淺析高職院校干部人事檔案內嵌組織工作

摘 要：人事檔案工作作為組織工作的重要組成部分，發(fā)揮著重要的基礎性作用。本文結合高職院校干部人事檔案內嵌組織工作概況，分析工作開展中存在的問題，從制度建設、人才隊伍建設、人事檔案文化建設三個方面研究解決路徑，提升人事檔案工作效率。

關鍵詞：人事檔案；內嵌；組織工作

近十年來，中央組織部在全國開展了兩次大型的干部人事檔案專項審核工作，審核范圍覆蓋高職院校所有在職工作人員人事檔案。由此可見，與我們切身利益息息相關的人事檔案，其重要性不言而喻，而保障其內容的真實性與準確性也成為目前及今后人事檔案工作的重點和難點。不僅如此，高職院校干部人事檔案工作，還內嵌為組織工作的一個重要環(huán)節(jié)，并成為人才選拔的一個前置條件，為組織工作提供重要的參考依據。

一、高職院校干部人事檔案內嵌組織工作概況

高職院校人事檔案，記錄著每一位教職工的成長經歷和工作經歷，包含學歷學位、思想考核材料、工資、政審、黨團員材料、獎懲材料、聘用材料等十大類。通過查閱教職工人事檔案，可以很直觀、立體地展現(xiàn)教職工成長的過程，以及教職工的思想情況、業(yè)務水平和工作能力等?！笆舜蟆币詠?，《干部人事檔案工作條例》《干部選拔任用工作監(jiān)督檢查和責任追究辦法》等都對干部選拔任用提出了新要求，對人事檔案的管理也更為嚴格，干部人事檔案“凡提必審”“凡進必審”“凡轉必審”。人事檔案工作已經內嵌到干部選拔工作當中，并成為選拔人才的重要一環(huán)。

二、存在的問題

1.工作量與人力配備的矛盾

“凡提必審”“凡進必審”“凡轉必審”工作的開展，是建立在人事檔案規(guī)范化、完整化且真實有效的整理基礎之上的。人事檔案的收集、整理是一個長期的大工程，非短期突擊整理能完成。高職院校所管理的人事檔案卷數越多，工程就越大。根據人事檔案管理規(guī)定，每千卷檔案配備檔案工作人員一名。因此，大部分高職院校都配備有一名人事檔案工作人員。但是，部分高職院校檔案員仍屬于兼職性質，大部分時間要協(xié)助部門做好其他工作，整理人事檔案的時間較少，長此以往，積壓的檔案工作量就會越來越大。

縱觀近十年的人事檔案專項審核工作，以整理500卷人事檔案為例，加上檔案員平時其他的日常工作，如接收轉遞檔案、檔案查詢借閱、檔案利用等，以及對檔案材料的查漏補缺工作等，以一人之力，全部整理好這500卷人事檔案用時約十年。整理的時間尚未包含檔案審核時間，檔案審核也是一項工作量巨大的工程。高強度工作使很多檔案員都備感壓力，而人力配備方面若得不到有效解決，將直接影響人事檔案整理的質量以及組織審核檔案工作的開展。

2.崗位設置與檔案專業(yè)人才隊伍建設的矛盾

根據《中華人民共和國檔案法》第十一條規(guī)定：檔案專業(yè)人員可以按照國家有關規(guī)定評定專業(yè)技術職稱。但在實際情況中，能長期堅守在人事檔案崗位的人員很少，能工作10年以上的人員更是少之又少。究其原因，主要有以下幾個方面：一是崗位流動性大；二是近年來檔案工作壓力大、工作量大，工作強度高，對檔案人員的各方面知識要求高，而人力、物力方面若無法得到滿足，工作就很難開展，檔案員容易產生職業(yè)倦??；三是存在職業(yè)發(fā)展期待值不對等情況。據了解，目前一些高職院校人事檔案崗位被設為管理崗，僅有少部分高職院校將檔案工作設為專業(yè)技術崗。在被設為管理崗上的人事檔案工作人員，由于看不到職稱晉升通道，申報檔案職稱的人員很少，工作積極性也會大受影響。周而復始，就造成人員不斷流動，真正愿意留在檔案崗工作的人員少之又少。人事檔案工作人員頻繁換崗，使高職院校檔案工作很難系統(tǒng)開展，檔案信息化建設工作更是難以推動，人事檔案審核工作效率亟待提高。

