智慧檔案管理建設(shè)現(xiàn)狀與未來(lái)發(fā)展路徑分析

摘 要：文章以智慧檔案概念、智慧檔案管理特征切入分析，闡述當(dāng)前智慧檔案管理建設(shè)的現(xiàn)狀并剖析不足之處，包括與檔案館建設(shè)現(xiàn)狀不適應(yīng)、智慧化建設(shè)理念相對(duì)滯后、智慧化技術(shù)應(yīng)用淺表化等。可通過(guò)完善智慧檔案管理體系構(gòu)建過(guò)程、優(yōu)化智慧檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)、融合多元智慧檔案管理先進(jìn)技術(shù)、提供智慧檔案管理建設(shè)堅(jiān)實(shí)保障等路徑，進(jìn)一步推動(dòng)智慧檔案管理建設(shè)的發(fā)展，以期為新時(shí)期下的檔案管理提供有益參考，全面推動(dòng)智慧檔案管理質(zhì)量及效率提升。

關(guān)鍵詞：智慧檔案；管理建設(shè)；現(xiàn)狀；未來(lái)發(fā)展；技術(shù)

傳統(tǒng)檔案管理工作效率低下，不僅需要投入大量人力、物力，同時(shí)，紙質(zhì)材料難避免受到物理環(huán)境的影響導(dǎo)致檔案受損，還占用較多空間，整體優(yōu)勢(shì)不高。隨著大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)飛速發(fā)展，檔案管理工作也從以往實(shí)體化模式逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橹腔刍?、信息化，并投入智能化系統(tǒng)和設(shè)備，促進(jìn)高智能水平管理的落實(shí)。

一、智慧檔案及管理特征

1.智慧檔案

智慧檔案以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、管理自動(dòng)化為特征的數(shù)字檔案為基礎(chǔ)，具備集成智能感知和協(xié)同處理功能。2011年，江蘇省南京市檔案管理部門(mén)在上級(jí)部門(mén)支持下設(shè)立智慧檔案平臺(tái)，為新時(shí)期的智慧檔案發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。通過(guò)搭建高效、智能、統(tǒng)一的管理服務(wù)平臺(tái)，利于實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)利用最大化。智慧城市的整體系統(tǒng)中智慧檔案館屬于子系統(tǒng)之一，其建設(shè)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)跨時(shí)空的檔案資源共享及服務(wù)，便于用戶能一站式獲取所需資源，提升了效率。

2.智慧檔案管理特征

（1）資源更多元。不同領(lǐng)域，如公共部門(mén)、教育領(lǐng)域等的檔案內(nèi)容存在差異。以公共部門(mén)為例，它包含機(jī)關(guān)文書(shū)檔案、干部人事檔案、科研基建檔案等內(nèi)容，從智慧檔案的類(lèi)別上分析，又涵蓋網(wǎng)頁(yè)信息、錄音錄像等。（2）感知更全面。感知作為重要的預(yù)測(cè)能力，是智慧檔案管理發(fā)展的基礎(chǔ)條件。（3）綜合處置更強(qiáng)。智慧檔案管理復(fù)雜且需長(zhǎng)期開(kāi)展，要從基礎(chǔ)、技術(shù)、理論、政策多個(gè)方面提供保障，以凸顯智慧檔案管理優(yōu)勢(shì)。

二、智慧檔案管理建設(shè)現(xiàn)狀

1.與檔案館建設(shè)現(xiàn)狀不適應(yīng)

第一，當(dāng)前智慧檔案管理建設(shè)基礎(chǔ)較薄弱，信息化、智慧化水平相對(duì)低下，無(wú)論是經(jīng)費(fèi)、技術(shù)還是人才，或者設(shè)施、服務(wù)水平，都存在許多制約要素。不同地區(qū)的社會(huì)發(fā)展水平及文化不同，管理水平參差不齊，導(dǎo)致相關(guān)部門(mén)難以設(shè)計(jì)出統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)體系。第二，檔案館的數(shù)字化效率低下，制約智慧檔案管理發(fā)展。部分檔案館的信息化、數(shù)字化水平不高，許多設(shè)備的兼容性差，最終導(dǎo)致前端設(shè)計(jì)以及后端管理上存在許多阻礙，無(wú)法更好地支撐智慧檔案管理建設(shè)，處理好智慧檔案管理中的短板迫在眉睫。第三，用戶需求不足，難以推動(dòng)智慧檔案管理建設(shè)。

