公立醫(yī)院檔案管理信息化的探索與研究

張鑫

［摘 要］為了提高我國公立醫(yī)院檔案管理工作的水平，本文對公立醫(yī)院檔案管理信息化的特征進(jìn)行概述，同時分析公立醫(yī)院檔案管理信息化的主要優(yōu)勢，詳細(xì)闡述公立醫(yī)院檔案管理信息化中存在的問題，如系統(tǒng)設(shè)計(jì)不足、權(quán)限設(shè)計(jì)不足、功能設(shè)計(jì)不足等。之后提出公立醫(yī)院檔案管理信息化的建設(shè)策略，通過提高對信息化技術(shù)的認(rèn)識程度、加強(qiáng)檔案管理信息化人才培養(yǎng)、制定檔案管理信息化設(shè)計(jì)規(guī)范等措施，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理工作的缺陷，推動我國公立醫(yī)院的全面發(fā)展。

［關(guān)鍵詞］公立醫(yī)院；檔案管理；信息化建設(shè)

［中圖分類號］G27文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

檔案是公立醫(yī)院發(fā)展過程中形成的各類重要資料，能夠?yàn)獒t(yī)療工作提供參考，其中包括醫(yī)療活動過程、細(xì)節(jié)及結(jié)果等，甚至成為解決醫(yī)療糾紛的關(guān)鍵。為了提高公立醫(yī)院檔案管理效率，應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)信息化建設(shè)，借助現(xiàn)代信息技術(shù)手段，優(yōu)化傳統(tǒng)醫(yī)療檔案管理缺陷，充分發(fā)揮檔案資料的價值。另外，檔案管理信息化建設(shè)有利于推動公立醫(yī)院跟上時代發(fā)展潮流，切實(shí)保護(hù)好知識資產(chǎn)，增強(qiáng)公立醫(yī)院發(fā)展的核心動力，滿足檔案資料日漸增加的管理需求。

1 公立醫(yī)院檔案管理信息化的特征

公立醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，大多是指采取現(xiàn)代化技術(shù)手段，對公立醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行升級，而信息化建設(shè)便成為發(fā)展潮流。目前來看，信息化建設(shè)下的檔案管理工作共享速度得到提升，檔案資料可以遠(yuǎn)程調(diào)取，傳輸至相關(guān)部門，為開展醫(yī)療工作提供支持。另外，信息技術(shù)能夠?yàn)獒t(yī)療檔案提供更大的儲存容量，并且無須占用醫(yī)院內(nèi)部空間，改善了以往紙質(zhì)儲存的弊端，可以將不同類型的檔案資料分類存儲，隨時隨地進(jìn)行調(diào)取，切實(shí)提高了管理工作效率［1］。

2 公立醫(yī)院檔案管理信息化的優(yōu)勢

2.1 加強(qiáng)公立醫(yī)院信息資產(chǎn)安全

信息化技術(shù)的應(yīng)用提高了公立醫(yī)院檔案資料的安全性，由于公立醫(yī)院檔案中涉及諸多重要信息，包括科研、醫(yī)療技術(shù)及公立醫(yī)院自身發(fā)展戰(zhàn)略等，因此需要保證檔案資料的安全性。在信息化建設(shè)下，檔案管理工作更加規(guī)范，并且軟硬件得到全面升級，不僅提高了管理工作效率，同時檔案資料的安全性也得到了保障。由于將檔案信息轉(zhuǎn)化為電子資料進(jìn)行保管，所以無須擔(dān)心紙質(zhì)資料損壞、丟失等問題，并且檔案資料層層加密，想要訪問檔案信息必須具備相應(yīng)權(quán)限，從而強(qiáng)化了檔案信息的武裝。

2.2 為醫(yī)療工作提供可靠的依據(jù)

