“3+N”歸檔模板業(yè)務(wù)嵌入式電子檔案全生命周期管理研究

摘 ?要：現(xiàn)階段檔案信息化進(jìn)程加快，傳統(tǒng)檔案歸檔模式下收歸困難、流程繁瑣、時效性差等問題已引起社會各界關(guān)注，如何應(yīng)用信息技術(shù)實現(xiàn)檔案信息快速處理，提供信息支持成為研究關(guān)注的焦點。本文在電子檔案生命周期視域下以電子檔案“生成、捕獲、長期保存”為管理分期，從具體企業(yè)業(yè)務(wù)出發(fā)，結(jié)合企業(yè)電子檔案管理工作實際情況，提出歸檔范圍+保管期限+檔案分類方案+N個業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案歸檔模板創(chuàng)新，在檔案管理規(guī)劃、業(yè)務(wù)設(shè)計、運行流程、工作標(biāo)準(zhǔn)幾方面達(dá)成統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)電子檔案；全生命周期管理；檔案歸檔

Abstract： At the present stage， the informationization process of archives is accelerating， and the problems of difficult collection， cumbersome process and poor timeliness under the traditional archiving mode have attracted the attention of all walks of life， so how to apply information technology to achieve rapid processing of archival information and provide information support has become the focus of research. Based on the specific enterprise business， this paper proposes an innovative electronic archiving template with archiving scope + retention period + archival classification scheme + N business standards in the context of electronic archiving life cycle and management staging of electronic archives ‘generation， capture， and long-term preservation， taking the actual situation of enterprise electronic archiving management as reference. In the end， this paper tries to reach a unified management standard in terms of archival management planning， business design， operation process and work standards.

Keywords： Enterprise electronic archives; Full life cycle management; Archiving

在2020年度新修訂的《中華人民共和國檔案法》中針對企事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化、數(shù)據(jù)化提出了更為明確的要求，檔案的信息化建設(shè)也成為企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵。并對全國范圍內(nèi)的機(jī)關(guān)單位、企業(yè)事業(yè)單位、社會團(tuán)體以及其他組織，提出應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)以及電子檔案管理信息系統(tǒng)的相互銜接，且在鏈接過程中，應(yīng)保證電子檔案來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。[1]對于企業(yè)來說，在業(yè)務(wù)管理層面，針對企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的采集、業(yè)務(wù)處理、數(shù)據(jù)管理等方面提出需求。在檔案層面，對檔案的采集、歸檔、借閱、鑒定、移交、銷毀等基本檔案流程，即檔案全生命周期中的生成、捕獲、長期保存環(huán)節(jié)提出符合國家法律法規(guī)對檔案管理的要求。

1 檔案數(shù)據(jù)歸檔模型構(gòu)建研究

1.1 電子文件歸檔。2018年頒布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，針對處理公務(wù)過程中產(chǎn)生的電子文件歸檔和電子檔案管理、其他活動產(chǎn)生的電子文件歸檔與電子文件管理，提供了電子文件的收集、整理、歸檔與電子檔案的編目、整理與處置的一般方法。之后，按照工作業(yè)務(wù)內(nèi)容細(xì)分，分別發(fā)布了《政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔規(guī)范》和《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》，從全國政務(wù)機(jī)關(guān)辦公應(yīng)用和企業(yè)日常辦公角度出發(fā)，對政務(wù)服務(wù)事項電子文件以及企業(yè)中生產(chǎn)管理工作中產(chǎn)生的相關(guān)信息提供了信息歸檔的要求、步驟、方法，為早日實現(xiàn)全國范圍內(nèi)信息可信可共享奠定基礎(chǔ)。