2.智慧化建設(shè)理念相對(duì)滯后

我國(guó)許多檔案館中的管理人員都缺乏對(duì)“智慧檔案管理建設(shè)”的正確理解，存在認(rèn)知的偏差問(wèn)題。例如，少數(shù)管理人員盲目認(rèn)為智慧檔案管理就是將傳統(tǒng)的管理進(jìn)行簡(jiǎn)單升級(jí)而已。需要明確的是，智慧檔案管理兼容物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、VR等新興技術(shù)，它實(shí)現(xiàn)了檔案管理的智慧化突出變革，甚至是重塑，并非簡(jiǎn)單的結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)變。因此，智慧化建設(shè)理念相對(duì)滯后及管理人員認(rèn)知水平不高，都對(duì)智慧檔案管理的發(fā)展造成阻礙。

3.智慧化技術(shù)應(yīng)用淺表化

智慧檔案管理建設(shè)必須要以檔案管理的相關(guān)核心業(yè)務(wù)為重點(diǎn)，再合理利用智慧化技術(shù)，但因檔案管理建設(shè)的智慧化理念落后，導(dǎo)致部分檔案館的技術(shù)應(yīng)用及升級(jí)上呈現(xiàn)出淺表化的特征。部分檔案館雖投入足夠資金，并與其他的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開(kāi)發(fā)企業(yè)共同探究智慧檔案設(shè)計(jì)方案，從技術(shù)上分析涵蓋了物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等技術(shù)，表面呈現(xiàn)出“高大上”的形式，但未與檔案管理建設(shè)緊密貼合，檔案主流業(yè)務(wù)框架的升級(jí)仍停滯不前。另外，部分新技術(shù)的應(yīng)用中缺乏相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及監(jiān)管體系，很可能加大技術(shù)應(yīng)用的風(fēng)險(xiǎn)。如何在智慧檔案管理建設(shè)中保障檔案安全，也是發(fā)展中值得深思的問(wèn)題。

