規(guī)范化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用與實(shí)踐

郭潔

摘 要：隨著我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的迅速發(fā)展和醫(yī)療體制改革的不斷深化，人們逐漸意識(shí)到醫(yī)院檔案的重要性。作為一種十分特殊的資源，檔案記載了醫(yī)院所發(fā)生的重要事件及其醫(yī)學(xué)技術(shù)。同時(shí)，在與多種醫(yī)療機(jī)構(gòu)進(jìn)行協(xié)作時(shí)，也會(huì)產(chǎn)生各種類(lèi)型的檔案，如在與司法部門(mén)合作的時(shí)候，會(huì)產(chǎn)生案件檔案、訴訟檔案等，在防疫部門(mén)的配合下，則會(huì)生成病歷、防疫檔案等。但是，當(dāng)前的醫(yī)院檔案管理工作還處在一個(gè)被忽略的位置。因此，本文在對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案管理制度、信息化建設(shè)、人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)提升等問(wèn)題進(jìn)行探討，并針對(duì)這些問(wèn)題提出相應(yīng)的解決辦法，以提高我國(guó)醫(yī)院檔案管理的效率以及標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：規(guī)范化建設(shè)；醫(yī)院檔案管理；應(yīng)用；分析

醫(yī)院檔案是國(guó)家信息化建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容，是各級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的重要組成部分，主要包括文件、音頻、圖表等。它不但可以作為證明，而且可以作為臨床研究的線(xiàn)索和基礎(chǔ)，這對(duì)推動(dòng)我國(guó)醫(yī)療技術(shù)改革以及醫(yī)學(xué)可持續(xù)發(fā)展具有一定的借鑒意義。但是，在新醫(yī)改的大背景下，我國(guó)的醫(yī)療衛(wèi)生工作雖已有長(zhǎng)足的發(fā)展，但其檔案管理仍處在起步階段。同時(shí)，我國(guó)醫(yī)療檔案的類(lèi)型十分復(fù)雜，不僅包含與各部門(mén)的協(xié)作信息，也包含其運(yùn)營(yíng)中產(chǎn)生的文件。因此，如何建立和完善一套行之有效、科學(xué)、規(guī)范的檔案管理制度顯得尤為重要。

一、醫(yī)院檔案管理特征

1.規(guī)范性

醫(yī)院檔案管理工作具有高度規(guī)范化的特征，其能夠確保搜集檔案數(shù)據(jù)的全面性和可靠性，提高檔案管理水平以及檔案管理的價(jià)值，同時(shí)，也提高了檔案管理工作者的技能，以及對(duì)檔案數(shù)據(jù)的控制能力，保證檔案管理的質(zhì)量，充分發(fā)揮管理控制作用。

2.安全性

加強(qiáng)檔案安全管理是當(dāng)前醫(yī)院檔案工作的重中之重。確保在進(jìn)行檔案管理時(shí)，能夠取得更好地管理效果。醫(yī)院檔案管理部門(mén)應(yīng)做好檔案資料安全管理，優(yōu)先考慮消除安全隱患，主動(dòng)實(shí)施安全的管理方式。

3.系統(tǒng)性

醫(yī)院檔案管理工作要加強(qiáng)對(duì)檔案資料的利用，以此提高檔案管理水平。保障檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用能力得到提升，就必須加強(qiáng)科學(xué)化、系統(tǒng)性的檔案管理，加強(qiáng)對(duì)檔案管理隱患的處理，將檔案的科學(xué)管理落到實(shí)處，改進(jìn)醫(yī)院綜合檔案資料管理的能力，實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)管理和控制。

