“十四五”時期智慧檔案館員能力建設

文/河南開放大學 賈藝瑋

2021年，在中國共產(chǎn)黨成立100周年之際，習近平總書記對檔案工作作出重要批示，為新時代做好檔案工作提供了根本遵循。李克強總理在訪問中山大學時指出：“檔案記錄著歷史，承載著文明，而且整理檔案是需要有科學精神的?！睆娬{了檔案工作人員作為檔案工作主體的重要性。2021年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》（以下簡稱《規(guī)劃》），為我國檔案館的未來建設與高質量發(fā)展指明了新方向，標志著我國檔案工作開啟了新的征程，檔案館建設全面進入智慧時代，智慧檔案館員的職業(yè)能力建設成為關注的重點。

一、“十四五”時期檔案館面臨的形勢與挑戰(zhàn)

《規(guī)劃》指出，目前檔案館建設主要存在觀念滯后、制度不完善、技術瓶頸和人才短板等問題。其中檔案人才隊伍建設面臨著新的挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)為三個方面：第一，檔案人才選拔、考核、任免及職稱晉升機制有待完善；第二，檔案人員繼續(xù)教育和技能培訓力度有待加強，教育培訓形式過于單一；第三，檔案人才專業(yè)化能力培養(yǎng)有待提升；第四，檔案人才交流渠道有待拓寬。面對諸多挑戰(zhàn)，《規(guī)劃》建議新時期檔案館需要建設一支學習型、實干型、創(chuàng)新型的檔案人才隊伍，加強檔案人員的政治能力、業(yè)務能力、信息化能力、服務能力、創(chuàng)新能力、科研能力等方面的建設，迫切需要建立健全新時期檔案館員能力體系。

二、“十四五”時期智慧檔案館員應具備的能力

檔案館員作為檔案工作的具體執(zhí)行者，在新的社會發(fā)展環(huán)境下，要想更好地滿足人們對檔案信息的獲取需求，需要通過檔案館員職業(yè)能力建設，提供優(yōu)質高效的服務。本文參考檔案人員勝任能力模型理論，將智慧檔案館員能力劃分為三個層次：知識—技能—素養(yǎng)，進而提出符合“十四五”時期智慧檔案館崗位勝任要求的各層次必備能力要素。

（一）知識層面。1.檔案法規(guī)制度與標準規(guī)范掌握能力。檔案工作在黨和國家的各項事業(yè)中起著基礎性、支撐性作用，正所謂“堅持中國共產(chǎn)黨對檔案工作的指導”，而檔案制度規(guī)范是做好檔案工作的一盞明燈，這就要求檔案工作人員具備了解和掌握檔案法規(guī)制度與行業(yè)標準的能力，熟悉和貫徹檔案行政法規(guī)，黨內法規(guī)的能力，解讀和執(zhí)行檔案標準的能力。2.檔案學科知識能力。檔案是一種載體，也是一門學科。學科知識分析能力是檔案館員需要具備的專業(yè)能力之一，有利于提高檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)和檔案服務質量。學科知識能力培養(yǎng)能夠促進檔案館員對學科專業(yè)知識的了解，培養(yǎng)自身專業(yè)化學科理念。隨著檔案工作涉及范圍越來越廣，與相關學科相互滲透日益增強，檔案館員還應學習情報學、圖書館學、外語、計算機、文秘學等相關的理論知識。

（二）技能層面。1.檔案專業(yè)技能。檔案收集與整理能力是檔案館員必須具備的基礎技能。在實際工作中，檔案信息無處不在，檔案館員要對這些檔案信息進行鑒定，根據(jù)其價值和保存期限要求，參照本單位檔案分類體系來正確分類編排并做好標記。在檔案長期保存過程中，由于信息技術不間斷更新升級，不同介質的檔案對保存條件的要求也不斷發(fā)生改變，識別影響檔案長期保存的潛在風險，做好紙質檔案保護，對電子檔案進行存儲、異地異質備份，開展檔案修復也是檔案館員應具備的專業(yè)技能。2.信息技術應用能力。檔案數(shù)字化管理是智慧檔案館發(fā)展的重要體現(xiàn)之一，人們對檔案信息的需求逐漸多樣化，傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法滿足新時期人們的需求。借助新技術的支持，信息技術在檔案館得到廣泛應用，檔案數(shù)字化建設現(xiàn)已成為新時期檔案工作的主要發(fā)展趨勢。面對數(shù)字化辦公，檔案館員首先必須熟練掌握現(xiàn)代化辦公設備、常用辦公軟件等基礎操作，其次還要熟練操作本單位檔案數(shù)字化系統(tǒng)的查詢、錄入、預覽、下載等功能。

