國有資產(chǎn)檔案管理工作存在的問題分析及解決措施研究

黃尊嚴(yán)

摘 要：在當(dāng)下開展國有資產(chǎn)管理工作的過程當(dāng)中，不僅要確保各項(xiàng)工作能夠有序開展，還要提高檔案管理工作的重視程度。為了能夠讓國有資產(chǎn)實(shí)現(xiàn)增值，避免出現(xiàn)資產(chǎn)流失的現(xiàn)象，應(yīng)該對目前所開展的國有資產(chǎn)檔案管理工作進(jìn)行完善與調(diào)整，現(xiàn)階段在開展檔案管理工作的過程當(dāng)中還存在著一些問題，所以根據(jù)實(shí)際情況制定相應(yīng)的解決措施尤為關(guān)鍵。對此，本文針對國有資產(chǎn)檔案管理工作存在的問題及解決措施進(jìn)行深入的探究，望有借鑒意義。

關(guān)鍵詞：國有資產(chǎn)；檔案管理工作；問題；解決措施

國有資源檔案管理工作的開展是現(xiàn)如今相關(guān)管理部門的重中之重?，F(xiàn)階段要積極打造“集中管理、統(tǒng)籌使用”的工作格局。但是從當(dāng)下的實(shí)際情況來看，在開展管理工作的過程當(dāng)中并沒有充分發(fā)揮檔案資源所具備的優(yōu)勢，時(shí)常會遇到各種各樣的問題，進(jìn)而在一定程度上降低了檔案管理效果。在新的時(shí)代發(fā)展環(huán)境下，為了能夠充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值，必須要對檔案資源實(shí)施有效管理，制定相應(yīng)的解決措施，以此來推動各項(xiàng)工作能夠有序進(jìn)展[1]。

1 國有資產(chǎn)檔案概述

國有資產(chǎn)檔案，是目前國有企業(yè)以及相關(guān)部門持有一定股份的企業(yè)中一種專門設(shè)置的檔案，是相關(guān)部門在進(jìn)行投資以及通過投資所產(chǎn)生收益的資產(chǎn)記錄。在實(shí)際開展生產(chǎn)經(jīng)營時(shí)，在相關(guān)的規(guī)章管理制度下所形成的文件、圖表、影音等真實(shí)記錄國有資產(chǎn)管理及運(yùn)營狀況的各類材料。設(shè)立國有資產(chǎn)檔案，對于相關(guān)部門來說能夠?qū)ΜF(xiàn)有的國有資產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)起到監(jiān)督管理的作用，對于相關(guān)企業(yè)來說，能夠更好地和保護(hù)相關(guān)經(jīng)營者的合法權(quán)利，對于生產(chǎn)者來說，能夠使全體工作人員的自身利益得到有效的保障，從而最終的目的是讓國有資產(chǎn)實(shí)現(xiàn)增值[2]。

2 國有資產(chǎn)檔案的收集范圍及其分類

國有資產(chǎn)檔案主要涵蓋了相關(guān)部門在進(jìn)行投資初始時(shí)所形成的檔案、國有資產(chǎn)在進(jìn)行運(yùn)營與管理的過程中建立的檔案、在實(shí)際工作當(dāng)中所形成的無形資產(chǎn)檔案等。對此，收集范圍也主要包含了以下幾個(gè)層面：首先，相關(guān)部門在進(jìn)行投資初始時(shí)所形成的檔案，主要是指企業(yè)內(nèi)部的固定資產(chǎn)類的相關(guān)檔案，如工廠、相關(guān)設(shè)備以及一些重要工具的記錄等；其次，國有資產(chǎn)在進(jìn)行運(yùn)營與管理的過程中建立的檔案，根據(jù)日常開展的工作內(nèi)容，其中包含了清產(chǎn)核資、產(chǎn)權(quán)界定、產(chǎn)權(quán)登記、國有資產(chǎn)的統(tǒng)計(jì)與核算、資產(chǎn)評估、產(chǎn)權(quán)交易以及根據(jù)相關(guān)要求向上級相關(guān)部門所遞交的有關(guān)材料等；最后，也包括了企業(yè)在生產(chǎn)與經(jīng)營過程當(dāng)中所建立的無形資產(chǎn)檔案，其中涵蓋了企業(yè)的商標(biāo)、專利、用于宣傳與推廣的廣告、非專利技術(shù)、商業(yè)秘密、特許權(quán)、土地使用權(quán)、商譽(yù)等相關(guān)層面的資料。

