信息技術(shù)在疾控中心檔案管理中的應(yīng)用

摘 要：檔案管理工作是疾控中心管理工作的核心內(nèi)容之一。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，其在各行各業(yè)中被廣泛應(yīng)用。疾控中心也建立了電子檔案系統(tǒng)，并按照檔案屬性和功能進(jìn)行類別劃分，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化存儲(chǔ)與共享。在新時(shí)代，信息技術(shù)的應(yīng)用為疾控中心檔案管理工作提供很多便利，但在縮小存儲(chǔ)空間和提升管理規(guī)范性的同時(shí)，也存在一些弊端，需要加以完善。因此，立足于當(dāng)前疾控中心檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢以及管理中存在的問題展開分析，匯總大數(shù)據(jù)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，探究解決問題的策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；疾控中心；檔案管理

檔案對于疾控中心來說是十分重要的輔助性資源，可作為多項(xiàng)醫(yī)療事業(yè)的依據(jù)。因此，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及系統(tǒng)化的檔案管理技術(shù)與制度的落實(shí)很關(guān)鍵。在信息時(shí)代背景下，檔案管理逐漸趨于技術(shù)化和數(shù)據(jù)化，能夠更好地滿足實(shí)際需求，提升管理質(zhì)量和效率，但也存在一定問題，需要更新傳統(tǒng)管理手段，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并不斷加以優(yōu)化。

一、疾控中心檔案管理引入信息技術(shù)的作用

1.快速查詢資料，提升效率

信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用愈發(fā)成熟，能滿足基本的查詢、檢索以及檔案分類等功能，從最初的紙質(zhì)檔案開始面向電子數(shù)據(jù)檔案過渡，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的管理模式。疾控中心檔案的內(nèi)容除了基本的人事、設(shè)備設(shè)施以及監(jiān)測等類型外，還包括大量的預(yù)防、評價(jià)及病例監(jiān)測等，對我國醫(yī)療甚至社會(huì)均帶來嚴(yán)重影響。檔案管理信息化建設(shè)能夠進(jìn)一步提升疾控中心檔案收集效率，實(shí)現(xiàn)快速查詢，及時(shí)調(diào)整資源，提供便利，并確保檔案信息的安全。

2.完善檔案管理，保證安全

紙質(zhì)檔案管理存在存儲(chǔ)空間不足且容易破損的問題，加之部分檔案是圖像、錄音以及錄影等形式，不利于規(guī)范化存儲(chǔ)。在轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案后，相關(guān)資料能夠借助專用設(shè)備進(jìn)行自動(dòng)識別與存儲(chǔ)，從而提升信息管理的科學(xué)性，管理人員只需根據(jù)需求進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)收集即可，并能維護(hù)檔案的安全。

3.縮小存儲(chǔ)空間實(shí)現(xiàn)共享

數(shù)據(jù)傳輸是檔案管理系統(tǒng)中一項(xiàng)重要的功能，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)共享。疾控中心從工作屬性上來看主要從事流行病分析統(tǒng)計(jì)，這就需要匯總大量的數(shù)據(jù)資料，傳統(tǒng)人工分析和信息傳遞十分困難，需要經(jīng)過多道工序流程，而在信息化背景下能夠直接應(yīng)用區(qū)域數(shù)據(jù)庫資源，在提升檢索效果的同時(shí)實(shí)現(xiàn)資源共享，可直接由軟件系統(tǒng)得出詳細(xì)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，能夠快速分析病情及蔓延范圍，從而制定發(fā)展戰(zhàn)略，即便是不同部門的人員也能利用計(jì)算機(jī)獲取資源。在落實(shí)管理時(shí)僅僅需要一臺計(jì)算機(jī)便能完成對檔案信息的收集，極大程度上縮小存儲(chǔ)空間，讓檔案管理工作更加方便。