（三）素養(yǎng)方面。1.職業(yè)道德。檔案工作由于受到辦公環(huán)境局限性的影響，較為封閉，容易被忽略，這就需要檔案館員樹立默默無聞、無私奉獻的職業(yè)理念，不計個人名利得失，以高尚的職業(yè)道德，強烈的事業(yè)心和高度的責任感，做好本職工作，以飽滿的熱情為人們提供優(yōu)質高效的檔案利用服務。同時，機密性是檔案工作的重要特點之一，忠誠干凈擔當?shù)恼纹犯袷菣n案館員的核心素質，檔案館員應具備良好的檔案保密意識和機敏的政治判斷力、政治領悟力、政治執(zhí)行力，對涉密檔案做到妥善保管，嚴明保密紀律，嚴格涉密檔案的查詢借閱手續(xù)，守好筑牢保密防線。2.數(shù)字素養(yǎng)。2021年11月，中央網(wǎng)絡安全和信息化委員會印發(fā)《提升全民數(shù)字素養(yǎng)與技能行動綱要》，對提升全民數(shù)字素養(yǎng)與技能進行了頂層設計和全面部署，加上“十四五”時期智慧檔案館建設的核心是實現(xiàn)全面數(shù)字化轉型升級，這就要求智慧檔案館員要有更高水平的數(shù)字素養(yǎng)，注重培養(yǎng)自身的數(shù)字意識，具備信息獲取、信息處理、信息評估、信息檢索能力，數(shù)字化互動能力和數(shù)字化協(xié)作能力，根據(jù)實際工作中的需要和要求創(chuàng)建與整合檔案數(shù)字內容等能力。3.服務能力。檔案工作作為一項服務性勞動，是檔案與利用者之間的媒介與紐帶。新時期知識經(jīng)濟社會發(fā)展迅速，檔案館員作為提供檔案服務的核心，面對利用者高要求、高數(shù)量、高標準的檔案信息需求，要保持更加靈敏、高效率、全面的服務狀態(tài)，向利用者提供高質量的檔案信息服務，發(fā)揮智慧檔案館應有的優(yōu)勢。4.自我發(fā)展能力。智慧檔案館員自覺地進行自我學習和自我完善，是關乎檔案館員和檔案館能否實現(xiàn)長久發(fā)展的支撐性手段?！笆奈濉睍r期對智慧檔案館的建設和發(fā)展提出了更細致、更高的要求，智慧檔案館員要具有優(yōu)秀的持續(xù)學習能力和理解能力，對新知識迅速掌握和熟練應用。

三、智慧檔案館員能力體系構建策略

（一）樹立檔案職業(yè)核心價值觀。檔案館是宣傳國家傳統(tǒng)文化和開展思想政治教育的主要陣地之一，承擔著文化宣教和弘揚社會主義核心價值觀的社會職能。檔案館在日常管理工作開展過程中，根據(jù)業(yè)務需求制訂檔案館員行為準則，要求檔案館員在實際工作中堅定自身信念，遵守國家檔案法律法規(guī)和相關行業(yè)標準，組織檔案館員參加保密教育培訓，成立保密委員會，全面提升檔案館員的工作責任感和檔案保密意識，要求檔案館員在提供檔案服務時，需注意服務態(tài)度、語氣及方式。將檔案館員的工作內容與國家社會利益緊密結合，改變單一枯燥的工作狀態(tài)，幫助檔案館員堅定理想信念，堅守職業(yè)道德，樹立檔案職業(yè)核心價值觀，貫徹落實“我為群眾辦實事”。

（二）優(yōu)化檔案館人力資源結構。部門和職位的合理化設置是保證檔案館人力資源優(yōu)化配置的重要前提。要根據(jù)日常工作中，智慧檔案館建設的實際需要，適時調整檔案館原有的機構設置、人員職責分工、工作流程等。從宏觀層面來看，檔案館可根據(jù)檔案繁雜程度、檔案數(shù)量、常規(guī)工作量等因素，來進行人員的職責分工，每人負責一類或幾類檔案的接收、整理和利用等工作。從微觀層面來看，檔案館可根據(jù)檔案館員的年齡、專業(yè)、學歷等背景，合理分配崗位。對人員進行分類分配，能充分實現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置，使檔案館員發(fā)揮各自優(yōu)勢，提高人員與崗位的適配度，強化競爭意識與履行崗位職責的意識，使各級各類人員的工作積極性得到充分發(fā)揮。

