信息化環(huán)境下，檔案編研工作轉(zhuǎn)型分析

摘 要：檔案編研是深層次檔案信息資源的開發(fā)與利用手段。信息化技術(shù)快速發(fā)展，給檔案編研工作的蓬勃開展，既帶來新機(jī)遇，也帶來新挑戰(zhàn)。本文從充分運(yùn)用信息技術(shù)，開展社會(huì)化收集拓展檔案來源，服務(wù)大局，并將編研成果劃分為專業(yè)板塊、趣味板塊分類呈現(xiàn)。同時(shí)，運(yùn)用多媒體技術(shù)豐富編研成果發(fā)布形式等多舉措提升檔案編研水平，進(jìn)一步探尋信息化環(huán)境下編研工作變革的有效路徑。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案編研；轉(zhuǎn)型

在信息化環(huán)境中，給檔案編研工作提供了一些契機(jī)，但也存在著問題，還面臨著一些挑戰(zhàn)。針對(duì)現(xiàn)存問題，應(yīng)提出解決對(duì)策，確保檔案編研工作順利開展。在這樣的形勢(shì)下，必須重視檔案編研工作人員自身水平的提高，以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。在開展檔案編研的同時(shí)，必須合理利用信息技術(shù)，提升檔案編研的效率和質(zhì)量。

一、檔案編研工作的重要意義

1.做好檔案編研，有利于檔案事業(yè)全面、協(xié)調(diào)發(fā)展

（1）檔案編研工作是檔案館工作的一項(xiàng)主要內(nèi)容，通過檔案編研充分發(fā)揮其利用價(jià)值，從而達(dá)到為社會(huì)服務(wù)的作用。

（2）進(jìn)行檔案編研工作能促進(jìn)各類檔案業(yè)務(wù)的發(fā)展，尤其是推動(dòng)檔案收集工作的開展，能進(jìn)一步充實(shí)館藏、完善結(jié)構(gòu)。

（3）檔案編研工作能夠?qū)n案信息資源整合，逐步使館際和檔案部門等信息保管單位資源共享。

（4）開展檔案編研工作，檔案人員綜合素質(zhì)能夠得到不斷提升，由此拉動(dòng)了檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。

（5）開展檔案編研工作，能夠更高效地發(fā)揮檔案的價(jià)值，提升檔案工作在社會(huì)的地位，最終使得檔案事業(yè)走上全面、協(xié)調(diào)發(fā)展的良性軌道。

2.做好檔案編研，有利于文化的傳承和發(fā)展

檔案作為文化的重要載體，它自身帶有強(qiáng)烈的文化屬性，而檔案編研的終極目標(biāo)是發(fā)掘其文化內(nèi)涵和價(jià)值，經(jīng)由利用者傳播給大眾，這對(duì)于文化的繼承與發(fā)揚(yáng)無疑具有十分重大的意義。例如，檔案是一個(gè)民族的歷史積淀，檔案部門利用豐富的檔案文化資源，可以對(duì)近現(xiàn)代我黨我軍革命斗爭和社會(huì)主義建設(shè)的歷史資料開展考證和整理，提高人們的民族自豪感、責(zé)任感，從而發(fā)揚(yáng)民族文化；通過對(duì)檔案信息資源社會(huì)教育功能的發(fā)掘，開展宣傳教育，弘揚(yáng)社會(huì)文明，由此不斷促進(jìn)社會(huì)文化的發(fā)展等。

二、新時(shí)期檔案編研工作的主要特點(diǎn)

