智慧校園背景下，高校辦公平臺(tái)與檔案系統(tǒng)的對(duì)接研究

摘 要：在智慧校園背景下提高檔案的管理效率與使用效率，實(shí)現(xiàn)高校辦公平臺(tái)與檔案系統(tǒng)的有效對(duì)接，能夠合理配置資源，消除信息溝通障礙，提升管理水平。以山東輕工職業(yè)學(xué)院為例，在對(duì)接過(guò)程中存在著兩個(gè)平臺(tái)操作系統(tǒng)不兼容、管理制度以及檔案格式不一致等一系列問(wèn)題。這就需要我們有針對(duì)性地制定對(duì)接策略，優(yōu)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)，選擇合理對(duì)接模式，規(guī)范檔案管理要求，提高檔案工作效率。本文基于對(duì)智慧校園的理論探討，匯總了智慧校園背景下高校辦公平臺(tái)和檔案系統(tǒng)對(duì)接的必要性及其存在的問(wèn)題，并給出了解決措施，旨在為相關(guān)理論與實(shí)踐研究提供理論參考。

關(guān)鍵詞：智慧校園；辦公平臺(tái)；檔案系統(tǒng)；對(duì)接

高校檔案是高校在行政管理、教育教學(xué)、人才培養(yǎng)、社會(huì)服務(wù)以及科學(xué)研究等活動(dòng)中產(chǎn)生的圖表、文字、數(shù)字、光盤、聲像等歷史記錄，是師生在教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)管理以及教學(xué)研究過(guò)程中形成的具備保存價(jià)值以及參考意義的歷史記錄。完善的高校檔案可以直觀再現(xiàn)一系列高校教學(xué)流程，是推動(dòng)高校教學(xué)改革、提升教學(xué)質(zhì)量、強(qiáng)化教學(xué)評(píng)估、維護(hù)合法權(quán)益的重要依據(jù)。我國(guó)高校檔案長(zhǎng)期采取二元管理模式，從傳統(tǒng)辦公模式向信息化辦公模式轉(zhuǎn)變，高校檔案管理系統(tǒng)需要構(gòu)建一套兼顧紙質(zhì)文檔和電子文檔差異，并能融合兩種文檔的優(yōu)點(diǎn)，充分發(fā)揮各自使用價(jià)值，確保兩類文檔能夠?qū)崿F(xiàn)無(wú)縫對(duì)接的管理體系。隨著信息資源多元化開(kāi)發(fā)，其存在形式不斷變化，高校資源利用需求也發(fā)生了改變。傳統(tǒng)辦公程序和檔案管理機(jī)制無(wú)法滿足二元管理模式的要求，需要將智能化、自動(dòng)化以及數(shù)字化技術(shù)納入高校實(shí)際工作當(dāng)中，推動(dòng)智能檔案系統(tǒng)和辦公平臺(tái)的對(duì)接，成為目前高校構(gòu)建現(xiàn)代信息管理機(jī)制的任務(wù)。

一、智慧校園概述

近年來(lái)，信息技術(shù)得到飛速發(fā)展，國(guó)家大力倡導(dǎo)“互聯(lián)網(wǎng)+教育”模式，不斷推進(jìn)教育信息化升級(jí)和轉(zhuǎn)型，以“互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)”引領(lǐng)與支撐教育信息化。教育部頒布的《2018年教育信息化和網(wǎng)絡(luò)安全工作要點(diǎn)》以及《教育信息化“十三五”規(guī)劃》中提出了建設(shè)“智慧教育示范區(qū)”的設(shè)想，將智慧校園與數(shù)字校園建設(shè)作為核心任務(wù)，要求發(fā)揮地方以及學(xué)校的積極性，引導(dǎo)高校根據(jù)自身的實(shí)際情況進(jìn)行特色化發(fā)展。這也表明，智慧化校園的建設(shè)逐漸邁入了全新的發(fā)展階段，現(xiàn)階段的任務(wù)在于全面轉(zhuǎn)換傳統(tǒng)工作思維模式，將學(xué)校各個(gè)部門的工作并入校園“一網(wǎng)通辦”系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字校園向智慧校園的轉(zhuǎn)化。智慧校園指的是使用大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等技術(shù)，感知、傳送以及處理校園內(nèi)應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)獲取各類信息的系統(tǒng)化工程，能夠按照高校的實(shí)際情況做出個(gè)性化定制，為師生提供更加高效、便捷的服務(wù)。山東輕工職業(yè)學(xué)院高度重視教育信息化和智能化水平的全面提高，將智慧教育項(xiàng)目建設(shè)納入“十四五”和中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃。2021年6月，學(xué)校入選山東省“智慧教育示范區(qū)（校）”創(chuàng)建單位?！爸腔蹤n案”作為“智慧教育”的一項(xiàng)重要任務(wù)，也被納入了學(xué)校檔案的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃。檔案管理部門與高校各職能部門、師生均有關(guān)聯(lián)，因此，其信息化水平將會(huì)對(duì)智慧校園服務(wù)水平產(chǎn)生直接影響。高校檔案管理系統(tǒng)涉及全體教職員工以及學(xué)生的根本利益，對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)，實(shí)現(xiàn)與辦公平臺(tái)的對(duì)接，勢(shì)在必行。

