基于構(gòu)建社會救助體系下如何做好檔案工作探析

摘 要：近幾年，各部門都在為完成職能轉(zhuǎn)型而努力，民生問題也越來越受到政府部門的重視。其中，社會救濟(jì)是我國保障體系中的最后一道防線，也是政府維護(hù)公民權(quán)益最根本的方式，是建立社會安全體系的重要組成部分。民政部門作為政府的核心力量，承擔(dān)著大部分的社會責(zé)任。在整個城市的社區(qū)救援工作中，涉及許多經(jīng)濟(jì)和其他社會資源，需要進(jìn)行詳細(xì)的記錄，因此，檔案管理成為一個新的課題，在今后的工作中，需要建立相應(yīng)的管理體系，更好地為社會提供相應(yīng)的信息管理。

關(guān)鍵詞：社會救助體系；檔案工作；有效策略

社會救助檔案是我國社會福利制度運(yùn)行的客觀依據(jù)，也是我國實(shí)行“救濟(jì)金”制度的重要依據(jù)。加強(qiáng)社會救助檔案的工作，是維護(hù)公民的合法權(quán)利、促進(jìn)社會救濟(jì)工作依法行政、促進(jìn)社會救濟(jì)工作可持續(xù)發(fā)展的內(nèi)在要求，是構(gòu)建社會主義和諧社會的重要內(nèi)容。社會救助管理機(jī)構(gòu)要以社會救助檔案規(guī)范化、信息化、專業(yè)化為指導(dǎo)，在實(shí)施制度、政策、軟硬件裝備、專業(yè)人才等基礎(chǔ)上，進(jìn)一步加強(qiáng)對社會救助檔案的管理與使用，從而確保社會保障檔案得到完善管理、規(guī)范保存、正確使用，以發(fā)揮其在社會救助管理與構(gòu)建社會就業(yè)、社會保障于一體的強(qiáng)大社會保障制度中的功能。

一、加強(qiáng)民政部門社會救助檔案管理的重要性

民間救濟(jì)是指對生活條件不能保障生活質(zhì)量，或有特殊困難的個體和家庭，實(shí)行社會救濟(jì)，保障其基本生活權(quán)。社會救助主要包括大中城市最低生存保障、特殊家庭困難供養(yǎng)、大中城市中貧困者的臨時救濟(jì)以及鄉(xiāng)村緊急救援等，是保障民生的最后一道保障。近幾年，在扶貧工作中，城市扶貧工作發(fā)揮了實(shí)實(shí)在在的“?！惫δ?，幫助群眾逐步增加，民政部門的社會救助資料也在逐步增加。中共中央辦公室、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《有關(guān)增強(qiáng)和改善新趨勢下歸檔管理工作的若干意見》（中辦發(fā)〔2014〕15號），指出要加強(qiáng)檔案工作。各單位檔案部門要把涉及老百姓切身利益的各類文件資料集中歸檔，并根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)管理、使用和轉(zhuǎn)移。加強(qiáng)行政職能，為維護(hù)人民利益，提供更加有力的保證。《吉林省社會救助家庭經(jīng)濟(jì)狀況審核檔案管理措施（試用）》（吉民發(fā)〔2017〕71號）是吉林省民政廳和吉林省檔案館聯(lián)合制定的文件，對存檔范圍、存檔條件和清理方式、檔案管理和使用、檔案信息化建設(shè)等各個方面都有清晰的規(guī)定。建立健全民政社會救助制度，不僅是滿足人民生活需求的客觀需求，也是推進(jìn)我國新型社會救助制度重要舉措。

二、民政部門社會救助檔案管理存在的問題

1.對檔案管理工作不夠重視

當(dāng)前我國的社福檔案保存工作存在著“重服務(wù)、輕歸檔”的誤區(qū)，對檔案工作的重視不夠，也沒有注意把握歸檔知識和檔案保管的原則。另外，一些地方的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案歸檔是很普通的日常工作，對其不夠重視，導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范問題。