二、基于信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的問題

1.制度不完善

大部分疾控中心的規(guī)章制度仍處于架構(gòu)階段，具體內(nèi)容并不完善，導(dǎo)致檔案管理人員在執(zhí)行工作過程中缺乏詳細(xì)的操作標(biāo)準(zhǔn)，造成管理情況不佳的問題，無法實(shí)現(xiàn)及時(shí)整理與收集，不利于歸檔工作。此外，疾控中心檔案管理并未明確針對性的法律法規(guī)，只是在沿用較為普遍的《檔案法》，在執(zhí)行實(shí)際工作時(shí)僅僅制定了普適性條例，并未結(jié)合單位的情況完善規(guī)定，一些制度浮于表面，管理人員存在法律意識薄弱，缺乏詳細(xì)指導(dǎo)的情況。同時(shí)，由于制度健全性問題，對崗位也疏于管理，未能實(shí)現(xiàn)定崗定責(zé)，造成工作滯后。部分疾控中心檔案管理過于強(qiáng)調(diào)和相信信息技術(shù)，對一些紙質(zhì)文檔的保護(hù)不佳，加之保密制度不完善，導(dǎo)致管理理念和管理過程存在一定問題。例如，一些重要的紙質(zhì)資料任意堆放，經(jīng)常出現(xiàn)遺失檔案的情況，需要重新查找補(bǔ)充，不利于疾控中心相關(guān)工作的落實(shí)。除了保密制度外，借閱制度也有不足，如檔案隨意借閱，相關(guān)手續(xù)不健全或存在借閱門檻過高，需要耗費(fèi)大量時(shí)間，手續(xù)辦理難的問題，給檔案管理工作帶來阻礙。目前，我國針對疾控檔案分類并未建立統(tǒng)一和規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，加之各省份檔案分類情況不一致，經(jīng)常存在歸檔缺失問題，加之管理觀念問題，分類標(biāo)準(zhǔn)豐富性和創(chuàng)新性不足。

2.技術(shù)與管理不適配

盡管現(xiàn)階段信息技術(shù)已經(jīng)在檔案管理中得到推廣，但就疾控中心的檔案管理工作來看，大數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)所發(fā)揮的作用仍具有一定的上升空間。在實(shí)際管理過程中，存在管理與技術(shù)接軌不融洽的問題。首先，疾控中心檔案管理技術(shù)普遍集中在單線部分，只是滿足了基本的單機(jī)操作需求，但并未深度考慮數(shù)據(jù)互動(dòng)和在線傳遞，應(yīng)用廣度尚佳，但應(yīng)用深度存在滯后性。其次，疾控中心檔案管理信息技術(shù)的應(yīng)用并未全面落實(shí)數(shù)據(jù)傳遞與共享功能，現(xiàn)有的數(shù)據(jù)傳遞及共享僅限于部門內(nèi)部，而非關(guān)聯(lián)各個(gè)服務(wù)對象，大部分信息技術(shù)應(yīng)用都體現(xiàn)在日常信息發(fā)布與基礎(chǔ)性檔案管理，并未發(fā)揮關(guān)聯(lián)部門成為服務(wù)對象紐帶的作用，直接影響管理質(zhì)量。最后，信息技術(shù)在檔案管理中的開發(fā)與應(yīng)用是未來必將實(shí)現(xiàn)的內(nèi)容，但現(xiàn)階段存在管理人員與技術(shù)需求不符的問題，不能充分掌握技術(shù)，相關(guān)培訓(xùn)考核較少，影響管理效率。

3.檔案層次分類標(biāo)準(zhǔn)問題

疾控中心大部分電子文書檔案應(yīng)用一級劃分模式，盡管宏觀上滿足了需求，但細(xì)致性不足，弊端十分明顯。大部分疾控中心的一級劃分以病種和職業(yè)為主，在原有體系層次上進(jìn)行拓展延伸，但從整體來看，仍存在劃分不細(xì)致的問題，需要投入更多精力進(jìn)行檔案分類，使檔案管理更加系統(tǒng)。此外，還存在分類交叉問題，在疾控中心文書檔案管理信息化建設(shè)過程中經(jīng)常出現(xiàn)重復(fù)性。例如，在疾病專業(yè)范圍內(nèi)的規(guī)范性文件和計(jì)劃書等，均被劃分為專業(yè)檔案類，相同分類則又被列入行政管理類和疾病類；科研計(jì)劃與專業(yè)論文被列入科研檔案類，但從另一角度來看也應(yīng)當(dāng)放置在個(gè)人業(yè)務(wù)檔案類；一些受到表彰的技術(shù)人員，其檔案信息應(yīng)當(dāng)放在專業(yè)技術(shù)或業(yè)務(wù)類檔案中，但實(shí)際上被放置在了文書檔案中。綜合來看，在信息技術(shù)背景下，仍存在檔案交叉重復(fù)的問題，需要加以改進(jìn)。