在公立醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)下，檔案資料的應(yīng)用更加靈活，能夠?yàn)楣⑨t(yī)院自身發(fā)展提供參考依據(jù)。比如臨床醫(yī)生在治療過程中，治療方案設(shè)計(jì)、治療方案的執(zhí)行等一系列決策行為都需要檔案數(shù)據(jù)作為支持，而信息化技術(shù)的運(yùn)用提高了檔案信息調(diào)錄效率，同時增強(qiáng)了檔案運(yùn)用過程中的規(guī)范性。臨床醫(yī)生可以通過計(jì)算機(jī)隨時調(diào)取檔案資料，充分發(fā)揮檔案信息的價值，確保醫(yī)療工作決策行為準(zhǔn)確無誤［2］。

3 公立醫(yī)院檔案管理信息化中存在的問題

3.1 醫(yī)療檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)不足

當(dāng)下公立醫(yī)院在檔案管理信息化建設(shè)中仍存在諸多不足，如信息化系統(tǒng)設(shè)計(jì)缺乏規(guī)范性、統(tǒng)一性，未能依托現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行建設(shè)，導(dǎo)致檔案管理工作中應(yīng)用的軟件種類較多，而不同的軟件會影響工作效率。目前我國衛(wèi)生部門提出了相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，明確了醫(yī)院檔案信息化建設(shè)需求，但部分公立醫(yī)院沒有按照要求進(jìn)行信息化設(shè)計(jì)，不僅檔案管理工作混亂，同時無法與各部門、科室建立連接，因此不利于檔案信息資源的共享，同時制約了檔案應(yīng)用價值挖掘。由此可見，公立醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)需要進(jìn)一步完善和改進(jìn)，嚴(yán)格遵循相關(guān)職能部門提出的標(biāo)準(zhǔn)要求，打造有利于自身發(fā)展的信息化管理系統(tǒng)。

3.2 醫(yī)療檔案管理權(quán)限設(shè)計(jì)不足

公立醫(yī)院在檔案管理信息化建設(shè)中缺乏權(quán)限設(shè)計(jì)，這是確保檔案資料安全的基礎(chǔ)條件，目前公立醫(yī)院將檔案資源展開分類、分級管理，其中包含諸多有價值的信息，所以需要做好醫(yī)療檔案安全管理。權(quán)限設(shè)計(jì)是指查詢檔案、修改檔案的資格，比如醫(yī)生可以隨時調(diào)取、修改醫(yī)療檔案信息，而護(hù)士只具備查詢權(quán)限，并不支持對檔案信息的修改。不過在檔案管理信息化建設(shè)中，未能考慮到全線設(shè)計(jì)的重要性，導(dǎo)致各個部門的人員可以隨時調(diào)錄檔案資源，加大了檔案資料丟失、損壞的概率［3］。

3.3 醫(yī)療檔案管理功能設(shè)計(jì)不足

雖然公立醫(yī)院加強(qiáng)了檔案管理信息化建設(shè)速度，但是檔案管理系統(tǒng)的功能仍存在缺失，如檔案管理缺乏控制功能，由于檔案資料大多為具有法律效力的信息內(nèi)容，包括已經(jīng)發(fā)生的醫(yī)療活動記錄，不允許隨意調(diào)錄。但是在缺乏控制功能的情況下，各科室人員隨意修改、刪除，因此檔案資料的公信力大幅度降低。除此之外，檔案管理缺乏一體化設(shè)計(jì)功能，應(yīng)將醫(yī)療信息采集、治療方案設(shè)計(jì)及患者的評價進(jìn)行整合，錄入檔案管理系統(tǒng)，以此來提高工作效率。