2.檔案管理制度不夠完善

民政部門的社會救濟(jì)計劃覆蓋范圍很廣，而且有大量的文件材料。這些年，雖然各級民政部門已經(jīng)逐步建立了相應(yīng)的文件管理制度，但在民政機(jī)關(guān)的檔案管理中卻存在著一些問題。例如，各項規(guī)章制度的具體作用尚未充分體現(xiàn)，缺乏操作性強(qiáng)的檔案管理規(guī)章制度、服務(wù)指導(dǎo)書等，缺少檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)、檔案管理的應(yīng)急措施和服務(wù)規(guī)范，無法滿足當(dāng)前民政部門社會救助檔案的實(shí)際需要。在檔案接收處理中，由于檔案信息不精確而導(dǎo)致檔案信息遺漏、不完整乃至出錯，嚴(yán)重影響檔案的使用。

3.檔案管理人員管理意識和業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

檔案工作人員缺乏認(rèn)識，缺乏對檔案管理和建設(shè)方面的專業(yè)技能，一些檔案工作人員認(rèn)為，檔案工作就是對相關(guān)的信息資源進(jìn)行收集、整理，不理解怎樣才算是一套科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾眢w系。檔案保管者的個人素質(zhì)直接關(guān)系到檔案的利用和管理質(zhì)量，必須提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高其使用的規(guī)范性、科學(xué)性和效率，提高其使用的質(zhì)量和效率，從而最大限度地發(fā)揮社會救助檔案的作用。

4.檔案利用率不高，服務(wù)功能不強(qiáng)

民政部門的社會救濟(jì)工作具有高度的特殊性，涉及機(jī)構(gòu)眾多，資料種類繁多。在實(shí)際的存檔和使用中，在各部門管理上都存在很大的問題，無法將需要經(jīng)常使用的資料集中在一起，服務(wù)功能不強(qiáng)，造成極大的不便。例如，想要查詢檔案，需要花費(fèi)大量的時間和精力。此外，由于某些特殊情況導(dǎo)致檔案缺失、遺漏，使其資源的利用效率下降，從而產(chǎn)生一定的負(fù)面影響。

三、基于構(gòu)建社會救助體系下如何做好檔案工作

1.為社會保障工作提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)

搞好社會救助檔案工作，最重要的是要利用好檔案資料，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。社會救助工作要堅持管理中心、業(yè)務(wù)中心的工作思路，在使用好社會救助檔案上下功夫，積極推進(jìn)對社會救助檔案等信息資源的有效利用，讓社會救助檔案服務(wù)工作更好地為社會救助管理工作、為社區(qū)穩(wěn)定發(fā)展提供信息服務(wù)。一是，為人民群眾服務(wù)。參保人憑有效證件到辦理窗口或在柜臺查詢本人的社保資料，或是通過觸摸屏幕，完成對數(shù)據(jù)的查詢。二是，為單位員工提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品。主動掌握各單位對社保資料的需求，為其提供高效的社會救助信息。同時，負(fù)責(zé)相關(guān)業(yè)務(wù)的調(diào)整，確定離退休職工基本信息，企業(yè)年金移交工作，為保障參保人員的權(quán)益，開展法律咨詢等方面的工作。

2.加強(qiáng)組織培訓(xùn)，提升檔案管理人員素質(zhì)

在我國開展的民事部門社會救濟(jì)工作中，檔案種類越來越多，內(nèi)容也越來越豐富。新時期的社會救助工作要求檔案管理人員必須具有較高的專業(yè)知識和技能，能夠運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段進(jìn)行管理。首先，通過培訓(xùn)各種不同的知識，提高其管理水平和職業(yè)素養(yǎng)，指導(dǎo)其學(xué)習(xí)與社會救助相關(guān)的法律法規(guī)、政策文件，以及與之對應(yīng)的民政歷史、民政實(shí)務(wù)、民政管理等知識，以便更好地體現(xiàn)其實(shí)用性和超前意識。其次，要合理舉辦檔案管理知識培訓(xùn)，促進(jìn)檔案管理人員相互學(xué)習(xí)，為今后進(jìn)一步強(qiáng)化社會救助檔案管理工作打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。最后，確保在冊工作人員具有較高的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)其社會責(zé)任感，還要加強(qiáng)縣級市和各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）由專職檔案員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，保證社會救助檔案管理工作穩(wěn)定開展。此外，必須加強(qiáng)檔案工作人員的保密意識，對機(jī)密檔案和不能外泄的信息進(jìn)行保護(hù)。

