信息化時(shí)代的大地測(cè)量檔案管理

羅玉紅

當(dāng)今，以信息化技術(shù)為代表的先進(jìn)技術(shù)取得了質(zhì)的飛躍，并在較大程度上影響了早期檔案管理與服務(wù)的方式，這使得國(guó)內(nèi)地理測(cè)繪行業(yè)的檔案管理工作發(fā)生了翻天覆地的變化，開(kāi)始朝著信息化方向發(fā)展。隨著大眾對(duì)大地測(cè)量信息需求量的持續(xù)增加以及相關(guān)科研領(lǐng)域?qū)π畔⒒夹g(shù)依賴程度的逐漸提高，大地測(cè)量檔案資料在社會(huì)建設(shè)與經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的運(yùn)用也越發(fā)關(guān)鍵。為了實(shí)現(xiàn)大地測(cè)量檔案管理與服務(wù)模式的優(yōu)化，促進(jìn)檔案資料的高度利用與高質(zhì)量、高效率管理，相關(guān)部門應(yīng)該加速推進(jìn)大地測(cè)量檔案管理和服務(wù)模式的革新，并以信息化技術(shù)為依托，構(gòu)建和完善行之有效的檔案管理系統(tǒng)與服務(wù)體系，在既有紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，將早期的紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式[ 1 ]。如此不僅可以避免電子檔案因?yàn)橐恍┎豢煽挂蛩卦獾綋p壞，使既有的紙質(zhì)檔案得到良好保存，還可以實(shí)現(xiàn)檔案資料的線上管理、線上服務(wù)以及自動(dòng)化存儲(chǔ)。

大地測(cè)量檔案資料的管理現(xiàn)狀

相關(guān)資料顯示，國(guó)家測(cè)繪資料檔案館大地測(cè)量分館收藏著20世紀(jì)20年代至今近20萬(wàn)冊(cè)的國(guó)內(nèi)所有類型與等級(jí)的紙質(zhì)大地測(cè)量資料，是現(xiàn)今國(guó)內(nèi)僅有的一座大地測(cè)量檔案資料館。眾多館藏資料匯聚著中國(guó)幾代測(cè)繪工作者的求知和探索，是中國(guó)大地測(cè)量史發(fā)展的重要見(jiàn)證。隨著科技的發(fā)展，大地測(cè)量檔案資料管理與服務(wù)工作取得了顯著的成效，但其在實(shí)際工作中也暴露出許多不足。

第一，紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存有較大難度。傳統(tǒng)的大地測(cè)量檔案資料多數(shù)為紙質(zhì)資料，且很多資料都是國(guó)內(nèi)僅存于世的。因?yàn)閮?chǔ)存的時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，紙張不同程度地變黃、損壞，很多圖像、數(shù)據(jù)、字跡等都變得模糊不清；此外，多次、反復(fù)的借閱導(dǎo)致檔案資料破損程度加重，甚至出現(xiàn)遺失，大大縮短了檔案資料的壽命，很難保證大地測(cè)量檔案資料的全面性與完整性。

第二，檔案管理方式落后?，F(xiàn)今，大地測(cè)量檔案資料的管理模式依然延續(xù)著早期手工管理的模式，在實(shí)際管理工作中始終采用手工臺(tái)賬以及半手工的管理方式。關(guān)于檔案資料的機(jī)讀目錄格式盡管已經(jīng)建立起來(lái)，但其實(shí)際利用比較有限；同時(shí)，只有專門的檔案管理工作人員才會(huì)使用，其他人查閱檔案資料時(shí)難如登天。并且統(tǒng)計(jì)方式落后，用戶所需數(shù)據(jù)的時(shí)效性與準(zhǔn)確性難以得到保證。在檔案資料的查詢過(guò)程中，大部分情況下都使用檔案資料原件，不僅速度慢，還耗費(fèi)時(shí)間和精力，也大大縮短了原始資料的儲(chǔ)存壽命，導(dǎo)致大地測(cè)量檔案資料難以得到合理的利用，阻礙了檔案資料相關(guān)價(jià)值的進(jìn)一步發(fā)揮。

第三，檔案資料儲(chǔ)存設(shè)備老舊。隨著大地測(cè)量工程的發(fā)展，大量的成果檔案資料源源不斷地提交到檔案管理室。但檔案管理室的存儲(chǔ)空間有限，現(xiàn)今大地測(cè)量檔案資料的儲(chǔ)存量已超過(guò)整體儲(chǔ)存量的2/3，長(zhǎng)此以往，可能導(dǎo)致檔案管理室接收的檔案堆積，難以進(jìn)行立卷整理，入柜擺放。另外，一些儲(chǔ)存設(shè)備過(guò)于老舊，很多都是老式的鐵皮柜，缺少空調(diào)以及除濕機(jī)等設(shè)備，這對(duì)檔案資料的長(zhǎng)久存儲(chǔ)極為不利。

