淺議知識轉(zhuǎn)化視角下高校檔案館開發(fā)利用能力提升策略

摘 要：從知識轉(zhuǎn)化視角出發(fā)，結(jié)合SECI模型構(gòu)建高校檔案館開發(fā)利用能力的提升路徑，提出高校檔案館要從多元化開發(fā)利用、營造知識氛圍，完善交互場景、挖掘隱性信息資源，搭建檔案資源庫、完善平臺功能，完善組織培訓、延長檔案服務(wù)鏈條4個方面策略，促進隱性知識和顯性知識相互轉(zhuǎn)化，從而不斷提升館員服務(wù)能力，完善高校檔案開發(fā)利用體系。

關(guān)鍵詞：高校檔案館；知識轉(zhuǎn)化；SECI模型；知識創(chuàng)造

高校檔案館是保存高校從事教學、科研、黨政管理及各項歷史記錄的重要知識庫，承擔公眾信息獲取、史料編研挖掘、管理決策支撐等重要職能。深入推進檔案利用體系建設(shè)是“十四五”時期我國對于檔案事業(yè)發(fā)展提出的重點方向之一，也是高校檔案館充分實現(xiàn)檔案價值的有力途徑。

近年來，高校檔案館在檔案利用服務(wù)、檔案展覽、編研出版等方面取得一定進展，但也存在開發(fā)利用模式單一、檔案利用平臺不完善、缺乏相應保障體系等問題?，F(xiàn)如今，檔案開發(fā)利用向知識服務(wù)方向發(fā)展的趨勢已成為檔案界的共識，對高校檔案開發(fā)利用能力提出更高的要求。

因此，本文從知識轉(zhuǎn)化的視角出發(fā)，結(jié)合SECI模型挖掘檔案館的知識資源，提高檔案館及館員開發(fā)利用能力，進一步發(fā)揮高校檔案館的檔案價值，強化檔案館公共服務(wù)及信息支持的職能。

一、知識轉(zhuǎn)化及SECI模型

知識轉(zhuǎn)化是隱性知識與顯性知識之間相互轉(zhuǎn)化的過程，在整個知識管理體系中占據(jù)了重要地位。

1995年，Nonaka和Takeuchi提出了知識創(chuàng)造的螺旋模型，即SECI模型，SECI模型認為知識轉(zhuǎn)化分為社會化（Socialization）、外顯化（Externalization）、組合化（Combination）、內(nèi)隱化（Internalization）四個過程，在這個過程中顯性知識和隱性知識以不斷螺旋式地轉(zhuǎn)化創(chuàng)造新知識，如圖1。

1.社會化（隱性知識到隱性知識）

社會化是指隱性知識在個體或者團隊之間，以潛移默化的形式轉(zhuǎn)化為他人隱性知識的過程。在這一過程中可以通過觀察、模仿等方式，借助非正規(guī)化的語言在組織內(nèi)構(gòu)建共同理念與服務(wù)技能。

2.外顯化（隱性知識到顯性知識）

外顯化是指訣竅、經(jīng)驗等隱性知識通過文字、圖像等客觀表達形式將知識顯性化的過程。在這一過程中組織可以挖掘、梳理、總結(jié)隱性知識，形成經(jīng)驗匯總、服務(wù)指南、規(guī)章手冊等顯性知識，提高整個團隊的知識存量。

3.組合化（顯性知識到顯性知識）

組合化是指將既存的顯性知識通過整理、匯總、分類等方式重新構(gòu)造，從而形成新的、系統(tǒng)性的顯性知識的過程。在這一過程中，組織可以對既往的資料或館藏檔案資源進行整理、分類、研究，重新構(gòu)造現(xiàn)存知識體系，形成知識增值。

4.內(nèi)隱化（顯性知識到隱性知識）

內(nèi)隱化是指顯性知識通過消化、吸收、理解轉(zhuǎn)化為隱性知識的過程。在這一階段組織可以借助理論培訓、實踐學習等方式幫助館員內(nèi)隱化，形成自有知識和能力。

SECI模型通過這四個過程實現(xiàn)知識的螺旋上升，為個體和組織創(chuàng)造了新的知識，進而幫助組織實現(xiàn)目標。將SECI模型應用于高校檔案館開發(fā)利用能力提升上，不僅能夠增加館員顯性知識與隱性知識，還提升館員的服務(wù)能力，同時也增加知識存量，有助于完善檔案開發(fā)利用體系，提高高校檔案館整體服務(wù)效能。

二、高校檔案開發(fā)利用存在的問題與不足

我國檔案館開發(fā)利用能力和建設(shè)速度仍比較緩慢。根據(jù)國家檔案局統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，2021年度全國各級綜合檔案館的開放檔案共17549.7萬卷（件）。其中，提供利用檔案2407.4萬卷（件次），提供利用的檔案占總開放檔案的13.7%。檔案開發(fā)利用形式主要以接待利用者及參觀者等被動、單一形式展開。目前，我國高校檔案服務(wù)也存在此類現(xiàn)象，還普遍存在檔案開發(fā)利用模式單一、檔案利用平臺不完善、缺乏相應保障體系等情況。