隨著當(dāng)下經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，市場經(jīng)濟(jì)已經(jīng)開始邁向知識經(jīng)濟(jì)，在企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展的過程當(dāng)中還會涌現(xiàn)出更多無形資產(chǎn)檔案。因此，要對日常所開展的實(shí)踐活動提高重視程度，并且積極吸納。在企業(yè)檔案中國有資產(chǎn)檔案是新增的一類，所以就需要在不破壞原有檔案管理制度的基礎(chǔ)上，新增一個(gè)一級類目：國有資產(chǎn)管理類。然后將國有資產(chǎn)檔案分為二級類目[3]。

3 強(qiáng)化國有資產(chǎn)檔案管理的意義和作用

隨著當(dāng)下經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，市場競爭也開始漸漸朝著國際化的方向發(fā)展。國有企業(yè)作為國內(nèi)經(jīng)濟(jì)的主體，現(xiàn)如今也來到了改革與發(fā)展的重要時(shí)期。在企業(yè)改革的過程當(dāng)中，根據(jù)企業(yè)內(nèi)部實(shí)際發(fā)展情況，要當(dāng)下創(chuàng)建一套相對完善、科學(xué)的現(xiàn)代企業(yè)制度。在這種大環(huán)境下，注重國有資產(chǎn)檔案管理具有深遠(yuǎn)的意義。當(dāng)下，在企業(yè)發(fā)展與經(jīng)營的過程當(dāng)中要提高對國有資產(chǎn)檔案管理的重視程度。企業(yè)作為獨(dú)立的法人和市場競爭的主體，在形成市場主體多元化，規(guī)范企業(yè)行為，讓運(yùn)營方式變得更加具有競爭性之后，國有資產(chǎn)檔案成為了讓國有資產(chǎn)實(shí)現(xiàn)增值，避免出現(xiàn)流失的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。與此同時(shí)，讓國有資產(chǎn)檔案涵蓋有型資產(chǎn)價(jià)值以及無形資產(chǎn)價(jià)值，不但能夠大大提升企業(yè)在市場當(dāng)中的核心競爭力，還能夠加快企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營活動、技術(shù)研發(fā)、內(nèi)部決策等環(huán)節(jié)的有序進(jìn)展。相關(guān)部門也頒布了與檔案管理工作相關(guān)的規(guī)章管理制度。這些都為國有資產(chǎn)檔案管理工作的開展打下了扎實(shí)的基礎(chǔ)[4]。

不僅如此，當(dāng)下現(xiàn)代企業(yè)制度的創(chuàng)建與完善，使得企業(yè)在生產(chǎn)與經(jīng)營的過程當(dāng)中始終圍繞著市場在不斷發(fā)展與調(diào)整。因此，對于企業(yè)來說，應(yīng)該注重信息資源的采集，建立相對完善、健全的資產(chǎn)檔案管理體系，提升企業(yè)在市場中的競爭力。根據(jù)所掌握的資產(chǎn)檔案進(jìn)而開發(fā)與創(chuàng)新順應(yīng)市場的新產(chǎn)品，調(diào)整產(chǎn)業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)，改變以往的生產(chǎn)、經(jīng)營模式，讓企業(yè)更加順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。通過企業(yè)資產(chǎn)互通，能夠讓企業(yè)在明細(xì)產(chǎn)權(quán)的同時(shí)，盡快實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)重組，對現(xiàn)有的資源配置進(jìn)行優(yōu)化，提升國有資產(chǎn)的整體地位，完善現(xiàn)有的企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)，推動企業(yè)的發(fā)展。

