城市建設(shè)檔案管理的困境與建議淺析

摘 要：近年來，隨著我國社會持續(xù)發(fā)展，城市建設(shè)檔案管理工作受到高度關(guān)注，需要進(jìn)一步加強(qiáng)管理，使其能夠發(fā)揮應(yīng)有的作用。因此，本文主要針對城市建設(shè)檔案管理的特點(diǎn)、重要性和困境進(jìn)行分析，進(jìn)一步提出相關(guān)改進(jìn)建議，希望以此全面提升城市建設(shè)檔案管理工作的質(zhì)量水平。

關(guān)鍵詞：城市建設(shè)；檔案管理；重要性；困境；建議

城市建設(shè)檔案管理是城建管理工作中重要的一個環(huán)節(jié)，對城市建設(shè)發(fā)展具有一定的憑據(jù)作用。但需注意的是，城市建設(shè)檔案既往管理工作開展期間，存在一些有待解決的問題，比如，檔案管理水平有待提升、檔案管理信息化滯后、檔案利用率較低和檔案管理人員素質(zhì)有待提升等。因此，需要加強(qiáng)對這些方面的研究，使城市建設(shè)檔案管理工作質(zhì)量水平能夠得到有效提高。總體而言，從城市建設(shè)檔案管理工作的優(yōu)化及質(zhì)量提升角度考慮，本文圍繞“城市建設(shè)檔案管理的困境與建議”進(jìn)行分析研究價值意義顯著。

一、城市建設(shè)檔案管理工作特點(diǎn)

1.多樣性特點(diǎn)

在城市建設(shè)檔案管理既往工作開展過程中，發(fā)現(xiàn)城市建設(shè)檔案的形式較多，比如傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案以及電子化的視頻、錄音、圖像和文檔，對城市建設(shè)檔案管理工作提出了比較嚴(yán)格的要求。由于城市建設(shè)檔案的形式多樣，想要做好檔案管理，則需要采用多樣化的管理手段，否則將影響城市建設(shè)檔案管理的工作效率。

2.復(fù)雜性特點(diǎn)

隨著城市發(fā)展，城市功能朝著多元化的方向不斷變化，使得城市建設(shè)和管理產(chǎn)生的文件材料越來越多。這些文件材料的內(nèi)容比較復(fù)雜，必須采用聲像、圖表、文字等不同的形式來記錄城市規(guī)劃、城市建設(shè)及城市管理等內(nèi)容。特別是城市地下管線設(shè)施、城市抗震抗災(zāi)、城市建設(shè)規(guī)劃和城市環(huán)境保護(hù)等，體現(xiàn)出城市建設(shè)檔案管理的復(fù)雜性。

3.動態(tài)性特點(diǎn)

為適應(yīng)我國社會發(fā)展，城市建設(shè)進(jìn)程不斷加快，許多新工藝、新設(shè)備、新技術(shù)得到廣泛應(yīng)用，這就使得城市建設(shè)檔案的內(nèi)容也發(fā)生了變化。隨著城市建設(shè)的不斷變化，需要及時進(jìn)行檔案采集，確保城市建設(shè)檔案的真實(shí)性及時效性，使其能夠充分反映出城市建設(shè)情況。

二、城市建設(shè)檔案管理的重要性

1.城建檔案是城市建設(shè)可持續(xù)發(fā)展的重要資源

城市的構(gòu)成包括橋梁、道路和建筑等，在城市不斷演變的時候，大部分的信息從最初的圖像到之后的文字記載，形成了各種形式的城建檔案。城建檔案包含了城市建設(shè)所有的信息，可以將城市建設(shè)情況完整真實(shí)地反映出來。根據(jù)《全國建設(shè)事業(yè)信息化規(guī)劃綱要》的規(guī)定，信息資源是社會及國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的戰(zhàn)略性資源，對城市建設(shè)可持續(xù)發(fā)展的影響較大。構(gòu)建城市建設(shè)檔案信息庫，能夠采用信息化的方式對城市建設(shè)檔案加強(qiáng)管理，使城市建設(shè)檔案資源共享目標(biāo)得到有效實(shí)現(xiàn)，進(jìn)一步促進(jìn)城市建設(shè)檔案資源利用效率的提升，并使城市建設(shè)能力得以有效增強(qiáng)。