第四，數(shù)據(jù)檔案管理依據(jù)欠缺。在科學(xué)技術(shù)發(fā)展的推動(dòng)下，大地測(cè)量領(lǐng)域在測(cè)繪作業(yè)中積累了許多數(shù)字化測(cè)繪成果檔案資料，從早期的GB數(shù)據(jù)級(jí)逐漸發(fā)展到現(xiàn)在的TB數(shù)據(jù)級(jí)，并依舊以幾何數(shù)量級(jí)迅猛增長(zhǎng)?，F(xiàn)今，在數(shù)據(jù)管理方面，檔案管理缺少規(guī)范化的依據(jù)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)檔案資料入庫(kù)時(shí)（涉及移交與歸檔等）與入庫(kù)后（涉及存儲(chǔ)要求、條件、檢查、維護(hù)、保密、鑒定以及統(tǒng)計(jì)等）的管理被忽視，以往電子數(shù)據(jù)檔案資料欠缺數(shù)據(jù)說(shuō)明與背景方面的信息，關(guān)于技術(shù)環(huán)境、軟件與版本、格式與類型、存儲(chǔ)環(huán)境以及備份方法等，都欠缺有關(guān)的說(shuō)明，進(jìn)而導(dǎo)致實(shí)際工作中存在諸多問(wèn)題。

第五，檔案資料安全保障欠缺。與大地測(cè)量相關(guān)的檔案資料分為很多密級(jí)，有絕密、機(jī)密、秘密等?，F(xiàn)今，所有密級(jí)的檔案資料均未嚴(yán)格按照其密級(jí)程度進(jìn)行差異化存儲(chǔ)，缺乏有針對(duì)性的技術(shù)保障，故而難以確保檔案資料的安全性。

大地測(cè)量檔案信息化管理的重要內(nèi)容

對(duì)于大地測(cè)量檔案管理，其信息化建設(shè)的目的就是依托計(jì)算機(jī)技術(shù)，根據(jù)大地測(cè)量的顯著特征，使早期以紙張、磁帶、光盤等為載體的既有檔案資料的檢索體系實(shí)現(xiàn)優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享、線上查詢與多媒體服務(wù)的目標(biāo)。

檔案資料信息化管理系統(tǒng)的構(gòu)建

首先，建立和完善信息采集系統(tǒng)，包括紙質(zhì)檔案的掃描、圖像資料的處理與檔案目錄的采集等[ 2 ]。其次，建立和完善核心管理系統(tǒng)，其主要目的是實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的信息化與標(biāo)準(zhǔn)化，包括研究和構(gòu)建綜合管理系統(tǒng)，開(kāi)發(fā)和建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)與大地測(cè)量成果數(shù)據(jù)庫(kù)。最后，建立和完善檔案資料利用系統(tǒng)，旨在完成網(wǎng)絡(luò)服務(wù)和資源共享的目標(biāo)。要針對(duì)社會(huì)大眾發(fā)布信息，針對(duì)內(nèi)網(wǎng)用戶與共享用戶主動(dòng)提供網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)服務(wù)。

檔案資料信息化管理系統(tǒng)的功能

對(duì)大地測(cè)量檔案信息管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，在功能設(shè)計(jì)方面，設(shè)計(jì)者應(yīng)該仔細(xì)斟酌大地測(cè)量資料所具有的特征[ 3 ]。首先，全面斟酌大地測(cè)量包含的資料類型以及面向的受眾，優(yōu)化界面，使其應(yīng)用便利。其次，全面斟酌大地測(cè)量檔案資料的安全性，針對(duì)密級(jí)程度的不同，有針對(duì)性地應(yīng)用加密策略。大地測(cè)量檔案信息化管理系統(tǒng)由3個(gè)部分構(gòu)成：檔案資料管理系統(tǒng)、檔案資料查詢系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)發(fā)布系統(tǒng)。其中，檔案資料查詢系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)發(fā)布系統(tǒng)均與檔案資料管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。檔案管理系統(tǒng)中既有針對(duì)單位用戶的檔案查詢系統(tǒng)，還涉及單位內(nèi)部的自動(dòng)化辦公，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料數(shù)據(jù)如案卷級(jí)與文件級(jí)著錄項(xiàng)目等的歸檔采集，圖紙資料的掃描，圖像資料的處理，檔案資料的接收、錄入、借用以及儲(chǔ)存。

