醫(yī)院檔案管理體系構(gòu)建問題分析

摘 要：檔案管理是醫(yī)院管理的重要內(nèi)容，對醫(yī)院的業(yè)務(wù)發(fā)展和科研事業(yè)均有明顯影響，新形勢下必須創(chuàng)新管理方式、健全管理體系。文章針對檔案管理工作進行探究，從知識管理和醫(yī)院檔案管理的關(guān)系、醫(yī)院檔案管理體系的構(gòu)建意義、醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)存問題、知識管理導(dǎo)向下的醫(yī)院檔案管理體系構(gòu)建方法、相關(guān)保障措施5個方面進行分析，以期為實際管理活動提供參考，提高醫(yī)院檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；知識管理；現(xiàn)存問題；體系構(gòu)建；保障措施

知識化和信息化時代，醫(yī)院要想獲得長遠發(fā)展，就必須增強綜合競爭力，其中人才是核心競爭力，知識是核心競爭資源?；诖耍瑱n案作為醫(yī)院的知識資源載體，對醫(yī)院發(fā)展具有重要作用。在知識管理導(dǎo)向下，建立健全醫(yī)院檔案管理體系，一方面，能提高醫(yī)院的運作效率，不斷提升醫(yī)療服務(wù)水平；另一方面，有助于建立和諧的醫(yī)患關(guān)系，改善醫(yī)院的社會形象。以下，筆者結(jié)合實踐，探討了知識管理導(dǎo)向下醫(yī)院檔案管理體系的構(gòu)建方法和保障措施。

一、知識管理和醫(yī)院檔案管理的關(guān)系

1.知識管理是醫(yī)院檔案管理的新階段

從醫(yī)院檔案管理的發(fā)展歷程來看，主要經(jīng)歷了三個階段：第一階段對檔案實體進行管理，管理重點是實體資源的收集、整理和保存，以方便檔案信息利用；第二階段對檔案信息進行管理，通過開發(fā)檔案信息，提高檔案的利用價值，實現(xiàn)檔案信息的傳播和共享；第三階段對檔案知識進行管理，將知識管理理論和方法引入其中，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式。可見，知識管理是醫(yī)院檔案管理的新階段，目前，一些發(fā)達國家在醫(yī)院檔案管理上已經(jīng)進入第三階段，而我國尚處于第二階段。檔案知識管理把工作重點放在檔案信息知識的識別、挖掘和重組上，將檔案管理上升到知識創(chuàng)新、知識共享的高度。

2.知識管理促進醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新

一是理念創(chuàng)新。傳統(tǒng)檔案管理中，注重顯性知識的保管和利用，忽視了隱性知識的挖掘和利用。而知識管理兼顧顯性知識和隱性知識，將知識管理應(yīng)用在檔案管理上，能對檔案信息價值進行深入挖掘，從檔案保管逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橹R共享，將檔案中的隱性知識轉(zhuǎn)化為顯性知識，為醫(yī)院管理活動提供支持。

二是模式創(chuàng)新。在過去，檔案管理工作模式限定為檔案資料的收集、整理、保存，開發(fā)利用力度不足，而且局限于表面，沒有深入挖掘。知識管理的引入，創(chuàng)新了檔案管理模式，通過深層信息挖掘，實現(xiàn)檔案管理的信息化和知識化，對檔案管理模式流程進行全面革新。

3.兩者的管理工作有多個契合點

首先，管理對象存在重疊。醫(yī)院檔案管理對象主要是文件、病理資料和病例信息，這些內(nèi)容來源于診療、采購和管理活動，直接反映出醫(yī)院的運作情況和發(fā)展?fàn)顟B(tài)。知識管理對象中的顯性知識，也就是知識的外部形態(tài)，通常以書面形式存在?？梢姡t(yī)院檔案管理對象與知識管理對象之間存在重疊，檔案管理沒有脫離顯性知識的范疇。