4 當(dāng)下國有資產(chǎn)檔案管理工作存在的問題分析

目前國內(nèi)個(gè)別的企業(yè)由于缺少相應(yīng)的管理意識，使得內(nèi)部在開展管理工作的過程當(dāng)中過于注重資產(chǎn)的購置，而忽略了檔案管理工作的開展，使得內(nèi)部很多部門以及企業(yè)只是對資產(chǎn)開展相應(yīng)的管理工作，沒有建立相應(yīng)的檔案管理制度，導(dǎo)致檔案管理工作的開展沒有顯著的成效。因此，需要對國有資產(chǎn)檔案管理工作存在的問題進(jìn)行查擺和分析，為今后企業(yè)發(fā)展提供更加真實(shí)可靠的檔案資料。

4.1 資產(chǎn)檔案不完整，管理不被重視

企業(yè)內(nèi)部相關(guān)部門沒有提高對檔案管理工作提高重視程度，檔案管理工作人員的任命也只是臨時(shí)指派，隨意調(diào)整，并在人員調(diào)動的過程當(dāng)中也沒有開展相應(yīng)的交接工作。對于一些資料的填寫、轉(zhuǎn)移時(shí)，沒有仔細(xì)核實(shí)，做好相應(yīng)的記錄，時(shí)常就會出現(xiàn)檔案資料損壞、丟失、錯(cuò)項(xiàng)等各種問題，導(dǎo)致個(gè)別企業(yè)的一些國有資產(chǎn)出現(xiàn)了閑置的情況，并且也沒有相關(guān)檔案記錄在冊，沒人管理。企業(yè)內(nèi)部所開展的財(cái)務(wù)管理工作并沒有與資產(chǎn)管理進(jìn)行緊密的聯(lián)系，在開展資產(chǎn)處置、權(quán)屬轉(zhuǎn)移時(shí)沒有做好相關(guān)手續(xù)的辦理工作，對于資產(chǎn)不能夠及時(shí)進(jìn)行記錄，即便進(jìn)行記錄與資產(chǎn)相關(guān)的信息也不夠具體、全面，所繪制的資產(chǎn)報(bào)表數(shù)據(jù)與內(nèi)部財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)上存在著很大的出入，所呈交的紙面報(bào)表數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案也不能一一對應(yīng)，不能夠有效保障資產(chǎn)的真實(shí)性、完整性[5]。

4.2 檔案管理人員匹配不合理

從目前來看，很多企業(yè)在開展國有資產(chǎn)檔案管理的過程當(dāng)中都缺少專業(yè)性的檔案管理相關(guān)工作人員，不了解檔案工作基本規(guī)則和管理檔案的實(shí)際情況，對于資產(chǎn)檔案未按照相關(guān)法規(guī)、規(guī)范辦法進(jìn)行集中管理，應(yīng)收集歸檔的檔案資料處于企業(yè)各個(gè)部門分散管理，這就使得日常在開展檔案管理工作的過程當(dāng)中相關(guān)的監(jiān)管工作不到位。當(dāng)下多數(shù)企業(yè)一些檔案管理工作人員在業(yè)務(wù)能力、工作素養(yǎng)以及所開展的資產(chǎn)管理工作上并沒有達(dá)到上級相關(guān)部門所制定的崗位工作標(biāo)準(zhǔn)和要求。

4.3 原檔案資料隱瞞、不及時(shí)上交

現(xiàn)階段國內(nèi)很多企業(yè)在開展國有資產(chǎn)檔案管理的過程當(dāng)中正是從以往相對分散的管理模式朝著集中式管理的方向發(fā)展。因此，有些時(shí)候也為了保護(hù)各部門的利益，對于原檔案資料可能會出現(xiàn)隱瞞，或者是不能夠在規(guī)定日期內(nèi)如期上交的現(xiàn)象。