2.城建檔案在城市規(guī)劃中具有重要作用

作為城市建設(shè)中的一個重要環(huán)節(jié)，城市規(guī)劃是將國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展規(guī)劃作為依據(jù)，結(jié)合本地的資源條件、自然環(huán)境、現(xiàn)狀特點(diǎn)以及歷史情況綜合部署，對土地資源合理利用，明確城市規(guī)劃的發(fā)展方向及規(guī)模，對城市空間布局及各項(xiàng)建設(shè)的具體安排及綜合部署進(jìn)行協(xié)調(diào)，使城市的社會及經(jīng)濟(jì)發(fā)展目標(biāo)得以順利實(shí)現(xiàn)。根據(jù)以往城市發(fā)展情況來看，有些城市的布局不合理，有些問題難以解決，有一個重要方面是因?yàn)槌鞘幸?guī)劃缺乏可靠的資料，無法發(fā)揮城建檔案的參考價值。為保證城市規(guī)劃的科學(xué)性，必須借鑒城建檔案中有關(guān)城市規(guī)劃的方法及相關(guān)理論，確保制定出的城市規(guī)劃方案符合社會未來發(fā)展的需要。

3.城建檔案在構(gòu)建和諧社會具有重要作用

構(gòu)建和諧社會是城市建設(shè)的一個重要目標(biāo)，而城市建設(shè)檔案在這一方面具有較高的指導(dǎo)作用。城建檔案包含了對社會服務(wù)建設(shè)的詳細(xì)記錄，體現(xiàn)了歷史文明，可以發(fā)揮歷史經(jīng)驗(yàn)借鑒和場景再現(xiàn)的功能，對城市建設(shè)起到一定的促進(jìn)作用。通過對城市建設(shè)檔案的有效利用，能夠有效利用過往的經(jīng)驗(yàn)，對以往城市建設(shè)中存在的問題有效處理，創(chuàng)建出更好的城市環(huán)境。其次，城市建設(shè)檔案的內(nèi)容是不斷變化的，隨著社會環(huán)境發(fā)生變化，城市建設(shè)檔案也將發(fā)生變化，其內(nèi)容是由文化歷史、地理環(huán)境、政治和社會經(jīng)濟(jì)等諸多因素共同作用而決定的。在構(gòu)建和諧社會進(jìn)程中，因外部環(huán)境的變化使得城市建設(shè)檔案發(fā)生變化，人民的價值選擇、復(fù)雜的利益關(guān)系及分配方式、經(jīng)濟(jì)成分多元化等都表現(xiàn)出了社會的進(jìn)步，使得城市建設(shè)檔案的業(yè)務(wù)活動、技術(shù)交流、檔案信息、內(nèi)容編研及發(fā)展獲得了更多的機(jī)遇。由此可見，城市建設(shè)檔案與構(gòu)建和諧社會有著相互影響和相互促進(jìn)的作用，需要深入研究如何發(fā)揮城市建設(shè)檔案資源的使用價值，為社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)及城市建設(shè)提供更加有力的支持。

三、城市建設(shè)檔案管理的困境

1.城市建設(shè)檔案管理水平不高

從現(xiàn)狀來看，在城市建設(shè)檔案管理工作開展期間，在管理規(guī)范性方面有待提升。目前，我國針對城市建設(shè)檔案管理制定了一系列的法律法規(guī)及相關(guān)政策，要求城市建設(shè)檔案管理部門遵循相關(guān)管理規(guī)范，達(dá)到提升檔案管理工作效率及質(zhì)量的目的。但是，一些城市建設(shè)檔案管理部門對制度建設(shè)存在忽視情況，未能根據(jù)工作情況對管理制度進(jìn)行完善，缺乏良好的制度意識和服務(wù)意識，不能有效執(zhí)行檔案管理制度，使得城市建設(shè)檔案管理停留在形式上。在這一情況下，經(jīng)常出現(xiàn)管理混亂的情況，難以對城市建設(shè)檔案有效維護(hù)。比如，有些單位在檔案移交方面存在問題，檔案的格式不符合要求，或是檔案并非原件，使得檔案資料不能反映出真實(shí)情況，嚴(yán)重影響城市建設(shè)檔案管理的工作效果。

