高校年鑒高質(zhì)量發(fā)展的探索與經(jīng)驗(yàn)

趙財(cái)霞 姚紅

摘 要：高校年鑒發(fā)揮著存史、資政、育人、對外交流的作用，高校年鑒的高質(zhì)量發(fā)展關(guān)系著高校的高質(zhì)量發(fā)展。然而，高校年鑒由于編纂流程繁雜、參與人員眾多、周期性時(shí)效性強(qiáng)的特點(diǎn)，很難保證內(nèi)容質(zhì)量和編纂效率。為保障高校年鑒的高質(zhì)量發(fā)展，需要采取以下舉措：提供規(guī)范，保證內(nèi)容風(fēng)格統(tǒng)一；建立約束和激勵(lì)機(jī)制，保障交稿質(zhì)量和時(shí)效性；建立穩(wěn)定的編輯隊(duì)伍，強(qiáng)化系統(tǒng)培訓(xùn)，提高核心隊(duì)伍素質(zhì)；善于總結(jié)問題和易錯(cuò)點(diǎn)，有的放矢提高編輯質(zhì)量；做好各環(huán)節(jié)的溝通，形成合力共同促進(jìn)高校年鑒質(zhì)量提升；做好編纂出版流程控制，保障高校年鑒出版的時(shí)效性；適當(dāng)創(chuàng)新，是高校年鑒高質(zhì)量發(fā)展的靈魂。

關(guān)鍵詞：高校年鑒；高質(zhì)量發(fā)展；質(zhì)量；效率

高校年鑒是全面、系統(tǒng)、翔實(shí)地反映高校在過去一年中的基本狀況、發(fā)展變化以及教學(xué)、科研、管理、對外交流等各方面工作情況的工具書。隨著我國高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，越來越多的高校都加入了年鑒編纂的行列。據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前有300多所高校都開展了年鑒編纂，其中211院校102所，普通高校93所，?？圃盒?0所以上；截至 2021年 9 月，高校年鑒中正式出版的有59 種，還有很多高校不公開出版年鑒，僅作為內(nèi)部交流使用[1]。

1 高校年鑒高質(zhì)量發(fā)展的重要性

高校年鑒是高校檔案資料的編研成果之一，和檔案一樣發(fā)揮著“存史、資政、育人”的作用，還是學(xué)校對外交流的重要窗口[2]。

1.1 高校年鑒是編寫高校校志、校史的基礎(chǔ)

高校年鑒是以一年為周期記錄學(xué)校各個(gè)方面發(fā)展的資料性工具書，而高校校志、校史則是以五年、十年甚至更長的周期記錄學(xué)校階段性發(fā)展變化的史書。高校年鑒可以為高校校志、校史的編寫提供直接、翔實(shí)的資料數(shù)據(jù)，大大減輕編寫校志、校史的難度和工作量。

1.2 高校年鑒是高校制定政策和決策的依據(jù)

高校年鑒既包含學(xué)校各個(gè)方面的真實(shí)記錄，又包含學(xué)校各個(gè)方面的成果、經(jīng)驗(yàn)和總結(jié)。同時(shí)還收編學(xué)校每年的重要文件制度，是學(xué)校一年以來各方面寶貴經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，是輔助學(xué)校各方面管理的寶貴的信息資料庫，可以為高校制定政策提供直接的資料和依據(jù)，便于學(xué)校行政決策。

1.3 高校年鑒是高校育人和文化傳承的重要載體

高校年鑒是師生和公眾了解高校校情的重要窗口，含有寶貴的教育資源，其中的典型事例、優(yōu)秀成果、模范表彰等，可以對師生起到很好的教育作用，發(fā)揮育人功能；高校年鑒呈現(xiàn)的一所高校的校風(fēng)、校訓(xùn)、學(xué)風(fēng)等精神文化資源，是高校文化建設(shè)的重要組成部分，因此高校年鑒也是高校文化傳承的重要載體。