近年來學(xué)界對于電子文件歸檔研究也呈現(xiàn)研究程度越來越深，研究涉及內(nèi)容越來越廣的趨勢。宋華從政務(wù)處理角度出發(fā)，提出各部門通力合作建設(shè)統(tǒng)一在線政務(wù)平臺電子化歸檔系統(tǒng)，來解決當(dāng)前我國政務(wù)電子文件歸檔統(tǒng)籌不足、管理機(jī)制不協(xié)調(diào)等問題。王強(qiáng)、吳志杰聯(lián)合提出為適應(yīng)數(shù)字化業(yè)務(wù)模式，最重要的是解決業(yè)務(wù)系統(tǒng)等主要系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)彼此之間的集成實現(xiàn)系統(tǒng)對接。

1.2 歸檔模型構(gòu)建理論支撐。石油企業(yè)電子文件信息歸檔管理體系整體框架按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》要求，需要構(gòu)建具有可識別性和可操控性的檔案管理體系，而文件連續(xù)體理論、生命周期理論、前端控制思想、閉環(huán)管理思想適用于體系和模型的構(gòu)建。[2]需要從文件連續(xù)體理論四個維度構(gòu)建電子文件歸檔的整體框架。

第一維是指企業(yè)歸檔文件的形成。需要從實際文件管理系統(tǒng)要求角度出發(fā)，確保信息可知可控。對需要捕獲文件的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)進(jìn)行數(shù)據(jù)清洗，對篩選出的有價值文件進(jìn)行儲存文件，從源頭確保文件完整且真實。

第二維是指對文件的捕獲工作。主要表現(xiàn)為賦予文件憑證價值，根據(jù)文件管理系統(tǒng)的要求對文件運動的背景信息和元數(shù)據(jù)有選擇性捕獲。[3]

第三維表現(xiàn)為文件的組織。主要在不同組織單位范圍下，結(jié)合單位應(yīng)用需求，根據(jù)國家發(fā)布的文件管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則，制定適合本單位業(yè)務(wù)文件管理計劃和目標(biāo)，保證文件價值的實現(xiàn)。

第四維是指文件的聚合。[4]從宏觀視角對文件進(jìn)行管控，將得到的有效數(shù)據(jù)作為文件管理系統(tǒng)設(shè)計和建立的基礎(chǔ)。

生命周期理論以文件的價值變化規(guī)律為基礎(chǔ)，注重不同階段文件管理的尺度劃分，將需要處理的文件從產(chǎn)生到歸檔分為了文件的孕育形成、現(xiàn)實使用、暫時保存以及最終歸檔保存四個階段。閉環(huán)管理思想集管理控制、封閉管理、閉環(huán)系統(tǒng)、信息系統(tǒng)為一體，更多地體現(xiàn)在電子文件是運用有效的管理控制手段，在文件生成到處置的連續(xù)體中往復(fù)運動的一個過程，各階段直接相互關(guān)聯(lián)、相互影響、相互轉(zhuǎn)化，需要以聯(lián)系的、整體的視角管理電子文件，及時完整地將有價值的信息進(jìn)行歸檔處理。[5]前端控制思想主要體現(xiàn)了電子文件在閉環(huán)管控之前加大對文件價值、內(nèi)容、形式等多方面的干預(yù)與治理，使需要歸檔的信息從源頭得到篩選，注重對數(shù)據(jù)質(zhì)量的掌控，完成信息的追蹤、記錄、描述等信息統(tǒng)計，將有效信息整合備用。

2 全生命周期視域下嵌入式“3+N”歸檔模板構(gòu)建

本研究基于文件生命周期理論，優(yōu)化歸檔體系模板。在電子檔案全生命周期管理視域下，將企業(yè)電子檔案形成結(jié)構(gòu)分為三個階段：即生成階段、捕獲階段和長期保存階段，將電子文件生命全過程的管理向前延伸到電子文件管理系統(tǒng)之中。

