航天產(chǎn)品檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐與思考

文/西安微電子技術(shù)研究所 靳婷婷

中國(guó)航天科技集團(tuán)有限公司2018年工作會(huì)議上提出“建設(shè)數(shù)字航天，推動(dòng)航天數(shù)字化產(chǎn)品、數(shù)字化研制、數(shù)字化管理和數(shù)字化產(chǎn)業(yè)協(xié)同發(fā)展?！睌?shù)字化轉(zhuǎn)型已成為集團(tuán)公司發(fā)展的主旋律。航天企業(yè)檔案部門應(yīng)當(dāng)抓住此機(jī)遇，逐步完成航天產(chǎn)品檔案數(shù)字化工作，助力企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)，提升經(jīng)濟(jì)效益。

一、航天產(chǎn)品檔案數(shù)字化工作困難與現(xiàn)狀

（一）檔案數(shù)據(jù)只實(shí)現(xiàn)條目級(jí)管理。筆者所在企業(yè)所用檔案管理軟件為綜合檔案管理軟件，截至2019年底已入庫(kù)產(chǎn)品檔案131182份，檔案管理系統(tǒng)采集的數(shù)據(jù)有：檔號(hào)、題名、編制單位、密級(jí)、圖號(hào)、歸檔日期、階段標(biāo)記、頁(yè)數(shù)、份數(shù)、責(zé)任者、保管期限、子項(xiàng)代號(hào)、立卷日期、地區(qū)代字、存放位置等信息，只完成檔案數(shù)據(jù)庫(kù)條目級(jí)管理，尚未開展館藏航天檔案數(shù)字化工作。

（二）檔案管理軟件未充分開發(fā)利用。綜合檔案管理軟件V3.5版本自帶現(xiàn)行文件、預(yù)立案卷、檔案管理、借閱管理、專題打印和系統(tǒng)維護(hù)6個(gè)模塊，從軟件安裝起到2019年底，企業(yè)檔案管理員只應(yīng)用了檔案管理這一模塊的案卷新增和文件著錄功能。航天產(chǎn)品檔案日常管理基本還處于手工模式，未充分將檔案管理軟件與日常航天產(chǎn)品檔案管理工作進(jìn)行緊密有機(jī)聯(lián)系，檔案管理軟件功能的實(shí)現(xiàn)和開發(fā)利用還急需探索應(yīng)用。

（三）對(duì)“人”“財(cái)”“物”投入還需加大。1.基礎(chǔ)設(shè)備。航天產(chǎn)品檔案數(shù)字化工作以前期大量的物質(zhì)投入為基礎(chǔ)，目前檔案部門雖然每人都配備了電腦，為航天產(chǎn)品檔案數(shù)字化工作配備了一臺(tái)高速掃描儀和一臺(tái)平板掃描儀，對(duì)已經(jīng)入庫(kù)需要進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換的近13萬(wàn)份傳統(tǒng)載體檔案基礎(chǔ)設(shè)備明顯配備不足。2.檔案軟件應(yīng)用與升級(jí)。綜合檔案管理軟件3.5版本，檔案管理員只應(yīng)用了檔案管理模塊中的部分功能，由于該軟件不是本單位信息化部門自己做的，除了已經(jīng)開啟使用的檔案管理這個(gè)模塊外，如需使用其他模塊并得到軟件公司的技術(shù)支持，每年還需給軟件公司支付系統(tǒng)維護(hù)費(fèi)用。由于用戶對(duì)檔案信息化要求的不斷升高，檔案綜合管理系統(tǒng)目前已有4.0版本，航天產(chǎn)品檔案數(shù)字化建設(shè)必須有一個(gè)強(qiáng)大的檔案管理系統(tǒng)支撐，更加需要企業(yè)在資金上對(duì)檔案部門進(jìn)行投入，用于購(gòu)買系統(tǒng)模塊、用戶使用端口開放和升級(jí)管理軟件等，需要充足的資金支持，早日實(shí)現(xiàn)航天產(chǎn)品檔案無(wú)紙化管理。3.檔案管理人員相對(duì)不足。隨著國(guó)際上越來(lái)越多的國(guó)家投入對(duì)宇宙未知領(lǐng)域的探索，企業(yè)生產(chǎn)的航天產(chǎn)品必然每年成幾何狀翻倍增長(zhǎng)，每位航天產(chǎn)品檔案管理員每天都肩負(fù)著上百種航天產(chǎn)品檔案的收集整理工作，為企業(yè)的科研生產(chǎn)和飛船、火箭等大型試驗(yàn)發(fā)射提供了完整準(zhǔn)確的圖紙資料。日常檔案工作本已非常飽滿，如果還要投入精力到航天產(chǎn)品檔案數(shù)字化、信息化的工作中，只怕分身乏術(shù)。