3.檔案工作強度與檔案工作氛圍的矛盾

由于人事檔案的特殊性，一談到人事檔案，人們總有種錯覺，覺得這是一項不急、不忙甚至是很清閑的工作，一些單位的人事檔案工作還經常是兼職人員承擔。整理檔案的時間被大大壓縮后，人事檔案材料得不到及時收集和整理，長期積壓，問題越堆越多，后續(xù)工作的開展便愈加困難。

歷經10年的人事檔案專項審核工作，人們開始深切感受到檔案工作的重要性及其工作的高強度性。特別是人事檔案“凡提必審”“凡進必審”“凡轉必審”要求的提出，對人事檔案的整理質量和利用效率提出更高要求與期待。但由于長期以來人事檔案工作給人清閑的錯覺，且高職院校人事檔案室一般只有一名檔案工作人員，使檔案管理工作氛圍較為尷尬。一邊是高強度的工作壓力和大量的工作，一邊是檔案信息化建設的現(xiàn)實需求，而僅有一名檔案工作者要完成如此大的工程，顯然是不可能的。

三、解決路徑

1.“一破一立”，強化人事檔案管理制度建設

（1）破除人們對人事檔案工作的偏見

人事檔案內嵌組織工作，就必須提升人事檔案的綜合管理水平和管理效能。首先，要破除以往對人事檔案工作的偏見。人事檔案工作不是可有可無的，也并非大家想象中的教職工養(yǎng)老的清閑之地。特別是近十幾年來國家加大對人事檔案的管理力度，人事檔案管理的工作量不亞于其他工作崗位。人事檔案記錄著每一位教職工自學生時代到參加工作，直至退休的整個人事管理全過程，內容涵蓋學歷學位教育、思想政治、職稱晉升、工資、獎懲、體檢等10個類別。它是與每一位教職工的切身利益息息相關，并能在關鍵時候發(fā)揮證據性作用，為教職工的合法權益保駕護航。因此，加大對人事檔案工作的宣傳力度，運用信息技術讓教職工對人事檔案有充分的認識和理解，并運用這種共同的認知推動人事檔案管理工作的開展。

（2）規(guī)范人事檔案管理制度是檔案管理提質增效的助推劑

人事檔案高效、有序運轉離不開人事檔案管理制度的有效推進和監(jiān)督引導。2018年，中央組織部《干部人事檔案工作條例》發(fā)布，全文共七章四十六條，從體制、工作機構、內容和分類、日常管理、利用和審核、紀律和監(jiān)督等方面對干部人事檔案進行了全方位、科學化、規(guī)范化的管理，并對人事檔案工作提出更高的要求和期待，對人事檔案內嵌組織工作提出具體的工作任務和工作要求。條例的發(fā)布，加強頂層設計，進一步深化人事檔案管理內容建設，夯實了檔案管理各個方面的硬件框架，有力推動全國干部人事檔案信息化建設工作的開展。高職院校在開展條例學習的同時，也需要根據學校的管理特點制定適用于本校人事檔案管理的相關制度。人事檔案制度的約束管理，其實質便是在前端控制對檔案進行有效干預，制止不合規(guī)、不合法的事情發(fā)生，使人事檔案的接收、轉遞、利用、監(jiān)督等工作落到實處。眾所周知，人事檔案如果前期整理工作沒有做好，后期的檔案審核工作便無法開展，組織工作就無法順利完成。因此，人事檔案管理制度的制定，對檔案內嵌組織工作的開展具有非常重要的作用。

