信息時代事業(yè)單位檔案管理面臨的困境與改進策略探析

摘 要：隨著信息技術不斷發(fā)展，信息技術逐漸應用在事業(yè)單位檔案管理工作中，提升了檔案管理的工作效率。但在事業(yè)單位檔案管理信息化應用中仍面臨較多問題，制約了事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展。本文結(jié)合事業(yè)單位檔案信息化管理的意義，分析了信息時代事業(yè)單位檔案管理面臨的困境并提出改進策略，以供參考。

關鍵詞：信息時代；事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設

時代的發(fā)展加快了事業(yè)單位改革進度，其公益服務職能也變得越來越明顯。面對如此的發(fā)展環(huán)境，事業(yè)單位必須改變以往的檔案管理模式、提高管理手段的信息化程度。比如，在檔案管理工作時運用各種信息技術提高管理效率、實現(xiàn)系統(tǒng)化管理目標、開展有關檔案管理的科研活動，再根據(jù)時代要求提出可優(yōu)化檔案管理策略的方法，靈活調(diào)整檔案管理方式，構(gòu)建與社會需求相符的檔案管理模式。

一、事業(yè)單位檔案信息化管理的意義

1.提高檔案管理質(zhì)量

針對事業(yè)單位的實際情況制定改革規(guī)劃、優(yōu)化檔案管理方法與技術，提高檔案管理者的專業(yè)水平，運用符合社會標準的質(zhì)量化、精細化檔案管理方法，合理運用檔案數(shù)據(jù)信息資源，突破傳統(tǒng)檔案管理方法，避免因人工操作而造成的失誤及不確定性風險，使檔案管理朝著互聯(lián)網(wǎng)式、大數(shù)據(jù)化、智能化等趨勢發(fā)展。在信息化改革時期，檔案管理的保密性和安全性也會大幅提高，這不僅能讓相關方共享檔案信息資源，還能提高相關資源的質(zhì)量。

2.優(yōu)化檔案管理模式

為了讓檔案管理質(zhì)量持續(xù)提升，使事業(yè)單位與社會各界共享檔案資源，還需優(yōu)化檔案管理工作體系，明確相關方與該體系的責任與義務，構(gòu)建更貼合社會需求的檔案管理工作機制。在信息量越來越大的21世紀，僅憑傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法很難收集所有和事業(yè)單位有關的內(nèi)部消息或行業(yè)信息，更無法提高檔案管理效率。而搭載信息化技術的管理方法不僅可制定檔案整理、加工、調(diào)取機制，還可在各大單位間共享信息資源，使檔案信息互通有無，減輕專職檔案管理人員的工作壓力，突出檔案信息的傳遞價值。檔案信息化能整合各種形式的檔案資源，把檔案信息交流平臺的正向作用完全體現(xiàn)出來，真正做到于平臺中分享與檔案信息相關的種種資源，在擴大檔案信息傳輸和使用范圍之余，將檔案資源的最大價值體現(xiàn)出來。

3.實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享

在互聯(lián)網(wǎng)中運用信息技術可形成無障礙式信息數(shù)據(jù)傳輸方法，實現(xiàn)信息資源的共享及流動。事業(yè)單位運用信息技術后就能用電子化手段處理檔案信息，檔案信息處理效率也將大幅提升。事業(yè)單位檔案管理的重點在于合理地儲存、使用各類數(shù)據(jù)資料。而引進信息技術就能于技術層面滿足檔案信息的存儲與應用，有利于相關單位的信息共享。從現(xiàn)代化檔案管理實踐經(jīng)驗來看，事業(yè)單位進入運作狀態(tài)后需用到各種各樣的檔案信息。只有突出這些信息或資料的獨特價值，才能讀取出其中的有效數(shù)據(jù)，所以，事業(yè)單位必須在檔案管理期間靈活運用各種信息技術。

二、信息時代事業(yè)單位檔案管理面臨的困境

1.對檔案管理重視度不高

部分事業(yè)單位沒有意識到檔案管理的作用與意義，甚至會忽略這項工作，導致事業(yè)單位難以提高檔案管理水平，也無法捕捉到對檔案管理進行信息化改革的重要契機，導致檔案管理存在諸多漏洞，部分價值較高的信息甚至因未在第一時間收集而無法突出最大化價值，還有些重要檔案也因此而被泄漏。從當前的情況來看，很多事業(yè)單位看重的是技術、設備變革或公益項目，很少在檔案管理方面投入時間、精力，難以制定合理的檔案管理方法及策略，亦無法根據(jù)時代發(fā)展調(diào)整檔案管理方法，難以記錄事業(yè)單位的工作成果，更無法發(fā)揮檔案資源的核心作用，難以發(fā)揮單位內(nèi)部的檔案管理在整合人力資源、資源分配、節(jié)能環(huán)保等方面的作用。

