信息化背景下建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理探究

摘 要：在信息化時(shí)代背景下，建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)入了全新的時(shí)代，面臨了新形勢(shì)，也出現(xiàn)了亟待解決的問題。本文從信息化觀念滯后、人才缺乏、治理體系不完善等問題入手，對(duì)新形勢(shì)下檔案規(guī)范化管理進(jìn)行了路徑探索。認(rèn)為，推動(dòng)建設(shè)檔案規(guī)范化管理需要建立檔案信息化建設(shè)頂層設(shè)計(jì)、打造工程項(xiàng)目檔案信息化管理模式、著力加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案信息安全、著力加強(qiáng)項(xiàng)目工程檔案規(guī)范化制度體系建設(shè)。

關(guān)鍵詞：信息化；規(guī)范化；體系建設(shè)

《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，引領(lǐng)檔案管理現(xiàn)代化。信息化建設(shè)是做好新時(shí)代建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的必由之路，將推動(dòng)整個(gè)建設(shè)行業(yè)提質(zhì)增效、高質(zhì)量發(fā)展。因此，深入分析建設(shè)項(xiàng)目檔案面臨的信息化新形勢(shì)，深入分析原因，提出可行方案，將有利于推動(dòng)建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化科學(xué)化水平。

1 信息化背景下建設(shè)項(xiàng)目檔案面臨的形勢(shì)

1.1 信息技術(shù)突飛猛進(jìn)

近年來(lái)，我國(guó)信息化步伐逐步加快，5G技術(shù)和大數(shù)據(jù)已經(jīng)融入社會(huì)發(fā)展的方方面面，極大改變了社會(huì)發(fā)展進(jìn)程和人民生活業(yè)態(tài)。信息技術(shù)為檔案領(lǐng)域帶來(lái)了革命性的變化，讓數(shù)據(jù)多跑路，實(shí)現(xiàn)“一分鐘查檔”已成常態(tài)。檔案信息化的核心價(jià)值是根據(jù)用戶需求，精準(zhǔn)快速地提供檔案的查詢利用服務(wù)，通過(guò)檔案信息系統(tǒng)打破了時(shí)間、空間限制，收集歸檔及時(shí)準(zhǔn)確、利用便捷快速，為查詢和利用工作的高效開展奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

1.2 電子檔案大勢(shì)所趨

建設(shè)項(xiàng)目的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)耗財(cái)耗力，查找程序煩瑣，隨著信息技術(shù)的引入，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生。電子檔案“低成本、高效率、好統(tǒng)計(jì)”等優(yōu)點(diǎn)凸顯，進(jìn)一步減輕建設(shè)項(xiàng)目單位的負(fù)擔(dān)，代替“沉睡中”的紙質(zhì)檔案，大大降低成本支出，激活建設(shè)項(xiàng)目數(shù)據(jù)，讓檔案擁有生命力，實(shí)現(xiàn)了檔案價(jià)值最大化，越來(lái)越多的企業(yè)告別傳統(tǒng)紙質(zhì)模式，開啟電子檔案管理時(shí)代。新形勢(shì)下，建設(shè)項(xiàng)目檔案的規(guī)范化勢(shì)必將向電子檔案管理轉(zhuǎn)變。

1.3 精準(zhǔn)化服務(wù)作用凸顯

在建設(shè)項(xiàng)目推進(jìn)中，檔案資料扮演著重要角色，特別是建設(shè)的規(guī)劃、圖紙、批復(fù)等，查詢速度關(guān)系到企業(yè)是否能第一時(shí)間搶占制高點(diǎn)。新形勢(shì)下，信息化為工程建設(shè)帶來(lái)了極大的便利，查詢者能夠更加便捷地利用大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)提供服務(wù)，擴(kuò)大了檔案服務(wù)領(lǐng)域，工程檔案服務(wù)走向了定制化、精準(zhǔn)化，滿足了利用主體多元化、個(gè)性化的需要，為用戶提供了良好的查詢體驗(yàn)。

1.4 資源共享度不斷提升

各部門之間橫向聯(lián)系的加強(qiáng)，也為信息共享提出了更高要求，信息技術(shù)的成熟，帶來(lái)了建設(shè)項(xiàng)目檔案資源的多樣化和大數(shù)據(jù)應(yīng)用的擴(kuò)展，資源共享打破了信息孤島，解決了檔案數(shù)量巨大且分散，無(wú)法集中管理，無(wú)法對(duì)其進(jìn)行有效組織等問題。