1.4 高校年鑒是展示校情、對外交流的重要窗口

高校年鑒內(nèi)容豐富，記錄了最新的校情校況，而且裝幀精美，經(jīng)常作為校際交流紀(jì)念品互相贈(zèng)送。這樣，高校年鑒也承擔(dān)起展示校情、對外交流的重要作用。

2 高校年鑒編纂的特點(diǎn)

2.1 編纂流程繁雜

高校年鑒的編纂出版大致可分為組稿、編輯和出版三個(gè)階段。組稿階段的步驟一般是：編委會(huì)或主編擬定提綱、規(guī)范和模板，學(xué)校各部門、各學(xué)院撰稿并交稿，或者是編輯部人員自行搜集材料組稿。編輯階段即年鑒編輯部處理年鑒稿件的階段，具體可分為各編輯編寫各部分初稿，編輯內(nèi)部進(jìn)行交叉互校、疑問處理，主編匯總并審核定稿等。這個(gè)階段是年鑒編纂的核心階段。出版階段則大致包括三審三校，疑問處理，下廠印刷等。由此可看出，高校年鑒編纂的流程極其繁雜，整個(gè)周期需要耗費(fèi)時(shí)間較長。

2.2 參與人員眾多

高校年鑒作為全校性的資料性工具書，其內(nèi)容大多來源于各部門、各學(xué)院撰稿，而高校的部門、學(xué)院少則幾十個(gè)、多則上百個(gè)，這就意味著年鑒撰稿人也有幾十個(gè)、上百個(gè)。高校年鑒編輯隊(duì)伍通常有七八人，多則可達(dá)十幾人；出版社的編校人員至少也有五六人。年鑒編纂牽涉到的人員眾多。

在高校年鑒編纂的人員角色方面，大致可以做出以下區(qū)分：年鑒編委會(huì)或主編是指導(dǎo)，學(xué)校各部門、各學(xué)院撰稿人是基礎(chǔ)，編輯部人員是核心，出版社編校人員是輔助。把握好不同人員的角色和作用，改進(jìn)年鑒質(zhì)量可有的放矢。

2.3 周期性時(shí)效性強(qiáng)

年鑒是以一年為周期、連續(xù)出版的資料性工具書。高校年鑒通常最晚要在次年年底完成上一年度的年鑒出版。一方面，編纂出版周期超時(shí)，就無法及時(shí)展示最新的數(shù)據(jù)、資料和信息；另一方面，編纂周期過長會(huì)導(dǎo)致資料查找困難，難以保證年鑒內(nèi)容的準(zhǔn)確性。因此，必須控制好編纂周期，保證高校年鑒的時(shí)效性。

3 高校年鑒高質(zhì)量發(fā)展的重要舉措

由高校年鑒編纂的特點(diǎn)可以看出，高質(zhì)量的高校年鑒，既要有較高的內(nèi)容質(zhì)量，又要保證較快的出版效率。質(zhì)量和效率，兩者缺一不可，不可偏廢，看似矛盾，實(shí)則對立統(tǒng)一。“一方面，要保證年鑒質(zhì)量，就必須保障一定的編校出版時(shí)間，為速度犧牲質(zhì)量是不可取的。但另一方面，年鑒需要處理的信息量日益龐雜，編纂時(shí)程愈久，刪繁就簡、去偽存真的難度愈大，倘若長期延宕，更可能積重難返。”

3.1 提供規(guī)范，保證內(nèi)容風(fēng)格統(tǒng)一

從校年鑒內(nèi)容的重要來源之一是高校各部門、各學(xué)院撰稿。撰稿人分散于高校各個(gè)部門，人員眾多、素質(zhì)和能力參差不齊，年鑒“眾手成書”的特點(diǎn)，很容易導(dǎo)致年鑒內(nèi)容風(fēng)格不統(tǒng)一，影響年鑒內(nèi)容質(zhì)量。因此，編委會(huì)或主編在發(fā)文收集年鑒原稿時(shí)，要提供相應(yīng)的規(guī)范或模板以供參考，必要時(shí)可采取“填空式”的模板。例如，學(xué)院部分模板一般分為概況、教學(xué)工作、科研工作、學(xué)生工作、對外交流與合作等條目。對大部分學(xué)院來說，教學(xué)工作和科研工作都是重點(diǎn)條目；但對體音美學(xué)院而言，一般要弱化科研工作條目，強(qiáng)化“學(xué)生工作”條目里的學(xué)生參賽及獲獎(jiǎng)等。此外，還要專設(shè)“亮點(diǎn)或特色工作”條目，讓各單位將一年中的重大、重要、特色工作寫進(jìn)去。這樣才能做到普遍性與特殊性、共性與個(gè)性的兼顧。

