檔案管理在事業(yè)單位文化建設(shè)中的優(yōu)化路徑

李艷麗 王海霞

事業(yè)單位的檔案多用來記錄單位的發(fā)展歷程，因此，檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位的長(zhǎng)久發(fā)展具有重要的推動(dòng)作用。在事業(yè)單位文化建設(shè)中，部分檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，自身工作能力不到位，檔案管理制度也不夠完善，難以熟練利用現(xiàn)代信息技術(shù)提升檔案管理質(zhì)量，這些問題都會(huì)成為影響檔案管理工作順利進(jìn)行的現(xiàn)實(shí)阻礙，也是事業(yè)單位文化建設(shè)的影響因素。為了解決這些問題，事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度，通過完善檔案管理制度，提高檔案管理的質(zhì)量與效率，培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人才，進(jìn)一步推進(jìn)事業(yè)單位文化建設(shè)，推動(dòng)事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展。

事業(yè)單位的發(fā)展與事業(yè)單位文化建設(shè)息息相關(guān)。而檔案是事業(yè)單位發(fā)展歷程的見證，也能為事業(yè)單位的文化建設(shè)提供有效依據(jù)。檔案管理不僅是事業(yè)單位日常工作的重要內(nèi)容，也是加強(qiáng)事業(yè)單位文化建設(shè)的主要方式。因此事業(yè)單位需要提高檔案管理的質(zhì)量與效率，認(rèn)真對(duì)待檔案管理工作，從而促進(jìn)事業(yè)單位文化建設(shè)，推動(dòng)事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展。

檔案管理在事業(yè)單位文化建設(shè)中的重要作用

實(shí)現(xiàn)資源合理配置

加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理有利于實(shí)現(xiàn)資源的合理配置。事業(yè)單位在文化建設(shè)發(fā)展過程中，需要熟練利用現(xiàn)代信息技術(shù)推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置，進(jìn)一步提升檔案資源利用率，通過建立數(shù)字檔案等方式，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，既有利于隨時(shí)查閱檔案，又能實(shí)現(xiàn)資源共享，推動(dòng)事業(yè)單位完成文化建設(shè)目標(biāo)。

滿足現(xiàn)代化發(fā)展需求

傳統(tǒng)的檔案管理方式難以適應(yīng)事業(yè)單位文化建設(shè)的現(xiàn)代化發(fā)展需求，事業(yè)單位只有通過改變檔案管理方式，緊跟時(shí)代發(fā)展腳步，才能滿足現(xiàn)代化發(fā)展需求，推動(dòng)事業(yè)單位的文化建設(shè)順利進(jìn)行。在事業(yè)單位文化建設(shè)發(fā)展中，檔案不僅起到準(zhǔn)確提供數(shù)據(jù)資料的作用，也能有效記錄事業(yè)單位的各項(xiàng)資源，完成文化建設(shè)的目標(biāo)，助力事業(yè)單位的整體發(fā)展更上一層樓[1]。

檔案管理在事業(yè)單位文化建設(shè)中遇到的實(shí)際問題

事業(yè)單位對(duì)檔案管理不重視

部分事業(yè)單位對(duì)檔案管理的重視程度不足，無法深刻意識(shí)到檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位發(fā)展以及文化建設(shè)發(fā)揮的實(shí)際作用，其檔案管理工作相對(duì)松懈，容易出現(xiàn)檔案丟失或者損毀的現(xiàn)象。事業(yè)單位的檔案不僅涉及本單位的數(shù)據(jù)資源信息，也關(guān)系到事業(yè)單位就職人員的從業(yè)記錄，一旦出現(xiàn)檔案損壞問題，就會(huì)影響事業(yè)單位的整體發(fā)展，甚至影響社會(huì)穩(wěn)定。

部分檔案管理人員認(rèn)為檔案管理工作只是簡(jiǎn)單的抄抄寫寫，僅對(duì)檔案進(jìn)行收集保存即可，沒有采用科學(xué)有效的管理辦法與手段對(duì)其進(jìn)行妥善管理，導(dǎo)致檔案資料存放混亂，有時(shí)甚至出現(xiàn)嚴(yán)重?fù)p毀。