1.5 檔案管理時(shí)效性提高

建設(shè)項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)可以極大提高檔案信息運(yùn)用的及時(shí)性，查詢不再深入庫(kù)房，節(jié)省了大量的人力物力成本，快速、簡(jiǎn)潔成為新時(shí)期檔案管理的特性。檔案管理人員能夠利用自主查詢系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)一分鐘查檔，高效地完成檔案資源的數(shù)據(jù)管理，從而生成所需要的檔案信息，展現(xiàn)檔案信息查詢的便捷性。

2 信息化背景下建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理亟待解決的問題

2.1 建設(shè)項(xiàng)目檔案的信息化規(guī)范管理理念落后

建設(shè)項(xiàng)目檔案在推進(jìn)信息化過(guò)程中，存在著歸檔不及時(shí)、利用方式傳統(tǒng)等諸多問題，歸根到底是信息化規(guī)范管理理念落后，重視不夠，沒有將信息化融入檔案規(guī)范化管理的全過(guò)程。項(xiàng)目檔案貫穿從總承包到施工方等諸多單位，涉及人員多，規(guī)范化意識(shí)參差不齊，很難站在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)上衡量。建設(shè)項(xiàng)目檔案涉及種類多，面對(duì)信息化的加速融入，有些檔案人員尚未樹立先進(jìn)的檔案信息化管理意識(shí)，面對(duì)出現(xiàn)的檔案新形勢(shì)、新業(yè)態(tài)、新介質(zhì)，是否保管、如何保管等問題認(rèn)識(shí)不清，不利于檔案信息規(guī)范化水平的提升。

2.2 建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化水平滯后

信息化核心技術(shù)的應(yīng)用、信息系統(tǒng)的引入都需要支付高昂的軟硬件成本，對(duì)項(xiàng)目單位來(lái)說(shuō)，這些成本的投入收益遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于其他生產(chǎn)要素投入收益。因此，對(duì)大部分建設(shè)企業(yè)而言，在綜合收益率的考量下，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化投入的期望值很低，不會(huì)投入大量財(cái)力開發(fā)自主檔案信息系統(tǒng)，大部分采取的是外包方式，沒有擁有自主產(chǎn)權(quán)、安全性、持久性更好的項(xiàng)目集成利用系統(tǒng)。

2.3 規(guī)范化管理人才缺失

工程項(xiàng)目中重施工前管理的現(xiàn)象由來(lái)已久。各大工程項(xiàng)目上檔案管理人員大多數(shù)是兼職人員，且無(wú)一名檔案專業(yè)科班出身。筆者對(duì)10個(gè)工程項(xiàng)目調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，專職檔案管理人員占比僅有12.5%，參與過(guò)專業(yè)檔案管理培訓(xùn)的人員只有25.6%，大多數(shù)管理人員身兼數(shù)職，知識(shí)的學(xué)習(xí)大多依靠自學(xué)或者傳幫帶，專業(yè)知識(shí)陳舊，無(wú)法跟上時(shí)代步伐。面對(duì)信息化的快速發(fā)展，工程檔案規(guī)范化管理早已脫離了紙質(zhì)檔案手工歸檔時(shí)代，檔案信息化和工程檔案規(guī)范化既需要專業(yè)技能，又需要進(jìn)行連續(xù)的專業(yè)化培訓(xùn)，樹立終身學(xué)習(xí)的理念。工程檔案管理復(fù)合型人才的缺乏，成為制約規(guī)范化管理的瓶頸。

2.4 工程項(xiàng)目檔案管理不完善

一是工程項(xiàng)目檔案形成方管理不到位，制度規(guī)范執(zhí)行有偏差，各二級(jí)單位之間標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化水平差距很大。二是內(nèi)部規(guī)章制度執(zhí)行不到位，有些流于形式，脫離工作實(shí)際。同時(shí)，信息化背景下的規(guī)章制度明顯落后于時(shí)代發(fā)展，制度規(guī)范的調(diào)整不到位，有的沿用十多年前的老標(biāo)準(zhǔn)，未能按照國(guó)家規(guī)范加以修訂。筆者調(diào)查的10個(gè)工程項(xiàng)目中，有5個(gè)項(xiàng)目部未強(qiáng)調(diào)電子文件收集整理，2個(gè)項(xiàng)目沿用上世紀(jì)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，3個(gè)項(xiàng)目部無(wú)檔案規(guī)范匯編的文件。