3.完善管理制度，保障檔案管理制度落到實(shí)處

堅持規(guī)范化工作是開展民政部門救助檔案工作的重要依據(jù)，建立健全檔案管理制度是對其工作的主要保障，在深入、認(rèn)真地貫徹落實(shí)《檔案法》的同時，健全民政社區(qū)救助檔案的相關(guān)法律法規(guī)，同時對相關(guān)的行政制度進(jìn)行了探討研究。一是，為滿足新時代的需求，結(jié)合民政工作的實(shí)際需求，及時對檔案工作中的相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行修改和更新，并對各項工作進(jìn)行規(guī)范化管理，并建立嚴(yán)密的保密體系，確保救助檔案的完整性和保密性。依據(jù)《民政社會救助文件》，嚴(yán)格實(shí)施管理工作，不僅要保證其各項工作符合法律規(guī)定，還要努力朝國家標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范性、科學(xué)化、信息化方向邁進(jìn)。同時，對日常的文件進(jìn)行查閱、存檔、借閱、管理、保密、轉(zhuǎn)移、銷毀等工作時，要根據(jù)我國社保工作要求規(guī)范化操作，使我國的社會救濟(jì)工作更加完善、全面、真實(shí)。

4.提高檔案利用效率，注重檔案管理信息化建設(shè)

要充分利用好民政社區(qū)救助檔案，就需要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。一是，建立現(xiàn)行的民政救助對象（城市最低生活保障對象）、特困供養(yǎng)對象、臨時救助對象；緊急救援等資料庫及網(wǎng)上可查詢的機(jī)制。二是，在機(jī)關(guān)建立社會救濟(jì)金檔案管理組，及時了解政府和社會救濟(jì)對象的增減情況，確保年度更新，實(shí)行動態(tài)的監(jiān)督。三是，完善社區(qū)民政系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資料輸入和處理功能，集中各部門的檔案資料，不僅可以減少收集整理的時間，還可以提高檔案的利用率。四是，精簡檔案歸檔利用中一些不必要的程序。例如，在逐級審批中鎮(zhèn)（街區(qū)）檔案管理工作人員重復(fù)記錄的個人救助信息等，從根本上精簡檔案管理、歸檔利用的過程，提升民政社區(qū)救助檔案資源的準(zhǔn)確度和完整度，提高救助檔案資源的使用率，以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會的需要變化，提高檔案利用質(zhì)量，更好地利用檔案職能，為全面建成小康社會目標(biāo)提供必要的保障。

5.建立社會救助保障對象數(shù)據(jù)庫，加強(qiáng)信息化管理

信息時代，應(yīng)加強(qiáng)對民政工作的重視，建立社會救助保障對象數(shù)據(jù)庫，建立專業(yè)的社會救援保障工作隊伍，確保對社會救助對象的增減情況及時了解，實(shí)現(xiàn)每日的動態(tài)監(jiān)測。對轄區(qū)內(nèi)的救濟(jì)者進(jìn)行現(xiàn)場評估，完善登記和管理制度。社會救助檔案管理人員要提高自身素質(zhì)，積極應(yīng)對突發(fā)事件，提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

６.加強(qiáng)檔案管理人員的保密意識

對被救助人提供的資料要嚴(yán)格保密，不得以職務(wù)之便，將社會救助人員的個人資料隨意公開，嚴(yán)格按照救助要求公示內(nèi)容。檔案工作人員要自覺遵守有關(guān)法律法規(guī)，要有較強(qiáng)的責(zé)任感和保密意識。同時，要經(jīng)常更新社會救助對象的相關(guān)信息，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

7.社會救助單位要堅持依法管理救助檔案

我國的社會救濟(jì)工作存在著較大的獨(dú)立性，其行政自治權(quán)應(yīng)當(dāng)是在法律的框架下實(shí)現(xiàn)。檔案管理人員要了解法律，遵守法律，嚴(yán)格履行《檔案法》規(guī)定的法定職責(zé)，為救助檔案管理提供法律依據(jù)。一是，要搞好社會救濟(jì)金的管理工作，要按照法律規(guī)定進(jìn)行管理。各級各部門要重視和扶持救助檔案工作，把檔案工作納入機(jī)關(guān)的年度發(fā)展計劃，在經(jīng)費(fèi)、人員和組織上給予充分重視。二是，要把檔案工作列為救助工作的重中之重，要早安排，要有方法，要抓落實(shí)。三是，要制定一套科學(xué)、合理的評價體系，確保各項工作落實(shí)到位，推進(jìn)社會保障工作順利進(jìn)行。在全國救援計劃的年度檢查與驗(yàn)收中，要對其進(jìn)行定期監(jiān)管，并將其納入全國范圍內(nèi)的評價體系之中，明確評價的標(biāo)準(zhǔn)和方式。