1.檔案編研與檔案管理互動(dòng)發(fā)展

對(duì)檔案開展科學(xué)、有序、規(guī)范化的管理，是高效率開展檔案編研的根本。但檔案編研工作是從利用者與方便檢索出發(fā)的，以高效編纂與系統(tǒng)化整合的視角，為檔案管理工作提供了較好的工作思路，對(duì)于檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性強(qiáng)等要求較高，二者相互促進(jìn)和發(fā)展，是不能忽視的。發(fā)展科學(xué)的觀點(diǎn)，倡導(dǎo)以人為本實(shí)行現(xiàn)代檔案管理，其實(shí)質(zhì)是以檔案利用現(xiàn)實(shí)需要為出發(fā)點(diǎn)，檔案的收集、整理和接收、保存與管理是檔案館長期以來一直采用的“來源原則”所面臨的挑戰(zhàn)，新來源觀和許多檔案管理新理論不斷引入，給現(xiàn)代檔案管理注入了活力，也給檔案編研工作提升了效率。

2.高新技術(shù)促進(jìn)檔案編研工作走向社會(huì)化

計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、海量存儲(chǔ)設(shè)備等技術(shù)的應(yīng)用，加速了檔案數(shù)字化進(jìn)程，還對(duì)電子文件入館工作給予了有力支撐，各地檔案信息化建設(shè)快速推進(jìn)，數(shù)字檔案館建設(shè)也逐漸成為廣大檔案工作者研究的熱點(diǎn)，為檔案館積累更加豐富的數(shù)字化資源，為檔案館檔案信息服務(wù)工作提供有力的支撐平臺(tái)。檔案工作者要充分發(fā)揮檔案館豐富的資源優(yōu)勢(shì)，借助國家信息資源戰(zhàn)略實(shí)施的有力東風(fēng)，聯(lián)合社會(huì)各方面力量，大力開展檔案信息資源整合、編研并服務(wù)于社會(huì)公眾，將檔案信息資源開發(fā)利用納入良性的發(fā)展軌道。

3.網(wǎng)絡(luò)成為檔案編研成果展示的重要渠道

檔案編研成果被及時(shí)宣傳、廣泛使用，既可以發(fā)揮較好的宣傳作用，又能推動(dòng)檔案編研工作向新的方向更深入、更有效地開展。充分利用政府和機(jī)構(gòu)設(shè)立的公網(wǎng)、專網(wǎng)，為加快檔案編研成果迅速擴(kuò)散提供了可能，我國不同級(jí)別、不同類型的檔案館也正在逐步建立自己的門戶網(wǎng)站，這些都給檔案編研成果的宣傳、公布，提供了網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。

三、信息化環(huán)境下，檔案編研工作轉(zhuǎn)型面臨的新挑戰(zhàn)

1.對(duì)海量數(shù)據(jù)的處理分析難度大

云計(jì)算、大數(shù)據(jù)和人工智能等迅猛發(fā)展，極大增加了編研工作中可以利用的檔案材料的數(shù)量，但量大并不等于價(jià)值大，編研工作的難度并沒有減小，而恰恰相反，對(duì)海量數(shù)據(jù)開展加工和分析，二次篩選等使檔案編研工作負(fù)擔(dān)過重。同時(shí)，從實(shí)踐工作中發(fā)現(xiàn)，過度依賴檔案數(shù)據(jù)庫和編研工作信息化等，在數(shù)據(jù)庫自身不完備或者信息化有漏洞的情況下，則難以得到高質(zhì)量、令人信服的編研材料。

2.移動(dòng)互聯(lián)時(shí)代輕“文字”重“影像”