3 信息化背景下建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的實(shí)施路徑

3.1 建立檔案信息化建設(shè)頂層設(shè)計(jì)

建設(shè)項(xiàng)目檔案頂層設(shè)計(jì)是運(yùn)用系統(tǒng)論的方法，從全局的角度，對(duì)檔案規(guī)范化管理的各方面、各層次、各要素統(tǒng)籌規(guī)劃，以集中有效資源，高效快捷地實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。當(dāng)前，信息技術(shù)催生檔案管理體系的變革，越來(lái)越多工程項(xiàng)目單位認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，并采取一系列組合拳推動(dòng)項(xiàng)目檔案的規(guī)范化，提升科學(xué)管理水平，使得規(guī)范會(huì)水平邁上新臺(tái)階。

3.1.1建立檔案集中管理體制。項(xiàng)目總承包單位對(duì)檔案工作管理實(shí)行集中領(lǐng)導(dǎo)，發(fā)揮集中力量辦大事的管理優(yōu)勢(shì)，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，把工程檔案信息化規(guī)范化管理納入工程考核全過(guò)程，倒逼責(zé)任部門提升重視程度，進(jìn)一步明確參與方和各二級(jí)單位在檔案管理中的權(quán)責(zé)，做到不缺位、不丟位。各責(zé)任單位作為主體，要對(duì)檔案管理崗位提高認(rèn)識(shí)，與施工、財(cái)務(wù)、質(zhì)量等專業(yè)部門同級(jí)，檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)工作同安排、同部署、同落實(shí)。

3.1.2優(yōu)化檔案管理流程。流程建設(shè)關(guān)乎建設(shè)項(xiàng)目檔案收集的齊全完整。筆者對(duì)5家房產(chǎn)項(xiàng)目檔案調(diào)研發(fā)現(xiàn)，有3家項(xiàng)目檔案移交城建檔案館時(shí)2次以上質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，究其原因就是流程管理混亂，收集不齊全，檔案質(zhì)量不過(guò)關(guān)。要推進(jìn)管理流程再造，明確管理各流程的職責(zé)、范圍、時(shí)間、標(biāo)準(zhǔn)，以科學(xué)化流程提升規(guī)范化水準(zhǔn)。

3.1.3建立明晰整理標(biāo)準(zhǔn)。建設(shè)項(xiàng)目檔案種類繁多、載體豐富、自成體系，不同檔案類型整理歸檔要求不一，要建立系統(tǒng)、便于操作的各類型檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。制定統(tǒng)一的整理規(guī)范，便于各工程部在實(shí)際中操作；制定檔案掃描標(biāo)準(zhǔn)、介質(zhì)等，利于后續(xù)整合運(yùn)用，有條件的企業(yè)可以進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，推動(dòng)檔案應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。

3.2 打造建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理模式

信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用是整體的、無(wú)死角的，從檔案資源的產(chǎn)生到銷毀的全過(guò)程 [1]。如文件的形成、存量檔案數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)檢索查詢等。但是，信息技術(shù)只是信息化時(shí)代其中一個(gè)要素，在信息技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，非技術(shù)因素也起著重要作用[2]。

3.2.1搭建檔案信息化系統(tǒng)平臺(tái)。信息系統(tǒng)建設(shè)是推動(dòng)建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化程度的載體，選擇適宜的檔案信息化系統(tǒng)平臺(tái)顯得尤為關(guān)鍵。綜合各地經(jīng)驗(yàn)，檔案信息化系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)主要有兩種模式，第一是自主研發(fā)搭建信息系統(tǒng)，這種方式個(gè)性化強(qiáng)、安全保密性高、節(jié)約外包成本、投入產(chǎn)出效果好，大型工程項(xiàng)目企業(yè)傾向于此種方式。第二種是建立第三方合作關(guān)系，用信息公司搭建的平臺(tái)進(jìn)行管理，該方式簡(jiǎn)單快捷、投入低，但是維護(hù)成本高，系統(tǒng)穩(wěn)定性受外包公司影響大。以某地大型工程建設(shè)部門的信息化平臺(tái)為例，該平臺(tái)主要包括內(nèi)外網(wǎng)館室一體化平臺(tái)、集中式檔案室系統(tǒng)、檔案業(yè)務(wù)督導(dǎo)系統(tǒng)、電子檔案移交接收系統(tǒng)、檔案資源共享利用系統(tǒng)、外網(wǎng)后臺(tái)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了工程檔案管理的全流程再造，實(shí)現(xiàn)了“讓數(shù)據(jù)多跑路、人員少跑腿”，提升了工作效率。該系統(tǒng)兼容性高，進(jìn)數(shù)據(jù)對(duì)接加密，可對(duì)接其他項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通。但是也有的企業(yè)，系統(tǒng)兼容性低，無(wú)法實(shí)現(xiàn)與其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)互通共享，影響了整體工作效率提高。

