關(guān)于提高檔案管理科學(xué)化水平路徑選擇的探究

摘 要：在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，我國的檔案工作已經(jīng)發(fā)生了很大改變。在新時(shí)期，檔案工作必須要主動(dòng)運(yùn)用科學(xué)技術(shù)來提高工作質(zhì)量，使其整體水平得到提高，促進(jìn)社會(huì)的整體素質(zhì)得到進(jìn)一步提高。信息技術(shù)的運(yùn)用也是歷史發(fā)展的必然趨勢(shì)，對(duì)推動(dòng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程是極為重要的工作環(huán)節(jié)。本文通過對(duì)我國當(dāng)前學(xué)校檔案館工作現(xiàn)狀的分析與歸納，給出了幾點(diǎn)具體的操作建議，以期使廣大員工掌握主動(dòng)運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，改善工作條件。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化水平；提高路徑

提高檔案管理工作水平，對(duì)于促進(jìn)我國社會(huì)發(fā)展和進(jìn)步具有重要的意義，是推動(dòng)我國檔案事業(yè)走向現(xiàn)代化的重要方向。檔案是時(shí)代信息、社會(huì)信息和商業(yè)信息的載體，它是人類發(fā)展過程中的重要部分，所起到的作用也不盡相同，可以為未來的發(fā)展決策做參考依據(jù)。因此，有關(guān)部門要有針對(duì)性地進(jìn)行研究，尋求提高其科學(xué)管理的方法。

一、檔案管理科學(xué)化的必要性

提高檔案工作的科學(xué)性已成為當(dāng)務(wù)之急，然而，在實(shí)際落實(shí)上很困難，給工作人員帶來了很大困擾。與其他工作相比較，檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很高的工作，包含了很多專業(yè)知識(shí)，工作人員必須時(shí)刻從發(fā)展的觀點(diǎn)出發(fā)，密切聯(lián)系理論和實(shí)際，不斷學(xué)習(xí)。

1.推動(dòng)檔案工作的良性發(fā)展

在推動(dòng)社會(huì)主義精神文明的進(jìn)程中，檔案工作扮演著舉足輕重的角色，其涉及的范圍更廣泛，涉及政治、經(jīng)濟(jì)和文化等方面。通過對(duì)文獻(xiàn)資料的剖析與研究，能有效總結(jié)過往、預(yù)見將來，并能主動(dòng)吸取其中的教訓(xùn)，確定今后的發(fā)展方向，從而達(dá)到對(duì)癥下藥的目的。當(dāng)前，隨著科技的發(fā)展，檔案工作所面對(duì)的外部條件發(fā)生顯著的改變，檔案工作的科學(xué)化程度不容忽視。只有做到了科學(xué)化，才能發(fā)揮出其作用以及優(yōu)越性，為構(gòu)建和諧社會(huì)，創(chuàng)造一個(gè)有利于大眾健康發(fā)展的空間與氛圍。

2.加強(qiáng)檔案工作的效能

由于檔案管理工作所涉及的工作內(nèi)涵和方式比較繁雜，因此，必須提高其科學(xué)化程度，保證其工作的有效性和科學(xué)性，從而為今后的工作和改革提供指導(dǎo)。隨著人類社會(huì)的發(fā)展，檔案的類型日益多樣化，其數(shù)量和品質(zhì)也日益提高。首先，要保證檔案工作的積極性和自覺性，必須注重其整體質(zhì)量和工作水準(zhǔn)穩(wěn)步提高，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的類型和質(zhì)量提高的本質(zhì)需求，注重日常工作的具體流程，在減少工作任務(wù)量的前提下，更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)癥下藥，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化水平穩(wěn)步提升。由于傳統(tǒng)手工檔案管理工作存在著大量的問題，很難保證科學(xué)歸檔和歸檔的效力，只是依靠簡單存取、調(diào)閱等相對(duì)落后的方式，檔案的管理水平和工作質(zhì)量都不盡如人意，檔案管理科學(xué)化對(duì)檔案工作的發(fā)展起到了很大的促進(jìn)作用。與此形成鮮明對(duì)比的是，在提高科學(xué)水平的前提下，保證檔案工作取得全方位突破，這將是提高檔案工作效率的重要因素。科學(xué)的檔案管理可以使檔案工作更好地發(fā)揮作用，使檔案工作更加精彩，管理效果得到穩(wěn)步提高。