三、智慧檔案管理未來(lái)發(fā)展路徑

1.完善智慧檔案管理體系

智慧檔案管理建設(shè)中融合了人工智能、物聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)技術(shù)和“智慧服務(wù)”的理念，目的在于提供以先進(jìn)技術(shù)為基礎(chǔ)的管理思維，讓傳統(tǒng)的檔案管理體系升級(jí)為智慧化模式，同時(shí)，保留檔案索引、借閱、資源整合、共享等多種功能，打造出智慧化的管理體系。在未來(lái)的智慧檔案管理發(fā)展中，必須要逐步完善該管理體系，逐步夯實(shí)基礎(chǔ)。第一，基礎(chǔ)設(shè)施層構(gòu)建?；A(chǔ)設(shè)施的構(gòu)建是智慧檔案管理建設(shè)新技術(shù)研發(fā)的基礎(chǔ)保障，在構(gòu)建管理體系初時(shí)，就要優(yōu)先考慮到基礎(chǔ)設(shè)施層。首先，合理布設(shè)溫濕度控制設(shè)備，要求能進(jìn)行智能化操控，并準(zhǔn)備監(jiān)控設(shè)備，及時(shí)監(jiān)管整個(gè)檔案管理情況。其次，要準(zhǔn)備資料存儲(chǔ)設(shè)備、庫(kù)房管理機(jī)器人、硬軟件設(shè)備等，確保能及時(shí)存儲(chǔ)、上傳檔案資料，為智慧檔案管理建設(shè)的運(yùn)行創(chuàng)造基礎(chǔ)條件。第二，檔案資源層構(gòu)建。資源及數(shù)據(jù)是智慧檔案管理的內(nèi)容，要確保該層的構(gòu)建全面且規(guī)范。例如，要構(gòu)建文獻(xiàn)資料庫(kù)，并根據(jù)性質(zhì)的不同（實(shí)體類(lèi)、電子類(lèi)）分別管理。構(gòu)建業(yè)務(wù)資源層面的管理體系，包括設(shè)備應(yīng)用情況的錄入、管理人員的考核情況等，能分別進(jìn)行設(shè)備性能的判斷、人員績(jī)效及薪資的統(tǒng)計(jì)等，評(píng)估管理目標(biāo)是否達(dá)成。第三，技術(shù)處理層構(gòu)建。技術(shù)層的構(gòu)建是智能檔案管理建設(shè)的核心，以常應(yīng)用到的人工智能（AI）技術(shù)為例，它能在檔案資料的收集、整理、鑒定、檢索、存儲(chǔ)、服務(wù)等多個(gè)環(huán)節(jié)中發(fā)揮巨大價(jià)值。例如，在檔案收集中，能及時(shí)利用檔案智錄儀來(lái)搜索資料并記錄，在檔案分類(lèi)和整理中，也可利用到智能機(jī)器人、OCR識(shí)別等技術(shù)和設(shè)備。另外，在檔案鑒定、檢索、存儲(chǔ)中分別可應(yīng)用自然語(yǔ)言處理技術(shù)、智能Agent、云盤(pán)電子存儲(chǔ)等多種技術(shù)。第四，服務(wù)應(yīng)用層構(gòu)建。構(gòu)建智慧檔案管理體系的最終目的，是能為相應(yīng)用戶提供服務(wù)，它與檔案管理的使用效果掛鉤。借助于先進(jìn)技術(shù)能深度分析用戶所需，并為其提供相應(yīng)的檔案服務(wù)，如定制興趣知識(shí)圖譜、需求自動(dòng)推薦等。服務(wù)應(yīng)用層和上述三個(gè)層面的建設(shè)環(huán)環(huán)相扣，共同搭建智慧檔案管理建設(shè)體系。

2.優(yōu)化智慧檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

結(jié)合檔案管理的工作流程，智慧檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)要圍繞安全認(rèn)證、存儲(chǔ)、組織等六個(gè)方面，以體現(xiàn)出智慧化的特征。（1）安全認(rèn)證。因智慧檔案內(nèi)容豐富，私密性突出，安全認(rèn)證至關(guān)重要。一方面，要結(jié)合硬件安全，如服務(wù)器、路由設(shè)備來(lái)設(shè)計(jì)。另一方面，從軟件安裝上強(qiáng)化。無(wú)論是檔案的上傳、審核、修改（原則上檔案信息資源無(wú)法修改，屬于最高權(quán)限）、檢索、瀏覽等環(huán)節(jié)，都要加強(qiáng)加密管理。（2）檔案信息存儲(chǔ)。首先，在檔案信息儲(chǔ)存環(huán)節(jié)中設(shè)計(jì)一個(gè)便捷且安全的連接口，能實(shí)現(xiàn)信息的批量上傳，并能及時(shí)鑒別；其次，構(gòu)建相應(yīng)的規(guī)章制度，要求管理人員在存儲(chǔ)檔案中切實(shí)維護(hù)檔案的隱私性。（3）檔案信息組織。檔案信息組織是將資源庫(kù)檔案有序化，傳統(tǒng)方式多按照年代操作，在智慧檔案管理中可融合機(jī)構(gòu)部門(mén)、檔案主題、責(zé)任者、檔案涉及領(lǐng)域等相關(guān)類(lèi)別來(lái)提取關(guān)鍵詞，便于將檔案聚類(lèi)組織。（4）檔案信息檢索及傳播。智慧檔案管理要提供多元性檢索途徑，找尋某類(lèi)型的檔案資料后，能結(jié)合大數(shù)據(jù)、云計(jì)算技術(shù)來(lái)推送其他關(guān)聯(lián)度高的檔案，發(fā)揮智慧功能。另外，智慧檔案信息傳播需要一定的條件，系統(tǒng)要設(shè)置保密權(quán)限字段，并選擇在合適的節(jié)點(diǎn)開(kāi)放。（5）檔案知識(shí)推薦。具體可利用用戶認(rèn)證、手機(jī)官方App來(lái)實(shí)現(xiàn)。推薦檔案知識(shí)的方式包括三種：一是統(tǒng)計(jì)知識(shí)庫(kù)，推薦熱點(diǎn)詞條；二是目錄定制；三是解禁檔案推送。（6）用戶評(píng)價(jià)與互操作服務(wù)，完善交互功能能促進(jìn)智慧檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化。

