企業(yè)聲像檔案數(shù)字化管理機(jī)制與對策研究

摘 要：受益于科技的發(fā)展，數(shù)字信息化悄然改變著人們的生產(chǎn)生活方式。在企業(yè)發(fā)展中，新技術(shù)的廣泛應(yīng)用為企業(yè)發(fā)展提質(zhì)增效。聲像檔案是一種特殊的檔案，一方面，聲像檔案數(shù)字化管理可以提高企業(yè)檔案自身的利用價(jià)值。另一方面，可以提高企業(yè)新時(shí)期檔案管理的整體水平?；谶@一情況，本文就企業(yè)聲像檔案數(shù)字化管理機(jī)制與對策展開分析和論述，希望可以給廣大相關(guān)工作者以建議和啟發(fā)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；聲像檔案；數(shù)字化管理；探討

廣義上，聲像檔案是泛指社會(huì)各類機(jī)構(gòu)、企業(yè)和事業(yè)單位在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中所形成的一種檔案載體，其更具有保存價(jià)值，多以照片、影像、磁帶及錄像等較為常見的載體所存在。企業(yè)聲像檔案數(shù)字化管理和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，其優(yōu)勢顯著。聲像檔案無論是從檔案的內(nèi)容形式以及管理方式等都符合現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理需要，但是，目前企業(yè)聲像檔案數(shù)字化管理還存在些許問題亟待解決。

一、聲像檔案的特點(diǎn)

1.紀(jì)實(shí)性

聲像檔案可以更為客觀真實(shí)地記錄企業(yè)日常經(jīng)營活動(dòng)以及其他社會(huì)性活動(dòng)等，可以以自身特殊的載體方式，結(jié)合文字、圖像、解說和注解等多種形式完整地記錄企業(yè)的各活動(dòng)經(jīng)歷。這就是企業(yè)聲像檔案“紀(jì)實(shí)性”的特征體現(xiàn)。

2.直感性

就聲像檔案數(shù)字化管理的“直感性”來說，可以理解為是一種直接感覺，聲像檔案把“視覺”和“聽覺”相結(jié)合，可以直觀且鮮明地展示并還原企業(yè)的各類活動(dòng)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案并不具備這一功能。此外，聲像檔案的直感性還體現(xiàn)在自身的“憑證價(jià)值”，更具感染力和說服力，以此被廣泛應(yīng)用到各大企業(yè)的檔案管理工作中，這也彌補(bǔ)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的不足之處。

3.易損性

對于聲像檔案來說，本身就屬于是一種載體資料，和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，聲像檔案更容易受光度、熱度、溫度以及其他客觀環(huán)境的影響。因?yàn)槁曄駲n案載體本身的化學(xué)成分比較復(fù)雜，決定了其自身的脆弱性。因此，如果不能對聲像檔案妥善管理，必然會(huì)導(dǎo)致聲像檔案的數(shù)據(jù)失真受損。除此之外，聲像檔案的特性決定著其保護(hù)的特殊性，自然對聲像檔案的保管費(fèi)用會(huì)比一般的紙質(zhì)檔案要多得多。

4.可讀性差

時(shí)代在發(fā)展，社會(huì)在進(jìn)步，錄像和磁帶的年代已經(jīng)過去，要播放錄像和磁帶需要與之相配套的設(shè)備，否則就無法讀取，這也是聲像檔案“可讀性”差的原因。一些關(guān)鍵檔案是需要借助專業(yè)設(shè)備以及專業(yè)的技術(shù)人才作為輔助，才能把原有的聲像檔案轉(zhuǎn)化出感官所能接收的聲音、圖片、符號(hào)等等。