事業(yè)單位應(yīng)該意識(shí)到檔案管理工作的重要性，合理安排專業(yè)的檔案資料管理與監(jiān)督人員進(jìn)行綜合性的檔案管理，提高事業(yè)單位檔案管理的水平，促進(jìn)事業(yè)單位的文化建設(shè)[2]。

檔案管理規(guī)章制度不夠健全

當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理工作存在一定的漏洞，沒有根據(jù)檔案的重要程度進(jìn)行管理和劃分，也沒有詳細(xì)注明檔案編號(hào)，沒有系統(tǒng)性地制作檔案存儲(chǔ)及查閱目錄，更沒有制定合理完善的規(guī)章制度，這導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量與效果不夠理想。

事業(yè)單位應(yīng)該立足于實(shí)際管理情況，制定合理的檔案管理制度，在一定程度上發(fā)揮檔案管理制度的約束作用，完善事業(yè)單位的檔案資料，提高檔案管理的質(zhì)量與效率，避免出現(xiàn)管理混亂與管理不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象，從而順利完成檔案管理工作和文化建設(shè)目標(biāo)。

檔案信息化的建設(shè)程度不足

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)融入經(jīng)濟(jì)社會(huì)生活的方方面面，將檔案管理工作與信息技術(shù)相結(jié)合，不僅能提高檔案管理工作效率，還能促進(jìn)社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展。事業(yè)單位的檔案管理由于信息化建設(shè)程度不足，信息技術(shù)的應(yīng)用能力不足，且沒有及時(shí)更新現(xiàn)代化設(shè)備，既制約了檔案管理數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展，又阻礙了事業(yè)單位的文化建設(shè)進(jìn)度。檔案管理人員只有不斷創(chuàng)新管理方法，結(jié)合現(xiàn)代化的信息管理理念，才能做好檔案的收集與存儲(chǔ)工作，全面提升檔案管理質(zhì)量與效率。

在過去的檔案管理工作中，事業(yè)單位都是依靠人工完成檔案管理工作，且檔案資料繁雜，占用了大量的空間，人工管理的方式極容易出現(xiàn)失誤，可能導(dǎo)致檔案文件丟失或者損壞。因此，檔案管理的信息化建設(shè)勢(shì)在必行，只有在傳統(tǒng)管理模式的基礎(chǔ)上創(chuàng)新利用現(xiàn)代信息化檔案管理方式，才能更好地完成檔案管理工作，從而提高事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量，保證事業(yè)單位的長(zhǎng)久發(fā)展[3]。

檔案管理人員能力素質(zhì)不高

事業(yè)單位檔案管理人員存在能力不足等一系列問題，這是影響檔案管理質(zhì)量，阻礙事業(yè)單位發(fā)展的關(guān)鍵因素。部分事業(yè)單位的檔案管理人員并不具備專業(yè)的管理能力，對(duì)檔案管理工作的了解不深入，也沒有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，再加上事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的重視程度不足，導(dǎo)致檔案管理工作的質(zhì)量與效率難以提升，無法發(fā)揮出檔案對(duì)于事業(yè)單位文化建設(shè)的作用。部分事業(yè)單位的檔案管理人員缺乏學(xué)習(xí)的動(dòng)力，沒有主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理方法的意識(shí)，更沒有細(xì)致地研究現(xiàn)代信息化檔案管理方式，對(duì)于檔案的收集與存儲(chǔ)也處于一知半解的狀態(tài)，很容易出現(xiàn)檔案丟失或者檔案存放錯(cuò)誤的現(xiàn)象，從而在之后的檔案查閱過程中造成混亂的局面。

此外，事業(yè)單位沒有針對(duì)檔案管理人員的實(shí)際工作能力展開培訓(xùn)活動(dòng)，導(dǎo)致檔案管理人員的管理水平與現(xiàn)代信息化管理能力無法達(dá)到預(yù)期要求，影響了檔案管理的質(zhì)量與效率，從而阻礙事業(yè)單位的文化建設(shè)進(jìn)程。