智慧校園的發(fā)展為高校檔案系統(tǒng)與辦公平臺(tái)的對(duì)接創(chuàng)設(shè)了機(jī)遇。一方面，智慧校園信息系統(tǒng)能夠?yàn)闄n案系統(tǒng)與辦公平臺(tái)對(duì)接提供物質(zhì)保障；另一方面，大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)以及云計(jì)算等技術(shù)的有效運(yùn)用，使得收集、存儲(chǔ)以及處理大量數(shù)據(jù)成為可能，為高校檔案系統(tǒng)優(yōu)化升級(jí)給予技術(shù)支持。但是，與此同時(shí)，智慧校園的發(fā)展也會(huì)導(dǎo)致海量信息沖擊高校數(shù)據(jù)中心、傳統(tǒng)管理模式與新興業(yè)務(wù)不匹配、信息化系統(tǒng)運(yùn)行存在安全隱患等問(wèn)題，使得高校檔案系統(tǒng)升級(jí)面臨著一定的挑戰(zhàn)。

二、智慧校園背景下辦公平臺(tái)與檔案系統(tǒng)對(duì)接的價(jià)值

1.歸檔自動(dòng)化

當(dāng)前，高校辦公已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化，多數(shù)電子文件都能夠通過(guò)辦公平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一管理，在管理中要理順檔案的分類、歸檔范圍以及潛在的價(jià)值，結(jié)合各部門職能分工不同按照不同的性質(zhì)納入與之對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，有助于檔案管理人員對(duì)組卷進(jìn)行管理。比如，對(duì)于一般性公告、通知以及新聞等可以使用存根不編排的方式歸檔。對(duì)于紅頭文件等具備一定執(zhí)行力的文件需要依據(jù)《檔案法》對(duì)其整理、收集以及歸檔，保證電子文檔可以準(zhǔn)確、成體系地從辦公平臺(tái)轉(zhuǎn)移到檔案系統(tǒng)中。因?yàn)檗k公平臺(tái)中的電子文件轉(zhuǎn)換歸檔不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，其無(wú)論是在管理制度、證據(jù)性還是在管理方法等方面都無(wú)法取代紙質(zhì)檔案，因此辦公平臺(tái)需要將電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行融合，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，只有這樣才能夠保證電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步整理與歸檔。

2.管理制度化

利用高校辦公平臺(tái)進(jìn)行電子文件的分類，并且將需要?dú)w檔的合同、公文以及協(xié)議等相關(guān)資料準(zhǔn)確納入檔案資料庫(kù)當(dāng)中，確保電子檔案的產(chǎn)生、處理更加有效、科學(xué)。在處理檔案的進(jìn)程中，要對(duì)電子文檔的歸檔、保管、移交等流程、制度進(jìn)行優(yōu)化，產(chǎn)生有制度、有原則的約束，保證電子檔案能夠在操作上實(shí)現(xiàn)有章可循，最終做到制度化管理，確保電子檔案的可靠性、真實(shí)性以及完整性。

3.格式規(guī)范化

自動(dòng)化平臺(tái)對(duì)傳統(tǒng)辦公模式產(chǎn)生了一定沖擊，同時(shí)也給傳統(tǒng)文件歸檔理念帶來(lái)了極大變革。辦公平臺(tái)產(chǎn)生的各類電子文檔，工作人員不僅要鑒定這些文檔是否具備價(jià)值，還要和相關(guān)部門聯(lián)系，明確文件是否完整，從而加強(qiáng)檔案的歸檔工作。高校辦公平臺(tái)日常需要處理大量的信息，涉及繁雜的內(nèi)容，各個(gè)管理部門間的信息互動(dòng)和亟待處理的文件眾多，不僅造成了信息資源的分散，同時(shí)也使得文檔的格式雜亂繁多，不僅存在word文檔，還包含大量pdf、excel、ppt等格式的文件。而辦公平臺(tái)與檔案系統(tǒng)的對(duì)接，能夠按照實(shí)際需要，規(guī)范歸檔步驟，嚴(yán)格檔案管理，將電子文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，保證電子文件格式的有序化和標(biāo)準(zhǔn)化。