二、企業(yè)聲像檔案數(shù)字化管理的必要性

企業(yè)聲像檔案數(shù)字化管理工作在企業(yè)檔案管理中發(fā)揮著重要的優(yōu)勢。一方面，利于凸顯檔案自身的價(jià)值作用；另一方面，則是更有利于改善企業(yè)檔案管理的整體水平。就目前來說，受益于科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，聲像檔案數(shù)字化管理模式早已打破傳統(tǒng)的檔案管理模式，隨著企業(yè)的做大做強(qiáng)，企業(yè)的數(shù)字化水平也隨之提高。聲像檔案數(shù)字化管理工作不僅完善了企業(yè)檔案管理機(jī)制和方式，還可以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)對企業(yè)檔案的“集中管理”，以此利用數(shù)字技術(shù)提高企業(yè)聲像檔案的價(jià)值作用，其根本目的就是促使企業(yè)可以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，尋求突破性發(fā)展。企業(yè)聲像檔案數(shù)字化管理不僅可以有效提高企業(yè)檔案管理的整體水平，還可以依托于新技術(shù)手段，保證檔案資源管理以及應(yīng)用的有效性和時(shí)效性，并根據(jù)時(shí)代發(fā)展變化，對企業(yè)聲像檔案數(shù)字化管理機(jī)制及時(shí)調(diào)整，便于領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化管理工作的有效監(jiān)督。企業(yè)聲像檔案數(shù)字化管理機(jī)制可以充分發(fā)揮新技術(shù)手段的優(yōu)勢，以彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理工作的局限性，逐漸實(shí)現(xiàn)企業(yè)活動(dòng)中各類檔案的電子化，也可以理解為是對聲像檔案的一種創(chuàng)新和優(yōu)化，更利于聲像檔案的存儲(chǔ)和保管。

目前，各企業(yè)的發(fā)展規(guī)模不斷擴(kuò)大，企業(yè)的相關(guān)產(chǎn)品也逐漸趨于多樣化，企業(yè)業(yè)務(wù)也隨之增多，因此，企業(yè)檔案資源管理工作也趨于復(fù)雜性和多樣性。想要保證企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量和效率，并發(fā)揮企業(yè)檔案的各項(xiàng)優(yōu)勢，就需要建立健全聲像檔案數(shù)字化管理機(jī)制，以此提高檔案管理工作的有效性和時(shí)效性，提高企業(yè)檔案的利用率，以此實(shí)現(xiàn)檔案自身價(jià)值的最大化。除此之外，企業(yè)建立健全聲像檔案數(shù)字化管理機(jī)制更有利于發(fā)揮企業(yè)各部門的優(yōu)勢特點(diǎn)。一方面，可以優(yōu)化各部門之間的職責(zé)；另一方面，也有利于加強(qiáng)企業(yè)各部門之間的有效溝通和合作，以此提高企業(yè)各部門之間的工作效率和工作質(zhì)量。就企業(yè)的現(xiàn)階段發(fā)展來看，檔案管理工作較多且對檔案管理工作人員有著較高的要求，企業(yè)聲像檔案數(shù)字化管理可以有效避免人工操作失誤，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可實(shí)用性。企業(yè)聲像檔案數(shù)字化管理可以實(shí)現(xiàn)多樣化管理，可以滿足企業(yè)不同活動(dòng)項(xiàng)目的不同需要，進(jìn)一步提高企業(yè)的管理水平和管理效率。

聲像檔案數(shù)字化管理可以滿足聲像檔案自身的“獨(dú)特性”優(yōu)勢特點(diǎn)，聲像檔案和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，聲像檔案更具備多樣性、時(shí)效性和多功能性等優(yōu)勢特點(diǎn)。隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，聲像設(shè)備也逐漸趨于多樣化，如攝像設(shè)備早已經(jīng)更新?lián)Q代數(shù)十次，其相應(yīng)存在的形式也趨于多樣化，這就對聲像檔案的管理和應(yīng)用提出了新的要求?；跀?shù)字化管理，可以實(shí)現(xiàn)聲像檔案的數(shù)字化管理，提高企業(yè)聲像檔案數(shù)字化管理的效率和質(zhì)量。