2.檔案管理機制不完善

檔案管理工作是一項涉及諸多內(nèi)容的工作，在實踐期間一定要嚴格依照標準及要求規(guī)范工作，才能達到預期的管理目標。雖然國內(nèi)有很多事業(yè)單位通過持續(xù)發(fā)展，提高各方面建設完善度，但和檔案管理有關的制度機制，其完善度與科學性還有待提高，這也是事業(yè)單位難以提高檔案管理效率的主要原因。從事業(yè)單位目前的檔案管理狀況不難看出，造成該現(xiàn)象的主要原因是事業(yè)單位對檔案管理不夠注重。檔案管理人員工作時會因沒有科學、合理的管理制度制約，而做出各種形式化工作，甚至會在未明確管理方向與目標的情況下進行各種檔案管理工作，致使檔案管理的有效性與深度大打折扣。有些事業(yè)單位因未制定合理的檔案管理制度而無法順利開展檔案管理工作，還令管理過程變得特別混亂，進而影響單位內(nèi)部其他工作進度，導致事業(yè)單位難以實現(xiàn)長期發(fā)展目標。

3.檔案管理資金投入少

由于事業(yè)單位不夠注重檔案管理工作，很少為這項工作投入資金和人力資源，又無法憑借自有資金推動檔案管理的信息化建設。尤其是最近幾年，有些事業(yè)單位開始減少投入資金，未及時更新檔案管理設備，沒有制定與國內(nèi)檔案管理信息化發(fā)展相符的優(yōu)化策略，因此，無法抓住機遇，調(diào)整檔案管理模式，這令單位的檔案管理基礎極其薄弱，甚至有的單位仍使用著傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方法，沒有主動嘗試先進的互聯(lián)網(wǎng)技術，使其檔案管理信息化建設極其緩慢。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法不僅要投入大量時間與精力，還會影響管理者的心態(tài)，導致檔案資源的優(yōu)化與保管建設進度難以加快。有些事業(yè)單位雖設立了信息化平臺，但進入平臺后仍采取人工搜索或人工收集等方式，不利于檔案管理的信息化發(fā)展。

4.檔案人員綜合能力低

進入信息時代后，事業(yè)單位的檔案管理人員若不主動提高自身綜合能力就很難達到理想的檔案管理效果。在當代社會，工作質(zhì)量與效率能否提高與人才的專業(yè)水平息息相關，在事業(yè)單位內(nèi)部也是如此，只有檔案管理者的專業(yè)水平較高且有良好的互聯(lián)網(wǎng)素養(yǎng)，才能循序漸進地開展檔案管理工作，發(fā)揮各種檔案資源的最大化價值。如今，國內(nèi)的事業(yè)單位檔案管理效率雖然有所提升，也引進了大量的優(yōu)質(zhì)人才，但這些人才的本專業(yè)并非檔案管理，參與檔案管理工作時很難于第一時間找到問題的關鍵并及時解決。另外，很多事業(yè)單位沒有意識到檔案管理的作用與意義，在檔案管理期間過于隨意，甚至沒有依照單位的要求及相關標準執(zhí)行各項工作，這是檔案管理效率難以提高的根本原因。

5.檔案安全管理不到位

網(wǎng)絡風險因素是事業(yè)單位難以提高檔案管理效率的另一個原因，很多事業(yè)單位由于沒有構(gòu)建與時俱進的檔案管理系統(tǒng)，未及時更新檔案管理技術或相關設備，抑或管理人員的綜合素質(zhì)較低，未投入大量時間與精力去維護現(xiàn)行的檔案管理系統(tǒng)，沒有及時更新相關技術或展開全方位的日常監(jiān)管而影響檔案管理質(zhì)量。從目前的情況來看，事業(yè)單位還要做好信息技術整理工作，分析可能出現(xiàn)的安全隱患，加快信息化建設進度，運用各種切實可行的安全控制手段應對可能發(fā)生的種種危機，檔案管理信息化既是事業(yè)單位進行事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的必經(jīng)之途，又是社會發(fā)展的必然趨勢，是檔案管理面對信息化時代必須做出的改變。只有規(guī)避隨意的檔案管理方法，營造出更加嚴謹?shù)臋n案管理防控氛圍，提高檔案管理安全系數(shù)，引進各種安全防控技術，事業(yè)單位才能靈活應對檔案管理期間的各種風險。