2.1 “3+N”模板體系?！?+N”模板是檔案管理部門和業(yè)務(wù)部門聯(lián)合制定的歸檔模板體系，由業(yè)務(wù)專家、業(yè)務(wù)系統(tǒng)技術(shù)人員、檔案專家、檔案系統(tǒng)技術(shù)人員多方共同制定，形成的既符合檔案歸檔要求也符合業(yè)務(wù)開展標(biāo)準(zhǔn)的模板。“3”即各類業(yè)務(wù)文件的檔案分類方案、歸檔范圍以及保管期限；“N”即針對各業(yè)務(wù)流程中各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的工作標(biāo)準(zhǔn)?！?+N”模板，即“歸檔范圍+保管期限+檔案分類方案+N個業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)”。

提前把檔案歸檔的標(biāo)準(zhǔn)和要求形成電子模板，嵌入到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中去，與業(yè)務(wù)全流程相結(jié)合，實現(xiàn)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化輸出和歸檔標(biāo)記管理。在各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)開展之前，由業(yè)務(wù)人員判斷選擇與當(dāng)前業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的電子文件相對應(yīng)的模板，業(yè)務(wù)活動開始，業(yè)務(wù)工作與檔案歸檔工作同時同步進(jìn)行，系統(tǒng)自動編目，即辦即歸，業(yè)務(wù)活動完成，檔案收集工作同時完成，業(yè)務(wù)辦結(jié)，檔案歸檔完成。該模式為確保業(yè)務(wù)部門與檔案部門之間的及時流動與管理，早日實現(xiàn)歸檔全過程監(jiān)管，在實際管理工作中秉承著統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一設(shè)計、統(tǒng)一流程、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的管理要求，集電子文件形成、電子文件處理、電子文件歸檔和電子檔案管理幾大工作環(huán)節(jié)為一體，保證需要歸檔的信息做到“誰辦誰歸，即辦即歸，應(yīng)歸盡歸”。

2.2 電子文件數(shù)據(jù)歸檔三大階段。石油企業(yè)原有檔案歸檔管理辦法，關(guān)于業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的各類信息、電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔范圍不明確，無法適用于其業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的電子文件實際歸檔工作需要。因此，要以公司系統(tǒng)所有歸檔實體的范圍，從公司各機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)和專業(yè)特點入手，區(qū)分它們的從屬關(guān)系和并列次序，以保持管理職責(zé)與專業(yè)特點間的基本關(guān)系，并建立了規(guī)范的歸檔范圍劃分制度。依據(jù)有關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)梳理業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成電子文件及其元數(shù)據(jù)，對具有保存價值的公司電子檔案進(jìn)行一級類目劃分。在一級類目內(nèi)，主要按職能活動、項目管理或形式等設(shè)置二級類目，并在二級類目內(nèi)，依據(jù)具體的業(yè)務(wù)活動結(jié)合主題設(shè)置三級類目，并編制科學(xué)系統(tǒng)、可操作性強(qiáng)的企業(yè)電子文件和元數(shù)據(jù)歸檔范圍與保管期限表。

電子文件的“四性”是發(fā)揮檔案價值的重要條件，由于電子文件具有非人工識讀性、易變性、信息與載體可分離性以及信息可共享性、多種信息載體集成性和系統(tǒng)依賴性等特點，要求在捕獲歸檔時保障電子文件是完整、安全、真實且可用的。因此，在電子文件捕獲階段，設(shè)計捕獲接口時同步完善捕獲功能，既要包含接收電子文件和元數(shù)據(jù)的功能，又要具備檢測電子文件“四性”的重要功能，從而實現(xiàn)石油企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中所生成電子文件的在線歸檔，為企業(yè)日后用好電子文件中的數(shù)據(jù)提供高效支持。