三、信息技術(shù)的具體應(yīng)用

1.大數(shù)據(jù)技術(shù)

在新時(shí)期，大數(shù)據(jù)的作用十分明顯，在疾控中心檔案管理工作中，維護(hù)與應(yīng)用數(shù)據(jù)資源成為共識，能夠有效掌握大數(shù)據(jù)資源，提升其存儲(chǔ)價(jià)值。針對疾控中心檔案管理來說，大數(shù)據(jù)的介入能夠更好地把握管理尺度，提升信息的應(yīng)用價(jià)值。該技術(shù)在管理過程中的作用主要包括數(shù)據(jù)收集存儲(chǔ)、信息處理、數(shù)據(jù)分析、挖掘和預(yù)測以及模型建立等，在不同的管理需求下，能夠提取重要元素，從而制定符合服務(wù)對象要求的策略，最大限度糾正管理行為，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)挖掘。

2.網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是疾控中心檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的關(guān)鍵技術(shù)，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備實(shí)現(xiàn)對文書檔案的管理，有多種功能的硬件構(gòu)成具體的信息存儲(chǔ)與傳輸體系，能夠?qū)崿F(xiàn)部門相互通信，加強(qiáng)聯(lián)系性。比較常見的硬件設(shè)施為服務(wù)器、路由器、二三層交換機(jī)以及防火墻等，并根據(jù)需求建立安全措施，避免數(shù)據(jù)傳輸過程中被篡改。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下構(gòu)建起嚴(yán)密的防護(hù)措施，在局域網(wǎng)下完成工作。在應(yīng)用過程中IP地址屬于內(nèi)網(wǎng)，只需管理好路由設(shè)備并應(yīng)用專用防火墻，便能保護(hù)交換機(jī)和主機(jī)安全。但部分主機(jī)直接訪問網(wǎng)頁時(shí)會(huì)造成病毒感染，通過一些介質(zhì)進(jìn)入主機(jī)造成局域環(huán)境安全性減弱，因此，在落實(shí)文書檔案管理信息化建設(shè)時(shí)需要定期檢查路由器，確保工作環(huán)境安全可靠。此外，在疾控中心檔案管理網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用中，底層主機(jī)依靠核心交換機(jī)光纖接口與外網(wǎng)通信，在內(nèi)網(wǎng)通信中限制應(yīng)用，包括打印機(jī)、集線器、服務(wù)器、掃描儀以及繪圖儀等。在內(nèi)網(wǎng)環(huán)境下，服務(wù)器系統(tǒng)與客戶端對檔案管理工作的落實(shí)十分關(guān)鍵，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用制定詳細(xì)的安全策略，有效提升系統(tǒng)安全。核心交換機(jī)與核心路由器是銜接內(nèi)網(wǎng)的主要設(shè)備設(shè)施，需要保證其功能和安全等級，滿足維護(hù)檔案管理安全性的需求。

四、基于信息技術(shù)改善檔案管理問題策略

1.完善管理制度

在疾控中心檔案管理中落實(shí)信息技術(shù)的基本前提在于完善的法律制度。

首先，需要從管理意識角度進(jìn)行思考，部分人員思想相對片面，認(rèn)為信息化技術(shù)的引入會(huì)讓檔案管理工作更加安全，保密意識減弱。針對這一問題，需要加強(qiáng)對檔案管理人員思想的管理，以制度的形式約束，使其時(shí)刻保持高度的保密意識和責(zé)任意識，并體現(xiàn)在日常工作中，避免出現(xiàn)信息泄露、文檔隨意堆放以及用主機(jī)進(jìn)入其他網(wǎng)址等情況。