4 公立醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)策略

4.1 提高公立醫(yī)院內(nèi)部信息化認(rèn)識

在當(dāng)前的信息時代背景下，醫(yī)療行業(yè)迎來巨大變革，而公立醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)便是重要的發(fā)展契機(jī)，有利于自身資源優(yōu)化配置，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。不過信息化建設(shè)不僅是軟件設(shè)備的更新?lián)Q代，同時還要改變以往的工作模式，包括檔案管理流程與方法，因此信息化建設(shè)也是一項(xiàng)挑戰(zhàn)。當(dāng)下應(yīng)提高公立醫(yī)院內(nèi)部信息化認(rèn)識程度，充分了解信息技術(shù)的作用和具體操作，尤其是公立醫(yī)院管理層人員對信息化的認(rèn)知，決定了檔案管理信息化建設(shè)方向。因此，首先要從公立醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層入手，確保管理人員了解信息化建設(shè)，在當(dāng)前的時代下信息技術(shù)能夠?yàn)楣⑨t(yī)院檔案管理工作帶來強(qiáng)勁的動力，甚至是整個公立醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的必經(jīng)之路。管理人員必須意識到信息化建設(shè)，不僅是將檔案資料轉(zhuǎn)移到計(jì)算機(jī)進(jìn)行記錄，同時還要構(gòu)建完善的信息化管理系統(tǒng)，將檔案資料的采集、整理、收納、調(diào)用融為一體，這樣才能避免檔案管理信息化建設(shè)流于表面形式。其次加強(qiáng)公立醫(yī)院基層員工對信息化建設(shè)的認(rèn)識，可以針對各崗位員工進(jìn)行信息化教育培訓(xùn)，同時在公立醫(yī)院內(nèi)部做好信息化宣傳，通過專題講座等活動，明確檔案管理信息化建設(shè)的重要性，主動與技術(shù)人員進(jìn)行交流，為公立醫(yī)院檔案信息化建設(shè)貢獻(xiàn)力量［4］。

4.2 加強(qiáng)檔案管理信息化人才培養(yǎng)

公立醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)工作勢在必行，不過其中涉及各類新技術(shù)，具有非常強(qiáng)的專業(yè)性，所以要求公立醫(yī)院建立優(yōu)質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，并且具備扎實(shí)的信息操作能力，可以熟練運(yùn)用各類信息技術(shù)、信息系統(tǒng)。由此可見，公立醫(yī)院檔案信息化建設(shè)離不開相關(guān)專業(yè)人才的支持，檔案管理人員需要掌握醫(yī)學(xué)知識、管理知識及計(jì)算機(jī)知識，所以會優(yōu)先選擇復(fù)合型人才。另外，公立醫(yī)院管理層只能決定信息化建設(shè)方向、規(guī)模，真正將信息化建設(shè)落實(shí)還要依靠專業(yè)信息化人才，保證檔案管理信息化系統(tǒng)安全穩(wěn)定，能夠?yàn)楣⑨t(yī)院提供各項(xiàng)服務(wù)。因此，做好計(jì)算機(jī)專業(yè)、管理專業(yè)、醫(yī)學(xué)專業(yè)的復(fù)合型人才培養(yǎng)至關(guān)重要，這是公立醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的前提條件，應(yīng)持續(xù)強(qiáng)化工作人員的技術(shù)水平，使其能夠合理掌握新技術(shù)與新系統(tǒng)的應(yīng)用方法，同時熟悉醫(yī)療工作的基本流程，以便綜合各項(xiàng)技術(shù)進(jìn)行檔案管理信息化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)，立足醫(yī)療工作與檔案管理工作特點(diǎn)，促使系統(tǒng)軟件得到充分利用。目前來看，公立醫(yī)院急需加強(qiáng)人力資源制度改革，適當(dāng)提高薪酬待遇留住人才、吸引人才，同時打造梯隊(duì)形人才培養(yǎng)機(jī)制，促使公立醫(yī)院內(nèi)部人才結(jié)構(gòu)層次化，適當(dāng)增加投入，讓人才不斷成長，為公立醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

4.3 增加投入，打好信息化建設(shè)基礎(chǔ)