作為電子檔案管理系統(tǒng)核心模塊之一，長期保存實現(xiàn)了電子檔案的長久保存。[6]其中包括元數(shù)據(jù)封裝、數(shù)據(jù)包維護(hù)、電子文件格式管理、“四性”檢查等功能。[7]為確保檔案管理系統(tǒng)中的電子文件能夠長期保存，本單位在參考了國家相關(guān)法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，制定了數(shù)字檔案長期保存管理規(guī)范。[8]規(guī)定采用TXT及XML保存流式文件，以O(shè)FD、PDF格式對版式文件進(jìn)行管理，針對不同類型文件采用多種形式的數(shù)字檔案存儲方式，且接口滿足行業(yè)通用技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及計算機(jī)行業(yè)通用技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)接口規(guī)范的電子檔案管理系統(tǒng)平臺，實現(xiàn)電子檔案長期保存、四性檢測、格式轉(zhuǎn)換、可視化平臺等功能。

3 全生命周期視域下嵌入式“3+N”歸檔的實現(xiàn)路徑

3.1 石油企業(yè)電子檔案生成階段。當(dāng)新建業(yè)務(wù)系統(tǒng)或?qū)I(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行升級時，將“3+N”模板內(nèi)置至各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，為了實現(xiàn)檔案歸檔管理與業(yè)務(wù)流程深度融合，將產(chǎn)品檔案、科學(xué)技術(shù)研究檔案、企業(yè)文書檔案、建設(shè)項目檔案、設(shè)備儀器檔案等多類型檔案信息全面、及時地收集整理。[9]業(yè)務(wù)人員在開始辦理業(yè)務(wù)前選擇對應(yīng)的模板，業(yè)務(wù)系統(tǒng)的流程發(fā)起與檔案收集同時進(jìn)行，當(dāng)業(yè)務(wù)結(jié)束時，系統(tǒng)自動將前期標(biāo)記的系列歸檔文件及過程背景信息流轉(zhuǎn)至檔案系統(tǒng)，即業(yè)務(wù)完結(jié)檔案收集完成，全過程采用四性檢測+人工復(fù)核方式保障檔案真實性、完整性、安全性及可用性，為后期信息在線捕獲歸檔奠定基礎(chǔ)。詳細(xì)流程見圖1。

本單位立足單位實際工作涉及范圍，設(shè)置文書類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、建設(shè)項目類、設(shè)備儀器類、會計類、職工檔案類、油氣勘探開發(fā)類、聲像類等幾大類目，并根據(jù)本質(zhì)屬性或重要屬性進(jìn)行劃分，將數(shù)據(jù)代入相關(guān)系統(tǒng)業(yè)務(wù)模板。根據(jù)規(guī)范后的集團(tuán)公司檔案分類方案結(jié)合各類材料保管期限，進(jìn)一步劃分歸檔范圍，在系統(tǒng)中以字符形式自動賦予業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的檔案數(shù)據(jù)條目給予唯一的代碼。以版式文件格式歸檔電子公文正本、定稿、公文，以RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式對其他電子文件、電子文件組件進(jìn)行歸檔。以JPG、TIF等標(biāo)準(zhǔn)格式對圖片等電子資料存檔；以WAV、MP3等格式存檔錄像電子文檔；以MPG、MP4、FLV、AVI等格式存檔視頻類電子文檔，公務(wù)電子郵件多使用EML格式，互聯(lián)網(wǎng)、社交網(wǎng)絡(luò)上的電子文檔則多使用HTML等格式存檔。

3.2 石油企業(yè)電子檔案捕獲階段。適時獲取有保存價值的電子文件及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔是積累石油企業(yè)信息資源的重要途徑，也是電子文件管理中必不可少的工作環(huán)節(jié)，捕獲階段收集到的電子文件及其元數(shù)據(jù)的質(zhì)量直接影響后續(xù)管理工作的開展，尤其影響電子文件的有效利用。通過從業(yè)務(wù)系統(tǒng)中有針對性地捕獲有效信息，將勘探開發(fā)類文件、基建類文件、管理類文件、科研類文件、財務(wù)類文件等多方面文件通過“3+N”模板倉中的各類文件歸檔模板為呈現(xiàn)形式導(dǎo)入電子文件收集整理平臺。詳細(xì)流程顯示見圖2。