近年來，人事檔案工作量劇增，檔案利用頻繁。因此，從制度著手，加大對人事檔案工作在人力、物力方面的支持，并制定相關的激勵機制，從源頭解決人事檔案員頻繁換崗、青黃不接的現(xiàn)象，使人事檔案工作得以高質量發(fā)展。

2.暢通崗位晉升通道，加強檔案專業(yè)隊伍建設

（1）重視檔案工作，暢通檔案工作人員崗位晉升通道

檔案管理工作量大且煩瑣，每一項工作內容的完成都是檔案工作者細致、認真工作的展現(xiàn)，是專業(yè)技術工作水平的呈現(xiàn)，體現(xiàn)著檔案工作者多年的工作經驗和專業(yè)素養(yǎng)。因此，加強對檔案工作的重視，從上級管理部門到單位，形成共識，提高政治站位，增強人事檔案工作的頂層設計，暢通他們的崗位晉升通道，使其能在檔案專業(yè)技術崗上安心工作。同時，創(chuàng)造良好的職稱晉升環(huán)境，崗位設置與檔案專業(yè)技術人員專業(yè)技術情況相符，激勵政策與檔案發(fā)展前景一致，才能更大激發(fā)人事檔案工作人員的工作積極性，推動高職院校人事檔案工作更好、更快地發(fā)展。

（2）加強人事檔案工作者職業(yè)生涯規(guī)劃指導和業(yè)務培訓

職業(yè)生涯規(guī)劃方面的指導，是高職院校就業(yè)指導課程的重要內容之一。不僅高職院校的學生需要這方面的指導，人事檔案工作者同樣需要科學、專業(yè)的職業(yè)生涯規(guī)劃指導。高校應自人事檔案員聘崗開始，從培訓入手，加大對檔案工作者的業(yè)務培訓。業(yè)務培訓內容不僅能提升人事檔案工作者的業(yè)務水平，還應包括對檔案工作者職業(yè)生涯規(guī)劃的指導。引導人事檔案員樹立職稱晉升的意識，圍繞檔案系列高、中、初級評審條件，提早規(guī)劃，從檔案專業(yè)技術工作經歷、業(yè)績成果條件等方面準備對應的相關內容（如下圖所示），提高檔案職稱評審的通過率，增強人事檔案工作人員的自信心。同時，這也是提升高職院校檔案隊伍整體水平的一個有效路徑。

對檔案工作人員的培訓，不僅是在到崗初期，還應貫穿其整個職業(yè)生涯。根據國家檔案局、人力資源和社會保障部印發(fā)的《檔案專業(yè)人員繼續(xù)教育規(guī)定》（檔發(fā)〔2018〕19號）要求，“檔案專業(yè)人員繼續(xù)教育每年累計應當不少于90學時，其中，檔案專業(yè)科目一般不少于總學時的三分之二”。因此，參加檔案培訓已被列入檔案工作人員每年的工作任務，檔案員可以通過參加檔案培訓班、研修班、檔案業(yè)務實踐活動、遠程教育、學術講座等方式，努力提升自身人事檔案業(yè)務管理水平，不斷更新自身人事檔案知識結構，拓寬視野，改進人事檔案工作方式、方法，從而推動人事檔案內嵌組織工作的開展，達到共贏的局面。

3.人事檔案文化融入高職院校校園文化建設

（1）將人事檔案知識融入高職院校課堂

人事檔案不僅與高職院校教職工切身利益息息相關，同時對在校大學生也有著深遠影響。特別是近年來，各單位的人才招聘均要求對應聘人員的人事檔案“凡進必審”，人事檔案在整個招聘環(huán)節(jié)屬于至關重要的一環(huán)。因此，將人事檔案知識融入學生課堂，在高職院校是非常有必要的，這不僅能讓學生對職業(yè)生涯有著更清晰的認識，對今后畢業(yè)生的就業(yè)也有良好的指導和促進作用。以會計專業(yè)的學生為例，可以向其介紹人事檔案里涉及職稱晉升的材料，如第一類個人履歷，第三類的思想政治情況，第四類里面的學歷、學位、專業(yè)技術材料等等，使大家對今后就業(yè)及職業(yè)生涯發(fā)展有一個總體的規(guī)劃，明確今后學習中應該努力的方向，增強內驅力，并強化學習成果，成為更優(yōu)秀的畢業(yè)生，拓寬個人就業(yè)面和就業(yè)成功率。畢業(yè)生就業(yè)率得以提高的同時，也能吸引更多優(yōu)秀的生源報考高職院校，而生源質量的優(yōu)化，必然帶動高職院校教學、人才招聘、組織工作等各項工作的開展，有力促進高職院校更快、更好地發(fā)展。