三、現(xiàn)階段企業(yè)聲像檔案數(shù)字化管理機(jī)制存在的不足

1.管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理

目前，企業(yè)的聲像檔案管理主要有兩種渠道，一是由各企業(yè)的相關(guān)科室執(zhí)行一年一次的聲像檔案移交工作；二是企業(yè)各類項(xiàng)目活動(dòng)接近尾聲之后，進(jìn)行聲像檔案的移交和管理。就第一種聲像檔案管理方式來說，是較為簡單且規(guī)范的，而針對第二種企業(yè)日常項(xiàng)目聲像檔案管理來說，就會(huì)出現(xiàn)混亂和復(fù)雜的情況。造成這一情況的主要原因是：第一，有部分檔案管理工作者忽視了對聲像檔案的收集和管理；第二，有部分聲像檔案的管理制度已經(jīng)不能符合現(xiàn)階段企業(yè)聲像檔案的管理要求。比如，以部分建筑企業(yè)來說，其聲像檔案的管理多是在竣工三個(gè)月之內(nèi)把相關(guān)檔案移交給公司的檔案部門，但由于施工項(xiàng)目在施工的過程中所存儲(chǔ)的各類照片以及文字?jǐn)?shù)據(jù)比較多，如果等竣工之后再進(jìn)行檔案的移交，就會(huì)出現(xiàn)收集數(shù)據(jù)遺失或缺失等問題，無法實(shí)現(xiàn)完整地歸檔。因此，各企業(yè)需要建立與時(shí)代發(fā)展相契合的管理制度，進(jìn)行聲像檔案系統(tǒng)管理。

2.檔案意識(shí)不強(qiáng)，難以保證及時(shí)性和完整性

就企業(yè)聲像檔案管理來說，有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊性，因此，對檔案的管理及時(shí)性有著較高的要求。各企業(yè)的聲像檔案管理多會(huì)出現(xiàn)缺失的情況，就是因?yàn)楣芾硪庾R(shí)不夠強(qiáng)，對聲像檔案管理工作的重視程度比較弱，導(dǎo)致聲像檔案在收集過程中出現(xiàn)滯后性等情況。比如，部分企業(yè)的項(xiàng)目活動(dòng)所涉及的事宜較為復(fù)雜零散，項(xiàng)目所參與的工作人員眾多，如果企業(yè)在日常活動(dòng)中沒有對每一個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行檔案管理，工作人員沒有合理分配等，必然造成聲像檔案收集不齊，或者是管理不規(guī)范、零散管理等問題，這已經(jīng)是現(xiàn)階段企業(yè)聲像檔案管理的普遍性問題。除此之外，聲像檔案管理工作人員不具備較強(qiáng)的責(zé)任心，對檔案收集的力度不強(qiáng)，這也是導(dǎo)致現(xiàn)階段企業(yè)聲像檔案難以收集完整的主要原因之一。

3.聲像檔案信息資源管理手段落后，限制其價(jià)值利用

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，為企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)提供了新的內(nèi)容和渠道，但就目前來說，企業(yè)聲像檔案很難實(shí)現(xiàn)信息化管理，如果不能保證其自身的實(shí)效性和價(jià)值性，很難發(fā)揮聲像檔案的自身價(jià)值。聲像檔案的特殊形式和載體形式會(huì)反映企業(yè)日常經(jīng)營活動(dòng)以及企業(yè)過往歷史的各類經(jīng)營活動(dòng)、數(shù)據(jù)和人物等。但目前，很多企業(yè)對于聲像檔案的數(shù)字化管理存在制度缺失等問題，如企業(yè)文化檔案等，這類無形資產(chǎn)并沒有分門別類的有效收集、分析、整理以及存儲(chǔ)，對于電子檔案的信息化管理還多是紙上談兵，導(dǎo)致企業(yè)的檔案價(jià)值不能發(fā)揮積極作用，只能放在企業(yè)檔案部門積灰，這一問題是亟待解決的。

四、企業(yè)聲像檔案數(shù)字化管理機(jī)制與對策建議

1.完善相關(guān)科學(xué)、規(guī)范、合理的聲像檔案制度

上述所提到，在現(xiàn)階段企業(yè)聲像檔案數(shù)字化管理工作中，缺乏相應(yīng)的檔案管理機(jī)制，因此，要建立健全科學(xué)、規(guī)范、合理且有效的企業(yè)聲像檔案信息化管理機(jī)制，可以遵照我國《中華人民共和國檔案管理法》《聲像檔案管理法》《聲像檔案借閱制度》以及《聲像檔案保管制度》等相關(guān)工作制度。一方面，要明確規(guī)定企業(yè)聲像檔案信息化管理工作人員的職能分化，把聲像檔案數(shù)字化管理工作落實(shí)到個(gè)人；另一方面，要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作人員的檔案管理意識(shí)?？梢越柚黝愋畔⒒芾硎侄芜M(jìn)行聲像檔案的有效收集、分類、管理和存儲(chǔ)等，以提高企業(yè)聲像檔案自身的價(jià)值意義和作用。