以交換中心為依托的線上檔案資料查詢系統(tǒng)能夠促進(jìn)政府相關(guān)部門之間進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢與共享的政務(wù)網(wǎng)的構(gòu)建，為受眾實(shí)時(shí)、精準(zhǔn)地提供全面、有效的檔案信息服務(wù)。使用者憑借授權(quán)能夠?qū)λ写蟮販y(cè)量檔案資料進(jìn)行查詢、網(wǎng)上調(diào)閱與下載。搭建開(kāi)放的大地測(cè)量信息共享平臺(tái)，創(chuàng)建信息查詢窗口，實(shí)現(xiàn)檔案資料線上檢索應(yīng)用的目標(biāo)，同時(shí)實(shí)時(shí)公布面向社會(huì)大眾的檔案目錄以及全文信息，自主公布公益性信息，最大程度地實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享。

檔案信息化管理系統(tǒng)硬件和軟件建設(shè)

數(shù)字化檔案中包含海量的信息資源，要想充分發(fā)揮其作用，就要構(gòu)建能大量?jī)?chǔ)存分布式檔案資料的數(shù)據(jù)庫(kù)與能承受大訪問(wèn)量的服務(wù)系統(tǒng)。而不可缺少的硬件設(shè)施包括檔案資料數(shù)字化設(shè)備和輸入設(shè)備（涵蓋各種掃描儀、視頻音頻數(shù)字化設(shè)備、數(shù)碼攝像機(jī)等）、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備（涵蓋臺(tái)式計(jì)算機(jī)、高速交換機(jī)、工作站高效服務(wù)器等）、儲(chǔ)存設(shè)備（涵蓋高端硬盤、存儲(chǔ)器、光盤等）、輸出設(shè)備（涵蓋各類打印機(jī)等）。

檔案信息化管理的安全建設(shè)

在大地測(cè)量檔案資料信息化建設(shè)中，工作人員必須重視檔案資料的安全性與保密性，制定并嚴(yán)格落實(shí)安全管理制度，提高職業(yè)素養(yǎng)，采用專業(yè)化的管理方式。首先，對(duì)檔案進(jìn)行多次備份，保證檔案資料的安全性。其次，結(jié)合檔案資料的密級(jí)情況設(shè)置用戶權(quán)限等級(jí)。最后，應(yīng)用物理手段合理分離內(nèi)部網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)以及公眾網(wǎng)。其中，內(nèi)部網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)以及公眾網(wǎng)要利用脫機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備來(lái)交換數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料安全保密的目標(biāo)。在軟件設(shè)施的建設(shè)中，要以有針對(duì)性的軟件基礎(chǔ)作為依托。比如系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件，前者涉及監(jiān)控、調(diào)試、數(shù)據(jù)庫(kù)管理/通信等程序以及操作系統(tǒng)，在選型方面必須遵循通用、可靠以及維護(hù)便利等原則；后者主要是結(jié)合實(shí)際應(yīng)用問(wèn)題而制定的程序，例如擁有文檔統(tǒng)一化以及圖紙資料管理功能的檔案資料管理軟件以及成果數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件等。以系統(tǒng)軟件為依托的應(yīng)用軟件需要具備較高的實(shí)用性、兼容性與擴(kuò)展性，同時(shí)要具備操作界面友好、應(yīng)用語(yǔ)言規(guī)范、實(shí)際操作簡(jiǎn)單、用戶應(yīng)用方便等特點(diǎn)。

加強(qiáng)大地測(cè)量檔案資料信息化管理工作的有效策略

建立健全標(biāo)準(zhǔn)化的管理機(jī)制

任一檔案資料的管理，均要具備完善的管理體系，大地測(cè)量領(lǐng)域的檔案資料管理同樣如此。我國(guó)檔案法對(duì)檔案資料的管理有明確規(guī)定，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是檔案資料管理工作在實(shí)際落實(shí)中一定要嚴(yán)格遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與分級(jí)管理的原則，有效保證檔案資料的安全性與完整性，從而為社會(huì)各界的應(yīng)用提供便利。另外，相關(guān)內(nèi)容在《中華人民共和國(guó)保密法》等諸多與測(cè)繪地理檔案資料管理有聯(lián)系的法律、法規(guī)中也有涉及，大地測(cè)量檔案管理工作者必須嚴(yán)格按照測(cè)繪法等相關(guān)法律、法規(guī)來(lái)開(kāi)展。在檔案資料管理過(guò)程中，必須針對(duì)具體情況試運(yùn)行一些行之有效的管理規(guī)章和制度，促進(jìn)大地測(cè)量檔案管理的系統(tǒng)化與制度化，確保所有管理環(huán)節(jié)中的責(zé)任均能夠落實(shí)到個(gè)人，切實(shí)做到有規(guī)可守，有章可循，逐層把關(guān)，全面保障大地測(cè)量檔案的安全[ 4 ]。