1.開發(fā)利用模式單一

高校檔案開放的范圍和數(shù)量有限，導致高校檔案館難以滿足學校內(nèi)部及社會各界多元化的需求。高校檔案館利用服務(wù)形式提出需求、館員查詢的被動服務(wù)模式為主，開發(fā)內(nèi)容上以檔案展覽、檔案匯編模式為主，缺乏地方人文特色及高校學術(shù)特色，知識化利用服務(wù)、檔案創(chuàng)意開發(fā)等新興檔案開發(fā)利用模式有待發(fā)展。

2.檔案利用平臺不完善

檔案利用平臺是連接用戶、館員與檔案館的橋梁，是集成資源整合、信息交流傳播、知識學習、開發(fā)編研等多種服務(wù)的綜合性基礎(chǔ)平臺。目前，高校檔案利用平臺存在功能建設(shè)不到位，缺少維護管理等情況。檔案利用平臺主要功能集中在存儲、檢索電子檔案、定位紙質(zhì)檔案等方面，而用戶個性化、精確化查詢利用功能不完善，館員與用戶交互功能建設(shè)不到位，館員內(nèi)部檔案編研、推薦檢索等模塊欠缺。

3.缺乏相應保障體系

建立良好的制度和運轉(zhuǎn)機制是高校檔案館進行檔案開發(fā)利用的根本。在知識資源建設(shè)體系方面，高校檔案資源主要依托高校各部門提交檔案、檔案館被動收取的方式，各類信息數(shù)據(jù)資源庫和特色檔案庫建立不完善，知識加工、知識提煉及隱性知識的挖掘還有所欠缺。在人才保障體系方面，現(xiàn)有館員存在開發(fā)利用經(jīng)驗不足、知識結(jié)構(gòu)和專業(yè)技能難以滿足需求、個體之間能力差異大、復合型人才欠缺等情況，知識分享和知識創(chuàng)新的激勵機制不完善，相應的知識評估和績效制度也有待加強。

三、知識轉(zhuǎn)化視角下高校檔案館開發(fā)利用提升策略

1.社會化知識轉(zhuǎn)化：多元化開發(fā)利用，營造知識氛圍

文化反映了一個組織及其全體成員的深層次價值觀，具有整合、適應以及導向功能。高校檔案館可以借助自身的文化元素發(fā)掘具有歷史人文特色的創(chuàng)意產(chǎn)品或符號，塑造檔案館自身的形象IP，借助海報、視頻等模式擴大檔案館影響力，通過多元化的檔案開發(fā)形式潛移默化地加深檔案人員、校內(nèi)師生及社會各界的認同感。從檔案館內(nèi)部出發(fā)，高校檔案館可以建立起創(chuàng)新檔案服務(wù)、樹立優(yōu)秀榜樣的文化，營造主動學習、互相分享、向優(yōu)秀榜樣看齊的組織氛圍，定期在校內(nèi)邀請不同部門人員、專家學者開展分享會，舉辦館內(nèi)交流會等方式促使館員自發(fā)進行觀察、模仿、溝通、交流，進一步促進學校及檔案館內(nèi)部知識的流動和管理，有效集合館內(nèi)智慧，提高團隊知識開發(fā)能力，優(yōu)化檔案利用服務(wù)質(zhì)量。同時，組織內(nèi)部可以建立“學徒制”“導師制”的工作機制，確保新任館員能夠快速積累經(jīng)驗、完善技能體系。此外，高校檔案館可積極與其他地方檔案館或優(yōu)秀企業(yè)檔案室建立聯(lián)誼或共享關(guān)系，互學互鑒。鼓勵館員通過輪崗交換、實地體驗、一帶一等方式，借鑒其他優(yōu)秀檔案館開發(fā)利用經(jīng)驗，開闊自身視野。

2.外顯化知識轉(zhuǎn)化：完善交互場景，挖掘隱性信息資源

由于隱性知識不易傳播性和對知識主體的依賴性，容易導致隱性知識的流失，而當隱性知識轉(zhuǎn)化為他人能夠理解、吸收的知識更有利于進行交換。高校檔案館可以挖掘更多深層次的檔案隱性知識并利用VR、AR、GIS等技術(shù)，與時代特色結(jié)合提供多維度的展現(xiàn)形式，增強用戶觀展時的理解程度及公眾參與度，增強檔案文化傳播能力。同時，館員可以借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與平臺功能加強與用戶的交流，如使用平臺留言、論壇、微信群、微博等方式融入用戶群體，了解用戶動態(tài)及真實需求，發(fā)現(xiàn)自己在檔案服務(wù)過程中的不足并著力改進，為師生、校友、社會人士等不同用戶提供精準服務(wù)。從檔案館內(nèi)部出發(fā)，檔案館應充分挖掘館員優(yōu)秀的工作經(jīng)驗、服務(wù)技能，鼓勵館員將自己所獲得的工作技巧、訣竅等以文字、圖像等形式展現(xiàn)出來。在日常工作中，完善工作日志制度，鼓勵館員將日常工作心得、體會等記錄下來并進行定期回顧、整理。同時，組織內(nèi)部也可以將日常運營、管理活動中的各類經(jīng)驗轉(zhuǎn)換為工作手冊，以供館員快速上手工作或與其他組織進行交流學習。此外，建立完善的知識評估機制、知識激勵機制、信息收集制度和資源庫建設(shè)等保障制度，形成以“領(lǐng)導牽頭、部門協(xié)調(diào)、財政支持、制度保障”的資源組合，能夠為檔案開發(fā)利用提供基本的保障。