本單位主要采用系統(tǒng)自動捕獲和手工著錄的方式進(jìn)行單位各門類電子檔案元數(shù)據(jù)捕獲，大多應(yīng)用于檔案整理環(huán)節(jié)、業(yè)務(wù)處置環(huán)節(jié)、檔案利用環(huán)節(jié)以及檔案數(shù)字化環(huán)節(jié)。手工著錄方式多體現(xiàn)在當(dāng)各門類電子文件進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)后，相關(guān)元數(shù)據(jù)信息由檔案管理人員進(jìn)行整理、補(bǔ)充著錄。數(shù)字化工作完成后，由數(shù)字化工作人員采集數(shù)字化副本的相關(guān)元數(shù)據(jù)信息。當(dāng)電子文件進(jìn)入預(yù)處理平臺，進(jìn)行業(yè)務(wù)模板化處置時，以及在檔案管理系統(tǒng)中開展檔案利用工作時，多采用系統(tǒng)自動捕獲方式，有目的性地捕獲有用的元數(shù)據(jù)并記錄。

3.3 石油企業(yè)電子檔案長期保存階段。通過將檔案管理中心和業(yè)務(wù)部門生成的文件輸入歸檔模板體系，使歸檔文件與歸檔系統(tǒng)相匹配。按照國家和石油電子文件規(guī)范要求，在歸檔模板體系中，對電子檔案存儲格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，對生成的電子文件數(shù)量及內(nèi)存大小等詳細(xì)信息進(jìn)行掌控。通過對電子文件進(jìn)行“四性”檢測，檢查長期保存的電子文件信息構(gòu)成是否真實完整，來源是否明確，是否具備信息可識別性等情況。本單位在進(jìn)行石油檔案管理系統(tǒng)電子文件歸檔時，使用的是石油企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)建CA證書機(jī)制進(jìn)行保護(hù)，未使用第三方CA證書，以保證石油系統(tǒng)內(nèi)部的互信自證。

對于電子文件長期保存分為兩種途徑，一種為業(yè)務(wù)工作與檔案收集工作同步進(jìn)行，隨辦隨歸，促進(jìn)歸檔效率的提升。另一種為業(yè)務(wù)系統(tǒng)將歸檔電子文件推至檔案系統(tǒng)，在檔案系統(tǒng)中完成電子文件歸檔，使信息更加完整準(zhǔn)確。詳細(xì)操作如圖3所示。為更好地對電子文件進(jìn)行長期保存管理，本單位結(jié)合實際工作業(yè)務(wù)，自上而下進(jìn)行機(jī)構(gòu)設(shè)計對業(yè)務(wù)以及職責(zé)進(jìn)行劃分，開展統(tǒng)一化的可持續(xù)數(shù)據(jù)獲取與保存規(guī)劃。在完成規(guī)劃后，從實時風(fēng)險估測、安全監(jiān)控、數(shù)據(jù)處理遷移、應(yīng)急保障等多方面完善數(shù)據(jù)安全管理制度設(shè)定，保障長期保存的數(shù)據(jù)完整、可讀可操作且可信。

4 結(jié)語

本文結(jié)合石油企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息，借鑒生命周期理論、文件連續(xù)體理論、閉環(huán)管理思想和前端控制思想，從檔案數(shù)據(jù)生成、捕獲、長期保存幾大過程出發(fā)，分析了各階段檔案數(shù)據(jù)狀態(tài)以及管理方式，構(gòu)建了嵌入式“3+N”歸檔模板線上業(yè)務(wù)模式，并結(jié)合單位實際業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)說明數(shù)據(jù)管理過程以及具體要求。但因目前實際工作中多涉及非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)長期保存，對于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)歸檔長期保存仍需進(jìn)一步探索，有待進(jìn)一步完善歸檔模板長期保存要素規(guī)劃，增加檔案數(shù)據(jù)的實用性和通用性。

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（作者單位：中石化華北油氣分公司 羅曉晶，副研究館員 ?來稿日期：2022-10-20）