3.2 建立約束和激勵(lì)機(jī)制，保障交稿質(zhì)量和時(shí)效性

高校年鑒撰稿人都是兼職，年鑒只是他們眾多工作中的一項(xiàng)。在這樣的情況下，為保障年鑒交稿質(zhì)量和時(shí)效性，一定要建立約束和激勵(lì)機(jī)制。一是建立由各學(xué)院、各部門主要負(fù)責(zé)人對撰稿內(nèi)容負(fù)責(zé)的機(jī)制。年鑒交稿時(shí)需經(jīng)本單位主要負(fù)責(zé)人審核簽字。二是建立獎(jiǎng)懲機(jī)制。把年鑒撰稿質(zhì)量作為全?？己说囊粋€(gè)打分要素，每年評比出年鑒貢獻(xiàn)獎(jiǎng)單位和個(gè)人并進(jìn)行表彰。三是建立適當(dāng)?shù)耐▓?bào)制度。適時(shí)在學(xué)校發(fā)文系統(tǒng)、工作群等通報(bào)各單位年鑒交稿情況，促使各部門、各學(xué)院按時(shí)交稿。這樣，才能加強(qiáng)各部門、各學(xué)院對年鑒撰稿的重視程度，提高年鑒交稿質(zhì)量，保證年鑒交稿時(shí)效。

3.3 建立穩(wěn)定的編輯隊(duì)伍，強(qiáng)化系統(tǒng)培訓(xùn)，提高核心隊(duì)伍素質(zhì)

年鑒編輯部人員是年鑒編纂的核心，穩(wěn)定、高質(zhì)量的編輯隊(duì)伍是高校年鑒高質(zhì)量發(fā)展的關(guān)鍵。高校年鑒的編輯隊(duì)伍來源一般有三種：一是由學(xué)校黨辦、校辦或宣傳部等行政部門人員兼任；二是從學(xué)校各個(gè)部門抽調(diào)人員組成校史研究部門充當(dāng)；三是由學(xué)校檔案館（校史館）工作人員承擔(dān)。將年鑒編輯部設(shè)在檔案館（校史館）有諸多優(yōu)勢：一是檔案館（校史館）人員可以接觸一手檔案資料，遇到疑問時(shí)便于查找資料、核對差錯(cuò)；二是檔案館（校史館）工作相對單純，能夠?qū)⒛觇b編纂作為一項(xiàng)中心工作；三是隨著高校招聘門檻的提高，檔案館（校史館）的人員隊(duì)伍一般都有碩士研究生學(xué)歷，自身素質(zhì)、寫作能力均較強(qiáng)；四是檔案館（校史館）人員作為專業(yè)技術(shù)人員有相應(yīng)的職稱上升通道，隊(duì)伍較為穩(wěn)定。有鑒于此，越來越多的高校都將高校年鑒編輯部設(shè)在檔案館（校史館）。

此外，年鑒編纂屬于一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，但年鑒編輯隊(duì)伍通常并非專業(yè)出身，因此要對年鑒編輯隊(duì)伍進(jìn)行年鑒編纂理論和實(shí)務(wù)、出版理論與實(shí)務(wù)等較為系統(tǒng)的培訓(xùn)[4]，提高編輯隊(duì)伍的專業(yè)性。爭取讓編輯參加一年一度的全國高校年鑒論壇，全國性的史志編修培訓(xùn)班等。此外，還要加強(qiáng)校際橫向交流，利用到外地參會(huì)或到其他高校調(diào)研的機(jī)會(huì)，與對方高校互贈(zèng)年鑒，交流經(jīng)驗(yàn)，互相學(xué)習(xí)。