2.城市建設(shè)檔案管理信息化程度不高

一個部門的管理水平直接反映出該部門的社會化、系統(tǒng)化和現(xiàn)代化程度，許多單位將信息化應(yīng)用在檔案管理工作當(dāng)中，有效提高了檔案管理工作的質(zhì)量水平。但是，從現(xiàn)狀來看，一些城市在建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)上較為滯后，難以把信息化管理方式方法應(yīng)用到城市建設(shè)檔案管理工作全過程當(dāng)中，許多工作依舊采用人工的方式，難以將信息化檔案的利用價值發(fā)揮出來，從而使城市建設(shè)檔案管理工作的效率及質(zhì)量難以得到有效提升。檔案管理者對信息技術(shù)的掌握程度不高，不能根據(jù)實(shí)際情況對信息化技術(shù)進(jìn)行有效運(yùn)用，影響城市建設(shè)檔案管理信息化的發(fā)展。由于在城市建設(shè)檔案管理中信息化應(yīng)用存在不足，很難提升城市建設(shè)檔案管理的水平。

3.城市建設(shè)檔案利用率不高

在城市建設(shè)檔案管理中，經(jīng)常出現(xiàn)檔案收集不全的情況，無法提升城市建設(shè)檔案的利用效率。檔案管理人員不能保證檔案信息的完整，出現(xiàn)圖紙信息不全和審批程序不全等問題，難以確保收集的城建檔案資料的完整性、真實(shí)性及時效性，從而導(dǎo)致城市建設(shè)檔案的使用效率難以得到有效提升。其次，檔案管理者不能保證檔案數(shù)據(jù)的精確性，在人員因素的影響下，時常出現(xiàn)信息錯誤的情況，加大了城市建設(shè)檔案利用的難度。最后，有些單位人員對城市建設(shè)檔案的認(rèn)知不足，未能認(rèn)識到城市建設(shè)檔案的利用價值，非必要的情況很少查閱檔案，使得檔案利用的卷次和人次等指標(biāo)不高，不能將城市建設(shè)檔案的價值發(fā)揮出來。工作人員的檔案利用意識薄弱，使得檔案利用的范圍狹窄，影響城市建設(shè)檔案的利用效率。

4.城市建設(shè)檔案管理人員素質(zhì)不高

在城市建設(shè)檔案管理工作開展期間，人才匱乏現(xiàn)象明顯存在，難以確保城市建設(shè)檔案管理人員素質(zhì)水平的提升，進(jìn)而影響城市建設(shè)檔案管理工作的效率及質(zhì)量。與此同時，一些檔案管理工作人員未能接受專業(yè)培訓(xùn)，缺乏足夠的知識儲備，以致在日常的檔案管理工作中容易出現(xiàn)失誤，進(jìn)而使城市建設(shè)檔案管理工作的質(zhì)量受到嚴(yán)重影響。此外，城市建設(shè)檔案管理人員招聘工作環(huán)節(jié)，難以保證人員聘用的公平性，將城市建設(shè)檔案管理看成是一件簡單輕松的工作，存在人員招聘不夠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)那闆r，難以將人力資源的優(yōu)勢發(fā)揮出來，進(jìn)一步使城市建設(shè)檔案管理工作的人才需求得不到有效滿足。