其次，為確保管理工作的安全性，需要完善檔案收集、移交以及資料查詢下載等方面的制度，既要降低煩瑣流程又要保證可行性，避免影響相關(guān)工作的進(jìn)度。疾控中心檔案管理工作對于其內(nèi)部穩(wěn)定發(fā)展具有重要價(jià)值，在信息化過程中務(wù)必制定詳細(xì)制度控制管理質(zhì)量。可建立追責(zé)制度，做到崗位與個(gè)人相銜接，無論是檔案基礎(chǔ)性管理還是查閱調(diào)閱，一旦出現(xiàn)資料丟失、審閱不規(guī)范或流程有誤等問題，能夠及時(shí)追責(zé)，在這種環(huán)境下能夠進(jìn)一步提升管理質(zhì)量，遵循檔案管理信息化的基本規(guī)范。

最后，在落實(shí)疾控中心檔案管理的過程中需要嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)有制度，并在此基礎(chǔ)上配合疾控中心需求進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。在管理時(shí)需要利用信息技術(shù)做好排序與分類，尤其針對現(xiàn)有的紙質(zhì)文檔，更需要做好裝訂工作。在人員調(diào)動(dòng)方面需要做好目錄制定，并保證檔案管理工作具有一定延展性和創(chuàng)新性，尤其在內(nèi)容范圍劃分領(lǐng)域，務(wù)必展現(xiàn)疾控中心的醫(yī)療水平和發(fā)展歷程，優(yōu)化管理制度，確保工作落實(shí)順暢。

2.加大新設(shè)備投資，提升信息化水平

第一，技術(shù)方面。需要進(jìn)一步加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施資金投入，對軟件和硬件系統(tǒng)進(jìn)行更新優(yōu)化，提升其使用的安全性，做好防火墻工作。技術(shù)應(yīng)用中需要提升軟件系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理能力和信息共享能力，可與軟件開發(fā)工作室合作，找專業(yè)人員幫助系統(tǒng)升級維護(hù)，做到一部門一IP，公開可共享的資源，簡化手續(xù)流程。針對一些不適合公開的資源需要進(jìn)一步維護(hù)其傳播安全，可引入數(shù)字簽名技術(shù)，并將原有數(shù)據(jù)信息綜合匯總，實(shí)現(xiàn)平臺銜接。對目前疾控中心的數(shù)據(jù)信息綜合分析與統(tǒng)籌規(guī)劃，建立規(guī)范性信息化平臺與外部交流，推動(dòng)資源共享模式的建立，改變當(dāng)前部門數(shù)據(jù)共享不到位和溝通不成熟的問題?？汕度氇?dú)立的交流程序，并將資料分類傳輸，對一些具有檔案需求的對象提供直接的線上服務(wù)。

第二，管理方面。在技術(shù)優(yōu)化的基礎(chǔ)上需要進(jìn)一步加強(qiáng)自動(dòng)化管理，如將檔案管理信息化流程匯總成詳細(xì)體系并宣傳到各個(gè)部門，使其能夠進(jìn)一步了解檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用內(nèi)容及方向，降低操作過程中的失誤。同時(shí)，需要加強(qiáng)對檔案管理人員的晉升與考核，實(shí)現(xiàn)對信息化管理模式的自主學(xué)習(xí)，了解信息化自動(dòng)授權(quán)、數(shù)據(jù)分析以及數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等多樣化功能，實(shí)現(xiàn)高效管理。盡管信息技術(shù)為檔案管理工作提供很多便利，但還需加強(qiáng)對實(shí)物檔案的管理，包括紙質(zhì)書架、紙質(zhì)檔案以及倉庫等，避免酸性環(huán)境和光化學(xué)反應(yīng)，做好檔案室的清潔與濕度控制，降低檔案變質(zhì)及火災(zāi)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率。

3.應(yīng)用信息技術(shù)做好層次規(guī)劃

針對檔案信息數(shù)據(jù)收集與整理交叉性問題，需要在原有劃分等級上進(jìn)行二次劃分和三次劃分等，做好層級擴(kuò)充和延伸，滿足更多群體的需求，解決檔案管理中分類混亂的問題。例如，將寄生蟲疾病分類為地方疾病，再將其分為傳染性和非傳染性等，做好層級劃分。對于交叉重復(fù)問題，需要對軟件系統(tǒng)更新，根據(jù)劃分情況制定指南手冊，詳細(xì)規(guī)劃各分支分類，并在關(guān)聯(lián)部分做好連接，使查詢?nèi)藛T能夠及時(shí)查到信息對應(yīng)的位置。在查詢過程中可借助統(tǒng)計(jì)學(xué)軟件和辦公軟件等實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫快速檢索與數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，完成對大量數(shù)據(jù)的分析。