二、航天產(chǎn)品檔案數(shù)字化建設(shè)具體實(shí)踐

（一）主動(dòng)爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視。由于本單位航天產(chǎn)品檔案數(shù)字化建設(shè)起步較晚，此項(xiàng)工作十分有必要，不僅可以升級(jí)航天企業(yè)的管理水平，提高工作效率，而且由于信息化介入產(chǎn)品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、歸檔等一系列工作流程，利用現(xiàn)代化管理可以極大避免低層次錯(cuò)誤發(fā)生，提高產(chǎn)品質(zhì)量。可是航天產(chǎn)品檔案數(shù)字化究竟該如何去建設(shè)，已經(jīng)超出了檔案管理員以往的工作經(jīng)驗(yàn)，需要全新超前的思維去架構(gòu)，具有很大的難度。該項(xiàng)工作能否順利開展，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度起到非常關(guān)鍵的作用，于是檔案部門將自己預(yù)想的航天產(chǎn)品檔案數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)和后期實(shí)現(xiàn)效果進(jìn)行匯報(bào)，主動(dòng)爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，期待此項(xiàng)工作得以快速開展和推進(jìn)。

（二）相關(guān)部門重組與融合，攜手共同推進(jìn)。1.合并部門，提高組織效率。以前檔案部門在航天企業(yè)中是獨(dú)立的部門，主要管理傳統(tǒng)航天載體檔案并做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作，由于航天產(chǎn)品檔案信息化建設(shè)需要大量專業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才，僅憑檔案部門和檔案管理人員肯定無(wú)法完成此項(xiàng)工作，于是在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持下，檔案部門和信息化部門迅速完成了合并工作，標(biāo)志著檔案部門具備適應(yīng)現(xiàn)代化建設(shè)的特點(diǎn)，將航天產(chǎn)品檔案數(shù)字化、信息化納入自身業(yè)務(wù)范圍，部門內(nèi)部設(shè)備與人員根據(jù)工作需要相互調(diào)配，最大限度提高航天企業(yè)組織效率。2.加強(qiáng)部門內(nèi)部培訓(xùn)和交流，夯實(shí)基礎(chǔ)。為了使信息化工作人員與檔案管理人員在工作中充分融合摩擦出“火花”，從以前駕輕就熟的重復(fù)工作模式中跳出來(lái)，部門利用現(xiàn)有資源定期開展內(nèi)部培訓(xùn)，進(jìn)行知識(shí)資源的整合。以2020年培訓(xùn)計(jì)劃為例，全體部門工作人員接受的培訓(xùn)內(nèi)容涉及現(xiàn)行文件管理、檔案管理和信息化管理的相關(guān)知識(shí)，為知識(shí)吸收不設(shè)邊界，不斷通過(guò)輸出與輸入的方式調(diào)整檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)，努力從“單一型”人才到“復(fù)合型”人才的培養(yǎng)，提高檔案管理人員自身價(jià)值和業(yè)務(wù)能力。