三、智慧校園背景下辦公平臺(tái)與檔案系統(tǒng)對(duì)接中存在的問(wèn)題

1.操作系統(tǒng)煩瑣

雖然不同高校的工作內(nèi)容存在差異性，但也存在很鮮明的共性，即操作系統(tǒng)非常繁雜。所以，高校辦公軟件要定期優(yōu)化和更新，只有這樣才能夠保證辦公平臺(tái)的高效。辦公平臺(tái)和檔案系統(tǒng)的對(duì)接，無(wú)論是操作流程，還是操作規(guī)范上都存在著差異，使得那些剛接觸系統(tǒng)的工作人員無(wú)所適從，很難馬上進(jìn)行熟練操作。與此同時(shí)，不同員工的素質(zhì)和信息素養(yǎng)差異，也增加了對(duì)接的難度，導(dǎo)致融合系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)難以得到充分發(fā)揮，甚至還會(huì)造成運(yùn)行效率低下。此外，辦公平臺(tái)和檔案管理系統(tǒng)存在著差異性，使得兩種系統(tǒng)的操作人員技術(shù)方向不同，想要在短期內(nèi)培養(yǎng)能夠熟練操作兩個(gè)系統(tǒng)的技術(shù)人員，難度較大。

山東輕工職業(yè)學(xué)院的辦公平臺(tái)也經(jīng)歷了幾個(gè)發(fā)展階段，早在2009年學(xué)校引入OA辦公系統(tǒng)，后限于擴(kuò)容，無(wú)法滿足學(xué)校各部門管理需要，2018年，學(xué)校自主開(kāi)發(fā)了CRP辦公平臺(tái)，圍繞信息化基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)了“全校一張網(wǎng)、基礎(chǔ)一平臺(tái)、網(wǎng)站一個(gè)群、上網(wǎng)一個(gè)號(hào)、校園一張?zhí)摂M卡”等目標(biāo)。2010年，學(xué)校安裝了檔案管理系統(tǒng)。2019年，檔案管理系統(tǒng)升級(jí)，容量進(jìn)一步擴(kuò)充，運(yùn)行更為簡(jiǎn)便迅捷。但在2021年以前，學(xué)校的辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)為兩套獨(dú)立的運(yùn)行系統(tǒng)，互不兼容。電子文件在辦公平臺(tái)辦結(jié)后沒(méi)有經(jīng)過(guò)程序的處理，不符合檔案系統(tǒng)歸檔要求，檔案室仍然需要手工掃描，造成人力和物力的浪費(fèi)，而且極易出錯(cuò)。

2.安全等級(jí)不對(duì)等

高校辦公和檔案工作領(lǐng)域在信息安全等級(jí)設(shè)定上存在不同。檔案信息化是一個(gè)系統(tǒng)化的問(wèn)題，需要信息技術(shù)的支持、檔案數(shù)字化以及安全模式等各方面緊密結(jié)合。電子文件、電子檔案要做到管理過(guò)程可控、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)可靠。相較于辦公系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)容保密級(jí)別更高，因此，電子檔案安全保障也演變?yōu)楣ぷ髦攸c(diǎn)。辦公系統(tǒng)盡管也存在著安全要求，可是安全等級(jí)不如檔案管理高，導(dǎo)致高校辦公平臺(tái)與檔案系統(tǒng)安全級(jí)別不對(duì)等，必然會(huì)對(duì)二者的對(duì)接產(chǎn)生影響。

3.管理制度不統(tǒng)一

因?yàn)楦咝＾k公平臺(tái)和檔案系統(tǒng)的性質(zhì)不同，如辦公平臺(tái)多為公開(kāi)性的，檔案管理則通常帶有保密性質(zhì)。所以，二者制定、遵從的管理制度也不同，這種差異表現(xiàn)為工作規(guī)范要求、操作流程、標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定和監(jiān)督事項(xiàng)等多個(gè)層面。因此，制度差異會(huì)造成高校辦公系統(tǒng)和智能檔案管理無(wú)法深度對(duì)接，難以構(gòu)建一套健全的管理機(jī)制。