3.適應(yīng)信息化進(jìn)程的需要

在信息化快速發(fā)展的今天，資訊科技和網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)滲透人們的日常生活中。提高檔案工作的科學(xué)性，可以使檔案工作更好地與數(shù)字社會(huì)發(fā)展的實(shí)際情況相適應(yīng)，把更多信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案工作之中，使之能夠積極適應(yīng)新的發(fā)展步伐，從而使檔案工作更加科學(xué)、穩(wěn)健地運(yùn)行。加快數(shù)字檔案管理的建設(shè)，加速數(shù)字檔案室的建設(shè)，可以使檔案綜合管理的整體水平得到最優(yōu)化。

二、檔案管理科學(xué)化是新時(shí)代的重點(diǎn)要求

1.完善檔案管理科學(xué)化水準(zhǔn)是提升國家文化軟實(shí)力的必然支撐

眾所周知，歷史檔案信息是我們豐富的精神財(cái)富，在這些史料中，原始的記載不僅反映了歷史的真正面目，還可使后人對(duì)其進(jìn)行更深刻地研究和分析，使其成為人類精神和文明的結(jié)晶。檔案所涉及的范圍既涉及經(jīng)濟(jì)、政治、文化等方面，又涉及不同的社會(huì)族群，是保存國家文化的必要材料。隨著經(jīng)濟(jì)一體化不斷發(fā)展，越來越多的國外思想開始滲透年輕人之中，這種現(xiàn)象對(duì)一個(gè)民族的沖擊也越來越大。在這種背景下，各國之間的競爭已經(jīng)不僅僅局限于經(jīng)濟(jì)和政治，還必須要將這兩個(gè)因素結(jié)合起來，形成一場文化的角逐，從整體的觀點(diǎn)來看，哪一方占據(jù)了優(yōu)勢(shì)，就會(huì)占據(jù)文化主導(dǎo)地位。因此，只有積極優(yōu)化和完善我國的檔案管理，才能真正發(fā)揮各類檔案的功能，促進(jìn)各類文獻(xiàn)資料更好地為我國的發(fā)展提供有力的文化支持。

2.檔案科學(xué)化管理是提升國家信息技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展和應(yīng)用，檔案的管理方式發(fā)生了變化，特別是對(duì)信息技術(shù)的深入運(yùn)用，可以大大豐富和充實(shí)檔案的工作形式，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理資料的收集、分析和應(yīng)用，為我國的文化發(fā)展提供了強(qiáng)有力的支撐，可以說檔案管理工作正伴隨著數(shù)字化和信息化技術(shù)而產(chǎn)生相應(yīng)的變化。隨著信息化進(jìn)程的加快，對(duì)檔案管理的需求不斷提高，對(duì)檔案管理人員的社會(huì)責(zé)任感y也要求隨之提高。檔案工作人員要適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，站在資訊科技的最前沿，對(duì)檔案的科學(xué)化進(jìn)行全面剖析，力求提高檔案的精確度，為國家、社會(huì)建設(shè)提供更加牢固的支持。面對(duì)新時(shí)代的發(fā)展，檔案工作仍然要跨過重重難關(guān)，主動(dòng)處理各種問題和困難。首先，必須要提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)。目前，檔案工作的整體水平還算不錯(cuò)，但仍然有很多問題，這些問題對(duì)檔案管理的發(fā)展產(chǎn)生了巨大的影響。從宏觀上看，我國的檔案管理信息化程度仍然很低，很多人員仍然受到傳統(tǒng)觀念的限制，使用的檔案管理系統(tǒng)相對(duì)比較陳舊，工作質(zhì)量和效率都比較低下，而檔案的安全問題更應(yīng)引起大家的高度重視，它不僅關(guān)系到檔案管理的執(zhí)行，還關(guān)系到信息技術(shù)的發(fā)展。

三、現(xiàn)代檔案管理工作存在的問題

1.檔案管理的重要性受到忽略

檔案管理是一項(xiàng)重要的工作，它可以為我國的社會(huì)發(fā)展提供重要的信息。但現(xiàn)實(shí)中我們發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前一些企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，沒有形成科學(xué)、客觀的認(rèn)識(shí)，從而造成檔案管理工作嚴(yán)重流于形式，此舉必然會(huì)造成檔案的正常記錄和使用受到影響，將會(huì)極大威脅到企事業(yè)單位的長遠(yuǎn)建設(shè)發(fā)展。某些企事業(yè)單位只會(huì)把所有的資料都記錄下來，不會(huì)考慮檔案管理的真實(shí)性和完整性，也不會(huì)將其應(yīng)用于企事業(yè)單位的日常工作，更不能利用其為企業(yè)創(chuàng)造更多的利潤，影響了企事業(yè)單位的經(jīng)營和發(fā)展。