（三）通過(guò)考察與調(diào)研吸取經(jīng)驗(yàn)。企業(yè)每一項(xiàng)工作的開展必須嚴(yán)謹(jǐn)、有實(shí)踐性和前瞻性，從方案的開始論證到建設(shè)絕不能紙上談兵和空想，為此企業(yè)認(rèn)真嚴(yán)格選取了本市檔案數(shù)字化建設(shè)比較好的企業(yè)，不僅有同屬航天系統(tǒng)的兄弟單位，也有來(lái)自各行各業(yè)的優(yōu)秀企業(yè)，由負(fù)責(zé)航天產(chǎn)品檔案信息化的領(lǐng)導(dǎo)帶隊(duì)進(jìn)行考察與調(diào)研?？疾炫c調(diào)研的內(nèi)容包含：現(xiàn)場(chǎng)咨詢兄弟單位全部應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)V3.5達(dá)到什么樣實(shí)際效果；把檔案管理系統(tǒng)升級(jí)到V4.0的企業(yè)，調(diào)研該系統(tǒng)能否匹配本企業(yè)目前的科研生產(chǎn)和檔案管控以及對(duì)企業(yè)未來(lái)發(fā)展是否具前瞻性。最后走訪其他系統(tǒng)院所，看看使用其他檔案管理系統(tǒng)的企業(yè)，在實(shí)際應(yīng)用中產(chǎn)品檔案管理能達(dá)到什么效果。

（四）完成檔案管理系統(tǒng)可行性方案的論證。論證的內(nèi)容涵蓋企業(yè)目前使用全部功能的V3.5版本是否能滿足檔案管理需求，如若升級(jí)到V4.0版本能否滿足未來(lái)檔案管理需要。檔案管理軟件與其他檔案管理軟件相比，論證報(bào)告充分總結(jié)歸納各個(gè)版本檔案管理軟件的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，并用具體數(shù)據(jù)進(jìn)行比對(duì)。全方位論證根據(jù)目前航天產(chǎn)品檔案管理需求，哪個(gè)版本軟件能更好地為企業(yè)花少錢辦大事，最大程度完成與上級(jí)管理部門檔案系統(tǒng)的對(duì)接，最快速度使企業(yè)航天產(chǎn)品檔案管理信息化程度實(shí)現(xiàn)跨越，用最少的過(guò)渡時(shí)間完成航天產(chǎn)品檔案管理無(wú)紙化，系統(tǒng)流程必須符合航天企業(yè)和上級(jí)機(jī)關(guān)各項(xiàng)規(guī)章制度等一系列的企業(yè)實(shí)際需求。

