為了達(dá)到設(shè)計(jì)目標(biāo)，能夠在該環(huán)境中自由工作的系統(tǒng)。該系統(tǒng)高度自治，具有自主意識(shí)，能夠按照檔案員制訂的搜集規(guī)則，靈活地獲取電子檔案。當(dāng)前，許多搜索引擎利用Agent技術(shù)來實(shí)現(xiàn)文檔的智能化采集，并將其轉(zhuǎn)化為符合使用者要求的格式。

2.檔案信息的智能檢索

利用人工智能技術(shù)和知識(shí)圖譜技術(shù)，借助檔案館的文件資源，可以實(shí)現(xiàn)檔案智能化搜索。檔案的科學(xué)著錄是實(shí)現(xiàn)檔案資料智能化查詢的重要條件之一。一方面，利用文字辨識(shí)技術(shù)，將資料或影像中的信息轉(zhuǎn)化為可編輯的文字，取代手工輸入，提高著錄工作的效率。在此基礎(chǔ)上，采用基于自然語言的方法，實(shí)現(xiàn)對(duì)文本中的關(guān)鍵字和名稱的自動(dòng)標(biāo)識(shí)，為今后的智能檢索工作奠定基礎(chǔ)。另一方面，利用Agent 技術(shù)，將使用者的搜索記錄、借閱習(xí)慣、喜好等與資料庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行比較，為使用者提供更有針對(duì)性的推薦，提高整個(gè)公眾數(shù)據(jù)的品質(zhì)和檔案質(zhì)量。

3.檔案庫房的智能管控

智能化庫房的管理主要包括自動(dòng)上架、智能化監(jiān)控、圖形倉庫、人員監(jiān)控等。檔案的自動(dòng)上架是由RFID 和智能機(jī)器人共同完成的。按照檔案的分類規(guī)則，利用RFID 技術(shù)，將檔案的數(shù)據(jù)進(jìn)行智能收集，經(jīng)過識(shí)別，確定倉庫的位置，再由機(jī)器人進(jìn)行上架。智能化監(jiān)控是通過對(duì)原視頻進(jìn)行背景建模、識(shí)別、跟蹤等一系列的算法，對(duì)倉庫內(nèi)的溫度、濕度、“十防”進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。圖形倉庫是以3D 模擬技術(shù)為核心，通過對(duì)庫房實(shí)際狀況的分析，確定庫房的布局方式，并給出庫房編號(hào)的一鍵標(biāo)引，將庫房的排、列、節(jié)、層、正反面等信息以直觀的方式顯示出來，方便用戶查詢。人員監(jiān)控是將指紋、人臉識(shí)別等技術(shù)應(yīng)用于公共檔案室的門禁系統(tǒng)中，既保證了進(jìn)出人員的安全，又提高了檔案管理人員進(jìn)出的便利性。使用人員首次進(jìn)入檔案館時(shí)，需先進(jìn)行指紋采集并核對(duì)身份信息，下次查檔時(shí)，僅需輸入指紋，既方便又快捷。

六、結(jié)語

將新一代信息技術(shù)運(yùn)用在檔案管理工作中，不僅滿足了現(xiàn)代化檔案工作的需要，而且滿足了企業(yè)對(duì)檔案管理工作“及時(shí)、方便、易用”的要求，既能有效地提升管理效益，又能促進(jìn)時(shí)代的發(fā)展，還可以提升檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)，為當(dāng)代檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)大動(dòng)力。