檔案編研就是以檔案文獻(xiàn)深度為依據(jù)，對(duì)文字信息加工研究。傳統(tǒng)檔案編研選材嚴(yán)格遵循“從嚴(yán)防范雜亂無章”的原則，對(duì)備選資料從政治、學(xué)術(shù)、真實(shí)性和檔案編研題目深淺、廣度及其他方面開展綜合考察，選材合理嚴(yán)謹(jǐn)。數(shù)字時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，尤其是智能手機(jī)、iPad和其他移動(dòng)終端的流行使用，人們進(jìn)入快速移動(dòng)互聯(lián)時(shí)代，在文化傳播的形式與方式上，表現(xiàn)出快速性、多樣性、零散化和淺表化特征。在表現(xiàn)形式上，人們偏好從注重文字的理性形態(tài)向注重視聽轉(zhuǎn)變，特別關(guān)注藝術(shù)影像這一感性形態(tài)。數(shù)字時(shí)代講求的是“快節(jié)奏”，簡單粗暴地對(duì)待資料，斷章取義、博眼球的處理方式和傳統(tǒng)檔案編研工作應(yīng)該遵循真實(shí)、完整與嚴(yán)謹(jǐn)性背道而馳。同時(shí)，數(shù)字時(shí)代也出現(xiàn)了泛娛樂化趨勢(shì)，使得專業(yè)的純文字內(nèi)容很難引起人們的注意。由于在信息化環(huán)境中，檔案編研與網(wǎng)絡(luò)新媒體有著千絲萬縷的聯(lián)系，采用豐富并“接地氣”的檔案編研形式，以滿足數(shù)字時(shí)代大眾快節(jié)奏閱讀喜好的同時(shí)，不斷提高檔案編研成果質(zhì)量與水準(zhǔn)，是當(dāng)前檔案編研工作應(yīng)重點(diǎn)研究的課題。

3.檔案信息安全面臨風(fēng)險(xiǎn)

信息安全，是檔案工作的生命線。信息化時(shí)代，越來越多的資料作為電子文件儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)硬盤或其他存儲(chǔ)介質(zhì)中，網(wǎng)絡(luò)信息化給人們的使用帶來了方便，但也誘發(fā)了許多不安全因素，信息化和安全性二者是矛盾的焦點(diǎn)。檔案信息安全有檔案信息系統(tǒng)的安全與檔案信息內(nèi)容的安全之分，主要是指計(jì)算機(jī)軟硬件以及相關(guān)設(shè)備設(shè)施出現(xiàn)故障，給電子檔案帶來安全威脅，如溫度和濕度保管條件不當(dāng)，誘發(fā)了電子檔案存儲(chǔ)載體的安全性，以及計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊等其他網(wǎng)絡(luò)安全問題，或者人為的操作失誤。電子檔案在我國的使用起步比較晚，存儲(chǔ)安全和利用安全仍處于探索階段。如果檔案管理系統(tǒng)受到病毒攻擊，會(huì)在極短的時(shí)間內(nèi)被盜走大量檔案和數(shù)據(jù)信息，致使檔案泄密，損失慘重。在檔案信息內(nèi)容保存方面，如果溫濕度較高或者其他保管條件不當(dāng)可造成電子檔案缺損，光和磁場(chǎng)、機(jī)械振動(dòng)會(huì)引起載體的變形、破裂、消磁等狀況，會(huì)對(duì)電子檔案信息讀取造成影響。人為操作失誤也是造成數(shù)據(jù)丟失的一個(gè)因素。電子檔案的形成是人機(jī)交互輔助作用的結(jié)果，要求操作者采用適當(dāng)?shù)拿罘娇蛇M(jìn)行，如果輸入的命令是錯(cuò)誤的，還會(huì)導(dǎo)致檔案信息丟失。同時(shí)，如果檔案工作人員對(duì)政策把握不好、保密意識(shí)淡薄或者任意將涉密信息在網(wǎng)絡(luò)媒體上傳播，還會(huì)對(duì)檔案信息安全造成嚴(yán)重威脅。

四、信息環(huán)境下，檔案編研工作的轉(zhuǎn)型探析

1.推進(jìn)編研主體多元化，對(duì)外開展合作編研

信息化技術(shù)為檔案編研工作提供大量資料，還提高了檔案素材來源的可靠性、信息準(zhǔn)確度、涉密程度篩選及篩選難度等。我們必須從浩如煙海的檔案資源里抽取出寶貴的資料開展優(yōu)質(zhì)編研，與有關(guān)部門配合是密不可分的，需要依靠各部門開展資源篩選和信息甄別、整合資源等優(yōu)勢(shì)，在檔案編研素材收集中起到過濾池功能。所以，檔案部門在編研工作中應(yīng)該采取走出去的策略，積極和圖書館、博物館以及科研機(jī)構(gòu)等合作編研，相互借鑒，全方位發(fā)掘嶄新的特色專題，多途徑、多視角對(duì)檔案信息資源開展多方位開發(fā)，向開放化和多元化方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)編研工作共建共享模式。