二、醫(yī)院檔案管理規(guī)范化建設(shè)的必然性

通過(guò)紙質(zhì)文檔、電子信息等手段，醫(yī)院檔案對(duì)醫(yī)院在發(fā)展和建設(shè)的歷史進(jìn)程中有價(jià)值的原始信息進(jìn)行整理并詳細(xì)記錄，是醫(yī)院在醫(yī)療、科研、行政管理等方面所積累的寶貴資料，是最原始、最核心的組成部分。通過(guò)規(guī)范化的醫(yī)院檔案管理，可以有效消除各類(lèi)檔案管理的安全隱患，消除安全漏洞，加強(qiáng)安全監(jiān)控，提高醫(yī)院的安全管理水平。在檔案管理方面，要充分利用好現(xiàn)代化安全管理的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)行可靠的安全控制，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理以及對(duì)檔案共享與利用。

三、醫(yī)院檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.管理制度不完善

完善的醫(yī)療檔案管理系統(tǒng)是開(kāi)展醫(yī)院檔案工作的基礎(chǔ)，但是，目前很多醫(yī)院還沒(méi)有建立起專(zhuān)門(mén)的檔案管理系統(tǒng)，也沒(méi)有建立起具體的檔案管理制度。有些醫(yī)院雖然設(shè)立了專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，但仍采用傳統(tǒng)的分散化管理方式，只將醫(yī)院管理文件、財(cái)務(wù)、科研、信息等數(shù)據(jù)存檔，其他重要的人事、醫(yī)療、設(shè)備設(shè)施采購(gòu)等文件，仍然由各個(gè)部門(mén)獨(dú)立保存，因此，在醫(yī)院的檔案管理工作中，還存在著諸多問(wèn)題。另外，由于醫(yī)院的檔案管理體制不健全，檔案工作人員的工作崗位設(shè)置也不合理，不能履行相應(yīng)的管理責(zé)任，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)文件資料遺失等情況，不但阻礙了檔案管理工作的順利進(jìn)行，還制約著醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展。

2.管理手段不合理

目前，我國(guó)大部分醫(yī)院都實(shí)行無(wú)紙化的管理，但紙質(zhì)檔案依然是醫(yī)院的一種重要資源，具有不可取代的作用。然而，很多醫(yī)院在紙質(zhì)檔案的保存和管理上都有很大的不足。比如，存放環(huán)境光線(xiàn)陰暗、潮濕、有害生物較多，致使紙質(zhì)文件發(fā)霉，資料丟失，對(duì)檔案造成一定程度的損害。

3.信息化管理不足

當(dāng)前，醫(yī)院實(shí)行檔案信息化管理，需要借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行操作，因此，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，用戶(hù)在接受、存儲(chǔ)數(shù)據(jù)時(shí)，是否會(huì)被監(jiān)視以及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的安全性也是一個(gè)重要問(wèn)題。目前，我國(guó)各醫(yī)院的信息化建設(shè)面臨著許多不安全的問(wèn)題，如計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊、密碼信息丟失等，嚴(yán)重威脅醫(yī)院的電子文件管理的安全性，很可能會(huì)丟失或使原來(lái)的文件資料失真，從而影響醫(yī)院的檔案管理工作。檔案管理信息化建設(shè)要有相應(yīng)的資金、技術(shù)、人員、軟硬件等方面的支撐，很多醫(yī)院管理人員對(duì)檔案管理工作的關(guān)注不夠，并且，還缺乏基礎(chǔ)條件、技術(shù)支持、經(jīng)費(fèi)和裝備等，這就造成醫(yī)院檔案信息化管理工作的深度及其專(zhuān)業(yè)化程度不夠。

4.配套設(shè)施較落后

隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)的迅速擴(kuò)張，檔案管理的種類(lèi)、數(shù)量不斷增多。但是，由于醫(yī)院的基本醫(yī)療條件和建設(shè)經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重短缺，沒(méi)有足夠的經(jīng)費(fèi)來(lái)進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)。檔案?jìng)}庫(kù)沒(méi)有達(dá)到要求的溫度、濕度和防塵要求，部分庫(kù)房缺少空氣凈化、防治害蟲(chóng)等防護(hù)設(shè)施，由于軟硬件設(shè)施和管理技術(shù)的落后，使檔案管理的維護(hù)工作變得更加困難。當(dāng)前，部分醫(yī)院的檔案管理仍處于傳統(tǒng)的人工管理模式，無(wú)法有效使用和開(kāi)發(fā)檔案管理資源，造成人力、物力的浪費(fèi)，制約著醫(yī)院檔案工作的發(fā)展。

