信息化環(huán)境下關于文書檔案管理流程優(yōu)化的思考

馮春

摘 要：信息化環(huán)境給文書檔案管理提出新的要求，傳統(tǒng)管理流程已經(jīng)表現(xiàn)出顯著的不適應性。在這種情況下，企業(yè)就應該積極關注文書檔案管理流程的優(yōu)化調(diào)整，構(gòu)建基于信息化技術的文書檔案管理新格局。本文先闡述在信息化環(huán)境下文書檔案管理工作的轉(zhuǎn)變，接著探究信息化環(huán)境下文書檔案管理流程存在的問題，最后從明確檔案管理流程優(yōu)化的原則、夯實文書檔案管理的基礎環(huán)境、實現(xiàn)文書檔案數(shù)據(jù)的分類管理、推動信息化檔案管理業(yè)務重構(gòu)、拉起一支高素質(zhì)檔案管理隊伍等五個方面，探討文書檔案信息化管理流程的優(yōu)化策略。

關鍵詞：信息化；文書檔案；檔案管理；管理流程

在現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中，文書檔案管理是非常關鍵的，能夠給企業(yè)各項業(yè)務提供相應的數(shù)據(jù)支持，促使企業(yè)在復雜市場環(huán)境中取得較好的戰(zhàn)略效果。在信息化時代背景下，智慧信息技術在企業(yè)經(jīng)營管理中得到較好的應用，同時，也改變很多管理模塊的內(nèi)外格局，在文書檔案管理方面也不例外。通過引入智慧信息技術，可以較好推動文書檔案管理流程的優(yōu)化調(diào)整，使得文書檔案數(shù)據(jù)資料能夠得到較好的應用，有助于企業(yè)做出正確的戰(zhàn)略決策?；谶@種背景，就有必要結(jié)合信息化環(huán)境綜合研究文書檔案管理流程的優(yōu)化措施。

一、信息化環(huán)境下文書檔案管理工作的轉(zhuǎn)變

1.信息化環(huán)境下文書檔案管理工作轉(zhuǎn)變的背景

在信息化時代背景下，企業(yè)的各項業(yè)務活動都已經(jīng)發(fā)生較大的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)了線上業(yè)務運作，同時，也帶來海量的數(shù)據(jù)信息，導致傳統(tǒng)文書檔案管理模式無法發(fā)揮預期效果。這是因為傳統(tǒng)文書檔案管理模式主要基于紙質(zhì)檔案進行整理與審批，整體流程相對來說比較煩瑣，跟互聯(lián)網(wǎng)思維存在顯著沖突。特別是很多企業(yè)當前的電子檔案數(shù)量越來越多，傳統(tǒng)文書檔案管理很難優(yōu)化處理這些檔案數(shù)據(jù)，同時，也無法保證文書檔案數(shù)據(jù)的有效應用?；谶@種情況，就有必要探索文書檔案管理工作在互聯(lián)網(wǎng)信息化時代背景下的創(chuàng)新轉(zhuǎn)變，使得檔案管理活動可以更好地滿足企業(yè)的需求，提高企業(yè)經(jīng)營管理的綜合效率以及各項業(yè)務的戰(zhàn)略發(fā)展效果。

2.信息化環(huán)境下文書檔案管理工作轉(zhuǎn)變的方向

在信息化環(huán)境下，文書檔案管理工作的轉(zhuǎn)變方向主要集中在管理流程的優(yōu)化。這是因為傳統(tǒng)文書檔案管理為線下管理模式，通過紙質(zhì)檔案記錄企業(yè)發(fā)展的關鍵數(shù)據(jù)信息，并設計嚴格的檔案管理權限制度，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的有效應用。這種管理流程在信息化環(huán)境下無法取得較好效果，需要結(jié)合信息化技術進行優(yōu)化調(diào)整。結(jié)合我國企業(yè)文書檔案管理工作的基本現(xiàn)狀來看，后續(xù)企業(yè)可以借助于企業(yè)內(nèi)部的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)文書檔案管理的線上轉(zhuǎn)變，同時，還要立足于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境重新構(gòu)建檔案管理的流程，使得檔案管理工作能夠通過互聯(lián)網(wǎng)渠道創(chuàng)新開展。