其次，管理目的相輔相成。檔案管理的最終目的是利用，如今，管理工作不僅為了滿足檔案使用者的需求，還要為醫(yī)院的發(fā)展決策提供必要支持，以保證組織機構(gòu)正常運行，醫(yī)療服務(wù)正常開展。從這個角度看，知識管理和醫(yī)院檔案管理的目的一致，即挖掘知識和價值，并實現(xiàn)合理、高效的利用。筆者認(rèn)為，醫(yī)院檔案管理也好，知識管理也好，兩者殊途同歸，存在的差異只是廣度和深度而已。

最后，管理流程相近相通。醫(yī)院檔案管理有固定的流程，也就是常說的“六大環(huán)節(jié)”，包括檔案的接收、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用。而在知識管理上，也有明確的流程，可以總結(jié)為知識的產(chǎn)生、收集、儲存、加工、整理、評價、利用七個環(huán)節(jié)。對比檔案管理的六大環(huán)節(jié)與知識管理的七個環(huán)節(jié)，會發(fā)現(xiàn)兩者的管理流程相近相通，可互為指導(dǎo)借鑒。

二、醫(yī)院檔案管理體系的構(gòu)建意義

1.明確檔案價值

醫(yī)院檔案種類多、數(shù)量大，利用好檔案信息能豐富醫(yī)務(wù)人員的工作經(jīng)驗，提高醫(yī)療服務(wù)水平。構(gòu)建醫(yī)院檔案管理體系，能對不同檔案進行分類管理，充分利用信息技術(shù)，方便檔案資源的查詢和利用，明確檔案本身的價值，確保管理工作順利實施。

2.保證檔案完整

從檔案管理現(xiàn)狀來看，人們普遍重視檔案管理工作，檔案中記錄基本醫(yī)療服務(wù)內(nèi)容，包括患者信息、時間信息、治療信息等。然而，醫(yī)療服務(wù)具有復(fù)雜性，部分檔案資料沒有記錄在案，尤其是一些隱性知識，這會影響醫(yī)療技術(shù)的普及應(yīng)用。構(gòu)建醫(yī)院檔案管理體系，在檔案收集和整理過程中，能保證檔案的完整性，為后續(xù)開發(fā)利用打下基礎(chǔ)。

3.提高管理效率

傳統(tǒng)管理模式下，檔案管理就是檔案資料的采集、整理和保存，因受到思想、技術(shù)的影響，管理效率不高。知識管理背景下，構(gòu)建醫(yī)院檔案管理體系，能進一步明確檔案管理內(nèi)容和目標(biāo)，不論是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、管理者，還是各個崗位的職工，均對檔案管理產(chǎn)生正確認(rèn)識，提高了管理效率。

三、醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)存問題

隨著醫(yī)療改革工作的深入推進，醫(yī)院檔案管理從最初的單門類、少數(shù)量，轉(zhuǎn)變?yōu)榉N類豐富、數(shù)量龐大。加之網(wǎng)絡(luò)、電子等信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，醫(yī)院接診量、醫(yī)療服務(wù)量均顯著增加，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)一些問題。

1.管理機制混亂

中小型醫(yī)院在日常管理中，將更多精力放在醫(yī)療服務(wù)上，在檔案管理上配置的人力、物力資源不足，部分檔案管理者和醫(yī)務(wù)人員對檔案工作的重視程度不夠，沒有認(rèn)識到檔案管理體系對整個醫(yī)院運行發(fā)展的影響。這一問題的存在，究其根源是檔案管理機制混亂，如現(xiàn)有管理制度不完善，與醫(yī)院實際發(fā)展情況相脫節(jié)。在此背景下，檔案管理缺少科學(xué)合理的依據(jù)和保障，不僅降低了管理水平，而且檔案使用率不高，沒有充分發(fā)揮出檔案的功能和價值。