檔案管理在事業(yè)單位文化建設(shè)中的優(yōu)化路徑分析

提高檔案管理人員思想認(rèn)識(shí)

在新時(shí)代，事業(yè)單位需要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理觀念，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度，正確認(rèn)識(shí)檔案管理與事業(yè)單位文化建設(shè)之間的關(guān)系，這樣才能進(jìn)一步做好檔案管理工作。事業(yè)單位的文化建設(shè)關(guān)系到本單位的思想進(jìn)步與文化發(fā)展。提升檔案管理質(zhì)量，能夠有效推進(jìn)事業(yè)單位文化建設(shè)，能夠保障事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者需要轉(zhuǎn)變自身認(rèn)知態(tài)度，采用合理有效的方法處理檔案管理中遇到的問題，構(gòu)建事業(yè)單位文化體系，促進(jìn)事業(yè)單位的文化建設(shè)進(jìn)程。

檔案管理主要針對(duì)事業(yè)單位的人員資料和數(shù)據(jù)資源進(jìn)行統(tǒng)一管理，詳細(xì)記錄事業(yè)單位的發(fā)展歷程，利用現(xiàn)代信息化手段存儲(chǔ)檔案資料，建立事業(yè)單位文化中心資料庫，對(duì)員工的個(gè)人資料進(jìn)行整理，這樣就能幫助事業(yè)單位整理好資料數(shù)據(jù)，推進(jìn)文化建設(shè)進(jìn)程。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作，通過加大宣傳力度、開展培訓(xùn)活動(dòng)等方式，提高檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)，逐步改善檔案管理現(xiàn)狀，用更符合時(shí)代需求的方式提升檔案管理效率，更好地推動(dòng)事業(yè)單位發(fā)展。事業(yè)單位需要認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，通過提高檔案管理質(zhì)量，安排專業(yè)檔案管理人員，強(qiáng)化信息化管理手段的方式推進(jìn)檔案管理進(jìn)程，為事業(yè)單位的文化建設(shè)與發(fā)展提供有效幫助[4]。

建立檔案管理制度

檔案管理工作的內(nèi)容相對(duì)復(fù)雜，事業(yè)單位需要立足于本單位管理現(xiàn)狀，建立全面的檔案管理制度，提高檔案管理水平。事業(yè)單位要系統(tǒng)收集檔案資料，做好存儲(chǔ)與保密工作，促使檔案管理更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。完善的檔案管理制度不僅可以提高檔案管理質(zhì)量，還能在一定程度上約束檔案管理人員的行為。

檔案管理人員要遵守檔案管理制度，確保按時(shí)保質(zhì)完成任務(wù)，保證檔案的安全性，事業(yè)單位要打造專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，從收集檔案資料，到檔案資料的整理與存儲(chǔ)，做好檔案的分工管理工作。這樣才能確保檔案資料的安全性，為事業(yè)單位文化建設(shè)提供有效的數(shù)據(jù)資料。

為了更好地發(fā)揮檔案管理工作的實(shí)際效用，事業(yè)單位需要拓展檔案的收集范圍。事業(yè)單位檔案的收集范圍主要圍繞事業(yè)單位的文化建設(shè)，在檔案管理的過程中，事業(yè)單位需要結(jié)合本單位文化發(fā)展特點(diǎn)，收集與文化建設(shè)相關(guān)的檔案資料，為事業(yè)單位的文化建設(shè)提供數(shù)據(jù)支撐。事業(yè)單位可以根據(jù)檔案內(nèi)容與文化建設(shè)需求采取不同的管理手段，建立完善的檔案管理機(jī)制，讓檔案管理更加規(guī)范化，增強(qiáng)檔案管理人員的歸屬感，為事業(yè)單位的文化建設(shè)貢獻(xiàn)力量。

加強(qiáng)信息化管理建設(shè)

現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展節(jié)奏越來越快，事業(yè)單位要想加快文化建設(shè)進(jìn)度，就需要加強(qiáng)信息化檔案管理應(yīng)用，利用信息技術(shù)來強(qiáng)化檔案管理效果。檔案管理的工作量非常大，單純依靠人工力量無法提升其管理質(zhì)量和效率，因此事業(yè)單位需要運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，配備信息化軟件設(shè)施，建立科學(xué)的信息化數(shù)據(jù)檔案，從而更好地保證檔案信息安全，提升檔案管理效率。