2.檔案管理工作規(guī)范化程度較低

檔案管理人員是推進(jìn)檔案管理工作的重要因素，是確保檔案資料得到合理整理的重要環(huán)節(jié)。21世紀(jì)，隨著科技的發(fā)展和進(jìn)步，對(duì)社會(huì)的發(fā)展產(chǎn)生了巨大的沖擊。從這一點(diǎn)可以看出，新時(shí)期對(duì)各類優(yōu)秀人才需求量很大，然而，一些企事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，并沒有投入足夠的人力、物力來滿足新時(shí)期的要求，這種情況下，檔案管理員工的工作能力較弱，導(dǎo)致一系列檔案管理的問題，再加上職責(zé)劃分不清晰，極大程度影響單位檔案管理信息資源的時(shí)效性，后期使用也會(huì)受其影響。

3.檔案管理工作的技術(shù)支撐滯后

科學(xué)、合理的技術(shù)軟件可以極大地提高檔案的管理水平和工作效率，使檔案工作人員更加高效、優(yōu)質(zhì)地進(jìn)行檔案管理。當(dāng)前，我國各大企事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的關(guān)注和理解，使得檔案管理人員缺乏檔案和信息化專業(yè)素質(zhì)。同時(shí)，由于一些企事業(yè)單位沒有進(jìn)行很好的檔案管理培訓(xùn)、宣傳等方面的工作，致使檔案工作質(zhì)量下降，有的甚至?xí)a(chǎn)生數(shù)據(jù)不真實(shí)等情況，從而使其與現(xiàn)實(shí)中的檔案內(nèi)容產(chǎn)生了偏差，使檔案的真實(shí)性大大下降。

4.對(duì)檔案工作的宣傳和管理不到位

檔案管理工作者沒有充分意識(shí)到檔案管理工作的重要性，影響了公眾對(duì)于檔案管理工作的理解。與此同時(shí)，檔案管理工作因?yàn)樾枰^高的專業(yè)性，所以，往往需要投入更多的精力和時(shí)間，只有這樣才能有效完成管理工作，從根本上提升檔案管理質(zhì)量和效率，但是，由于前期宣傳力度相對(duì)較小，導(dǎo)致檔案管理工作者無論是使用方法還是自身知識(shí)儲(chǔ)備，都處于較為落后的境地。

四、提高檔案管理科學(xué)化水平的有效途徑

1.明確檔案管理工作的定位

要提高檔案工作的科學(xué)性，必須清楚認(rèn)識(shí)到檔案服務(wù)于現(xiàn)代社會(huì)，服務(wù)于群眾，是檔案工作的基礎(chǔ)。要把這一理念融入檔案管理人員的思想和認(rèn)識(shí)，要堅(jiān)定發(fā)展的理念，深入推進(jìn)和落實(shí)黨的執(zhí)政綱領(lǐng)、路線和方針，重視掌握現(xiàn)代社會(huì)形勢(shì)變化情況，統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理形式，全方位強(qiáng)化自身政治意識(shí)、責(zé)任意識(shí)以及全局意識(shí)。檔案管理人員必須適應(yīng)當(dāng)代發(fā)展的要求，做到與時(shí)俱進(jìn)，要想提高檔案管理科學(xué)化水平，就必須做到全面、高效地對(duì)每一個(gè)管理環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化、改進(jìn)。有關(guān)人員要把傳統(tǒng)的、信息化的管理方式結(jié)合起來，把工作重心放在控制每一個(gè)環(huán)節(jié)上，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，以便更有效地搜集到有用的信息，并將其利用起來。

2.堅(jiān)持科學(xué)的檔案管理思想

提高檔案管理的科學(xué)水平常常要從檔案的觀念等層面加以實(shí)施，有關(guān)單位要加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。在快速發(fā)展的時(shí)代，要對(duì)檔案工作進(jìn)行全面的重視和了解，并在此基礎(chǔ)上，將其融入社會(huì)調(diào)查工作，這對(duì)發(fā)揮檔案管理信息資源的作用具有極為重要的意義。同時(shí)，有關(guān)部門也要增強(qiáng)對(duì)檔案的理解，明確職責(zé)，對(duì)資料的安全性和完整性進(jìn)行科學(xué)控制，主動(dòng)參加到維護(hù)社會(huì)的穩(wěn)定之中，維護(hù)國家和民族的權(quán)益。