3.融合多元智慧檔案管理先進(jìn)技術(shù)

智慧檔案管理建設(shè)中融合先進(jìn)技術(shù)是核心基礎(chǔ)，也是實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新升級(jí)的必要措施。（1）自動(dòng)識(shí)別技術(shù)。當(dāng)前的自動(dòng)識(shí)別技術(shù)涉及范圍較多，如聲像識(shí)別、光學(xué)字符識(shí)別、條形碼技術(shù)等，智慧檔案管理中主要融合了二維碼識(shí)別、傳感器識(shí)別、射頻識(shí)別技術(shù)等。例如，針對(duì)檔案館內(nèi)的實(shí)體檔案管理和保護(hù)、人員身份驗(yàn)證中（面部識(shí)別、指紋識(shí)別等）便可利用射頻識(shí)別技術(shù)。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下，利用RFID技術(shù)（無(wú)線射頻），能讓檔案工作人員精準(zhǔn)地感知和了解檔案管理情況，確保數(shù)字檔案、實(shí)體檔案間的管理有效銜接和融合，提升綜合性的智慧檔案管理效率。如圖1，是基于RFID的智慧檔案管理系統(tǒng)功能圖。（2）物聯(lián)網(wǎng)及移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。自動(dòng)識(shí)別技術(shù)本質(zhì)上是“輸入”，而物聯(lián)網(wǎng)則是“連接”。在智慧檔案管理中，利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)互連，提升智慧檔案管理的兼容性，讓檔案的檢索、管理等環(huán)節(jié)更智能、更人性化。（3）大數(shù)據(jù)與云計(jì)算。大數(shù)據(jù)不僅具備數(shù)據(jù)量龐大的特征，還能結(jié)合相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)分析及預(yù)測(cè)，功能強(qiáng)大。智慧檔案管理中通過(guò)搜集和利用大量數(shù)據(jù)，能深入挖掘檔案資源，發(fā)現(xiàn)其中更具價(jià)值的檔案信息，圍繞智慧檔案管理，能對(duì)檔案館的建筑、設(shè)備設(shè)施、周?chē)h(huán)境、人員、業(yè)務(wù)運(yùn)行等工作產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，從而輔助智慧檔案管理建設(shè)的決策，提升檔案管理整體能力。（4）可視化技術(shù)?？梢暬ǔＶ笇?shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為圖形，便于使用者更清晰地掌握相關(guān)數(shù)據(jù)，構(gòu)建人與機(jī)器交互的界面，讓人和被數(shù)據(jù)化的物體間實(shí)現(xiàn)溝通。以智慧檔案管理的庫(kù)房為例，可建設(shè)3D可視化系統(tǒng)，直觀清晰地顯示庫(kù)房管理的三維場(chǎng)景，遠(yuǎn)程監(jiān)管溫濕度、空氣質(zhì)量等環(huán)境數(shù)據(jù)，并聯(lián)合智能設(shè)備監(jiān)測(cè)門(mén)禁管理、視頻監(jiān)控等數(shù)據(jù)，打造出可視化的智慧檔案館。（5）人工智能技術(shù)（AI）。利用AI技術(shù)能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的智能搜索、合理分類(lèi)、安全管理等。以檔案的查閱為例，借助于AI技術(shù)能快速將信息反饋給用戶，降低查閱檔案的難度。