3.4 善于總結(jié)問題和易錯(cuò)點(diǎn)，有的放矢提高編輯質(zhì)量

高校年鑒編輯中有很多共性問題和易錯(cuò)點(diǎn)，編輯隊(duì)伍要對這些問題和易錯(cuò)點(diǎn)做到心中有數(shù)，在進(jìn)行編輯加工時(shí)才能有的放矢。（1）要保證年鑒前后內(nèi)容的統(tǒng)一。高校年鑒中一般會(huì)刊載高校年度工作總結(jié)，而在各個(gè)專題部分還會(huì)對學(xué)校各項(xiàng)工作做更為深入、詳細(xì)的介紹。一定要保證這兩項(xiàng)內(nèi)容不矛盾、不沖突。若因?yàn)榻y(tǒng)計(jì)時(shí)間節(jié)點(diǎn)而導(dǎo)致數(shù)據(jù)不一致，要進(jìn)行必要的說明。（2）要保證年鑒表文內(nèi)容的統(tǒng)一。表格具有清楚明了、信息量大的優(yōu)勢，在高校年鑒中常作為文字的輔助資料出現(xiàn)，或作為附錄內(nèi)容單獨(dú)出現(xiàn)。要確保表格內(nèi)的信息和數(shù)據(jù)與相應(yīng)文字描述的信息和數(shù)據(jù)一致。（3）要保證數(shù)據(jù)分項(xiàng)和數(shù)據(jù)總數(shù)的統(tǒng)一。年鑒中常出現(xiàn)數(shù)據(jù)分項(xiàng)相加與數(shù)據(jù)總數(shù)不符的情況，這種錯(cuò)誤會(huì)使年鑒的內(nèi)容質(zhì)量大打折扣，一定要極力避免。（4）要保證條目內(nèi)容的邏輯性。例如學(xué)院工作中的條目，有科研工作、教學(xué)工作、學(xué)生工作、對外交流等，不能把學(xué)工工作（即學(xué)生管理）的內(nèi)容寫到教學(xué)工作下，也不能把教學(xué)工作和科研工作混為一談。

3.5 做好各環(huán)節(jié)的溝通，形成合力共同促進(jìn)高校年鑒質(zhì)量提升

高校年鑒編纂牽涉到的人員眾多，一定要以編輯部人員為核心，做好各方面的溝通工作。一是要保持編輯部人員和撰稿人的積極溝通，遇到疑問尤其是數(shù)據(jù)等問題不可擅自更改，要與撰稿人核實(shí)后再做修改。積極溝通也便于撰稿人發(fā)現(xiàn)自己稿件中問題，以便今后改進(jìn)撰稿質(zhì)量。二是要做好編輯部人員之間的相互溝通。高校年鑒編輯通常實(shí)行“各編輯編寫各部分初稿，編輯內(nèi)部進(jìn)行交叉互校、疑問處理，主編匯總并審核定稿”等步驟，宜實(shí)行初稿編輯責(zé)任制，初稿編輯對自己的部分全面負(fù)責(zé)；在進(jìn)行交叉互校以及后續(xù)發(fā)現(xiàn)疑問時(shí)，均向初稿編輯反饋，由初稿編輯負(fù)責(zé)處理。三是主編要保持與出版社編校人員的溝通，向出版社交稿時(shí)做好相應(yīng)的說明，在編校人員有疑問時(shí)積極配合處理疑問。

3.6 做好編纂出版流程控制，保障高校年鑒出版的時(shí)效性

高校年鑒編纂出版流程繁雜，一定要做好整個(gè)流程的時(shí)間節(jié)點(diǎn)控制，保證年鑒的時(shí)效性。各部門、各學(xué)院交稿時(shí)間節(jié)點(diǎn)，編輯部定稿時(shí)間節(jié)點(diǎn)，出版社下廠印刷時(shí)間節(jié)點(diǎn)，一個(gè)都不能拖沓。要制定緊湊、可控的年鑒編纂流程。通?？稍诿磕?月發(fā)布全校收檔通知時(shí)同步發(fā)布年鑒組稿通知，4—5月集中催交，收稿的同時(shí)編輯部即著手各部分初稿編輯工作，之后3—4個(gè)月的時(shí)間編輯部集中力量完成各部分初稿編輯、兩次交叉互校、全稿匯總和審核定稿，8—9月向出版社交稿，這樣在當(dāng)年年底或次年年初就能夠完成年鑒的出版。