2.信息化程度低

得益于現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，目前醫(yī)院管理中基本普及了信息化管理系統(tǒng)，典型代表如HIS系統(tǒng)、財務(wù)信息化管理系統(tǒng)等。然而，檔案管理領(lǐng)域的信息化程度低，主要表現(xiàn)為：

（1）重硬件、輕軟件，雖然使用了計算機、掃描儀等設(shè)施設(shè)備，但缺少綜合性管理平臺。

（2）受制于環(huán)境、人員專業(yè)和素質(zhì)等因素，依然存在傳統(tǒng)的檔案管理模式，不僅管理效率低，而且易出現(xiàn)人為差錯。

（3）檔案管理部門和其他部門之間存在壁壘，日常工作中信息溝通不暢、人員交流少，無法實現(xiàn)信息共享，影響檔案的信息化管理效果。

3.人員素質(zhì)不高

醫(yī)院檔案信息化管理需要專業(yè)化、高素質(zhì)的管理人員隊伍，大型醫(yī)院在這方面做得較好，注重人力資源的規(guī)劃培養(yǎng)，而中小型醫(yī)院在這方面存在短板，有人員素質(zhì)不高的現(xiàn)象。例如，檔案管理人員的年齡結(jié)構(gòu)不合理，缺少新鮮血液，依然是傳統(tǒng)的、落后的管理思想，對新技術(shù)、新方法的接受性低、適應(yīng)能力差。另外，醫(yī)院檔案相對特殊，既有普通檔案的共性，又包含大量的醫(yī)療專業(yè)知識。檔案管理者未經(jīng)崗前培訓(xùn)，或者后續(xù)教育學(xué)習(xí)缺失，就可能造成檔案信息記錄不詳細、保存方式不當(dāng)、使用不合理等情況。

四、知識管理導(dǎo)向下的醫(yī)院檔案管理體系構(gòu)建方法

構(gòu)建知識管理導(dǎo)向下的醫(yī)院檔案管理體系，主要包括以下流程：創(chuàng)建知識采集模板庫→創(chuàng)建結(jié)構(gòu)化管理系統(tǒng)→創(chuàng)建檔案知識庫→創(chuàng)建應(yīng)用軟件平臺→創(chuàng)建應(yīng)用硬件平臺，每個環(huán)節(jié)的創(chuàng)建要點總結(jié)如下。

1.創(chuàng)建知識采集模板庫

根據(jù)醫(yī)院知識體系的特點，開發(fā)設(shè)計知識管理平臺，制定標(biāo)準(zhǔn)化的知識采集模板。具體操作上，要全面收集醫(yī)院的知識資源，按照要求轉(zhuǎn)化為標(biāo)準(zhǔn)格式，并且錄入醫(yī)院知識管理平臺。該平臺負責(zé)采集具有保存價值的檔案資料，確保檔案知識的完整性、規(guī)范性。

2.創(chuàng)建結(jié)構(gòu)化管理系統(tǒng)

結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理能解決文檔在創(chuàng)建、使用中的各種問題，實現(xiàn)文檔創(chuàng)建的流程化，保證文檔的安全性和完整性。創(chuàng)建結(jié)構(gòu)化文檔管理系統(tǒng)，可提供不同類型的格式、不同的文檔內(nèi)容，滿足不同用戶的實際需求，提高文檔服務(wù)的個性化程度。在醫(yī)療服務(wù)過程中，產(chǎn)生的數(shù)據(jù)采用結(jié)構(gòu)化方式保存，并且存儲到數(shù)據(jù)庫中，方便進行查詢、對比、統(tǒng)計和使用等工作，深入挖掘有價值的信息。此外，結(jié)構(gòu)化文檔數(shù)據(jù)有利于權(quán)限控制，避免非法查看、擅自篡改等現(xiàn)象發(fā)生。