3.2.2提升檔案人員信息化職業(yè)技能。業(yè)務(wù)能力精湛、綜合素質(zhì)過(guò)硬的檔案管理隊(duì)伍，是推動(dòng)建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化信息化的基石，提升檔案人員信息化水平顯得至關(guān)重要。一是做好招才引智。瞄準(zhǔn)檔案規(guī)范化的需求，筑巢引鳳，通過(guò)良好的薪酬、晉升平臺(tái)等吸引專業(yè)化的人才加入。要加強(qiáng)人才質(zhì)量把握，結(jié)合建設(shè)項(xiàng)目檔案工作實(shí)際需求，科學(xué)制定人才引入標(biāo)準(zhǔn)，提高精準(zhǔn)度。要加強(qiáng)內(nèi)部挖潛，把有能力潛力的骨干放在前沿位置拼搏打磨。二是高水平開展培訓(xùn)活動(dòng)。堅(jiān)持引進(jìn)來(lái)和走出去相結(jié)合，通過(guò)開設(shè)檔案大講堂、邀請(qǐng)知名專家授課或集中學(xué)習(xí)充電等方式讓員工熟悉信息化規(guī)范化理論，系統(tǒng)掌握信息化管理的理念、方法、技能，提升專業(yè)素養(yǎng)。要與高等院校建立合作關(guān)系，定期舉行檔案人員培訓(xùn)班。據(jù)筆者調(diào)查，中國(guó)人民大學(xué)、武漢大學(xué)、蘇州大學(xué)等都有定期面向工程檔案人員的專題培訓(xùn)，內(nèi)容豐富、可操作性強(qiáng)，有利于員工更新理念，獲取新知。要著力培養(yǎng)專家型人才，破除傳統(tǒng)理念，配備好專職檔案人才，讓檔案管理人員有更多的精力從事本職工作。三是實(shí)行績(jī)效考核制度?？?jī)效考核是激發(fā)員工潛力、調(diào)動(dòng)積極性創(chuàng)造性的有力抓手。工程單位要結(jié)合實(shí)際，制定切實(shí)可行的績(jī)效考核制度，避免陷入假大空。要注重選取定性與定量相結(jié)合的方式，對(duì)檔案工作人員的工作業(yè)績(jī)給予客觀公正的評(píng)價(jià)。要建立職業(yè)榮譽(yù)感，檔案工作人員的薪酬及晉升等方面要和其他關(guān)鍵崗位人員一樣，激發(fā)工作熱情。要強(qiáng)化結(jié)果運(yùn)用，把成績(jī)突出、埋頭苦干的一線檔案人員重用提拔起來(lái)，形成信息化建設(shè)的強(qiáng)大合力。