二、信息化環(huán)境下文書檔案管理流程存在的困境

信息化環(huán)境對文書檔案管理工作帶來了較為顯著的沖擊，目前，不少企業(yè)都沒有較好地適應這些變化，導致文書檔案管理流程還存在較多問題，無法保證文書檔案管理工作取得預期效果。這里也結(jié)合企業(yè)文書檔案管理的實際情況，綜合探索現(xiàn)階段文書檔案信息化管理流程的不足與困境。

1.信息化管理意識薄弱

當前，我國已經(jīng)全面進入信息化時代，智慧信息技術對于各行各業(yè)都產(chǎn)生顯著的影響，同時，也改變企業(yè)內(nèi)部管理的格局。在文書檔案管理領域，基于智慧信息技術的新型管理流程可以顯著提高管理效率，并增強檔案管理的靈活性。我國較多企業(yè)雖然已經(jīng)開始認識到文書檔案信息化管理的價值，同時，也在企業(yè)內(nèi)部管理體系中全面推行，但是，最終取得的效果并不顯著。這是因為不少企業(yè)的中高層領導者存在信息化管理意識薄弱的問題，沒有結(jié)合企業(yè)的實際情況，構(gòu)建文書檔案管理的詳盡流程，存在套用同行業(yè)其他企業(yè)等情況。除此之外，即便企業(yè)制定文書檔案信息化管理流程，也跟企業(yè)的具體需求和現(xiàn)行業(yè)務不契合，很難發(fā)揮預期的作用。

2.信息化基礎環(huán)境建設不足

信息化環(huán)境下文書檔案管理流程優(yōu)化也需要得到基礎環(huán)境的支撐。目前，我國大部分企業(yè)都已經(jīng)完成信息化改造，構(gòu)建財務信息系統(tǒng)和ERP業(yè)務信息系統(tǒng)。但是，文書檔案管理對于信息化設備設施的要求更高，需要企業(yè)購買專門的設備設施。特別是對于一些關鍵的檔案數(shù)據(jù)，不僅要提高設備設施的保密等級，同時，還要做好相關軟件的建設，這都給文書檔案管理流程優(yōu)化帶來挑戰(zhàn)。當前，我國很多企業(yè)在這類基礎環(huán)境建設方面都存在顯著的被動態(tài)勢，無法引領文書檔案信息化管理流程的優(yōu)化與調(diào)整，需要在后續(xù)時間里進行相應改進。

3.文書檔案數(shù)據(jù)管理混亂

在信息化背景下，企業(yè)的大部分文書檔案數(shù)據(jù)都要在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中流通，要求企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)不同類型文書檔案數(shù)據(jù)的分類管理，進一步提高管理的規(guī)范性。在進行文書檔案管理流程優(yōu)化的時候，較多企業(yè)都過于關注管理內(nèi)容的重新規(guī)劃，同時，也結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)信息環(huán)境制定管理制度，但是，并沒有做好文書檔案數(shù)據(jù)的精細化管理，整體呈現(xiàn)出粗放化管理的態(tài)勢。企業(yè)的文書檔案數(shù)據(jù)是非常關鍵的，在沒有做好分類管理的情況下，很容易出現(xiàn)部分數(shù)據(jù)的泄露與篡改，不利于文書檔案管理流程優(yōu)化工作取得相應效果。

4.檔案管理信息化轉(zhuǎn)變滯后

在文書檔案信息化管理流程優(yōu)化過程中，需要企業(yè)充分利用信息資源，切實提高檔案管理的智慧化水平。但是，結(jié)合當前企業(yè)在文書檔案管理方面的實際情況來看，并沒有充分發(fā)揮智慧信息技術的價值，導致管理流程還停留在傳統(tǒng)層面上。雖然，部分企業(yè)已經(jīng)開始在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中進行文書檔案資料的流轉(zhuǎn)與審批，但是，依然需要各層領導當面處理，整體流程顯得比較臃腫，跟互聯(lián)網(wǎng)思維存在顯著沖突。之所以出現(xiàn)這種情況，主要就是因為企業(yè)沒有依托于智慧信息技術打造精細化文書檔案管理流程，導致檔案管理工作無法實現(xiàn)真正意義上的創(chuàng)新。

5.檔案管理人員素質(zhì)不高

在信息化環(huán)境下，文書檔案管理流程出現(xiàn)較多改變，要求檔案管理人員具備較強的信息化素養(yǎng)，能夠靈活使用信息化技術，保證基于文書檔案信息化管理體系可以取得較好效果。但是，結(jié)合當前實際情況來看，有較多企業(yè)都存在檔案管理人員素質(zhì)不高的問題，很難給文書檔案信息化管理流程的順利推行提供人力支撐。之所以出現(xiàn)這種情況，主要是因為現(xiàn)階段較多企業(yè)并沒有充分認識到人才戰(zhàn)略理念的價值，平時也不重視人才儲備等工作。這也導致文書檔案信息化管理無法得到高素質(zhì)人才的支撐，很難在企業(yè)內(nèi)部取得預期的管理效果。

