醫(yī)院科研檔案管理現(xiàn)狀及改革分析

鄭富豪

摘 要：科研檔案是完整、準(zhǔn)確記錄科研工作的重要資源，在醫(yī)院檔案管理體系中占據(jù)著十分重要的位置。新形勢(shì)下，進(jìn)一步完善科研檔案管理體系，推動(dòng)科研檔案管理工作朝著信息化、規(guī)范化、科學(xué)化、全面化的方向發(fā)展，事關(guān)醫(yī)院后期科研工作。本文旨在解決現(xiàn)階段科研檔案管理工作中存在的制度問(wèn)題、人才隊(duì)伍建設(shè)問(wèn)題、編研問(wèn)題以及數(shù)字化建設(shè)問(wèn)題，并應(yīng)用文獻(xiàn)分析法進(jìn)行研究，經(jīng)過(guò)研究可以發(fā)現(xiàn)，未來(lái)時(shí)期，醫(yī)院需要進(jìn)一步完善科研檔案管理機(jī)制，強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)，重視科研檔案編研，加快數(shù)字化建設(shè)。希望通過(guò)此研究，能夠?yàn)閺V大檔案工作者提供工作思路，推動(dòng)醫(yī)院科研檔案管理改革，進(jìn)一步為醫(yī)院科研活動(dòng)提供更有力支撐。

關(guān)鍵詞：科研檔案；改革；醫(yī)院；管理；現(xiàn)實(shí)意義

基金項(xiàng)目：1.2022年福建省科技廳對(duì)外合作項(xiàng)目基金資助（基金編號(hào)：2022I0027）

2.2022年福建省財(cái)政廳課題資助（閩財(cái)指〔2022〕840號(hào)）

隨著現(xiàn)代醫(yī)療科技和時(shí)代的發(fā)展，信息資源的參考價(jià)值、憑證價(jià)值日漸凸顯?？蒲袡n案作為醫(yī)院科研工作的核心組成部分，需要采用規(guī)范化的方式進(jìn)行管理。從理論層面探討醫(yī)院科研檔案管理改革工作十分必要。

1 醫(yī)院科研檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義

1.1 有利于促進(jìn)醫(yī)院科研工作，節(jié)約醫(yī)院科研成本

科技強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略背景下，加快科技創(chuàng)新是推動(dòng)高質(zhì)量發(fā)展的需要。醫(yī)院科研工作事關(guān)健康領(lǐng)域的科研事業(yè)，廣大科研工作者只有肩負(fù)起歷史責(zé)任，不斷向科學(xué)技術(shù)廣度和深度進(jìn)軍，才能滿足我國(guó)未來(lái)的醫(yī)療需求[1]。對(duì)科研檔案進(jìn)行全流程、高效化管理，可以為醫(yī)療科研人員展開(kāi)科研工作提供大量有價(jià)值的文獻(xiàn)資源和檔案信息資源支撐。一方面，科研檔案是對(duì)醫(yī)療科研活動(dòng)的重要總結(jié)，是科研活動(dòng)經(jīng)驗(yàn)的重要體現(xiàn)。從實(shí)踐來(lái)看，重視科研檔案管理，能夠極大程度上提升檔案信息資源的利用率，對(duì)醫(yī)院科研事業(yè)具有積極的促進(jìn)作用。另一方面，對(duì)醫(yī)院科研檔案進(jìn)行集中系統(tǒng)管理，做好檔案編研等相關(guān)工作，能夠進(jìn)一步挖掘有價(jià)值的科研資料，減少不必要的研究流程，進(jìn)而全面節(jié)約醫(yī)院科研成本。

1.2 有利于推動(dòng)醫(yī)院科研檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展

過(guò)去一段時(shí)間內(nèi)，部分醫(yī)院對(duì)科研檔案的重視程度不高，科研檔案管理工作中存在資料不齊全、資料丟失等問(wèn)題，影響了后期的檔案利用工作。作為科技創(chuàng)新、科技研究活動(dòng)過(guò)程的真實(shí)記錄，科研檔案是國(guó)家寶貴的科研信息資源和知識(shí)資產(chǎn)。只有充分重視科研檔案管理，解決科研檔案管理工作中常見(jiàn)的問(wèn)題，才能更好地減輕檔案工作者的工作強(qiáng)度，提升工作質(zhì)量[2]。除此之外，醫(yī)院科研檔案管理工作模式也需要進(jìn)一步革新，才能幫助醫(yī)院轉(zhuǎn)型發(fā)展。