（三）建立競爭機制。競爭環(huán)境呈現(xiàn)公平、公正、公開的健康狀態(tài)，能夠使檔案館員在競聘上崗的壓力下，督促自己充實知識體系，提升自身綜合素質，使自己達到與所競聘崗位任職資格相匹配的能力。檔案館可根據(jù)自身實際情況，設置崗位聘用條件，包括基本條件、申報條件和競聘條件，申報人在進入崗位競聘環(huán)節(jié)之前，首先必須滿足崗位聘用的基本條件和申報條件。如果某一崗位出現(xiàn)多人競聘時，申報人還必須滿足競聘條件才有資格被聘任。聘期到期后需要重新競爭上崗。競爭機制的建立有利于在檔案館內形成公平的競爭環(huán)境，符合智慧檔案館健康、可持續(xù)的發(fā)展要求。

（四）建立激勵機制。智慧檔案館通過建立完善、合理、公正、公開的業(yè)績考核制度，對檔案館員的工作績效進行客觀評價，提高檔案館員的工作積極性，激發(fā)檔案館員的創(chuàng)新創(chuàng)造能力。智慧檔案館的激勵機制可表現(xiàn)為，將開展科學研究納入檔案館員的工作職責中，建立合理的科研成果申報制度，將科研成績作為年終考核、職稱晉升、聘期續(xù)聘等一系列工作的參考指標，并給予相應的精神和物質獎勵。激勵機制的建立，能夠督促各層級檔案館員在工作和專業(yè)技術方面加強溝通與交流，在館內形成良好的學習氛圍。在這種環(huán)境下，能夠激發(fā)檔案館員開展科學研究的熱情，自發(fā)提升綜合素質及業(yè)務水平，從而推動智慧檔案館建設。

（五）建立繼續(xù)教育機制。新一代信息技術的廣泛應用，使智慧檔案館員在自身工作中面臨新的挑戰(zhàn)，迫使檔案館員有意識地加強自身學習，將個人的培訓學習計劃與智慧檔案館的發(fā)展規(guī)劃緊密聯(lián)系起來，將學習與工作相融合。因此，實現(xiàn)檔案館員繼續(xù)教育制度化，并在日常管理中加以體現(xiàn)，對檔案館和檔案館員個體來說都是必需的。首先，智慧檔案館應參照自身設定的“十四五”時期各階段發(fā)展目標和發(fā)展規(guī)劃，在制訂規(guī)章制度的過程中加入《檔案從業(yè)人員在職培訓實施辦法》。對每個崗位的檔案館員提出年度培訓要求，針對不同年齡、職稱和教育背景的檔案館員進行線上線下相結合的培訓和深造。其次，智慧檔案館要建立健全培訓評估與考核機制，保證從業(yè)人員在職培訓的質量，將繼續(xù)教育學時納入考核范圍，成立考核制度執(zhí)行委員會，監(jiān)督制度的實施，評估實施效果。繼續(xù)教育機制的建立，能夠激發(fā)檔案館員的自我學習動力，發(fā)掘學習潛能，促進本單位檔案館員之間對業(yè)務工作的探討和合作，構建學習型的智慧檔案館組織。

四、結語

現(xiàn)如今，互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展，對檔案館員職業(yè)能力要求不斷提高。在建設智慧檔案館的過程中，注重用戶服務是關鍵。智慧服務是檔案館服務的高級階段，也是智慧檔案館優(yōu)勝于傳統(tǒng)檔案館的主要特點之一，檔案館要充分發(fā)揮檔案館員的主觀能動性，提高檔案館員自我拔高的積極性，不斷完善檔案館員的知識結構和實用技能體系，使其掌握新技術、新知識的能力和分析、處理、解決問題的能力不斷提升，為用戶提供更加全面、便捷的服務，實現(xiàn)檔案資源利用最大化，適應智慧檔案館事業(yè)發(fā)展要求，推動智慧檔案館建設。