8.建立多元化、復(fù)合型社會救助專業(yè)人才開發(fā)體系

建立多元化、復(fù)合型社會救助專業(yè)人才開發(fā)體系，就需要一支具有高素質(zhì)的人才隊伍。社區(qū)救助工作是具有一定專業(yè)理論和專業(yè)技能的綜合性工作。首先，加強(qiáng)救助檔案管理人員的思想意識、知識儲備、技術(shù)能力的培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)。其次，要建立健全的、多樣化的、復(fù)合型的社會救濟(jì)學(xué)專業(yè)人員培養(yǎng)機(jī)制。不僅要將社會救助工作作為整個民政部門發(fā)展計劃的重要內(nèi)容，還要將社會救助工作檔案資源與社會資源結(jié)合起來，形成覆蓋企事業(yè)單位、社區(qū)、高校團(tuán)體等多元化的社區(qū)救助工作培訓(xùn)體系。最后，要構(gòu)建適合社會救助檔案管理人員發(fā)展的激勵和評價體系。從社會化的視角出發(fā)，對其進(jìn)行職業(yè)能力分類和報酬分配，構(gòu)建一套完善的工作激勵和崗位評估體系，為社會救助工作者提供更廣闊的發(fā)展空間。

9.保證檔案信息化管理的安全及規(guī)范性

在社會救助領(lǐng)域工作中，為提升檔案管理的全面質(zhì)量，需要不斷構(gòu)建智能化和信息化的檔案管理工作，同時通過檔案與信息化技術(shù)融合，以實(shí)現(xiàn)救助檔案管理的安全和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，從而全面提高社會救助檔案信息資料的質(zhì)量。

第一，針對社會救助信息系統(tǒng)來說，在系統(tǒng)構(gòu)建時需要建立保障制度，并通過檔案數(shù)字化構(gòu)建質(zhì)量和安全管理體系規(guī)范，以保障各項任務(wù)都有章可循，從而提升社會救助信息系統(tǒng)檔案的全面性和安全性。

因此，在社會救助管理系統(tǒng)建設(shè)中，因?yàn)椴僮鳈?quán)限有限，在信息技術(shù)應(yīng)用上極易發(fā)生相互混淆的情況，從而嚴(yán)重?fù)p害了社會救助管理系統(tǒng)資料的安全性，但通過對其安全規(guī)范的有效管理，能夠減少這些情況的發(fā)生。同時，在檔案權(quán)限明確的條件下，還能夠有效提升檔案信息的質(zhì)量。

第二，在檔案信息化建設(shè)工作中，針對電子文件建立多樣化的存儲介質(zhì)，以減少電子文檔的長期存放而發(fā)生損毀的可能性。

第三，根據(jù)檔案數(shù)字化管理安全要求的具體分析，制定文檔安全控制方法，切實(shí)提高社會救助系統(tǒng)檔案管理的質(zhì)量，并推動了工作的穩(wěn)步開展。

第四，為確保所有服務(wù)安全、平穩(wěn)進(jìn)行，應(yīng)當(dāng)提高民政部門的信息化水平，不斷吸納高級技術(shù)人員和高水平的管理人才，以便更加充分發(fā)揮社會救助檔案信息化管理的優(yōu)越性，并以此為救助工作的可持續(xù)開展提供保證。

四、結(jié)語

隨著社會的發(fā)展，社會救助的方式必然更加多樣化，因此有關(guān)部門要持續(xù)進(jìn)行改革，轉(zhuǎn)變原有的觀念和習(xí)慣，在今后的社會救濟(jì)工作中，堅持探索創(chuàng)新，尋找更加新穎、更加適合社會救濟(jì)事業(yè)發(fā)展的方式，充分利用救助檔案，保證其真實(shí)性和完整性，為今后的社會救濟(jì)工作開展提供參考。

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（作者單位：菏澤市救助管理站）

作者簡介：邵敏（1980—），女，漢族，山東菏澤人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。