4.4 產(chǎn)權(quán)檔案不完整，存在糾紛

個(gè)別企業(yè)內(nèi)部由于資產(chǎn)的形成相對復(fù)雜，起初基本都是靠無償劃撥等方式取得，很多企業(yè)認(rèn)為通過這種方式得到的資產(chǎn)都是國家資產(chǎn)，以此是否進(jìn)行登記與辦理證件都無掛緊要。有些資產(chǎn)甚至連最初進(jìn)行報(bào)批報(bào)建的相關(guān)文件都沒有保存。再加上以往對于國有資產(chǎn)的檔案管理普遍采用分散式的管理模式，即由各個(gè)企業(yè)自行保管檔案資料，由于當(dāng)時(shí)企業(yè)內(nèi)部沒有注重檔案管理工作的意識。因此，檔案資料丟失的現(xiàn)象頻頻發(fā)生，甚至有些時(shí)候企業(yè)之間、企業(yè)與個(gè)人之間由于相關(guān)檔案的缺失查詢不到相關(guān)的檔案，造成一些資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)存在著相關(guān)法律糾紛以及權(quán)屬界定不清等具有爭議性的問題。還有個(gè)別企業(yè)將企業(yè)內(nèi)部的車輛登記在企業(yè)或者企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)工作人員名下，并且相關(guān)的票據(jù)、發(fā)票、手續(xù)、資料等應(yīng)該留檔保持的資料一直沒有進(jìn)行集中、統(tǒng)一的管理。

4.5 資產(chǎn)處置方式隨意，不能及時(shí)更新

個(gè)別企業(yè)由于在生產(chǎn)與經(jīng)營的過程當(dāng)中由于出現(xiàn)了撤并、拆遷以及資產(chǎn)調(diào)入、劃撥、處置等情況，導(dǎo)致有些時(shí)候并沒有根據(jù)上級相關(guān)部門的規(guī)定對檔案資料進(jìn)行及時(shí)的更新與記錄，形成了賬外資產(chǎn)。還有一些企業(yè)的賬務(wù)管理不規(guī)范、不合理、不齊全，使得沒有辦法查詢到相關(guān)的原始檔案。

4.6 檔案信息無共享，資產(chǎn)利用效率低

當(dāng)下在開展國有資產(chǎn)檔案管理工作時(shí)基本上都是分散管理，沒有在國有企業(yè)之間建立一套相對完善、健全的共享機(jī)制。有些企業(yè)的國有資產(chǎn)在企業(yè)內(nèi)部總資產(chǎn)的占比較高，但是從實(shí)際使用的情況來看，相對低。有些企業(yè)在開展臨時(shí)性工作的過程中，由于檔案信息不能在各部門之間實(shí)現(xiàn)共享，沒有經(jīng)過合理的分析與探究就隨意購入資產(chǎn)，在工作中也沒有開展相應(yīng)的管理工作，使得所購入的資產(chǎn)經(jīng)常會閑置、丟失等現(xiàn)象，很容易造成公共資源的浪費(fèi)[6]。

5 做好國有資產(chǎn)檔案管理的對策與建議

5.1 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，夯實(shí)管理基礎(chǔ)

由于檔案管理工作具有一定的專業(yè)性與技術(shù)性，因此，企業(yè)內(nèi)部要想有序開展檔案管理工作需要聘用相對專業(yè)，可以長期從事檔案管理工作的專業(yè)人員。在管理工作中要明確的職責(zé)、做好分工，制定高效人員管理網(wǎng)絡(luò)。對相關(guān)國有資產(chǎn)檔案管理人員，要定期開展資產(chǎn)檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，聘請業(yè)界知名的專家、學(xué)者，或者行業(yè)內(nèi)優(yōu)秀的企業(yè)管理人員，與企業(yè)檔案管理人員研討工作中常見問題的解決辦法和經(jīng)驗(yàn)交流。這樣能夠有助于企業(yè)檔案管理人員提升工作經(jīng)驗(yàn)、完善自身的專業(yè)技巧，提升自身的工作能力以及自身的業(yè)務(wù)水平。企業(yè)還要拓展檔案管理人員的晉升渠道，提升薪資待遇，增強(qiáng)檔案管理人員在工作中的積極性、主動性和創(chuàng)新性。在開展檔案管理的過程中，還要加強(qiáng)與財(cái)務(wù)管理、實(shí)物管理之間的聯(lián)系，建立完善的檔案管理制度，并且在日常工作中要注重動態(tài)監(jiān)管工作的開展[7]。