5.工作認(rèn)知有偏差

檔案管理不能直接為醫(yī)院創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值，也不能直接增加其社會(huì)價(jià)值，因而，醫(yī)院管理者常常注重于發(fā)展醫(yī)療科研項(xiàng)目，對(duì)醫(yī)院的檔案管理效果不夠重視，減少對(duì)檔案的管理力度，這將直接影響檔案管理人員的工作觀(guān)念和工作態(tài)度，思想認(rèn)識(shí)上的偏差會(huì)極大影響醫(yī)院的檔案管理工作，從而影響醫(yī)院整體的管理工作。因此，醫(yī)院的相關(guān)部門(mén)必須認(rèn)真對(duì)待檔案工作，要改變?nèi)藗儗?duì)醫(yī)院檔案工作的認(rèn)知誤區(qū)，制定行之有效的檔案管理制度。

6.人員素質(zhì)不高

目前，我國(guó)大部分醫(yī)院對(duì)檔案管理人員的聘用標(biāo)準(zhǔn)都存在一定問(wèn)題。在進(jìn)行人員甄別時(shí)，不能根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際需要和工作要求進(jìn)行篩選，許多新來(lái)的醫(yī)院檔案管理人員都是剛剛開(kāi)始從事檔案管理工作的實(shí)習(xí)生。由于缺乏對(duì)檔案工作的基本知識(shí)以及相應(yīng)的業(yè)務(wù)技能，并且，醫(yī)院的相關(guān)培訓(xùn)工作也不夠完善，這就造成一些員工的基礎(chǔ)素質(zhì)沒(méi)有達(dá)到要求，不能很好地完成自己的職責(zé)。此外，醫(yī)院的檔案管理人員工資普遍偏低，各項(xiàng)待遇也不及其他崗位的員工，導(dǎo)致其工作態(tài)度隨意、工作氛圍懶散等，這對(duì)提高醫(yī)院檔案工作的質(zhì)量和工作效率都有很大的影響。

四、醫(yī)院檔案管理規(guī)范化建設(shè)的對(duì)策

1.明確管理目的及認(rèn)識(shí)

醫(yī)院檔案是醫(yī)院長(zhǎng)期發(fā)展的寶貴經(jīng)驗(yàn)，是一筆寶貴的資產(chǎn)。通過(guò)檔案管理，可以為醫(yī)院的發(fā)展提供一些有益的借鑒。檔案管理不僅要受到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視，更要引起醫(yī)務(wù)工作者的重視。在醫(yī)院的檔案管理工作中，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的管理，把“以人為本”的思想落實(shí)到檔案管理中，有效調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，從而使檔案管理工作的效率與質(zhì)量得到提高。同時(shí)，也可以建立一種激勵(lì)機(jī)制，促使檔案管理人員更加規(guī)范和有效地進(jìn)行檔案管理，從而進(jìn)一步提高醫(yī)院的檔案管理效率，對(duì)提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益也有很大的幫助。另外，還要根據(jù)醫(yī)院檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，為醫(yī)院改革、人事任免、職稱(chēng)評(píng)定等工作提供參考。此外，提高醫(yī)院工作人員加強(qiáng)檔案規(guī)范化工作的認(rèn)識(shí)是必要的，如在輸入患者資料的過(guò)程中，醫(yī)務(wù)人員必須要慎重，填寫(xiě)內(nèi)容要完整、詳細(xì)，檔案管理員應(yīng)將資料進(jìn)行系統(tǒng)化歸類(lèi)，以方便日后的查詢(xún)。

2.積極引入現(xiàn)代管理技術(shù)