3.創(chuàng)建檔案知識庫

檔案知識庫是知識的集群，對于檔案管理者而言，利用知識庫能為管理工作提供支持。例如，將知識點存儲到計算機上，方便知識點的管理和利用。醫(yī)院檔案包含的知識內(nèi)容多樣，通過歸納、總結(jié)與分析，能篩選出有價值的信息，然后建設(shè)問題解決庫、成果庫，形成不同專題和系列。

4.創(chuàng)建應(yīng)用軟件平臺

知識門戶是信息門戶和知識管理結(jié)合的產(chǎn)物，能將醫(yī)院內(nèi)的不同應(yīng)用系統(tǒng)連接起來，實現(xiàn)信息資源的整合。其中，顯性知識主要是檔案資料、醫(yī)療信息、政策方針等，隱性知識則是醫(yī)護人員和管理人員的經(jīng)驗、能力。創(chuàng)建檔案知識的應(yīng)用軟件平臺能對檔案知識進行加工、決策和發(fā)布，用戶通過搜索就能瀏覽全文，實現(xiàn)信息交流和共享，消除孤島效應(yīng)。尤其在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，創(chuàng)建檔案知識社區(qū)，方便不同群體進行交流，更好地解決工作問題。例如，患者就診過程中，將疾病問題發(fā)布到知識社區(qū)，由專家進行會診互動，提高診斷準(zhǔn)確性。

5.創(chuàng)建應(yīng)用硬件平臺

醫(yī)院檔案管理的硬件平臺，主要包括應(yīng)用服務(wù)器建設(shè)、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器建設(shè)等內(nèi)容。其中，應(yīng)用服務(wù)器建設(shè)能突出動態(tài)網(wǎng)頁技術(shù)的優(yōu)勢，保證應(yīng)用程序正常運行，獲得業(yè)務(wù)邏輯保障。數(shù)據(jù)庫服務(wù)器是局域網(wǎng)中的一臺或多臺計算機以及數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)軟件組成，能為用戶提供信息服務(wù)保障。

五、構(gòu)建醫(yī)院檔案管理體系的保障措施

構(gòu)建知識管理導(dǎo)向下的醫(yī)院檔案管理體系，會面臨一定挑戰(zhàn)和阻力，為了順利開展構(gòu)建活動，需采取保障措施，包括完善管理機制、加大宣傳力度、檔案分類管理、人才引進培訓(xùn)等。

1.完善管理機制

完善醫(yī)院檔案管理機制是檔案管理的依據(jù)，也是構(gòu)建管理體系的基礎(chǔ)。（1）遵循以人為本的理念，對檔案工作者進行培訓(xùn)，提高對檔案管理的認(rèn)識，明確檔案本身的價值，從而規(guī)范檔案管理流程，避免信息丟失問題發(fā)生。（2）對醫(yī)務(wù)人員進行管理，重視檔案知識的挖掘利用，通過優(yōu)化人員的職能，對檔案進行保護，方便檔案信息的收集、整合和使用。（3）建立合適的獎懲機制，對表現(xiàn)良好、考核結(jié)果優(yōu)秀的人員給予獎勵和表揚，激發(fā)其工作積極性。對工作態(tài)度不端正、考核結(jié)果多次不合格的人員，進行談話、批評、懲罰，發(fā)揮出警示作用。

2.加大宣傳力度

創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作，需要加大宣傳力度，對傳統(tǒng)的管理理念和方法進行革新。（1）發(fā)揮出醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和管理者的帶頭作用，積極學(xué)習(xí)檔案管理知識，掌握知識管理的內(nèi)涵，實現(xiàn)兩者的有機結(jié)合。（2）充分利用宣傳欄、廣播、科室例會、官網(wǎng)、微信公眾號等媒介，介紹醫(yī)院檔案管理體系的構(gòu)建和應(yīng)用情況，消除信息不對稱現(xiàn)象。（3）在醫(yī)院條件允許范圍內(nèi)，幫助醫(yī)務(wù)人員解決工作、生活中的問題，提高他們對醫(yī)院的忠誠度，使其主動參與到知識學(xué)習(xí)中，樹立先進的管理思想。（4）還要注重醫(yī)院文化建設(shè)，根據(jù)患者日益增加的需求，對醫(yī)院文化內(nèi)涵進行調(diào)整和豐富，配合宣傳工作發(fā)揮出文化潛移默化的作用，增強醫(yī)務(wù)人員和管理者的凝聚力，為檔案管理營造出良好的環(huán)境氛圍。