5.2 改進(jìn)管理模式，加大清產(chǎn)核資力度

根據(jù)有關(guān)國有資產(chǎn)檔案管理?xiàng)l例的要求，企業(yè)內(nèi)部要針對國有資產(chǎn)檔案開展集中管理。針對權(quán)屬問題要進(jìn)行統(tǒng)一登記、統(tǒng)一保管。提升清資核檔力度，對于權(quán)證不齊、沒有按照相關(guān)規(guī)定就擅自出租、出借的國有資產(chǎn)要分類核實(shí)，了解原因，調(diào)查背景，解決以往在開展國有資產(chǎn)檔案管理工作過程當(dāng)中所遺留下來的問題，確保每一份進(jìn)行移交的檔案都要做到精準(zhǔn)無誤、有據(jù)可查。對于企業(yè)內(nèi)部像車輛等國有資產(chǎn)問題，要設(shè)立相對完善、健全的信息管理檔案，分別設(shè)立資產(chǎn)總臺賬、分類資產(chǎn)分臺賬，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)賬實(shí)相符[8]。

5.3 創(chuàng)新管理機(jī)制，提高使用效益

首先，要創(chuàng)建相應(yīng)的信息化管理平臺，推動國有資產(chǎn)信息化網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)。通過國有資產(chǎn)數(shù)據(jù)登記、動態(tài)檢測信息化檔案，設(shè)立相關(guān)的檔案監(jiān)管對象，所開展的監(jiān)管內(nèi)容、事項(xiàng)以及監(jiān)管環(huán)節(jié)等進(jìn)行全方位的管理，實(shí)現(xiàn)管理平臺數(shù)字化，創(chuàng)建動態(tài)監(jiān)管機(jī)制以及能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源共享的數(shù)據(jù)庫。利用“互聯(lián)網(wǎng)+國資”管理系統(tǒng)對國有資產(chǎn)進(jìn)行動態(tài)管理，全面推動檔案管理信息化發(fā)展。其次，隨著信息時(shí)代的迅猛發(fā)展，國有資產(chǎn)檔案管理工作應(yīng)該注重電子檔案管理規(guī)范、工作制度的建設(shè)，通過電子檔案體系的構(gòu)建能夠改變傳統(tǒng)的國有資產(chǎn)檔案資源管理方式，可以及時(shí)將傳統(tǒng)國有資產(chǎn)的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化處理。數(shù)字化處理后的檔案數(shù)據(jù)能夠被上傳到管理中心，這樣能夠?qū)匈Y產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行永久保存，避免在國有資產(chǎn)檔案管理工作中所遇到的問題。在使用電子檔案管理模式后可以融入智能化技術(shù)和自動化技術(shù)，對國有資產(chǎn)檔案信息進(jìn)行整合和分類，評估其價(jià)值，為國有資產(chǎn)檔案管理工作提供了重要的參考依據(jù)。國有資產(chǎn)檔案信息會隨著企業(yè)日常生產(chǎn)與經(jīng)營工作活動的變化而有所增加，利用電子檔案體系可以隨時(shí)對國有資產(chǎn)檔案資源進(jìn)行及時(shí)的更新，可以確保檔案信息的應(yīng)用有效性。同時(shí)，利用該種模式還會避免以往在開展國有資產(chǎn)檔案管理過程當(dāng)中時(shí)常出現(xiàn)的檔案丟失、缺項(xiàng)、損壞等問題，保證檔案資料填寫的完整性[9]。

結(jié)束語

綜上所述，在新時(shí)代下確保國有企業(yè)檔案管理工作開展的規(guī)范性，已經(jīng)成為了當(dāng)下企業(yè)在開展管理工作過程當(dāng)中一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容。開展檔案管理工作關(guān)乎到人民群眾自身的整體利益。從目前所開展的工作內(nèi)容來看，還存在著不小的問題，因此企業(yè)要根據(jù)自身的實(shí)際情況采取相應(yīng)的解決措施，通過企業(yè)內(nèi)部以及社會各界的多方努力下使國有資產(chǎn)檔案管理工作的開展能夠滿足相關(guān)要求，使檔案管理工作朝著長久、穩(wěn)定、高效的方向發(fā)展，進(jìn)而讓企業(yè)在發(fā)展與建設(shè)的過程當(dāng)中發(fā)揮自身的經(jīng)濟(jì)和社會效益。

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