3.組合化知識轉(zhuǎn)化：搭建檔案資源庫，完善平臺功能

建設(shè)檔案資源庫是對組織內(nèi)現(xiàn)有的檔案資源進行加工、重組的過程，能夠幫助組織內(nèi)部將收集到的檔案資源有序化，促進顯性知識組合，增強檔案的開發(fā)利用價值。首先，高校檔案館可以通過整合現(xiàn)有檔案資源，將在庫檔案進行加工、編碼，根據(jù)檔案主題和學科特色進行歸類，利用知識圖譜、機器學習等技術(shù)實現(xiàn)檔案內(nèi)容之間的關(guān)聯(lián)分析和智能檢索，打造專題特色檔案資源庫，進一步搭建知識體系、形成知識脈絡(luò)，實現(xiàn)檔案開發(fā)利用的便捷化、信息化、智能化。其次，高校檔案館可進一步充分應用數(shù)據(jù)挖掘、語義重組、語義關(guān)聯(lián)等技術(shù)，實現(xiàn)對檔案信息數(shù)據(jù)的內(nèi)容分析和知識提取，利用平臺為公眾提供高級檢索、個性化推薦等精確檢索的方式，提高檔案利用效率。同時，這些技術(shù)也可為檔案開發(fā)提供相似詞檢索、推薦檢索、檔案比對等知識化服務(wù)，提高檔案編研的準確性和有效性。此外，利用平臺可結(jié)合文本、圖片、視頻多種呈現(xiàn)方式，或?qū)W術(shù)研究、師生教育、檔案故事等多種呈現(xiàn)主題，打破固有的檔案單一化呈現(xiàn)場景，還要克服因檔案信息載體不同或館藏類別不同等因素給檔案資源開發(fā)利用帶來的障礙，不斷提高檔案開發(fā)利用內(nèi)容的質(zhì)量。

4.內(nèi)隱化知識轉(zhuǎn)化：完善組織培訓，延長檔案服務(wù)鏈條

組織知識包括內(nèi)部知識存量與從外部獲取的信息和知識。組織培訓能夠促使組織內(nèi)部的知識進行有效吸收、轉(zhuǎn)化和開發(fā)，形成新知識。同時，組織培訓還能提升理解、同化和應用新的外部知識的能力，使外部知識被內(nèi)部人員消化吸收。高校檔案館可以豐富自身的培訓體系，將館員知識、技能培訓結(jié)合個人特點以及高校人文理念與專業(yè)學科背景，幫助館員進一步將顯性知識轉(zhuǎn)化為隱性知識，因地制宜提升館員知識層次及檔案開發(fā)利用能力。高校檔案館在培訓方向上，應融合高校校史、校情和高校優(yōu)勢學科，向具有學校特色、行業(yè)特色的專業(yè)檔案人員靠攏，在檔案開發(fā)過程中挖掘高校自身的檔案文化和歷史基因；在培訓內(nèi)容和培訓形式上，要充分尊重群體之間的差異，提供具有層次化、差異化的內(nèi)容資源及線下與線上相結(jié)合的培訓途徑。此外，高校檔案館要采取理論與實踐相結(jié)合的培訓策略，積極在組織內(nèi)推行“做中學”的模式，將學習的顯性知識結(jié)合實際工作，探索檔案開發(fā)利用的最佳服務(wù)方案。同時，要鼓勵館員在檔案開發(fā)利用過程中不斷嘗試和探索新的檔案服務(wù)形式，將檔案服務(wù)鏈延伸至微末之處，提高檔案服務(wù)的“溫度”，滿足公眾在享受現(xiàn)有檔案服務(wù)過程中不斷產(chǎn)生的新需求，并在這個過程中不斷內(nèi)化為自身的知識體系，提升檔案開發(fā)利用的能力。

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（作者單位：西南財經(jīng)大學檔案館）

基金項目：四川省檔案管理科研課題項目“CA認證技術(shù)在我國高校電子檔案管理中的應用與實踐研究”（項目編號：scgdx202109）。

作者簡介：鄭微（1996—），女，漢族，重慶人，碩士研究生，助理館員，研究方向：檔案管理、知識管理。