2 醫(yī)院科研檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 管理模式的多元性

現(xiàn)階段，我國(guó)各個(gè)地區(qū)醫(yī)院對(duì)科研檔案管理的模式存在一定差異，呈現(xiàn)出多元化的特點(diǎn)。一是部門立卷式。即醫(yī)院科研部門對(duì)科研資料進(jìn)行收集、整理和組卷后，再移交至檔案管理部門審核、保管和利用。二是專人專管式，即科研檔案從收集、整理、保管、利用的全流程管理均由指定的專人負(fù)責(zé)，旨在保障科研機(jī)密，落實(shí)管理責(zé)任和保密責(zé)任，減少管理漏洞[3]。三是外包服務(wù)式。通過(guò)公開(kāi)招投標(biāo)的方式將科研檔案的管理工作交由第三方。

2.2 管理方式的系統(tǒng)性

現(xiàn)階段，大多數(shù)醫(yī)院主要采取“雙套式”的管理模式，即紙質(zhì)實(shí)體檔案保管與電子目錄數(shù)據(jù)相結(jié)合的管理模式。該種模式能夠延長(zhǎng)檔案保管期限，并便于檔案檢索和檔案查閱，節(jié)約管理成本[4]。除此之外，管理方式的系統(tǒng)性還體現(xiàn)在許多醫(yī)院注重科研工作的連續(xù)性，通常對(duì)科研項(xiàng)目立項(xiàng)后進(jìn)行檔案專管，確保檔案成套化管理。

2.3 管理內(nèi)容的復(fù)雜性

醫(yī)院科研檔案涉及面大、內(nèi)容眾多，且不同醫(yī)療科研項(xiàng)目存在差異。這就決定了醫(yī)院檔案工作者需要面對(duì)復(fù)雜的管理內(nèi)容。實(shí)踐中，部分專業(yè)性較強(qiáng)的科研檔案資料在立卷歸檔和審核過(guò)程中需要科研工作者參與其中，進(jìn)而確保檔案資料的完整性、連續(xù)性。除此之外，近年來(lái)各個(gè)醫(yī)院愈發(fā)重視科研工作，使得科研檔案的數(shù)量不斷增加，進(jìn)一步導(dǎo)致檔案工作者的工作強(qiáng)度和工作壓力增加。[5]

3 醫(yī)院科研檔案管理中常見(jiàn)的問(wèn)題

3.1 尚未建立科學(xué)完善的科研檔案管理制度體系

科研檔案收集歸檔工作涉及的事務(wù)多、部門多，流程煩瑣。過(guò)去一段時(shí)間內(nèi)，大多數(shù)醫(yī)院已建成相應(yīng)的科研檔案管理制度。然而，還有一些醫(yī)院存在科研檔案管理制度未實(shí)時(shí)跟進(jìn)的問(wèn)題。一是文件材料歸檔范圍和保管期限未根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)范圍及時(shí)擴(kuò)充和確定，導(dǎo)致歸檔文件材料不齊全、不完整，出現(xiàn)應(yīng)歸未歸、漏歸少歸現(xiàn)象。二是個(gè)別管理機(jī)制過(guò)于寬泛、籠統(tǒng)，存在主觀猜測(cè)、理解偏差和推脫責(zé)任的風(fēng)險(xiǎn)，不能應(yīng)用到具體管理環(huán)節(jié)，無(wú)法滿足精細(xì)化、精準(zhǔn)化的客觀要求，實(shí)際操作性低。三是收集整理缺乏系統(tǒng)性和規(guī)范性，導(dǎo)致歸檔格式不規(guī)范、項(xiàng)目缺失、內(nèi)容混亂等問(wèn)題發(fā)生。四是檔案移交機(jī)制未建立，導(dǎo)致文件去處成謎，不僅嚴(yán)重影響了科研檔案資料的完整性，也給后續(xù)科研工作造成阻礙。五是科研檔案格式不規(guī)范，不同檔案工作者立卷歸檔的格式不統(tǒng)一。六是尚未結(jié)合檔案數(shù)字化建設(shè)的基本要求來(lái)出臺(tái)相關(guān)的規(guī)章制度，難以為科研檔案數(shù)字化建設(shè)助力。