2.數(shù)字化掃描，在線預(yù)歸檔

構(gòu)建聲像檔案管理信息化系統(tǒng)，需要通過掃描照片之后進(jìn)行有效識(shí)別才能納入聲像檔案的保管當(dāng)中。掃描照片時(shí)，一般需要注意照片的尺寸、分辨率以及存儲(chǔ)格式和上傳是否匹配等相關(guān)問題。舉例來說，照片在進(jìn)行檔案歸檔的時(shí)候，相應(yīng)的信息無論是時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、拍攝者以及事由等，都要錄入數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，以方便用戶可以進(jìn)行關(guān)鍵詞的搜索，還可以利用圖像實(shí)時(shí)查詢。除此之外，將數(shù)字化掃描納入聲像檔案的展覽傳播當(dāng)中，更有利于企業(yè)聲像檔案的高效利用和資源共享。這也是基于新時(shí)期數(shù)字化管理手段的優(yōu)勢特點(diǎn)，研發(fā)個(gè)性化的產(chǎn)品，突顯聲像檔案資源管理的積極作用和重要性。同時(shí)，在數(shù)字化掃描過程中，也需要考慮數(shù)字圖像的存儲(chǔ)問題，針對不同的圖像格式以及不同的存儲(chǔ)介質(zhì)，需要根據(jù)不同的需求和應(yīng)用環(huán)境選擇相應(yīng)的存儲(chǔ)方式。此外，聲像檔案在數(shù)字化掃描過程中需要將掃描結(jié)果與聲像檔案管理系統(tǒng)實(shí)行連接，才能保證檔案管理工作的高效性。通過信息化管理手段，還可以將聲像檔案與其他類型的電子文件進(jìn)行有效比對，可以實(shí)現(xiàn)對聲像檔案數(shù)據(jù)的快速檢索、處理以及統(tǒng)計(jì)等，企業(yè)還應(yīng)該為聲像檔案建立專門的庫房，并在庫房中安裝溫濕度監(jiān)控設(shè)備，以保證聲像檔案具有良好的存儲(chǔ)條件。

3.嵌入虛擬技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展為企業(yè)聲像檔案的管理拓寬了新的內(nèi)容和渠道。首先，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)積極利用聲像檔案自身的優(yōu)勢特點(diǎn)，借助文字、圖片以及視頻內(nèi)容形式多樣的優(yōu)勢，進(jìn)行企業(yè)單位的檔案宣傳，提高企業(yè)社會(huì)影響力和知名度。其次，可以利用虛擬技術(shù)或者VR等新技術(shù)手段，打造新型的展覽形式。VR技術(shù)是一種新型的技術(shù)，其本質(zhì)是利用計(jì)算機(jī)和仿真系統(tǒng)創(chuàng)建一個(gè)模擬環(huán)境，進(jìn)行三維立體式的實(shí)景體驗(yàn)。用戶可以還原檔案記錄的情景，使用戶沉浸在虛擬的環(huán)境當(dāng)中。虛擬和現(xiàn)實(shí)技術(shù)都會(huì)擺脫傳統(tǒng)的單一圖像或視頻，而是通過三維世界建構(gòu)并還原檔案當(dāng)中所記錄的真實(shí)影像。用戶所獲得的身臨其境的感受更能引導(dǎo)其主動(dòng)參與的積極性。

4.提高聲像檔案的庫房保管條件

聲像檔案的管理方式以及管理?xiàng)l件存在一定的特殊性，因?yàn)閷β曄駲n案來說，本身就包含了大量信息，檔案相關(guān)管理工作者必須要重視聲像檔案管理的工作環(huán)境和保管條例，要防火、防潮、防光和防磁，可以借助檔案館建筑設(shè)計(jì)的規(guī)范，進(jìn)行聲像檔案保管環(huán)境的設(shè)計(jì)。除此之外，也可以采用空氣凈化裝置去除二氧化硫以及臭氧等雜質(zhì)。每兩年對聲像檔案的底片和照片進(jìn)行一次抽樣檢查，五年進(jìn)行一次全面檢查，以保證企業(yè)聲像檔案管理環(huán)境及存儲(chǔ)介質(zhì)的安全性。在檔案庫房的建設(shè)中，必須要制定相關(guān)的法規(guī)制度，在聲像檔案管理中，必須要遵循《中華人民共和國檔案法》和《企業(yè)檔案管理?xiàng)l例》，同時(shí)還要參照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》，來進(jìn)行檔案庫房建設(shè)。在庫房管理過程中，要保證庫房內(nèi)溫度與濕度符合要求，避免出現(xiàn)潮濕、高溫、缺氧等問題。在庫房內(nèi)還要安裝監(jiān)控設(shè)施，通過監(jiān)控設(shè)施對庫房內(nèi)的溫度與濕度進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測和記錄。如果出現(xiàn)檔案庫房內(nèi)的溫濕度超標(biāo)等問題時(shí)，可以使用除濕機(jī)和加濕器來調(diào)節(jié)。在庫房管理中要注意防潮和防火等問題，確保企業(yè)聲像檔案的安全與完整。