在進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中，將過去傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代的電子檔案文件，不僅便于資料查找，還能根據(jù)檔案資料的類別進(jìn)行有效分類，進(jìn)而妥善保存檔案資料，方便檔案資料的統(tǒng)一管理。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)合理使用信息化設(shè)備，提升檔案管理的質(zhì)量，使得事業(yè)單位的文化建設(shè)工作可以更加順利地開展。事業(yè)單位可以利用信息技術(shù)，建立完整的檔案管理體系，針對(duì)具體的檔案資料與人事資源進(jìn)行合理劃分，錄入相應(yīng)的整理編號(hào)，上傳到專門的資料管理庫加以保存，這樣既能避免檔案資料丟失損壞，也能減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)[5]。

事業(yè)單位要根據(jù)管理制度開展管理工作，提高員工的檔案管理能力，讓檔案管理人員使用信息化管理辦法加強(qiáng)檔案管理，保證資料的真實(shí)性與安全性，便于隨時(shí)進(jìn)行資料查閱。信息化管理建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，事業(yè)單位也需要與時(shí)俱進(jìn)，按照現(xiàn)代化管理思維進(jìn)行檔案管理，讓檔案資料成為事業(yè)單位文化建設(shè)的主要參考數(shù)據(jù)，促使事業(yè)單位完成文化建設(shè)目標(biāo)。

提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

為了更好地開展檔案管理工作，事業(yè)單位需要引進(jìn)專業(yè)管理人才，使其熟練使用現(xiàn)代信息化檔案管理設(shè)備，針對(duì)檔案具體內(nèi)容進(jìn)行合理的規(guī)劃安排。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者可以在招聘檔案管理人員時(shí)提高標(biāo)準(zhǔn)，從檔案管理人員的管理能力、管理思維與管理創(chuàng)新等方面出發(fā)，考查工作人員的綜合素質(zhì)，提高檔案管理水平。事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，定期開展檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，邀請(qǐng)專業(yè)人員開展知識(shí)講座，促使檔案管理人員自覺提高自身管理能力，做好檔案管理工作。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者還可以指派檔案管理人員到其他單位進(jìn)行學(xué)習(xí)，借鑒其他單位的檔案管理方法，再結(jié)合本單位的文化建設(shè)需求，制定完善的管理制度，促使檔案管理人員高效開展檔案管理工作。

隨著信息技術(shù)的深入發(fā)展與應(yīng)用，事業(yè)單位檔案管理人員需要具備信息化技能，熟練運(yùn)用信息化設(shè)備，完成檔案的收集與整理工作，促進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展和事業(yè)單位的文化建設(shè)[6]。檔案管理工作需要朝著更加規(guī)范化的方向發(fā)展，因此需要引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人員構(gòu)建科學(xué)的管理模式，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)提高自身綜合素質(zhì)，熟悉相關(guān)的法律法規(guī)，并具備一定的職業(yè)道德素養(yǎng)，才能完成檔案管理工作。

綜上所述，事業(yè)單位的檔案管理工作與文化建設(shè)有著密不可分的聯(lián)系，要想完成文化建設(shè)目標(biāo)，就需要提升檔案管理水平，保證檔案資料的安全性，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理的高質(zhì)量發(fā)展。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備綜合管理能力，積極創(chuàng)新管理模式，利用數(shù)字化技術(shù)提升檔案管理質(zhì)量，熟練運(yùn)用信息化管理方法，從傳統(tǒng)的檔案管理方式過渡到現(xiàn)代信息化管理模式，將檔案資料存儲(chǔ)到檔案信息系統(tǒng)中，既方便查找檔案資料，又能保障檔案資料的存儲(chǔ)安全。事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)檔案資料管理的重視程度，培養(yǎng)優(yōu)秀的管理人員，提高檔案管理水平，促使事業(yè)單位完成文化建設(shè)目標(biāo)。

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