三、信息化環(huán)境下文書檔案管理流程優(yōu)化策略

在信息化環(huán)境下，企業(yè)應該充分重視文書檔案管理流程的優(yōu)化與調(diào)整，使得文書檔案管理工作可以取得預期效果。這也要求企業(yè)可以深入分析文書檔案信息化管理流程的困境，并提出針對性較強的改善策略。下面結(jié)合企業(yè)文書檔案管理的基本現(xiàn)狀，全面探究管理流程的具體優(yōu)化方式。

1.明確檔案管理流程優(yōu)化的原則

鑒于當前很多企業(yè)的中高層領導者存在信息化素養(yǎng)不高的問題，導致文書檔案信息化管理流程滯后，創(chuàng)新優(yōu)化的動力不足?；谶@種情況，企業(yè)后續(xù)就應該充分明確檔案管理流程的優(yōu)化原則，加強領導者對于檔案管理流程的認識。第一，擇優(yōu)分類與循序漸進原則。在優(yōu)化文書檔案管理流程的時候，企業(yè)應該做好檔案管理業(yè)務內(nèi)容的分類處理，找出那些最關鍵的檔案管理業(yè)務，并盡快完成這些管理流程的優(yōu)化。其他普通的檔案管理流程優(yōu)化工作可以循序漸進，結(jié)合企業(yè)實際情況協(xié)同推進。第二，技術應用與資源整合協(xié)調(diào)原則。文書檔案資料是企業(yè)的重要戰(zhàn)略資源，企業(yè)在信息化時代背景下應該積極整合這些資源，實現(xiàn)文書檔案管理流程的優(yōu)化。但在這個過程中，企業(yè)需要做好信息技術應用與資源整合的協(xié)調(diào)，正確認識各類網(wǎng)絡信息技術、信息安全技術、數(shù)字化管理技術，提高資源整合的有效性。第三，需求導向原則。企業(yè)在進行文書檔案管理流程優(yōu)化時，一定要依托于自身的實際需求，推動檔案信息化管理流程的再造，避免出現(xiàn)盲目建設的情況。在完全遵從上述三項原則以后，企業(yè)中高層領導者對于文書檔案信息化管理的認識就能夠大大加深，保證后續(xù)文書檔案管理工作可以順暢進行。

2.夯實文書檔案管理的基礎環(huán)境

企業(yè)在推動文書檔案管理流程優(yōu)化時，也應夯實檔案管理的基礎環(huán)境。第一，更迭文書檔案管理的硬件設備設施。文書檔案管理對于硬件設備設施的保密性有一定要求，在選購硬件設備設施的時候應該保證設備設施的先進性，及時更迭現(xiàn)有硬件設備設施。這也要求企業(yè)可以在這方面適當傾斜資金，同時，還要結(jié)合文書檔案管理的實際需求選擇具備相應性能標準的設備設施，給文書檔案管理流程優(yōu)化提供必要的環(huán)境支撐。第二，創(chuàng)新文書檔案管理的軟件系統(tǒng)。在信息化背景下，文書檔案管理流程已經(jīng)開始引入智能化元素，需要企業(yè)積極推動軟件系統(tǒng)的創(chuàng)新?；谖臅鴻n案信息化管理流程的要求，企業(yè)應該引入大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能、專家系統(tǒng)等多個模塊，打造文書檔案信息化管理的新格局，使得信息化管理流程能夠取得預期效果。

3.實現(xiàn)文書檔案數(shù)據(jù)的分類管理

企業(yè)在文書檔案管理流程優(yōu)化的過程中，也需要實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的分類管理。這也需要企業(yè)立足于數(shù)據(jù)的使用頻率、戰(zhàn)略價值、保密要求等各個維度，針對文書檔案數(shù)據(jù)的管理等級進行精細劃分。對于普通文書檔案數(shù)據(jù)，可以在內(nèi)部信息平臺中進行自由流通，實現(xiàn)多部門共享使用，并在流程環(huán)節(jié)上給予便利。對于中等級別文書檔案數(shù)據(jù)，則要在內(nèi)部信息平臺中有限制流通，一般要設計審批使用標準和權限級別，避免檔案數(shù)據(jù)濫用。對于高等級文書檔案數(shù)據(jù)，在使用時則要保持較高的謹慎性，一般不在信息平臺中流轉(zhuǎn)。