三、信息時代事業(yè)單位檔案管理的改進策略

1.提升檔案信息管理重視度

事業(yè)單位若要提高自身的檔案管理水平，就應注重日常管理工作，將檔案管理視為關鍵的任務之一。只有高度重視檔案管理工作，投入大量的時間精力與資金，為檔案管理配備優(yōu)質(zhì)設備，加快信息化檔案管理工作制度建設，在展開績效管理時將檔案管理視為最重要的考核指標，才能實現(xiàn)預期管理目標。在此期間，事業(yè)單位可根據(jù)實際需求調(diào)整檔案管理規(guī)劃，提高檔案管理者的專業(yè)水平，使其養(yǎng)成專業(yè)意識，同時也要進行和檔案管理有關的科研活動，加大對檔案建設工作的宣傳力度，營造出更濃厚的檔案管理改革氛圍，讓檔案管理人員意識到檔案管理信息化建設的作用與意義。另外，主動申報各種可推進檔案管理工作的資金，運用社會各界及政府的力量加快信息化檔案管理建設進度。

2.完善檔案信息化管理制度

提高檔案管理規(guī)范性的關鍵在于制定切實可行的檔案管理制度。比如，在進入信息時代后，通過調(diào)整檔案管理模式與方法，優(yōu)化檔案管理制度，將該制度的指導及發(fā)揮作用體現(xiàn)出來，進而達到更理想的管理效率。在實踐期間，事業(yè)單位要高度重視檔案管理工作，意識到這項工作對單位長期發(fā)展的作用。只有如此，才能根據(jù)檔案管理期間出現(xiàn)的種種問題及實際需求，對檔案管理制度做出靈活調(diào)整與優(yōu)化，在實踐期間檢驗該管理制度是否可行，并根據(jù)實踐期間發(fā)現(xiàn)的問題做出調(diào)整與優(yōu)化，以期發(fā)揮該制度的最大化作用。當然，事業(yè)單位還要重視檔案管理理念的革新，具有與時俱進的信息化管理理念，通過信息化理念及手段提高檔案管理效率，再結(jié)合科學、合理的檔案管理制度及各種網(wǎng)絡信息技術進行全方位的管理工作，這不僅能糾正檔案管理期間的種種問題，還可形成更加創(chuàng)新的檔案管理模式，把檔案價值充分體現(xiàn)出來，令事業(yè)單位憑借著高效且合理的檔案管理實現(xiàn)長期發(fā)展目標。

3.加大檔案信息化建設資金投入

政府可通過為事業(yè)單位提供適當?shù)馁Y金或設備資源等方式，加快檔案信息化建設進度，通過優(yōu)化基礎設施推進檔案信息化發(fā)展。需要知道的是，事業(yè)單位有很多檔案資料都屬于機密性資料，必須基于具體的工作情況及條件，對相關軟硬件設備加以完善。在此期間，應高度重視建設檔案信息化數(shù)據(jù)庫，依照規(guī)范流程對檔案資料進行數(shù)字化處理，再按照事業(yè)單位的規(guī)章制度歸檔不同的電子檔案。確保在數(shù)據(jù)庫中收錄所有和事業(yè)單位有關的檔案，利用涉及各個方面信息的數(shù)據(jù)庫資源加快事業(yè)單位的信息化建設。為突出這項建設工作的時效性，事業(yè)單位的領導人員及管理者必須高度重視相關建設工作，為此類建設項目投入大量資金，利用專項建設資金優(yōu)化單位內(nèi)部的基礎設施，妥善維護或保養(yǎng)已有設備，以期延長相關設施設備的使用壽命，為檔案信息的查閱或記錄奠定設備基礎，讓檔案管理人員以更加便利的方式開展工作。

4.提高基層檔案人員專業(yè)性

進入信息化時代以來，能否及時獲取數(shù)據(jù)信息，既與單位的發(fā)展息息相關，還是體現(xiàn)不同單位人力資源的重要因素。由此可看出，事業(yè)單位如果要實現(xiàn)創(chuàng)新型的檔案管理模式，就必須重視人力資源。這就需要事業(yè)單位意識到培養(yǎng)綜合素質(zhì)良好的檔案管理團隊的作用及意義，并將提高檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)視為核心任務。