3.2 檔案工作者綜合素質(zhì)有待提高

一是對(duì)科研工作職能認(rèn)識(shí)不清，沒(méi)有結(jié)合科研工作本身的特點(diǎn)對(duì)科研檔案進(jìn)行管理，導(dǎo)致科研檔案的收集整理工作不及時(shí)、不完整。二是醫(yī)院培訓(xùn)機(jī)制有待完善，部分醫(yī)院存在“重理論培訓(xùn)，輕實(shí)踐應(yīng)用”的問(wèn)題。三是培訓(xùn)內(nèi)容單一。部分醫(yī)院忽視從數(shù)字化信息技術(shù)應(yīng)用的角度對(duì)科研檔案進(jìn)行管理。

3.3 檔案編研成果類型欠多樣化

實(shí)踐中，部分醫(yī)院存在“重檔案管理，輕檔案開(kāi)發(fā)利用”的現(xiàn)象，難以產(chǎn)出檔案編研成果精品。一是檔案編研工作的內(nèi)容長(zhǎng)期不變，存在主題陳舊、內(nèi)容單一等問(wèn)題。二是部分檔案編研人員缺乏共享意識(shí)，在開(kāi)展編研工作過(guò)程中，只是立足于現(xiàn)有館藏資料，單純強(qiáng)調(diào)新資料的報(bào)送，難以豐富檔案編研工作的選材、選題。

3.4 科研檔案數(shù)字化建設(shè)滯后

部分醫(yī)院科研檔案的載體仍然為傳統(tǒng)紙張，不僅占用大量的檔案室空間，而且查閱、檢索的效率不足。之所以出現(xiàn)這種現(xiàn)象，主要是檔案數(shù)字化建設(shè)滯后。一是檔案集中掃描工作滯后，沒(méi)有及時(shí)對(duì)紙質(zhì)類檔案進(jìn)行掃描處理。二是檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后，尚未應(yīng)用科研檔案管理系統(tǒng)，無(wú)法對(duì)線上終端的電子文件進(jìn)行科學(xué)化管理。

4 醫(yī)院科研檔案管理的改革路徑

4.1 健全科研檔案管理制度體系，注重科研檔案規(guī)范化管理

4.1.1要注重科研檔案的收集與整理。醫(yī)院要結(jié)合本醫(yī)院的實(shí)際情況，出臺(tái)《科研檔案工作規(guī)范》等制度，明確科研檔案的建立、保管、使用和銷毀原則，統(tǒng)一檔案建立格式，按整理好的檔案種類要求完善相關(guān)檔案內(nèi)容，確定檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)，保證及時(shí)更新檔案信息。從醫(yī)院科研檔案工作實(shí)踐來(lái)看，可以從制度層面完善加以完善。例如從制度層面細(xì)化科研檔案材料的建檔工作，以科研項(xiàng)目、科研類型為單位對(duì)檔案予以立卷，避免檔案管理無(wú)序化，真正從源頭控制科研檔案管理質(zhì)量。

4.1.2注重科研檔案資料的完整性。例如，對(duì)于檔案材料有所缺失的、不符合科研檔案整理規(guī)范以及審核要求的，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持不予以歸檔，并要求科研人員或者其他人員及時(shí)補(bǔ)充移交。再比如，建立科研檔案移交制度，明確科研檔案審核要求，構(gòu)建“入庫(kù)審核+日常審核+專項(xiàng)審核”的常態(tài)化機(jī)制，從嚴(yán)規(guī)范審核。同時(shí)，要從制度層面壓實(shí)科研檔案管理責(zé)任，堅(jiān)持“誰(shuí)管理誰(shuí)把關(guān)”的原則，避免科研檔案在移交、流動(dòng)過(guò)程中出現(xiàn)丟失等問(wèn)題。