3.提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)與檔案管理的科學(xué)水平有著直接的關(guān)系，檔案管理人員必須具有較強(qiáng)的認(rèn)識(shí)和正確的工作態(tài)度，方可促進(jìn)檔案工作全面發(fā)展。為了提高檔案工作質(zhì)量，各有關(guān)部門應(yīng)從多方面入手，在用人的過程中，應(yīng)首先考慮具有較強(qiáng)管理素質(zhì)和專業(yè)性較強(qiáng)的人員。隨著我國信息化進(jìn)程的加快，檔案管理技術(shù)的發(fā)展也日趨成熟，各單位要切實(shí)加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，必須進(jìn)行經(jīng)常性的培訓(xùn)和教育。一方面，要提高管理者的專業(yè)自信和職業(yè)榮譽(yù)感，另一方面，還要提高員工的工資和福利待遇，激發(fā)其工作積極性，讓他們對(duì)檔案工作的重要性有一個(gè)更加深入的認(rèn)識(shí)。

4.加強(qiáng)基層組織建設(shè)

為了提高各企事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)化程度，必須加強(qiáng)對(duì)其軟硬件建設(shè)和經(jīng)費(fèi)投入，從根本上保證各企事業(yè)單位檔案管理的精確度和科學(xué)性。全面加強(qiáng)系統(tǒng)的管理，可以建立電子閱覽室、信息共享平臺(tái)和檔案管理站點(diǎn)，使讀者能夠快速獲取各類信息，實(shí)現(xiàn)共享和使用，提高各類檔案管理的使用效率?？茖W(xué)、合理地運(yùn)用各類檔案管理資料，運(yùn)用現(xiàn)代科技，改進(jìn)和優(yōu)化電子檔案管理的內(nèi)容，采用更加先進(jìn)的管理方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)性。全面推進(jìn)檔案管理規(guī)范化進(jìn)程，主動(dòng)突破傳統(tǒng)的檔案管理局限，加快各類綜合檔案管理模式的建立，從而達(dá)到對(duì)檔案資源的精確管理，明確檔案的交接和審核流程，從源頭上對(duì)系統(tǒng)和程序進(jìn)行優(yōu)化，確保所有的檔案管理都可以順利開展。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案資源的動(dòng)態(tài)管理，定期組織相關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督管理，確保其符合時(shí)代要求。

5.強(qiáng)化檔案管理信息化系統(tǒng)

隨著信息化進(jìn)程的推進(jìn)，檔案管理的數(shù)字化、信息化、智能化進(jìn)程將變得越來越緊迫，要想實(shí)現(xiàn)這一目的，就必須建立起一個(gè)更加科學(xué)、合理的檔案管理信息體系。因此，必須重視電子檔案管理的安全問題，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，電子檔案管理的應(yīng)用越來越廣泛，但同時(shí)也會(huì)受到病毒或者不法分子的攻擊，確保電子檔案管理的安全性是非常必要的。在此過程中，電子檔案管理的真?zhèn)螁栴}同樣值得重視。在實(shí)踐中，由于缺少標(biāo)準(zhǔn)化的體系，各部門之間不能互相連接，在當(dāng)前情況下，很難保證其資料的全面存取，有關(guān)部門必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)。檔案管理信息化系統(tǒng)可以按照用戶的需要在各種載體上同步生成，或者互相轉(zhuǎn)換，包括檔案管理的字體、印章和簽名，通過最基本的剪切、復(fù)制和粘貼功能就可以達(dá)到相同的效果，導(dǎo)致電子檔案管理的真實(shí)性很難得到保證。盡管如此，仍可利用電腦技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案及資訊的全面保障。比如，把檔案設(shè)定為只讀模式或?qū)ζ溥M(jìn)行密碼處理，以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案管理的有效防護(hù)。另外，由于信息的獨(dú)立性和計(jì)算機(jī)的特性，人們可以添加、刪減和編輯信息，從而快速生成一份全新的文檔。在這種環(huán)境中，一旦數(shù)據(jù)被篡改，原始文檔就會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問題，這就需要對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行及時(shí)備份，以便對(duì)其進(jìn)行正確的分析和使用，從而有效克服了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理效率低下和保存質(zhì)量低下的問題。

五、總結(jié)

簡而言之，檔案資料的使用不再局限于傳統(tǒng)的身份驗(yàn)證、工作檢查和學(xué)習(xí)研究，人們可以利用其來捍衛(wèi)自己的合法權(quán)利，將檔案資料從靜止的狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)樯鷦?dòng)的影像，為人類所用。在新的社會(huì)形態(tài)下，檔案管理日益變得更加科學(xué)、更加充實(shí)，檔案管理員既要具有一定的業(yè)務(wù)技能，又要熟練運(yùn)用現(xiàn)代化的手段和管理技術(shù)，只有這樣才能貼合新時(shí)代的需要，提升檔案管理水平，更好地為人民和國家服務(wù)。

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（作者單位：海南省文昌中學(xué)）

作者簡介：許奮（1974—），男，漢族，海南文昌人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理。