在醫(yī)院的檔案管理中積極引進(jìn)現(xiàn)代管理技術(shù)，既可以提高醫(yī)院的工作效率，又可以使醫(yī)院的檔案工作更加科學(xué)化、規(guī)范化。具體來(lái)說(shuō)，就是要推進(jìn)醫(yī)院紙質(zhì)文件數(shù)字化、信息化，使醫(yī)院檔案歸檔工作更方便，各種重要的文件資料分類(lèi)和歸檔工作的效率都會(huì)提高，還可以有效節(jié)省保存文件的空間。首先，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的投入，推動(dòng)檔案工作的現(xiàn)代化，為醫(yī)院的檔案管理提供先進(jìn)的辦公和管理設(shè)施，如打印機(jī)、掃描設(shè)備等，從而保證醫(yī)院檔案資料的輸入與歸類(lèi)工作能夠順利進(jìn)行。其次，在加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)上，必須重視檔案安全工作。在醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)中，存在資料外泄、篡改等問(wèn)題。為此，醫(yī)院必須配備專(zhuān)門(mén)的技術(shù)人員，為檔案管理設(shè)備設(shè)施設(shè)置防火墻，并進(jìn)行身份驗(yàn)證和授權(quán)，安裝相應(yīng)的防病毒軟件。只有提高醫(yī)院檔案信息化管理的安全性，才能更好地保障病人的隱私和重要的醫(yī)療信息資源。

3.優(yōu)化紙質(zhì)檔案管理手段

隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理人員對(duì)使用信息技術(shù)進(jìn)行檔案歸檔、分類(lèi)、整理等工作的依賴(lài)日益增加，人們?cè)谙硎墁F(xiàn)代信息化的便利條件下，忽略了紙質(zhì)文件的管理。由于紙質(zhì)文件不能很好地長(zhǎng)期保存，無(wú)法充分發(fā)掘紙質(zhì)文件的價(jià)值，給醫(yī)院造成很大的經(jīng)濟(jì)損失，要想提高醫(yī)院檔案管理工作的整體質(zhì)量，應(yīng)采用規(guī)范化的文件管理方法，檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)文件的管理。有關(guān)主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)使用現(xiàn)代化的掃描儀，把紙質(zhì)文件掃描成數(shù)據(jù)，然后利用信息化技術(shù)對(duì)文件進(jìn)行管理，采用電腦軟件對(duì)檔案進(jìn)行歸檔、分類(lèi)、整理，避免因直接查閱文件而造成檔案損壞、丟失等問(wèn)題。采用規(guī)范化的方法可以為檔案管理部門(mén)節(jié)約大量的人力、物力，同時(shí)，也可以有效促進(jìn)紙質(zhì)文件的管理。要使檔案得到有效保存，就要改善檔案的保存條件，應(yīng)定期安排專(zhuān)門(mén)人員對(duì)檔案管理室進(jìn)行清潔、消毒，保證檔案的儲(chǔ)存環(huán)境符合檔案管理的需要，并要注意保持室內(nèi)的通風(fēng)，防止其過(guò)于潮濕或是處于暴曬環(huán)境時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，確保有效延長(zhǎng)醫(yī)院的紙質(zhì)文檔存檔時(shí)間和使用年限，為以后文獻(xiàn)資料的開(kāi)發(fā)與利用提供便利。

4.完善管理體系和制度

醫(yī)院檔案管理部門(mén)要結(jié)合醫(yī)院的具體情況，制定完善的檔案管理制度體系。在此基礎(chǔ)上，對(duì)醫(yī)院的檔案進(jìn)行合理分類(lèi)，明確不同醫(yī)療機(jī)構(gòu)的存檔標(biāo)準(zhǔn)和存檔范圍，并將其歸入醫(yī)院的檔案管理體系，從而保證醫(yī)院檔案管理工作能夠按照這些制度規(guī)范進(jìn)行。同時(shí)，要明確醫(yī)學(xué)檔案數(shù)據(jù)銷(xiāo)毀、開(kāi)發(fā)利用、分類(lèi)歸檔等工作的具體內(nèi)容，特別是重點(diǎn)檔案資料的保存與利用。還應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理員進(jìn)行細(xì)致的工作分工，細(xì)化管理工作流程，并與檔案管理員的考評(píng)體系相結(jié)合，對(duì)其工作行為進(jìn)行規(guī)范。在醫(yī)院檔案管理中，可以把各個(gè)科室的工作人員結(jié)合在一起，形成一個(gè)統(tǒng)一的辦公檔案管理體系，并以此作為醫(yī)院檔案管理的準(zhǔn)則。另外，管理部門(mén)要積極組織和加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括醫(yī)院檔案存檔模式、有關(guān)檔案軟件的應(yīng)用、管理規(guī)范與掌握相關(guān)制度等，并著重指出管理過(guò)程中常常出現(xiàn)的一些問(wèn)題，以此提高醫(yī)院檔案工作質(zhì)量。