（五）航天產(chǎn)品檔案數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)。1.建立航天產(chǎn)品現(xiàn)行文件信息化管理模塊。根據(jù)《航天產(chǎn)品檔案管理規(guī)定》，檔案部門具有航天產(chǎn)品文件材料的接收、整理和航天產(chǎn)品檔案的保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀、開發(fā)利用等工作。航天產(chǎn)品文件資料的預(yù)立卷部門在檔案管理部門。所以我們要求航天產(chǎn)品檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備符合企業(yè)當(dāng)前和發(fā)展需求的現(xiàn)行文件信息化處理能力。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)對(duì)接到設(shè)計(jì)、工藝和生產(chǎn)部位，并對(duì)接到人，完成航天產(chǎn)品電子文件的在線歸檔、更改、分發(fā)、回收和預(yù)立卷功能。2.建立航天產(chǎn)品的檔案信息化管理模塊。航天產(chǎn)品檔案管理模塊目前只完成了條目級(jí)別的信息錄入，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的需求，我們要求建立航天產(chǎn)品檔案管理模塊不僅能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行庫(kù)到預(yù)立卷庫(kù)和檔案庫(kù)的無(wú)縫對(duì)接，將以前錄入的數(shù)據(jù)掛接全文實(shí)現(xiàn)檢索利用，還要實(shí)現(xiàn)檔案的在線查借閱，通過(guò)網(wǎng)上的審批程序，利用者可以在線進(jìn)行檔案的查借閱功能，設(shè)置借閱到時(shí)提醒和一鍵回收功能。把檔案利用者從繁瑣的簽署審批手續(xù)中解放出來(lái)，節(jié)約時(shí)間，提高工作效率，釋放工作熱情。3.建立檔案統(tǒng)計(jì)和檔案開發(fā)利用模塊。每年底航天企業(yè)檔案部門都會(huì)往上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)，這也是每年底檔案工作的一項(xiàng)重要工作。我們以前的辦法就是按照上級(jí)需要的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)和人工相結(jié)合的方式，具體方法就是逐個(gè)輸入需要的條目進(jìn)行搜索統(tǒng)計(jì)。在航天產(chǎn)品檔案信息化建設(shè)中，將檔案統(tǒng)計(jì)這一項(xiàng)功能納入其中，可以自定義需要統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，提高工作效率。檔案編研是檔案部門根據(jù)利用工作的需要，按照一定的專題對(duì)館（室）藏檔案及相關(guān)資料進(jìn)行研究、歸納、提煉、整理、加工，編寫成有用的編研材料，提供給用戶使用的工作。檔案編研工作是檔案工作的重要組成部分，是開發(fā)利用檔案信息資源的一種重要形式。以筆者撰寫的檔案編研成果為例，《企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題統(tǒng)計(jì)與分析》課題就是編者和質(zhì)量主管一起查閱了庫(kù)存22262卷產(chǎn)品質(zhì)量檔案提取的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)做積累，航天產(chǎn)品檔案信息化管理還需有檔案開發(fā)利用模塊，讓存于庫(kù)中的檔案數(shù)據(jù)可以根據(jù)選題自由統(tǒng)計(jì)和選擇，讓撰寫檔案編研課題的檔案管理人員從海量的傳統(tǒng)載體檔案查閱工作中解放出來(lái)。4.實(shí)現(xiàn)檔案在線進(jìn)館。航天產(chǎn)品檔案有別于一般門類檔案，我們的產(chǎn)品遍布祖國(guó)的星辰大海，覆蓋面廣闊浩瀚，企業(yè)每年都會(huì)向上級(jí)機(jī)關(guān)部門進(jìn)行檔案移交，未來(lái)趨勢(shì)將會(huì)逐步減少傳統(tǒng)載體的移交，增加電子文件移交，最終傳統(tǒng)載體檔案將會(huì)被電子文件替代。所以檔案管理系統(tǒng)是否能實(shí)現(xiàn)與上級(jí)管理部門的檔案管理系統(tǒng)對(duì)接，成為企業(yè)能否使用該系統(tǒng)的重要依據(jù)。

三、航天產(chǎn)品檔案數(shù)字化建設(shè)思考

（一）加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，完善規(guī)章制度。由于我們檔案信息化起步較晚，要想追平或趕超不是心急就能完成的，需要有嚴(yán)慎細(xì)實(shí)的工作作風(fēng)和邏輯嚴(yán)謹(jǐn)?shù)捻攲釉O(shè)計(jì)，經(jīng)過(guò)多次開會(huì)，我們決定有步驟地分批實(shí)現(xiàn)航天產(chǎn)品檔案信息化管理，今年購(gòu)買啟用符合企業(yè)發(fā)展需要的檔案管理系統(tǒng)，年底實(shí)現(xiàn)航天產(chǎn)品檔案在線歸檔，現(xiàn)行檔案的在線更改分發(fā)，查借閱系統(tǒng)與檔案利用人員無(wú)縫連接。庫(kù)存檔案開始逐年分批掃描進(jìn)行數(shù)據(jù)掛接，最終完成百分百提供電子查借閱的目標(biāo)。早在2002年8月，檔案部門就發(fā)布了涵蓋各門類的《檔案綜合管理文件匯編》，但都是針對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案，電子檔案缺少相關(guān)規(guī)章制度。我們決定組織大量檔案管理人員和相關(guān)人員參考國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和航天標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部相關(guān)電子文件標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范撰寫符合企業(yè)實(shí)際發(fā)展需要的管理文件，為航天產(chǎn)品檔案數(shù)字化建設(shè)提供標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)。