4.2 注重科研檔案的完整性，確?？蒲袡n案能夠在科研工作中發(fā)揮作用

一方面，進(jìn)一步細(xì)化科研檔案材料收集的范圍，明確各項(xiàng)科研材料收集節(jié)點(diǎn)、收集內(nèi)容，確?？蒲袡n案材料收集常態(tài)化。通常而言，科研檔案歸檔范圍包括但不限于項(xiàng)目指南、可行性研究報(bào)告、研究計(jì)劃、組織實(shí)施工作方案、結(jié)題驗(yàn)收及績(jī)效評(píng)價(jià)資料，等等。醫(yī)院可以采取定期收集與重點(diǎn)收集相結(jié)合的基本方法，收集完善各項(xiàng)資料。另一方面，從制度上確定科研檔案的存儲(chǔ)和歸檔地點(diǎn)，明確檔案的安全保管和使用人，并建立完善的檔案保管和使用規(guī)則，明確科研檔案立卷歸檔的時(shí)限，加強(qiáng)對(duì)檔案的安全監(jiān)督。

4.3 注重科研檔案的格式，確保格式規(guī)范，便于后期查檔、用檔案

首先，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》制定科研檔案的分類體系，劃分各類科研檔案，并做出歸檔副案序號(hào)。其次，根據(jù)不同類別的檔案存放到合適的儲(chǔ)藏介質(zhì)中，如紙質(zhì)檔案放在柜子里，封裝好保護(hù)；電子檔案放在U盤或服務(wù)器上，確保數(shù)據(jù)安全。最后，從制度上明確立卷歸檔的基本格式、基本流程，真正做到材料收集有序、立卷歸檔規(guī)范，既實(shí)現(xiàn)應(yīng)歸盡歸，又確保立卷歸檔的質(zhì)量。

4.4 要注重?cái)?shù)字類科研檔案的管理

醫(yī)院可以結(jié)合當(dāng)前科研檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的基本需求，出臺(tái)《電子類科研檔案管理規(guī)范》等制度，為紙質(zhì)檔案掃描、電子檔案歸檔提供制度依據(jù)。一方面，明確需要“雙套式”管理的范圍。另一方面，建議醫(yī)院參考現(xiàn)階段國(guó)家檔案局及相關(guān)部門出臺(tái)的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》等規(guī)范性文件，在結(jié)合本醫(yī)院實(shí)際情況的基礎(chǔ)上對(duì)制度予以完善。例如，照片類、錄音錄像類科研檔案資料的基本格式，應(yīng)當(dāng)在制度中予以明確；電子類科研檔案的查閱查詢流程、系統(tǒng)權(quán)限也應(yīng)當(dāng)予以明確。

4.5 大力實(shí)施“人才強(qiáng)檔”戰(zhàn)略，打造復(fù)合型人才隊(duì)伍

新時(shí)期，醫(yī)院要進(jìn)一步對(duì)科研檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)且全面的針對(duì)性培訓(xùn)，大力實(shí)施“人才強(qiáng)檔”戰(zhàn)略，依托人才解決科研檔案管理中存在的諸多問(wèn)題。一是要拓寬檔案人才來(lái)源渠道，充實(shí)科研檔案工作隊(duì)伍。醫(yī)院可以通過(guò)外部招聘和內(nèi)部培養(yǎng)的途徑，吸收和培養(yǎng)檔案專業(yè)技術(shù)人才。二是要完善培訓(xùn)體系，采用素質(zhì)培訓(xùn)和技能培訓(xùn)相結(jié)合的方式，打造科學(xué)化的培訓(xùn)體系。醫(yī)院可以通過(guò)跟崗學(xué)習(xí)、外派交流、輪訓(xùn)等途徑，使檔案工作者快速適應(yīng)當(dāng)前崗位，及時(shí)掌握檔案前沿知識(shí)和技能。三是要注重從科研檔案數(shù)字化建設(shè)的角度入手，加強(qiáng)與檔案館、圖書(shū)館等專業(yè)性部門的合作，舉辦“科研檔案數(shù)字化建設(shè)”論壇和講座，深化檔案工作者對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的認(rèn)識(shí)，切實(shí)提高科研檔案管理水平，不斷提高科研檔案信息資源的利用率。四是要打通人才晉升渠道，完善人才評(píng)價(jià)體系。要進(jìn)一步對(duì)管理能力強(qiáng)、責(zé)任意識(shí)強(qiáng)的檔案管理人員的職稱進(jìn)行科學(xué)評(píng)定，建立內(nèi)部考核機(jī)制，將科研檔案管理質(zhì)效納入績(jī)效目標(biāo)考核內(nèi)容，督促激勵(lì)工作人員提高責(zé)任感、使命感和管理水平。