保障各部門、各學(xué)院交稿時(shí)間節(jié)點(diǎn)，需要建立適時(shí)通報(bào)的約束機(jī)制，即可在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間節(jié)點(diǎn)通過學(xué)校發(fā)文系統(tǒng)、工作QQ群等發(fā)布已交稿和未交稿單位名單，必要時(shí)還可采取點(diǎn)對點(diǎn)電話催交，以促進(jìn)各單位按時(shí)交稿。保障編輯部定稿時(shí)間節(jié)點(diǎn)，一定要考慮到高校寒暑假及平時(shí)節(jié)假日的工作節(jié)奏，進(jìn)行合理的工作進(jìn)度安排，必要時(shí)要組織編輯部人員利用寒暑假加班加點(diǎn)完成工作[5]。保障出版社下廠印刷時(shí)間節(jié)點(diǎn)，也需要了解出版社的工作節(jié)奏，錯(cuò)開出版高峰。如很多高校出版社在寒暑假開學(xué)前2個(gè)月會(huì)集中力量出版教材，其他稿件會(huì)被擱置，那么向出版社交年鑒稿件時(shí)則要盡力避開這個(gè)高峰。

3.7 適當(dāng)創(chuàng)新，是高校年鑒高質(zhì)量發(fā)展的靈魂

隨著時(shí)代的發(fā)展以及新技術(shù)的涌現(xiàn)，圖書出版行業(yè)也發(fā)生了很多新變化。高校年鑒也要適時(shí)創(chuàng)新，才能保持持久的生命力。

3.7.1圖文并茂，豐富高校年鑒內(nèi)容。高校年鑒大多是以文字為主，圖片較少，且多集中在開頭的幾頁彩圖中。而圖片多具有形象、生動(dòng)、直觀性強(qiáng)、富有感染力的特點(diǎn)，在今后高校年鑒編纂中，可考慮適當(dāng)加大圖片的比例，必要時(shí)采取“隨文附圖”的形式，增加高校年鑒的生動(dòng)性和形象性。

3.7.2數(shù)字化出版，便捷高校年鑒利用。高校年鑒通常篇幅較長，成書較為厚重，攜帶不便，檢索效率也不高。很多高校年鑒已經(jīng)在走數(shù)字化出版道路，在出版紙質(zhì)年鑒的同時(shí)，隨書附帶光盤包含電子版年鑒，既便于攜帶又便于檢索，提高高校年鑒的使用效率。

3.7.3嵌入新的信息形式，給高校年鑒注入活力。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，各類信息的展現(xiàn)不再局限于圖片和文字，新的信息展現(xiàn)形式如二維碼、小程序等，可包含的信息量非常大，內(nèi)容極其豐富。若在年鑒適當(dāng)?shù)牟糠旨右允褂?，可大大增加年鑒內(nèi)容的豐富性和趣味性。例如，遇到校慶年，可在校慶專題部分附上二維碼，掃碼即可觀賞校慶文藝晚會(huì)或其他相關(guān)活動(dòng)等。

上述突破傳統(tǒng)的創(chuàng)新形式，將會(huì)給高校年鑒注入無限的活力，為年鑒的高質(zhì)量發(fā)展提供更多的思路和視角。

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作者簡介：趙財(cái)霞，貴州大學(xué)檔案館館員，《貴州大學(xué)年鑒》執(zhí)行編輯，研究方向?yàn)槟觇b編纂、檔案管理和編研。姚紅，貴州大學(xué)檔案館副研究館員，《貴州大學(xué)年鑒》主編，研究方向?yàn)槟觇b編纂、檔案管理和編研。