圖1 基于RFID的智慧檔案管理系統(tǒng)功能圖

4.提供智慧檔案管理建設(shè)堅(jiān)實(shí)保障

智慧檔案管理建設(shè)除了利用核心技術(shù)外，強(qiáng)大的保障也必不可少。第一，組織高素質(zhì)智慧檔案管理人才隊(duì)伍。即便處于智能化時(shí)代，也需要有操作人員為整體運(yùn)作保駕護(hù)航，提升人員的信息技術(shù)應(yīng)用水平及素養(yǎng)極為關(guān)鍵。檔案館要提升對(duì)智慧檔案管理人才的錄用標(biāo)準(zhǔn)，加大對(duì)應(yīng)聘人員的考核力度，以篩選出滿足智慧檔案管理建設(shè)的復(fù)合型優(yōu)秀人才。注重對(duì)整體人才隊(duì)伍的建設(shè)，要求人員均具備和檔案學(xué)有關(guān)的學(xué)術(shù)理論知識(shí)，還要掌握專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，方能順利完成智慧檔案建設(shè)工作。為確保檔案信息管理安全性，館內(nèi)要定期安排對(duì)人員的培訓(xùn)考核工作，要求檔案管理人員有正確的思想意識(shí)和良好的工作素養(yǎng)，自覺(jué)遵守管理規(guī)定。制定考核及獎(jiǎng)懲制度，注重對(duì)人員的綜合管理能力（尤其是應(yīng)變能力）的考核，并鼓勵(lì)更多技術(shù)人員開(kāi)發(fā)研究新型的智慧檔案管理軟件和系統(tǒng)，進(jìn)一步提升管理效率。第二，爭(zhēng)取相應(yīng)的政策扶持和資金支撐?，F(xiàn)階段的智慧檔案管理系統(tǒng)中還存在許多不足，可參考2022年8月國(guó)家檔案局印發(fā)《關(guān)于認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平總書(shū)記重要批示的通知》《關(guān)于加強(qiáng)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》等文件，爭(zhēng)取政策支持，同時(shí)結(jié)合檔案建設(shè)實(shí)際情況爭(zhēng)取資金投入。在政策和資金的雙重支撐下及時(shí)對(duì)現(xiàn)行的系統(tǒng)功能更新優(yōu)化，提升系統(tǒng)的兼容性及智慧性。第三，提升安全防盜技術(shù)水平。隨著人們信息安全意識(shí)增強(qiáng)，檔案管理的安全性也備受關(guān)注。為提升智慧檔案管理系統(tǒng)的防盜水平，一是可建立高質(zhì)量的防火墻系統(tǒng)，嚴(yán)防檔案資料被泄露；二是可搭建安全監(jiān)控系統(tǒng)，利用RFID技術(shù)來(lái)搭建自動(dòng)防盜報(bào)警系統(tǒng)，及時(shí)監(jiān)測(cè)檔案館可能隱藏的安全隱患，并利用紅色flash點(diǎn)位來(lái)警示，快速捕捉問(wèn)題具體位置并響應(yīng)，全面保障智慧檔案管理的安全性。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，當(dāng)前智慧生活、智慧城市的“智慧化”理念備受關(guān)注，檔案學(xué)界也開(kāi)始推動(dòng)了檔案管理智慧化，但由于存在認(rèn)知、技術(shù)及保障上的不足，導(dǎo)致智慧檔案管理建設(shè)推進(jìn)緩慢。本文通過(guò)剖析當(dāng)前智慧檔案管理建設(shè)的現(xiàn)狀，從體系構(gòu)建、功能設(shè)計(jì)、先進(jìn)技術(shù)、堅(jiān)實(shí)保障等四個(gè)維度重點(diǎn)探究其未來(lái)的發(fā)展路徑，以期有助于優(yōu)化智慧檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行，并為新時(shí)期下的智慧檔案館建設(shè)貢獻(xiàn)力量。

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（作者單位：山東省棗莊市市中區(qū)綜合行政執(zhí)法局）

作者簡(jiǎn)介：朱金剛（1973—）男，漢族，山東莒縣人，本科，中級(jí)職稱，研究方向：智慧檔案管理與未來(lái)發(fā)展。