3.3 著力加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案信息安全

3.3.1安全防范措施要到位。目前，為了防止黑客和病毒入侵，主要的防范系統(tǒng)包括：一是構(gòu)筑防火墻。這是目前公認(rèn)的最高水平的安全網(wǎng)絡(luò)。成熟的防火墻把系統(tǒng)過(guò)濾的功能做得比較完備，當(dāng)出現(xiàn)一系列緊急情況，比如病毒入侵等，防火墻將自動(dòng)開啟并提醒檔案管理者，檔案防火墻技術(shù)是保障檔案系統(tǒng)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全的重要武器。二是建設(shè)防水墻。防水墻是應(yīng)對(duì)外界病毒、介質(zhì)入侵的最新成果，其主要作用是保護(hù)檔案信息數(shù)據(jù)安全性，目前已經(jīng)被廣泛應(yīng)用。三是用戶數(shù)據(jù)保護(hù)。內(nèi)部系統(tǒng)中一般都會(huì)設(shè)置檔案管理賬目，但是為了防止信息泄露，會(huì)引導(dǎo)用戶設(shè)置非重復(fù)性密碼，增強(qiáng)用戶賬號(hào)的保密性。四是采用漏洞掃描工具。這種主要是針對(duì)系統(tǒng)的漏洞，采取的補(bǔ)救措施，防止系統(tǒng)出現(xiàn)缺口。五是使用入侵檢測(cè)系統(tǒng)。主要作用是監(jiān)測(cè)和偵查，通過(guò)調(diào)閱日志、訪問記錄等，查看安全漏洞，及時(shí)采取補(bǔ)救措施。

3.3.2安全保密教育要到位。要認(rèn)真抓好項(xiàng)目檔案人員的保密教育，提高保密素養(yǎng)，筑牢信息安全的思想防線。一是持續(xù)加強(qiáng)保密知識(shí)學(xué)習(xí)常態(tài)化教育。檔案人員要熟悉國(guó)家保密的法律法規(guī)，熟知泄密的范圍，涉密計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)介質(zhì)等，做到心中有數(shù)，提升保密專業(yè)化水平。[3]二是持續(xù)加強(qiáng)防范能力建設(shè)。檔案信息化建設(shè)快速發(fā)展，對(duì)檔案保密工作的要求也越來(lái)越高，檔案人員必須提高自身防范技能，比如，對(duì)最新的計(jì)算機(jī)病毒傳輸、特性了如指掌，對(duì)各種殺毒軟件運(yùn)用自如等。切實(shí)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識(shí)學(xué)習(xí)，既做檔案管理的行家里手，也做保密防范的專家能人。三是持之以恒加強(qiáng)保密意識(shí)教育。要堅(jiān)持教育為先，充分運(yùn)用失泄密典型案例，讓從業(yè)人員明底線、不踏紅線，守好保密紀(jì)律這個(gè)基礎(chǔ)。

3.4 著力加強(qiáng)建設(shè)防水墻規(guī)范化制度體系建設(shè)

一套安全高效的建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范制度體系是組織規(guī)范的保障之一。通過(guò)對(duì)10家企業(yè)項(xiàng)目檔案制度流程的分析，要確保檔案的規(guī)范化制度化，需要做到：一是主體責(zé)任單位要切實(shí)擔(dān)責(zé)。制度運(yùn)行需要監(jiān)督強(qiáng)化，通過(guò)召開例會(huì)、年度會(huì)議、表彰總結(jié)等形式，展現(xiàn)主責(zé)的擔(dān)當(dāng)，有良好的執(zhí)行和監(jiān)督，檔案規(guī)范化的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)才能落實(shí)到位。二是參與單位要善于總結(jié)提升。規(guī)范制度的運(yùn)行需要通過(guò)實(shí)踐進(jìn)行檢驗(yàn)，要堅(jiān)持解剖麻雀，善于從工程檔案實(shí)踐中尋找規(guī)律性認(rèn)識(shí)，歸納出符合項(xiàng)目實(shí)際的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。三是要堅(jiān)持小步快走、先行先試。在實(shí)踐中總結(jié)出可推廣的經(jīng)驗(yàn)做法，堅(jiān)持典型示范。四是始終具有奉獻(xiàn)精神。檔案工作崗位默默無(wú)聞，許多人在檔案工作崗位默默奉獻(xiàn)一輩子，對(duì)名利要求不高，但是敬業(yè)，檔案管理的作用平時(shí)凸顯不出來(lái)，關(guān)鍵時(shí)候卻有大作為，要加強(qiáng)職業(yè)榮譽(yù)感的教育，組織開展最美檔案人、我身邊的蘭臺(tái)模范的活動(dòng)，選出身邊的檔案工作榜樣，提高檔案人員的獲得感和幸福感，激發(fā)工作熱情，打造一支留得住、主業(yè)強(qiáng)的建設(shè)項(xiàng)目檔案工作隊(duì)伍。

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作者簡(jiǎn)介：孟雪，中國(guó)石油撫順石化公司檔案員，研究方向：企業(yè)檔案管理、建設(shè)項(xiàng)目檔案管理。