五、其他策略

1.制定新型人才引入與培養(yǎng)計(jì)劃

為提升疾控中心檔案管理信息化建設(shè)，還需培養(yǎng)一支高素質(zhì)和專業(yè)性強(qiáng)的團(tuán)隊(duì)，該隊(duì)伍需要充分了解當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容的優(yōu)勢和漏洞，并明確未來的發(fā)展方向，滿足信息化建設(shè)需求。除了操作管理類的人才外，還應(yīng)致力于培養(yǎng)專業(yè)的技術(shù)人員，實(shí)現(xiàn)檔案編研與挖掘，突破以往局限性，在原有基礎(chǔ)上進(jìn)一步豐富疾控中心檔案管理的內(nèi)容和工作形式，包括數(shù)據(jù)文件、影像資料以及實(shí)物等多種內(nèi)容。此外，還可以通過走訪退休干部、讀文件以及研究老數(shù)據(jù)的方式提取信息，豐富檔案管理工作。疾控中心單位需要加強(qiáng)對在崗人員的培訓(xùn)，采用多樣化的培訓(xùn)方式，如引導(dǎo)自學(xué)、專業(yè)化教育指導(dǎo)以及現(xiàn)場指導(dǎo)等，實(shí)現(xiàn)全覆蓋針對性訓(xùn)練。還可以將崗位薪資與學(xué)歷和證明等相掛鉤，鼓勵(lì)管理人員自覺學(xué)習(xí)新知識，考取相關(guān)證書等。此外，還應(yīng)積極引進(jìn)專業(yè)人才，根據(jù)崗位需求設(shè)置準(zhǔn)入門檻，給予政策傾斜，推動(dòng)疾控中心檔案管理信息化建設(shè)。

2.樹立科學(xué)觀念，提升檔案工作參與度

在信息技術(shù)不斷更新的背景下，疾控中心檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，樹立正確的管理觀念。目前來看，部分檔案管理人員的思想存在一定滯后性，一部分過于依賴信息技術(shù)，另一部分人對信息技術(shù)的應(yīng)用并不全面，這兩種思想均無法實(shí)現(xiàn)全面落實(shí)信息技術(shù)管理的目標(biāo)。因此，需要進(jìn)一步明確疾控中心檔案管理的職責(zé)、思想與目標(biāo)。在實(shí)際工作中，疾控中心單位需要建立嚴(yán)格的執(zhí)行制度，并將工作效果與獎(jiǎng)罰制度相結(jié)合，從而調(diào)動(dòng)人員積極性，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。此外，還需根據(jù)實(shí)際情況建立管理系統(tǒng)，如局域網(wǎng)絡(luò)平臺、人員管理平臺等，既能保證部門關(guān)聯(lián)度，又能實(shí)現(xiàn)資源共享，便于數(shù)據(jù)更新。為提升疾控中心相關(guān)工作與檔案管理工作之間的關(guān)聯(lián)性，可以從職業(yè)觀和價(jià)值觀的角度，在平臺宣傳檔案管理工作對于疾控中心各部門的重要性，增強(qiáng)認(rèn)知，從而以更加嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的態(tài)度面對工作，自覺遵守檔案傳輸規(guī)范，降低管理人員審核難度，確保其能夠及時(shí)收錄信息并審核，為后續(xù)工作提供便利。

六、結(jié)束語

綜合來看，疾控中心檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用仍有待提升，需要從技術(shù)、管理制度以及人員等多個(gè)角度進(jìn)行優(yōu)化。在技術(shù)方面對軟件和硬件系統(tǒng)進(jìn)行升級換代，并建立數(shù)據(jù)共享平臺展現(xiàn)信息技術(shù)的共享性優(yōu)勢。從管理制度方面需要制定更加精細(xì)化的管理模式，從人員角度來看需要重塑管理人員思想，加強(qiáng)對管理工作的重視，主動(dòng)學(xué)習(xí)新技術(shù)，為信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

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作者簡介：關(guān)瑩瑩（1991—），女，漢族，河南上蔡人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。