5.提升管理人員綜合素質(zhì)

醫(yī)院檔案管理工作能夠順利開(kāi)展，最關(guān)鍵的一點(diǎn)就是有一支強(qiáng)大的人才團(tuán)隊(duì)支撐。首先，要使醫(yī)院的管理人員認(rèn)識(shí)到引進(jìn)合格高素質(zhì)人才的重要性，通過(guò)對(duì)檔案管理人員的招聘程序進(jìn)行優(yōu)化，并按崗位的實(shí)際需要進(jìn)行篩選。其次，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，使其具備一定的檔案基礎(chǔ)知識(shí)以及掌握一定的信息化技術(shù)應(yīng)用能力。再次，在醫(yī)院實(shí)施相關(guān)的檔案管理制度時(shí)，還應(yīng)對(duì)管理人員進(jìn)行法律法規(guī)培訓(xùn)，增強(qiáng)其對(duì)檔案工作的責(zé)任心，通過(guò)定期舉辦思想政治教育講座等活動(dòng)，進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案工作人員的思想認(rèn)識(shí)，保證其在管理過(guò)程中遵守職業(yè)道德，自覺(jué)做好醫(yī)院檔案管理工作。最后，隨著社會(huì)的發(fā)展，各個(gè)領(lǐng)域都有了全新的發(fā)展要求。在這種不斷變化的時(shí)代背景下，醫(yī)院必須注重檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)具有較高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)管理人員。檔案管理人員必須具備良好的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，能夠熟練應(yīng)用現(xiàn)代管理方法和技術(shù)，能夠?qū)㈦娔X技術(shù)與日常管理工作相結(jié)合，從而提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。在當(dāng)前的形勢(shì)下，如果繼續(xù)按照以往的方式工作，則不能適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的需要。因此，在檔案管理人員的培訓(xùn)過(guò)程中，必須使其能夠熟練使用計(jì)算機(jī)及其相關(guān)應(yīng)用程序，確保在日常工作中能夠充分利用先進(jìn)的信息化技術(shù)，促進(jìn)醫(yī)院檔案規(guī)范化管理建設(shè)。另外，醫(yī)院還可以通過(guò)各種宣傳方式讓所有員工都了解檔案管理的重要性，并為其提供專(zhuān)門(mén)的培訓(xùn)，以提高醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)能力，從而達(dá)到可持續(xù)發(fā)展的目的。

五、結(jié)語(yǔ)

在新的醫(yī)療改革大環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然和潮流。本文從醫(yī)院檔案工作的實(shí)際情況出發(fā)，總結(jié)在醫(yī)院檔案管理工作過(guò)程中要逐步健全檔案管理體系、提高檔案工作信息化水平、提高檔案管理工作能力，同時(shí)，對(duì)醫(yī)院的檔案管理方式進(jìn)行改革，使之能夠不斷推進(jìn)醫(yī)院檔案工作的規(guī)范化轉(zhuǎn)變。當(dāng)前，我國(guó)醫(yī)院的檔案管理工作還處于起步階段，存在著檔案管理意識(shí)不強(qiáng)、管理制度不健全等問(wèn)題，在今后的發(fā)展中，還應(yīng)不斷加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理的研究，以提高醫(yī)院檔案的使用效率，充分體現(xiàn)其價(jià)值。

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（作者單位：廣州市第一人民醫(yī)院）