四、城市建設(shè)檔案管理的建議

1.構(gòu)建完善的城市建設(shè)檔案管理制度

要保證城市建設(shè)檔案管理工作能夠順利有序地開展，有必要加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，使檔案管理制度的指導(dǎo)以及約束雙重作用有效發(fā)揮出來，使城市建設(shè)檔案管理的規(guī)范性得到有效提升，減少人為因素造成的檔案管理問題。在城市建設(shè)檔案管理中，需要嚴(yán)格做好人員考核工作，制定合理的獎懲制度，以此調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，使其能夠保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，正確處理城市建設(shè)檔案管理工作存在的問題。一方面，需加強(qiáng)人員管理，另一方面需做好檔案存檔、檔案查閱和檔案收錄等各環(huán)節(jié)工作。此外，在城市建設(shè)檔案管理制度建設(shè)過程中，需考慮城市建設(shè)檔案的實(shí)際情況，要符合相關(guān)的法律法規(guī)，明確管理制度內(nèi)容。當(dāng)然，還有必要加大檔案管理制度的執(zhí)行力度，確保制度的執(zhí)行是公平公正的，從而提升城市建設(shè)檔案管理的科學(xué)性及合理性。

2.加強(qiáng)城市建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)

在城市建設(shè)檔案管理中，需要合理科學(xué)應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，將信息技術(shù)在城市建設(shè)檔案管理中的作用有效發(fā)揮出來，達(dá)到提高城市建設(shè)檔案管理工作效率的目的。將信息化應(yīng)用于城市建設(shè)檔案管理，需要加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)，這一過程可以聘請專業(yè)的技術(shù)研發(fā)單位進(jìn)行系統(tǒng)軟件的設(shè)計，保證技術(shù)研發(fā)單位的資質(zhì)水平達(dá)到要求。首先，需要開發(fā)城市建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到城市建設(shè)檔案管理中，強(qiáng)化各部門的溝通合作，一同參與檔案數(shù)據(jù)庫的開發(fā)，建立數(shù)據(jù)分析工具及資源開發(fā)工具。深入分析已有的檔案資料，將有用的資源整合起來，對檔案資料實(shí)行分類管理，落實(shí)檔案數(shù)據(jù)庫的研發(fā)成果，明確檔案數(shù)據(jù)庫的使用規(guī)范，使其能夠服務(wù)于城市建設(shè)檔案管理，提升城市建設(shè)檔案管理和服務(wù)水平。其次，需要加強(qiáng)資源建設(shè)，構(gòu)建信息平臺，將紙質(zhì)化的城建檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的檔案，并將其存儲到檔案管理系統(tǒng)中，方便對其查閱和利用。需要加強(qiáng)對檔案資源的利用，滿足群眾查閱檔案的需要。最后，應(yīng)增加硬件投入，不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施，以便及時收集城市建設(shè)檔案，縮短檔案整理周期，使檔案管理工作的效率得以提升。

3.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平

檔案管理人員作為城市建設(shè)檔案管理的主體，需擁有豐富的知識儲備、較強(qiáng)的檔案管理意識及服務(wù)意識，保持嚴(yán)謹(jǐn)和細(xì)致的態(tài)度實(shí)施檔案管理。首先，可以對檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，根據(jù)城市建設(shè)檔案管理工作的要求，制定合理科學(xué)的培訓(xùn)內(nèi)容，并選擇適宜的培訓(xùn)方法，使檔案管理人員能夠通過培訓(xùn)掌握檔案管理理論知識、實(shí)踐技能等。與此同時，需做好檔案管理工作人員的思想教育工作，使其能夠認(rèn)識到城市建設(shè)檔案管理工作的重要性，積極主動做好相關(guān)工作。城市建設(shè)檔案管理部門需把握好城市建設(shè)檔案管理的人才需求，積極開展人員招聘活動，保證新入職的人員具備檔案管理方面的能力，使其能夠勝任檔案管理崗位工作，以此促進(jìn)城市建設(shè)檔案管理工作質(zhì)量水平的全面提升。此外，城市建設(shè)檔案管理部門需構(gòu)建高效的溝通平臺，利用信息平臺促進(jìn)檔案管理人員之間的相互溝通，鼓勵管理人員分享經(jīng)驗(yàn)，不斷優(yōu)化城市建設(shè)檔案管理的工作內(nèi)容及工作方法，提升城市建設(shè)檔案管理的實(shí)效性。