4.6 打造科研檔案編研成果體系，全面發(fā)揮科研檔案價(jià)值

科研檔案編研工作在醫(yī)院檔案管理體系中起到基礎(chǔ)性、全局性、系統(tǒng)性的作用，事關(guān)后期科研檔案的開(kāi)發(fā)利用。為此，必須要重視科研檔案編研工作，深挖科研檔案的價(jià)值。一是要圍繞當(dāng)前或者未來(lái)某一階段科研項(xiàng)目的重心開(kāi)展檔案編研。有針對(duì)性地對(duì)相關(guān)科研信息資料進(jìn)行收集，真正做到以檔案編研為抓手、以檔案開(kāi)發(fā)利用為目標(biāo)。二是要聚焦單位重大科研活動(dòng)，提前謀劃好編研工作。例如，檔案編研工作人員可以圍繞重要科研活動(dòng)，提前制定檔案編研工作計(jì)劃，收集單位開(kāi)展的相關(guān)科研活動(dòng)資料，為學(xué)術(shù)研究提供強(qiáng)有力的信息支持。三是要注重信息資源共享，推動(dòng)檔案編研工作“走出去”。醫(yī)院可以深化與其他醫(yī)院、高校、衛(wèi)生行政主管部門以及其他醫(yī)療領(lǐng)域企事業(yè)單位的合作，在征得同意的基礎(chǔ)上，查閱并復(fù)制其他單位的科研檔案資料，選取其中與本醫(yī)院科研項(xiàng)目相關(guān)的資料進(jìn)行編研，形成系統(tǒng)化的編研成果，真正豐富編研內(nèi)容。

4.7 深化數(shù)字化信息技術(shù)應(yīng)用，打造科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，醫(yī)院要進(jìn)一步推動(dòng)科研檔案與數(shù)字化信息技術(shù)深度融合，實(shí)現(xiàn)檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)。一是要推動(dòng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描與錄入工作，實(shí)現(xiàn)“一檔雙查”，構(gòu)建“雙套式”的檔案管理機(jī)制，有效避免紙質(zhì)檔案易破損、難保存的問(wèn)題。醫(yī)院可以自行購(gòu)置高清微縮相機(jī)、數(shù)字化掃描設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行集中掃描處理，形成PDF等相關(guān)文件，便于在科研檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行管理。二是要建立科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，打通科研檔案管理系統(tǒng)與科研信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳輸壁壘，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、數(shù)據(jù)共享，便于及時(shí)對(duì)最新的科研資料進(jìn)行“一站式”歸檔、更新和集中整理，實(shí)現(xiàn)科研信息實(shí)時(shí)錄入。醫(yī)院也可以開(kāi)發(fā)相應(yīng)的軟件，自動(dòng)將相關(guān)信息錄入軟件后生成相應(yīng)的科研檔案資料。

5 結(jié)束語(yǔ)

科研檔案工作的最終目的不是對(duì)檔案資源進(jìn)行保存，而是實(shí)現(xiàn)信息資源的高效化利用。從這個(gè)角度來(lái)看，創(chuàng)新科研檔案工作模式，發(fā)揮檔案價(jià)值就顯得尤為必要。具體而言，一是要健全科研檔案管理制度體系，注重科研檔案規(guī)范化管理；二是要大力實(shí)施“人才強(qiáng)檔”戰(zhàn)略，打造復(fù)合型人才隊(duì)伍；三是要打造科研檔案編研成果體系，全面發(fā)揮科研檔案價(jià)值；四是要深化數(shù)字化信息技術(shù)應(yīng)用，打造科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。相信在檔案工作者的不斷努力和創(chuàng)新下，醫(yī)院科研檔案管理工作及科研工作都會(huì)邁上嶄新的臺(tái)階。

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（作者單位：福建省立醫(yī)院科研處）