4.推動信息化檔案管理業(yè)務重構(gòu)

企業(yè)在信息化環(huán)境下應該積極推動文書檔案管理業(yè)務的重構(gòu)，提高管理流程的精細化水平。第一，打造標準化文書檔案信息平臺。在梳理文書檔案管理業(yè)務時，企業(yè)應該使用信息技術打造標準化檔案信息平臺，并通過平臺功能來進行檔案管理流程的優(yōu)化設計。這也要求企業(yè)可以結(jié)合信息化背景做好文書檔案管理工作的深入分析，依托于此完善信息平臺的功能，給后續(xù)流程再造提供較好的基礎支撐。第二，完善文書檔案管理的權限等級管控流程。在企業(yè)文書檔案管理流程優(yōu)化過程中，檔案數(shù)據(jù)的安全性非常關鍵，因此，企業(yè)一定要細化不同檔案數(shù)據(jù)資料的權限等級體系，保證文書檔案資料使用者能夠獲得契合自身崗位權限等級的資料。第三，構(gòu)建多部門參與的新體系。企業(yè)文書檔案管理涉及的部門比較多，因此，在進行檔案管理流程優(yōu)化時也應引導多個部門參與其中。特別是在文書檔案的歸檔工作中，檔案管理部門需要通過信息化技術加強自身與其他部門的信息流通，同時，還要提供一定的指導工作，保證文書檔案管理流程的規(guī)范性與合理性。第四，建立完備的監(jiān)督體系。企業(yè)在進行文書檔案管理流程優(yōu)化時，也要保證監(jiān)督模塊的完善性。這也需要企業(yè)拉起一支高素質(zhì)文書檔案管理監(jiān)督團隊，保證各個監(jiān)督人員的獨立性，推動文書檔案管理流程優(yōu)化的高質(zhì)量進行。

5.拉起一支高素質(zhì)檔案管理隊伍

在信息化環(huán)境下，企業(yè)文書檔案管理流程優(yōu)化是非常專業(yè)的，需要高素質(zhì)人才作為支撐。因此，對于企業(yè)來說，也應該全面貫徹人才戰(zhàn)略相關理念，切實提高檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)能力。一方面，企業(yè)文書檔案管理流程的創(chuàng)新優(yōu)化方向主要為信息化與智能化。因此，在招收檔案管理人員時，企業(yè)可以結(jié)合文書檔案信息化管理流程的相關要求，進行專項的崗位勝任力模型分析，并提取關鍵性崗位勝任力指標。在具體開展招聘活動時，就可以結(jié)合這些指標對比應聘人員的素質(zhì)能力，提高招聘工作的針對性，可以從外部市場環(huán)境中吸收高素質(zhì)人才。另一方面，企業(yè)在進行文書檔案管理流程優(yōu)化時，也要在內(nèi)部做好培訓教育工作，切實提高檔案管理人員對于新流程與新制度的認知水平。特別是部分檔案管理人員短時間內(nèi)無法適應新流程，并且，容易在檔案管理工作中出錯。因此，培訓講師可以考慮結(jié)合文書檔案管理工作已經(jīng)出現(xiàn)的問題進行專項講解，提高檔案管理人員的實踐素養(yǎng)，保證文書檔案信息化管理新體系取得預期效果。

四、結(jié)束語

綜合來看，信息化環(huán)境對于傳統(tǒng)文書檔案管理工作帶來顯著的沖擊，要求企業(yè)可以結(jié)合智慧信息技術，積極推動文書檔案管理流程的優(yōu)化與重構(gòu)。這也需要企業(yè)中高層領導者充分明確信息化時代背景下文書檔案管理工作的新變化和新需求，并基于此設計文書檔案管理流程。特別是在信息化背景下，很多企業(yè)的業(yè)務內(nèi)容都已經(jīng)取得創(chuàng)新拓展，原有文書檔案管理流程已經(jīng)無法取得預期效果。因此，企業(yè)一定要動態(tài)關注文書檔案的管理效果，積極使用現(xiàn)代智慧信息技術進行流程再造，推動企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃的實現(xiàn)。

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（作者單位：延長油田股份有限公司子長采油廠）