3.檔案分類管理

知識管理導(dǎo)向下的醫(yī)院檔案管理，因不同檔案的內(nèi)容有差異，發(fā)揮的作用有差異，必須進行分類管理。（1）在檔案收集和整理環(huán)節(jié)，按照一定標(biāo)準(zhǔn)進行分類，方便后續(xù)查詢和使用，提高檔案的開發(fā)利用效率。（2）定期對檔案資源進行管理，采用增、刪、合并、調(diào)整等方式，為醫(yī)院管理工作提供詳細參考，確保檔案信息得到完善保存，為知識交流和利用打下基礎(chǔ)。（3）檔案分類管理的基礎(chǔ)上，建立溯源機制，在檔案整理、歸檔過程中，對檔案文件的形成者、形成目的、形成活動進行標(biāo)注，以便后續(xù)利用時能快速找到相關(guān)信息。

4.人才引進培訓(xùn)

針對檔案管理者素質(zhì)不足的問題，必須做好人才引進培訓(xùn)工作，才能滿足知識管理導(dǎo)向下醫(yī)院檔案管理體系的構(gòu)建需求。（1）人才引進層面，完善聘任制度流程，對目標(biāo)人員的專業(yè)知識、技術(shù)能力、道德素養(yǎng)進行考核，通過提高人才準(zhǔn)入門檻，從根源上提升檔案管理團隊的綜合素質(zhì)。（2）人才培訓(xùn)方面，結(jié)合醫(yī)院檔案管理需求和長遠發(fā)展目標(biāo)，制訂完善可行的培訓(xùn)計劃，包括崗前培訓(xùn)、常規(guī)培訓(xùn)、專項培訓(xùn)等內(nèi)容。其中，崗前培訓(xùn)是為了加快新人對崗位工作的適應(yīng)速度，提高對檔案管理的重視程度。定期組織開展常規(guī)培訓(xùn)，配合品管圈、CDPA循環(huán)等方法，分析前一階段工作成果，針對存在的不足制定改進措施，實現(xiàn)檔案管理質(zhì)量的持續(xù)提升。專項培訓(xùn)是為了培養(yǎng)管理者某一方面的能力，如突發(fā)事件應(yīng)急處理能力、信息技術(shù)應(yīng)用能力、人際溝通能力等，使其更好地適應(yīng)檔案管理新環(huán)境、新要求。

六、結(jié)語

綜上所述，知識管理和醫(yī)院檔案管理具有密切關(guān)聯(lián)，構(gòu)建醫(yī)院檔案管理體系能明確檔案價值，保證檔案完整，提高檔案管理效率。文章分析了醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)存問題，詳細闡述了知識管理導(dǎo)向下的醫(yī)院檔案管理體系構(gòu)建方法。醫(yī)院只有完善管理機制，加大宣傳力度，進行檔案分類管理，做好人才引進培訓(xùn)工作，才能助力檔案管理體系順利構(gòu)建，提高檔案管理水平和利用價值，推動醫(yī)院健康長遠發(fā)展。

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（作者單位：福建省立醫(yī)院）

基金項目：福建省醫(yī)聯(lián)體模式實施現(xiàn)狀及對策研究，閩財指〔2019〕827號。

作者簡介：楊莉（1978—），女，漢族，福建福州人，本科，館員，研究方向：檔案。