首先，事業(yè)單位要根據(jù)檔案管理實況，靈活運用線上培訓、組織專題講座等方法培養(yǎng)或提高檔案管理者的專業(yè)水平，使檔案管理者通過各種方式提高自身的專業(yè)素質(zhì)，具有符合時代要求的檔案管理能力。

其次，針對檔案管理者的道德素質(zhì)展開全方位培訓。在培訓檔案管理者期間，既要提高其專業(yè)水平與道德素養(yǎng)，還要注重對管理人員的信息素養(yǎng)培養(yǎng)，可通過新老員工分組配合的方式提升彼此的綜合實力，使所有檔案管理人員學會以現(xiàn)代化技術提高檔案管理效率。

最后，制定和檔案管理有關的考核制度，如采取定期考核，激發(fā)檔案管理者的學習熱情，使其主動學習、了解各種與時俱進的檔案管理技巧與知識，運用這些先進的知識與技能提高管理績效。

5.加強檔案信息化安全管控

事業(yè)單位若要保證檔案管理效率、突出各種檔案資源的最大化作用，就必須注重檔案管理信息化的安全問題。比如，注重日常風險甄別工作，深入了解檔案管理的信息化流程，確保檔案管理與各項責任與要求相符，找出檔案管理期間的各種潛在風險，依照規(guī)定做好各項檢查工作，定期更新管理設施，加快局域網(wǎng)建設進度，做好在線上傳播核心檔案的各項管控工作，持續(xù)研發(fā)可穩(wěn)定運行、低風險的檔案數(shù)據(jù)信息共享系統(tǒng)，以此滿足信息時代對于檔案資源的應用需求，為檔案的應用及交流營造安全的網(wǎng)絡環(huán)境。同時，制定涉及各個方面的安全監(jiān)督評估體系以及完善合理的檔案數(shù)據(jù)信息編寫、處理及審核辦法，動態(tài)判斷各種潛在風險。通過涉及各個方面的實時監(jiān)控，提高網(wǎng)絡檔案數(shù)據(jù)信息的安全系數(shù)。總之，進入網(wǎng)絡時代后，檔案安全管理的重點在于注重信息化建設，明確檔案管理的具體范圍內(nèi)容及管理重點，再制定切實可行的檔案管理制度，明確當下及往后可能出現(xiàn)的風險因素，再運用各種信息化技術調(diào)整檔案管理方法，提高檔案管理者的技術水平與專業(yè)水平，根據(jù)時代需求展開檔案管理工作。

四、結(jié)語

綜上所述，時代的持續(xù)發(fā)展使檔案管理成為事業(yè)單位最重要的任務之一。但時至今日，仍然有很多事業(yè)單位存在沒有制定科學合理的檔案管理制度、相關管理者綜合素質(zhì)較低等問題。事業(yè)單位可在經(jīng)營發(fā)展期間構(gòu)建綜合素質(zhì)較強的檔案管理隊伍，投入更多的時間與精力構(gòu)建信息化檔案管理平臺、數(shù)據(jù)庫等方式，提高檔案管理效率與質(zhì)量，為事業(yè)單位的長期發(fā)展奠定扎實基礎。

參考文獻：

[1]付 冰.談事業(yè)單位檔案信息化建設中的問題及有效對策[J].黑龍江檔案，2022，（04）：124-126.

[2]胡 浩.事業(yè)單位檔案信息化建設研究[J].黑龍江檔案，2022，（04）：142-144.

[3]王 泳.事業(yè)單位檔案管理信息化建設的探索[J].網(wǎng)絡安全和信息化，2022，（08）：16-18.

[4]高紅麗.加強事業(yè)單位檔案信息化建設的路徑探究[J].陜西檔案，2022，（03）：39-40.

[5]肖 羽.事業(yè)單位檔案信息化業(yè)務外包服務實踐與探討[J].蘭臺世界，2022，（S1）：45-48.

[6]張金穎.關于事業(yè)單位人事檔案管理信息化路徑探究[J].中國管理信息化，2022，25（11）：176-179.

（作者單位：魚臺縣教育和體育局）

作者簡介：魏書樺（1978—），女，漢族，山東濟寧人，本科，中級館員，研究方向：文書檔案。