公立醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)需要改善原有的檔案管理?xiàng)l件，為信息化建設(shè)提供軟件與硬件設(shè)施，所以公立醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層要根據(jù)實(shí)際情況加大信息化建設(shè)資金投入力度，可以將檔案管理信息化建設(shè)過程中的資金納入財(cái)政預(yù)算與公立醫(yī)院建設(shè)規(guī)劃，進(jìn)一步拓展資金投入渠道，為信息化建設(shè)籌集經(jīng)費(fèi)。對以往的檔案管理設(shè)施進(jìn)行全面升級，尤其是硬件與基礎(chǔ)設(shè)施的更新?lián)Q代，如配備專業(yè)的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描儀、移動存儲器、UPS電源等。為了保證檔案資料信息能夠在醫(yī)院內(nèi)部傳遞共享，還會構(gòu)建龐大的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，通過內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)，加強(qiáng)各部門與科室之間的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享與高效利用。目前來看，部分公立醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)緩慢的關(guān)鍵原因就是基礎(chǔ)設(shè)施更新不足，導(dǎo)致信息化建設(shè)逐漸陷入困境，由于管理層未能重視信息化建設(shè)，所以不得不面臨資金層面、硬件設(shè)施層面存在的問題。因此，檔案管理部門應(yīng)獲取更多的資金扶持，對基礎(chǔ)的硬件設(shè)施展開優(yōu)化升級，基于成本最優(yōu)原則，完成軟硬件的更新?lián)Q代，從而打造檔案管理信息化平臺。

4.4 完善醫(yī)院檔案信息化管理制度

在公立醫(yī)院管理信息化建設(shè)過程中，需要有完善的制度作為支撐，這也是完成信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件，能夠使公立醫(yī)院內(nèi)部各科室踴躍參與并配合檔案管理信息化建設(shè)工作。首先制度中要明確公立醫(yī)院各部門、各科室的責(zé)任，明確參與檔案管理信息化建設(shè)及后續(xù)借助信息化系統(tǒng)完成檔案調(diào)度工作的方式，利用制度實(shí)現(xiàn)整個公立醫(yī)院內(nèi)部協(xié)同，促使檔案管理工作效率得到提高。其次利用制度約束各崗位人員，使其能夠嚴(yán)格按照要求儲存檔案資料，對檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格管理與登記，注意檔案信息填寫規(guī)范，并且做好備份，方便后續(xù)調(diào)用，或出現(xiàn)損壞能夠及時修復(fù)。除此之外，公立醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)流程相對復(fù)雜，并且會涉及大量檔案資料的整理工作，包括醫(yī)院人力資源檔案、醫(yī)療信息檔案等，很容易出現(xiàn)疏漏導(dǎo)致檔案信息不完整，因此要借助管理制度統(tǒng)一收集信息，提高檔案管理工作的規(guī)范性。在信息化建設(shè)過程中注意定向收集檔案資料，并補(bǔ)充檔案中缺少的資料信息，保證檔案的完整性。另外，在紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為電子格式的過程中，應(yīng)按照制度嚴(yán)格檢查檔案信息，如每張圖片的清晰度、完整度，避免出現(xiàn)失真、過度曝光等問題，檔案正式錄入計(jì)算機(jī)前必須嚴(yán)格檢查，科學(xué)運(yùn)用掃描儀器，加快公立醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)速度。

4.5 制訂檔案管理信息化設(shè)計(jì)規(guī)范

在公立醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)過程中，需要提前制訂設(shè)計(jì)規(guī)范、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作能夠規(guī)范化開展，有利于檔案資料的運(yùn)用。為了提高公立醫(yī)院檔案資料的應(yīng)用價值，應(yīng)通過信息化建設(shè)進(jìn)行開發(fā)，同時利用專業(yè)化信息系統(tǒng)完成各類統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案數(shù)據(jù)收集，包括新型藥品的使用方法與不良反應(yīng)、公立醫(yī)院內(nèi)部資源消耗情況等，加強(qiáng)公立醫(yī)院內(nèi)部信息交流，為開展醫(yī)療工作提供充分保障，將檔案信息資料的價值最大化地發(fā)揮出來。另外，檔案管理信息化系統(tǒng)的功能性設(shè)計(jì)主要根據(jù)檔案管理需求進(jìn)行優(yōu)化，徹底改進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理工作中的功能缺失，比如與醫(yī)療服務(wù)評價充分融合，增加回訪功能、患者交互功能，并將收集到的數(shù)據(jù)信息直接存儲到檔案資料中，實(shí)現(xiàn)醫(yī)患之間的信息共享，為提高醫(yī)療水平創(chuàng)造有利條件。