4.建設(shè)單位應(yīng)轉(zhuǎn)變工作思路

建設(shè)單位需要對各項(xiàng)工作產(chǎn)生的檔案資料實(shí)施全面收集及整理，進(jìn)一步對檔案資料實(shí)施規(guī)范歸檔處理。值得注意的是，以《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》中的相關(guān)規(guī)定為依據(jù)，發(fā)現(xiàn)工程項(xiàng)目的性質(zhì)受到一定限制，導(dǎo)致檔案部門在進(jìn)行項(xiàng)目檔案管理時存在死角，因此，需要發(fā)揮檔案部門的監(jiān)督作用，讓建設(shè)單位完成自身的檔案工作，強(qiáng)化項(xiàng)目檔案管理?！督ㄔO(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》在建設(shè)單位檔案管理方面的參考價值不高，比較適合城市建設(shè)檔案館的日常工作，而《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》突出了項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性及完整性，強(qiáng)調(diào)建設(shè)單位在項(xiàng)目檔案管理方面的主導(dǎo)性，可以指導(dǎo)建設(shè)單位做好檔案工作，發(fā)揮項(xiàng)目檔案管理的積極作用。建設(shè)單位必須轉(zhuǎn)變自身的工作思路，理解行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及國家標(biāo)準(zhǔn)的立足點(diǎn)，強(qiáng)化檔案管理，為城市建設(shè)檔案管理的開展提供助力。

五、結(jié)語

綜上所述，為提升城市建設(shè)檔案管理工作的質(zhì)量水平，城市建設(shè)檔案管理部門及工作人員需充分重視城市建設(shè)檔案管理工作的開展，通過分析城市建設(shè)檔案管理存在的問題，采取合理有效的策略對其優(yōu)化改進(jìn)。具體來講，在城市建設(shè)檔案管理中，應(yīng)完善城市建設(shè)檔案管理制度，做好城市建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)工作，并提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平，及時轉(zhuǎn)變檔案管理工作思路，革新方式方法等，以此全面提高城市建設(shè)檔案管理工作的質(zhì)量水平，使其能夠更好地服務(wù)于城市建設(shè)及社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]梁婉婉.城市建設(shè)檔案管理困境及突圍方式分析[J].信息周刊，2019（27）：0452.

[2]李 睿.城市建設(shè)檔案管理的困境與建議[J].科學(xué)與財富，2020（23）：30.

[3]周興明.城市建設(shè)檔案管理的困難與建議[J].青春歲月，2018（7）：228-229.

[4]李秋云.檔案信息化建設(shè)與管理探討[J].蘭臺內(nèi)外，2021（6）：42-43.

[5]雷春蓉，王尹芹.武漢城市圈檔案信息資源共享的困境與對策[J].蘭臺世界，2021（4）：51-53.

[6]張媛媛，付新航.城市軌道交通企業(yè)檔案信息化建設(shè)的體系框架研究[J].北京檔案，2021（12）：34-36.

[7]關(guān)紫庭.檔案管理信息化的現(xiàn)狀、困境及出路[J].科學(xué)與財富，2018（13）：20.

[8]高冬冬，陳世陽.現(xiàn)階段城建檔案管理存在的問題及對策[J].區(qū)域治理，2018（10）：85.

[9]金先鈞，鄭莉莉.談?wù)劤鞘薪ㄔO(shè)檔案管理[J].百科論壇電子雜志，2019（6）：337.

[10]吳 波.城市建設(shè)檔案管理現(xiàn)狀及改善措施研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2022（14）：52-53，70.

基金項(xiàng)目：光催化技術(shù)用于紙質(zhì)檔案保護(hù)研究，項(xiàng)目編號（2020-33）。

作者簡介：秦立平（1969—），女，漢族，山東無棣人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。