四、智慧校園背景下辦公平臺(tái)與檔案系統(tǒng)對(duì)接策略

1.科學(xué)設(shè)置操作系統(tǒng)

首先，全面提升辦公平臺(tái)的科學(xué)性與系統(tǒng)性，優(yōu)化設(shè)計(jì)專業(yè)化的檔案信息化管理軟件。檔案管理部門要參與到辦公平臺(tái)的設(shè)計(jì)過(guò)程中，防止辦公平臺(tái)設(shè)計(jì)功能和內(nèi)部工作程序、系統(tǒng)之間存在不銜接或者是不兼容的問(wèn)題。檔案工作人員要和系統(tǒng)研發(fā)人員討論檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)的需求以及功能，不僅要保證總體框架設(shè)計(jì)簡(jiǎn)潔，同時(shí)也要認(rèn)真梳理整個(gè)流程，通過(guò)檔案部門和研發(fā)企業(yè)之間協(xié)作，保證整個(gè)系統(tǒng)可以更快地處理文書(shū)和資料，同時(shí)也能夠肩負(fù)起后續(xù)的歸檔管理工作，全面提高檔案管理的時(shí)效性、科學(xué)性、準(zhǔn)確性。其次，確保檔案管理系統(tǒng)的安全。（1）要全面提高電子檔案辦公平臺(tái)管理的安全性。在健全系統(tǒng)軟件功能的前提下，通過(guò)加密技術(shù)、防火墻技術(shù)以及區(qū)塊鏈技術(shù)等，提高電子檔案辦公平臺(tái)管理安全性。（2）健全文書(shū)檔案辦公自動(dòng)化管理的相關(guān)規(guī)章制度。辦公平臺(tái)與檔案系統(tǒng)對(duì)接完成以后，檔案管理部門要會(huì)同高校內(nèi)其他部門共同健全規(guī)章制度，全面貫徹落實(shí)安全責(zé)任制，構(gòu)建多部門集體參與的電子檔案安全保密體系。（3）要強(qiáng)化對(duì)相關(guān)人員的安全教育工作，理順使用與操作流程，不僅要加強(qiáng)技術(shù)層面的安全管控，同時(shí)也要防范人為因素造成的安全問(wèn)題，全面保證辦公平臺(tái)與檔案系統(tǒng)對(duì)接后的安全。

2.合理選擇對(duì)接模式

高校辦公平臺(tái)與檔案系統(tǒng)對(duì)接的模式包括了以文件交換為核心的多系統(tǒng)并行模式、以檔案系統(tǒng)為基礎(chǔ)的多系統(tǒng)融合模式以及以辦公平臺(tái)為基礎(chǔ)的單系統(tǒng)對(duì)接模式。首先，以文件交換為基礎(chǔ)的多系統(tǒng)并行模式下，系統(tǒng)之間的交流是采用文件交換的形式實(shí)現(xiàn)，也就是按照標(biāo)準(zhǔn)文件格式，保證文件端的交換。從本質(zhì)上看，其更加傾向于高校規(guī)模小、學(xué)生數(shù)量少、空間距離遠(yuǎn)、數(shù)據(jù)交換頻率低的地方性職業(yè)院校和?？圃盒！Ｆ浯?，以辦公平臺(tái)為基礎(chǔ)的單系統(tǒng)銜接模式。該模式下，辦公平臺(tái)不再開(kāi)發(fā)各種已經(jīng)成熟的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，而是通過(guò)接口的方式完成與這些系統(tǒng)的對(duì)接，保證功能的有效銜接。從本質(zhì)來(lái)看，該模式為業(yè)務(wù)集成模式，其適用于學(xué)生數(shù)量相對(duì)較多、空間距離比較近、檔案文件數(shù)量較多的省級(jí)綜合類院校。最后，以檔案系統(tǒng)為基礎(chǔ)的多系統(tǒng)融合模式。該模式采用大數(shù)據(jù)思維，對(duì)高校二元檔案進(jìn)行綜合性管理，在數(shù)據(jù)級(jí)整合二元數(shù)據(jù)，并且將檔案系統(tǒng)作為基礎(chǔ)，全面融合多種業(yè)務(wù)系統(tǒng)的綜合性檔案管理系統(tǒng)。該模式下，檔案管理是核心，除了原有的檔案管理內(nèi)容以外，拓展了其他綜合性業(yè)務(wù)模塊，使其能夠成為模塊化的管理平臺(tái)。這種模式多運(yùn)用于學(xué)生數(shù)量巨大、檔案資料繁多、空間距離遠(yuǎn)、經(jīng)費(fèi)重復(fù)的全國(guó)性綜合類高校。山東輕工職業(yè)學(xué)院采取了以文件交換為基礎(chǔ)的模式，學(xué)校檔案室梳理對(duì)接要求，與信息中心進(jìn)行一次次溝通，先是在學(xué)校辦公平臺(tái)建立了鏈接——“同步到檔案系統(tǒng)”。為保證文件齊全完整，電子文件作為兩個(gè)部分來(lái)實(shí)現(xiàn)，即文件本身轉(zhuǎn)換成符合電子文件的歸檔格式，流轉(zhuǎn)過(guò)程生成符合歸檔格式的電子文件，通過(guò)兩個(gè)步驟，實(shí)現(xiàn)辦公平臺(tái)文件同步到檔案系統(tǒng)。