2.打造成體系編研成果，豐富成果展現(xiàn)形式

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，碎片化閱讀成為網(wǎng)絡(luò)的主流，其具有文字精練的特點(diǎn)，內(nèi)容短小精悍、特色鮮明的短文，較易受到廣大讀者的歡迎。傳統(tǒng)檔案編研專題主要是大事記、機(jī)構(gòu)沿革、年鑒匯編等，主要是文件匯編，內(nèi)容多，篇幅大，直接逐字逐句推送在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，對(duì)于讀者來說吸引力是有限的。為了解決這一尷尬局面，必然需要檔案編研人員不斷調(diào)整自己的思維模式，改變工作方式，編研出系統(tǒng)的成果，“精簡版加標(biāo)準(zhǔn)版”檔案編研成果叢書可以同步出版。其中，精簡版以官方網(wǎng)站為主，并在微信公眾號(hào)和微博平臺(tái)發(fā)布，附標(biāo)準(zhǔn)版的鏈接地址，使讀者能夠根據(jù)自己的喜好，選擇適合自己閱讀的版本。同上，編研成果除整理出版，檔案部門也可以采取辦展、辦講座等方式，以及通過檔案信息資源共享互動(dòng)平臺(tái)等途徑，豐富編研成果的展示形式，真正實(shí)踐檔案信息資源開發(fā)為社會(huì)服務(wù)的目標(biāo)。

3.加大人防和技防攻關(guān)力度，守住檔案安全底線

依托互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)開展檔案編研，可能會(huì)由于人員操作不規(guī)范、設(shè)備故障以及其他原因?qū)е聶n案信息被泄露的問題，為了確保檔案信息安全，需著力強(qiáng)化人防、技防。人防方面，檔案部門應(yīng)加大檔案編研人員檔案安全知識(shí)訓(xùn)練，加強(qiáng)他們對(duì)檔案信息的敏感性，編研成果下達(dá)之前，要嚴(yán)格把關(guān)，爭取把錯(cuò)誤減少到最小程度；技防方面，檔案部門應(yīng)定期檢查與更新檔案信息資源的存儲(chǔ)設(shè)備設(shè)施，引入?yún)^(qū)塊鏈等先進(jìn)技術(shù)，避免檔案數(shù)據(jù)失真、遺失或修改，對(duì)于在互聯(lián)網(wǎng)共享的檔案信息，應(yīng)采取建立訪問限制的措施，配置信息防火墻等，對(duì)輸入和輸出數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，保證檔案信息的安全。

4.豐富館藏內(nèi)容，優(yōu)化結(jié)構(gòu)，不斷提高檔案編研的質(zhì)量和內(nèi)涵

館藏?cái)?shù)量不斷豐富，不斷優(yōu)化檔案信息存儲(chǔ)能力，是滿足檔案利用者需要的前提和必要途徑。只有不斷充實(shí)館藏內(nèi)容，使檔案信息資源得到最大程度的開發(fā)和利用，搞好檔案編研工作，才可以更好地促進(jìn)檔案文化的發(fā)展。檔案部門應(yīng)加強(qiáng)檔案接收與收集，千方百計(jì)地拓寬檔案接收范圍與征集門類，突出特色是根本，要求豐富館藏檔案內(nèi)容和檔案類型，建設(shè)檔案數(shù)量足、內(nèi)容多、結(jié)構(gòu)合理以及質(zhì)量優(yōu)化且有特色的檔案信息館藏體系等，繼續(xù)擴(kuò)大領(lǐng)域，充實(shí)內(nèi)容，從而為高效開發(fā)和利用檔案信息資源打好基礎(chǔ)，以適應(yīng)廣大檔案利用者的多方面需要，為中國經(jīng)濟(jì)建設(shè)與社會(huì)發(fā)展提供了強(qiáng)大的信息保障。