5.打造復(fù)合型聲像檔案數(shù)字化管理人員隊(duì)伍建設(shè)

首先，聲像檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)對企業(yè)聲像檔案數(shù)字化管理機(jī)制具有直接影響。因此，聲像檔案工作人員不僅應(yīng)具備專業(yè)素養(yǎng)以及職業(yè)道德素養(yǎng)，在開展企業(yè)聲像檔案數(shù)字化建設(shè)工作的同時(shí)，還要學(xué)習(xí)聲像檔案的保護(hù)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)等交叉領(lǐng)域知識(shí)，以保證聲像檔案數(shù)字化管理和信息資源的有效利用和開發(fā)。其次，聲像檔案管理工作者要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，摒棄“坐等上門”的消極服務(wù)態(tài)度，樹立積極正確的檔案管理職業(yè)道德，以滿足企業(yè)聲像檔案信息化管理的需要。除此之外，也可以開展定期和不定期的培訓(xùn)，以提高聲像檔案信息化管理隊(duì)伍建設(shè)的綜合素質(zhì)。最后，作為一名企業(yè)聲像檔案管理工作人員，具有保密意識(shí)是非常重要的，要樹立保密意識(shí)，嚴(yán)禁一切泄密行為，發(fā)揮自身的積極作用。

五、結(jié)束語

綜上所述，就企業(yè)聲像檔案來說，其承擔(dān)著記載歷史、服務(wù)現(xiàn)實(shí)以及展望未來的重任，企業(yè)聲像檔案意義重大。隨著時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)聲像檔案管理趨于數(shù)字化和信息化，因此，立足于企業(yè)發(fā)展的實(shí)際，針對目前企業(yè)聲像檔案數(shù)字化管理建設(shè)機(jī)制所存在的問題，及時(shí)優(yōu)化和創(chuàng)新，通過完善相關(guān)科學(xué)、規(guī)范與合理的聲像檔案制度、數(shù)字化掃描在線預(yù)歸檔、嵌入虛擬技術(shù)等新興技術(shù)、提高聲像檔案的庫房保管條件以及打造復(fù)合型管理人員隊(duì)伍建設(shè)等措施，以此發(fā)揮企業(yè)各類檔案的價(jià)值作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]葉曉韻.聲像檔案的數(shù)字化處理與長期保存對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（8）：184-185.

[2]王 偉.聲像檔案數(shù)字化管理的機(jī)制、思路與對策[J].城建檔案，2020（3）：20-21.

[3]肖 晗，廖昌蘭，陳玉蘭.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校聲像檔案數(shù)字化存在的問題及對策[J].四川檔案，2020（1）：28-31.

[4]杜婷婷.數(shù)字化背景下高校聲像檔案的管理與利用探究[J]. 蘭臺(tái)世界，2020（2）：85-87.

[5]王 珺.淺析聲像檔案的數(shù)字化處理與保存[J].現(xiàn)代營銷（信息版），2020（1）：167-168.

[6]肖思佳，郭艷君，渠麗霞.新時(shí)代數(shù)字化聲像檔案資源的管理、利用實(shí)踐與啟示[A].中國檔案學(xué)會(huì).2019年全國青年檔案學(xué)術(shù)論壇論文集[C].中國檔案學(xué)會(huì)：中國檔案學(xué)會(huì)，2019：251-260.

作者簡介：劉鈞（1969—），女，漢族，陜西乾縣人，碩士，副研究館員，長期從事檔案管理及檔案數(shù)字化工作，研究方向：檔案管理。