3.規(guī)范管理檔案要求

傳統(tǒng)檔案多為紙質(zhì)文件，檔案管理人員需要從自身的經(jīng)驗(yàn)出發(fā)對(duì)檔案進(jìn)行歸檔處理，檔案管理進(jìn)程中難以實(shí)現(xiàn)規(guī)范統(tǒng)一，對(duì)檔案管理質(zhì)量產(chǎn)生了不利影響。智慧校園的發(fā)展前景，對(duì)檔案管理工作提出了全新的要求。紙質(zhì)文檔與電子文檔被廣泛關(guān)注。電子文檔的生成、管理、傳輸以及開(kāi)發(fā)進(jìn)程中都需要在計(jì)算機(jī)中自動(dòng)完成。這就需要檔案管理人員在電子檔案的搜集、登記以及分類、管理等諸多環(huán)節(jié)都要依據(jù)檔案辦公平臺(tái)的規(guī)范與要求操作，保證檔案信息的系統(tǒng)與準(zhǔn)確。山東輕工職業(yè)學(xué)院辦公平臺(tái)的公文包含收文和發(fā)文兩種格式。收文在流轉(zhuǎn)過(guò)程中審閱、簽批等處理環(huán)節(jié)形成的材料，發(fā)文在制發(fā)過(guò)程中經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)審批、簽發(fā)等環(huán)節(jié)形成的過(guò)程性材料，以及重要的文件修改稿等電子文件材料，如果沒(méi)有經(jīng)過(guò)相應(yīng)處理，不符合檔案系統(tǒng)歸檔要求，就無(wú)法做到檔案的完整性和可用性。同時(shí)，還需要確定檔案管理人員明確職責(zé)范圍與具體職責(zé)，健全檔案管理制度，充分結(jié)合檔案管理系統(tǒng)的要求，健全辦公平臺(tái)中檔案管理工作的相關(guān)機(jī)制，不斷優(yōu)化辦公平臺(tái)流程，提升檔案的管理效率。

六、結(jié)語(yǔ)

信息技術(shù)不斷更新迭代的今天，“智慧+”概念已經(jīng)融入了各行各業(yè)的發(fā)展中，推動(dòng)智慧校園項(xiàng)目在學(xué)校落地實(shí)施，是未來(lái)的一大趨勢(shì)。辦公平臺(tái)和檔案系統(tǒng)對(duì)接是推動(dòng)文檔保存系統(tǒng)發(fā)展的有效方式，能夠提升檔案保護(hù)的管理水平。在智慧校園背景下，將會(huì)有更多更加高效的管理模式與優(yōu)化方案涌現(xiàn)出來(lái)，檔案管理人員需要提升檔案管理能力，為辦公平臺(tái)管理以及檔案保護(hù)提供更加優(yōu)質(zhì)的對(duì)接服務(wù)。實(shí)施辦公平臺(tái)與檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接，建立兩個(gè)既獨(dú)立又相互關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)兩個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的相互轉(zhuǎn)換和利用，逐步建設(shè)完成智慧檔案一體化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息互聯(lián)互通、共建共享，為高校智慧校園建設(shè)提供充足的信息儲(chǔ)備和信息基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)檔案管理與辦公業(yè)務(wù)過(guò)程化管理，提高工作效率，有效保證紙質(zhì)檔案的安全性和完整性，是檔案信息化進(jìn)程的需要，也是未來(lái)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。

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（作者單位：山東輕工職業(yè)學(xué)院）

作者簡(jiǎn)介：國(guó)艷秀（1971—），女，漢族，山東淄博人，碩士，館員，研究方向：檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用。