（2）多形式開展人事檔案文化宣傳

教職工的人事檔案意識決定大家的檔案行為。多年來，人事檔案造假、檔案相對人自己攜帶個人人事檔案、人事檔案材料缺失等新聞屢屢見報。首先，要從根源上杜絕這些現(xiàn)象的發(fā)生，人事檔案文化宣傳是一個行之有效的路徑。通過多種形式和途徑開展人事檔案的文化宣傳，使檔案文化深入人心，并自覺維護人事檔案工作的開展。例如，邀請人事檔案專家開展一系列的人事檔案專題講座，講座可以是現(xiàn)場開展，也可以通過網絡進行。其次，可以通過高職院校內網、宣傳欄、教職工工作群等廣泛宣傳國家關于人事檔案管理的制度，如中央辦公廳2018年11月印發(fā)、中央組織部負責解釋的《干部人事檔案工作條例》，還可以通過學校下發(fā)統(tǒng)一的學習要求，由各部門組織開展學習。最后，可以和學校紀律檢查部門合作，通過各種形式讓教職工了解人事檔案管理方面所禁止的事項、內容，加強教職工人事檔案管理的法治意識，遵法守法，共同維護人事檔案的權威性和公信力，并懂得在關鍵時刻運用人事檔案維護個人的合法權益等。

（3）加大檔案科研支持力度

通過研究近年各地檔案系列職稱評審條件，不難發(fā)現(xiàn)，各地的評審條件加大對檔案工作者實際工作成績認可度，對科研方面的要求有所弱化。這對檔案工作人員而言是有利的，畢竟檔案管理是偏重于實踐工作。高職院校是以教學為主的單位，教師整體的科研能力及科研水平都較高，檔案工作人員要在區(qū)級科研項目上進行突破還是有一定難度的。但是，這并不代表科研能力對檔案工作者不重要。不管是從檔案事業(yè)的發(fā)展，還是從檔案工作人員綜合素質的培養(yǎng)等方面，參與檔案科研項目的研究，可以讓檔案理論與實踐的結合得到進一步驗證，檔案工作人員的檔案知識也會更加系統(tǒng)化、專業(yè)化。因此，在時間允許的情況下，檔案工作人員多參與檔案科研項目還是非常有必要的。這也需要高職院校加大對檔案科研的支持力度，從檔案科研指導、科研培訓、科研團隊、科研經費等方面對檔案工作人員提供幫助。通過科研幫扶，逐步培養(yǎng)學校檔案科研人才，用檔案科研實力推動高職院校檔案工作的科學化和規(guī)范化，促進干部人事檔案內嵌組織工作高效開展。

四、結語

時代的發(fā)展，歷史的推動，見證了人事檔案事業(yè)不斷發(fā)展壯大。特別是歷經兩次全國性的大型人事檔案專項審核工作，組織對人事檔案管理工作提出了更高的要求，對干部人事檔案隊伍建設提出了更高的期許。制度建設、人才隊伍建設、文化氛圍建設成為當前人事檔案管理工作的主旋律，并逐步邁向人事檔案信息化建設。

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（作者單位：廣西交通職業(yè)技術學院）

基金項目：2021年度廣西高校中青年教師科研基礎能力提升項目立項課題《智慧檔案視角下高職院校干部人事檔案內嵌組織工作研究》（項目編號：2021KY1120）。

作者簡介：何宗哲（1984—），女，漢族，廣西陸川人，公共管理碩士，副研究館員，研究方向：檔案管理。