4.6 重視權(quán)限設(shè)計(jì)，提高檔案安全性

公立醫(yī)院的檔案資料包含自身發(fā)展歷史、各類醫(yī)療技術(shù)、有價值的學(xué)術(shù)研究等重要信息，在管理過程中必須注重檔案的安全性。雖然信息化建設(shè)能夠提高檔案管理工作的效率，但仍然需要進(jìn)行優(yōu)化，以改進(jìn)完善安全管理技術(shù)，為檔案資料形成安全、穩(wěn)定的防火措施。通過做好備份、采取多地存儲等方式，即使在突發(fā)事件與自然災(zāi)害的影響下，也能保證檔案資料不丟失。在醫(yī)療檔案權(quán)限設(shè)計(jì)過程中，主要加強(qiáng)檔案建立、檔案補(bǔ)充、檔案修改、檔案刪除及檔案保管等環(huán)節(jié)，尤其檔案修改權(quán)限、刪除權(quán)限及保管權(quán)限的設(shè)計(jì)至關(guān)重要，有利于提升公立醫(yī)院檔案管理工作的權(quán)威性，從根本上保護(hù)好醫(yī)院內(nèi)部隱私數(shù)據(jù)。

4.7 構(gòu)建醫(yī)療檔案信息化共享系統(tǒng)

公立醫(yī)院檔案資料是非常重要的信息資源，其中科研檔案與醫(yī)療檔案需要在內(nèi)部流通，真實(shí)反映公立醫(yī)院的發(fā)展情況，或?yàn)殚_展醫(yī)療工作提供參考依據(jù)，在醫(yī)療檔案管理信息化建設(shè)下，應(yīng)打造先進(jìn)的信息共享系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)醫(yī)療檔案信息的共享，充分發(fā)揮檔案資料的價值。醫(yī)院在科研試驗(yàn)與醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)中需要利用檔案資源助力，所以公立醫(yī)院內(nèi)部應(yīng)形成完善的網(wǎng)絡(luò)體系，支持醫(yī)療檔案信息的傳遞與共享。比如，各級衛(wèi)生管理部門可借助檔案信息化共享系統(tǒng)，從中獲取需要的數(shù)據(jù)信息，為醫(yī)院相關(guān)統(tǒng)計(jì)分析工作提供支持，而醫(yī)生可通過調(diào)閱醫(yī)療檔案信息加強(qiáng)對病患的研究，以便提供更為有效的治療方案［5］。

5 結(jié)語

檔案管理工作對于公立醫(yī)院的發(fā)展來說有著顯著的影響，為了更好地應(yīng)對資料管理與信息調(diào)錄工作，公立醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)信息化建設(shè)，擺脫傳統(tǒng)的檔案管理模式與方法。由于公立醫(yī)院檔案管理工作愈發(fā)復(fù)雜，除了要將關(guān)鍵的醫(yī)療信息錄入檔案，還要將檔案信息傳遞共享到各個部門，為了保證檔案信息的安全性，信息化建設(shè)成為必然趨勢。因此，要借助信息化手段加強(qiáng)安全防范，做好文檔備份，異地存放保管，切實(shí)提高檔案管理工作的效率。不過公立醫(yī)院要提前設(shè)計(jì)好檔案信息化管理系統(tǒng)，逐步完善各項(xiàng)功能，為開展醫(yī)療檔案管理工作創(chuàng)造良好的條件。

參考文獻(xiàn)

［1］黃萌. 公立醫(yī)院檔案管理的實(shí)踐與思考［J］. 檔案記憶，2022（10）：52-54.

［2］向楊，余飛，侯暢，等. 醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新升級助推縣級公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展［J］. 中國農(nóng)村衛(wèi)生，2022，14（9）：18-20.

［3］張靜芳. 新時代公立醫(yī)院檔案管理工作存在的問題與對策［J］. 臨床醫(yī)藥實(shí)踐，2022，31（9）：718-720.

［4］鄭越文. 論公立醫(yī)院檔案管理的實(shí)施途徑［J］. 黑龍江檔案，2022（4）：84-86.

［5］郝鈺丹. 公立醫(yī)院檔案信息化管理創(chuàng)新發(fā)展研究［J］. 辦公室業(yè)務(wù)，2021（3）：93-94.