（二）雙軌制長(zhǎng)期并存。以產(chǎn)品檔案歸檔上報(bào)進(jìn)館為例，我們部門不僅完成了用氨水曬圖機(jī)曬制航天產(chǎn)品紙質(zhì)設(shè)計(jì)文件檔案的歸檔上報(bào)，還使用了產(chǎn)品定型電子文檔上報(bào)管理系統(tǒng)進(jìn)行電子文檔的上報(bào)，這個(gè)產(chǎn)品使用了雙軌制歸檔和上報(bào)，可見在檔案上報(bào)進(jìn)館系統(tǒng)中雙軌制仍是重要的檔案管理模式。由于航天產(chǎn)品以“高”“精”“尖”品質(zhì)代表了國(guó)家實(shí)力，檔案的保存尤為重要，所以企業(yè)檔案管理雙軌制必然長(zhǎng)期并存。因庫(kù)存紙質(zhì)檔案數(shù)量巨大，且會(huì)不斷有新的紙質(zhì)檔案產(chǎn)生，為應(yīng)對(duì)這一情況，企業(yè)積極想辦法實(shí)現(xiàn)資源突破，目前已經(jīng)完成庫(kù)房擴(kuò)建改造工程，按照技術(shù)保密等各項(xiàng)要求完成了配備指紋、刷臉、刷卡門禁系統(tǒng)，視頻監(jiān)控、紅外感應(yīng)和煙感探頭等安保防護(hù)，為長(zhǎng)期雙軌制做好充分準(zhǔn)備工作。

（三）航天產(chǎn)品傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。經(jīng)統(tǒng)計(jì)，截至2019年底，庫(kù)存檔案為13萬(wàn)多份，根據(jù)我們用高速掃描儀的速率統(tǒng)計(jì)來(lái)看，一天最多掃描數(shù)量為2000多頁(yè)，對(duì)已裝訂檔案的拆裝和掃描后的校對(duì)等工作都耗費(fèi)了檔案員大量時(shí)間，海量庫(kù)存僅僅數(shù)字化工作就需要10年以上時(shí)間，嚴(yán)重制約了檔案數(shù)字化進(jìn)程。以企業(yè)生產(chǎn)的民用運(yùn)輸車產(chǎn)品為例，其制訂的產(chǎn)品保證時(shí)間為26年，但是在合同中寫明產(chǎn)品出廠19年后都要全部進(jìn)行返廠大維修，從目前的檔案存放保管經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，約20年檔案存放時(shí)間，會(huì)有檔案發(fā)黃、變脆、黏連、字跡不清、紙張變色模糊等風(fēng)險(xiǎn)，將其數(shù)字化掃描保存成為保護(hù)檔案的最好方式，于是我們拓展思路，在符合上級(jí)機(jī)關(guān)和企業(yè)各項(xiàng)規(guī)定的條件下，積極尋找符合規(guī)定的檔案數(shù)字化公司，將專業(yè)的事情交給專業(yè)的人去做，為早日實(shí)現(xiàn)航天產(chǎn)品檔案數(shù)字化管理積極探索。

（四）制訂人才培養(yǎng)和儲(chǔ)備機(jī)制。人才培養(yǎng)是企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，產(chǎn)品是企業(yè)的硬實(shí)力，那人才就是企業(yè)最重要的軟實(shí)力。對(duì)于航天產(chǎn)品檔案信息化工作，我們不能只局限于自我學(xué)習(xí)的圈子里。一方面，我們每年都會(huì)專門招聘符合崗位需要的研究生進(jìn)行此項(xiàng)工作；另一方面，我們采取走出去參觀、調(diào)研和參加上級(jí)培訓(xùn)等多種手段進(jìn)行人才培養(yǎng)，鼓勵(lì)大家多思考、多學(xué)習(xí)。將在冊(cè)人員進(jìn)行人才庫(kù)分類，將檔案信息化知識(shí)的掌握納入考核，并成為評(píng)優(yōu)、職稱晉級(jí)的必要條件。