5.加強(qiáng)各類檔案館之間的合作，形成檔案編研與開發(fā)工作的合作機(jī)制

各類別檔案館室應(yīng)加強(qiáng)協(xié)作和溝通，加強(qiáng)同其他機(jī)構(gòu)的協(xié)作，形成“多媒體合作”編研新模式，可能成為目前檔案編研和發(fā)展的一個(gè)新方向。以此為途徑，拋棄過去“閉門編研”等狀況，以作品QQ、微信交流群和相關(guān)博客創(chuàng)建了一個(gè)信息共享平臺(tái)，加強(qiáng)不同層級(jí)檔案館編研信息流轉(zhuǎn)速度與流暢度，開拓編研工作思路，促進(jìn)編研信息間共享與溝通。堅(jiān)持“請(qǐng)進(jìn)，請(qǐng)出”，邀請(qǐng)有關(guān)部門專家講授編研理論知識(shí)等，為廣大編研工作者打開思路，提出新的觀點(diǎn)。經(jīng)過業(yè)內(nèi)培訓(xùn)、學(xué)術(shù)會(huì)議和其他集體活動(dòng)，擴(kuò)大合作編研渠道，拓寬選題主題，確保編研材料與編研對(duì)象形成檔案信息資源共享和編研共贏新局面。

6.強(qiáng)化檔案編研人員業(yè)務(wù)能力，提高檔案編研隊(duì)伍素質(zhì)

編研工作者綜合素質(zhì)的高低決定了檔案編研的水平。加強(qiáng)檔案編研隊(duì)伍建設(shè)以及提升檔案編研開發(fā)工作者政治理論水平與業(yè)務(wù)能力，是強(qiáng)化檔案編研的依據(jù)和重要手段。檔案編研工作者一定要認(rèn)真學(xué)習(xí)和研究黨的理論，掌握國際國內(nèi)形勢(shì)和發(fā)展局勢(shì)，運(yùn)用辯證和科學(xué)方法分析、研究和預(yù)測(cè)，發(fā)現(xiàn)事物的發(fā)展規(guī)律及其必然性，提高工作主動(dòng)性、預(yù)見性和創(chuàng)新性，形成超前意識(shí)，正確把握全局發(fā)展態(tài)勢(shì)，由事物的發(fā)展變化動(dòng)態(tài)，對(duì)國民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展需求展開分析與預(yù)測(cè)，圍繞形勢(shì)發(fā)展需要選擇題目，編研成果還可以擁有更加廣闊的發(fā)展空間與未來，使得編研成果切合實(shí)際。另外，檔案編研工作者要擴(kuò)大知識(shí)面、優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，做復(fù)合型人才。既要對(duì)檔案專業(yè)理論知識(shí)持續(xù)研究，還要把握國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，熟練掌握檔案業(yè)務(wù)，掌握開發(fā)利用傳統(tǒng)檔案的基本技巧與方法，既有熟練的文字編輯加工能力，又有較高的審美能力，還要掌握和練習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、微縮技術(shù)及其他現(xiàn)代化設(shè)備操作技能和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用技能，與時(shí)俱進(jìn)，切實(shí)完成高質(zhì)量、深受廣大群眾歡迎的編研成果。

五、結(jié)束語

總之，在信息環(huán)境中，檔案編研面臨著一些挑戰(zhàn)，革新過去的傳統(tǒng)觀念是十分必要的，并應(yīng)對(duì)檔案編研工作提高要求，合理利用信息技術(shù)，使之促進(jìn)檔案編研工作的效率和質(zhì)量的提高。此外，檔案編研人員還應(yīng)了解檔案編研使用者的真實(shí)需要，最大限度地滿足用戶的需求，由此推動(dòng)檔案編研工作穩(wěn)步開展，確保其經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。

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作者簡介：李玉芹（1970—），女，漢族，山東龍口人，本科，副研究館員，研究方向：房地產(chǎn)（不動(dòng)產(chǎn)）檔案、人事檔案、文書檔案。