有效篩選與培訓(xùn)檔案資料管理人員

第一，提高檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)。在大地測(cè)量檔案資料管理過(guò)程中，工作人員對(duì)檔案管理工作的效率與效果有決定性影響，對(duì)測(cè)量成果的存儲(chǔ)以及后續(xù)的應(yīng)用也有深遠(yuǎn)的影響。所以，從事大地測(cè)量檔案資料管理工作的人員既要具備基本的從業(yè)品德與專業(yè)素養(yǎng)，具有愛(ài)崗敬業(yè)、安全保密的職業(yè)精神，還應(yīng)該積累相應(yīng)的大地測(cè)量知識(shí)，提高專業(yè)能力，始終圍繞保密法、檔案法、測(cè)繪法以及相關(guān)的規(guī)章制度來(lái)展開(kāi)管理工作，如此才可以承擔(dān)起大地測(cè)量檔案資料管理的重任[ 5 ]。

第二，定期組織檔案資料管理工作者參加專業(yè)知識(shí)與技能的培訓(xùn)，建立完善、專業(yè)、系統(tǒng)的培訓(xùn)機(jī)制，通過(guò)持續(xù)的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，使檔案資料管理工作者不斷積累專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)人才培養(yǎng)加速推動(dòng)大地測(cè)量檔案資料管理的信息化建設(shè)。首先，應(yīng)該側(cè)重提高從業(yè)人員的責(zé)任心、職業(yè)素養(yǎng)以及對(duì)相關(guān)法律法規(guī)的認(rèn)知水平，培養(yǎng)其愛(ài)崗敬業(yè)的職業(yè)操守。其次，針對(duì)既有工作人員，對(duì)其進(jìn)行本單位科技項(xiàng)目?jī)?nèi)容與服務(wù)對(duì)象實(shí)際需求等的科普工作，保證工作人員能夠全面深入地了解本單位的具體情況。再次，聘請(qǐng)專業(yè)人員定期開(kāi)展相關(guān)知識(shí)與理論的授課，并開(kāi)展業(yè)務(wù)方面的培訓(xùn)，制定有針對(duì)性的考核門檻，定期進(jìn)行業(yè)務(wù)考核，保證工作人員具有較高的積極性。最后，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，大地測(cè)量檔案資料管理工作者應(yīng)該進(jìn)一步提升計(jì)算機(jī)等信息化技術(shù)與手段的應(yīng)用能力，憑借信息化技術(shù)更好地開(kāi)展檔案資料管理與信息化檔案庫(kù)建設(shè)的工作，促進(jìn)大地測(cè)量領(lǐng)域的發(fā)展。

大地測(cè)量檔案在社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的應(yīng)用

現(xiàn)今，信息化技術(shù)已經(jīng)得到普及，各個(gè)領(lǐng)域均憑借信息化技術(shù)來(lái)提供或獲取便捷、精準(zhǔn)與高效的服務(wù)，大地測(cè)量檔案管理同樣如此。大地測(cè)量行業(yè)的從業(yè)人員要精準(zhǔn)掌握各領(lǐng)域的具體需求，利用信息化技術(shù)為社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供精準(zhǔn)、高效的服務(wù)。第一，為社會(huì)發(fā)展提供有針對(duì)性的資源，推動(dòng)大地測(cè)量檔案相關(guān)知識(shí)的推廣和應(yīng)用，組織與大地測(cè)量檔案相關(guān)的主題展覽活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的創(chuàng)新，從而實(shí)時(shí)、精準(zhǔn)、高效地為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。第二，通過(guò)新媒體平臺(tái)以及移動(dòng)端等進(jìn)行檔案信息檢索，實(shí)現(xiàn)大地測(cè)量檔案應(yīng)用的便捷性、精準(zhǔn)性與高效性。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展與測(cè)繪技術(shù)的應(yīng)用，大地測(cè)量成果的作用愈發(fā)突出，涉及社會(huì)的方方面面，比如推動(dòng)西部經(jīng)濟(jì)發(fā)展的西氣東輸工程、實(shí)現(xiàn)生態(tài)環(huán)境保護(hù)的塔里木河流域工程以及協(xié)調(diào)南北經(jīng)濟(jì)發(fā)展的南水北調(diào)工程等。大地測(cè)量檔案的信息化建設(shè)為社會(huì)各行各業(yè)的測(cè)繪測(cè)量工作提供了保障性服務(wù)。

綜上所述，大地測(cè)量檔案資料信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)屬于高科技建設(shè)工作，信息化管理系統(tǒng)的建立和應(yīng)用將全面取代早期的手工檔案管理方式，完成智能化管理的目標(biāo)?；ヂ?lián)網(wǎng)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的有效應(yīng)用能夠打破時(shí)間與空間的桎梏，實(shí)現(xiàn)大地測(cè)量檔案資料的實(shí)時(shí)共享與快速交換，促使檔案資料具有的各項(xiàng)功能得到充分發(fā)揮，為大地測(cè)量結(jié)果的應(yīng)用提供全面、高效的信息化服務(wù)。

（作者單位：福建省196地質(zhì)大隊(duì)）

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