新冠定點醫(yī)院感染病區(qū)科研檔案管理工作中存在的問題及建議

陳瑞雪 謝 祎 石璞硯

天津市海河醫(yī)院 天津 300350

醫(yī)療、教學(xué)、科研被稱作醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的“三駕馬車”[1]，是醫(yī)院綜合實力的體現(xiàn)。作為三駕馬車之一的科研管理工作在醫(yī)院整體的管理工作中有著不可或缺的重要作用。2019年國務(wù)院下發(fā)的《國務(wù)院辦公廳關(guān)于加強三級公立醫(yī)院績效考核工作的意見》[2]中明確指出“每百名衛(wèi)生技術(shù)人員科研項目經(jīng)費”“每百名衛(wèi)生技術(shù)人員科研成果轉(zhuǎn)化金額”是學(xué)科建設(shè)的重要考核指標(biāo)，也進一步提示了科研管理工作對于醫(yī)院績效考核工作及整體管理工作的重要作用和意義。而科研檔案記錄了科研項目的重要信息，是醫(yī)院進行科研管理工作的重要依據(jù)，豐富的科研檔案資源可以為醫(yī)院學(xué)科發(fā)展提供真實準(zhǔn)確的信息來源[3]，提高科研管理工作的質(zhì)量，促進醫(yī)院科研事業(yè)的快速發(fā)展。2020年《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》[4]的發(fā)布實施，也對科研檔案管理提出了新的工作要求。隨著疫情防控工作逐漸成為常態(tài)化，筆者所在醫(yī)院作為新冠定點醫(yī)院，對感染病區(qū)實行嚴(yán)格的閉環(huán)管理，感染病區(qū)的科研檔案管理工作也隨之面臨著新的問題和挑戰(zhàn)。

1 科研檔案的定義

《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》中對科研檔案的定義是科研項目在立項論證、研究實施及過程管理、結(jié)題驗收及績效評價、成果管理等過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料以及標(biāo)本、樣本等實物[4]。

2 科研檔案管理的重要性

醫(yī)院科研檔案是將我國醫(yī)院科研人員的科研成果進行保存的重要手段,它是記錄和見證我國醫(yī)學(xué)發(fā)展的重要“目擊者”[5]，醫(yī)院科研檔案包含了醫(yī)院科研人員大量的科研成果和創(chuàng)新思想，是非常珍貴的科研資料，對醫(yī)院診療技術(shù)及診療方案的研發(fā)、改進和應(yīng)用具有十分重要的價值。醫(yī)院科研檔案科學(xué)規(guī)范化管理，不僅有助于實現(xiàn)科研檔案資源的進一步開發(fā)與利用[6]，提高醫(yī)院的醫(yī)療水平，還有助于在醫(yī)院內(nèi)部形成一種崇尚科研、發(fā)展科研的良好風(fēng)氣，同時科研檔案的規(guī)范化管理也將有助于減少學(xué)術(shù)造假的發(fā)生[7-8]，這也是維護醫(yī)院知識產(chǎn)權(quán)的有效手段和避免知識產(chǎn)權(quán)流失的重要舉措[6]。新冠定點醫(yī)院感染病區(qū)的科研檔案更是新冠肺炎的第一手研究資料，對于新冠的診治及預(yù)防等有著舉足輕重的作用。

3 科研檔案管理存在的問題

3.1 管理制度不夠完善

醫(yī)學(xué)科研課題從立項到結(jié)題通常需要耗費幾年的時間，開展的醫(yī)學(xué)科研工作需要的周期較長，研究過程中會不斷產(chǎn)生各種各樣的研究資料，所以相應(yīng)地，醫(yī)學(xué)科研檔案的管理工作從開始建檔、中期管理到歸檔保存也需要一個較長的周期性過程，且涉及的材料與內(nèi)容較多，范圍廣闊，覆蓋面深[9]。由于時間跨度較大、資料數(shù)量繁多，科研課題材料收集、管理、歸檔工作繁雜，容易出現(xiàn)疏漏，所以需要根據(jù)實際情況制定出一套科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理制度加以規(guī)范。作為新冠定點醫(yī)院，我院將收治新冠患者的院區(qū)劃為隔離病區(qū)，實行嚴(yán)格的閉環(huán)管理措施，很多新冠相關(guān)的科研工作在感染病區(qū)內(nèi)開展，產(chǎn)生了大量的科研檔案。但由于種種原因，感染病區(qū)工作人員的輪轉(zhuǎn)更替往往并不能完全按照排班進行，故而難以做到科研檔案專人管理，暫時存于感染病區(qū)的科研檔案也存在被污染后消殺而被毀壞的風(fēng)險。雖然我院制定了科研檔案管理制度，但受疫情影響，許多暫存在感染病區(qū)的科研檔案最終難以按照制度規(guī)定完整及時地歸檔。

3.2 歸檔資料不夠完整

在實際開展科學(xué)研究過程中，臨床科研人員大多是利用臨床工作的間隙來開展科研工作，在并不充足的時間內(nèi)面對大量的科研數(shù)據(jù)信息，往往容易忽略一些科研資料的記錄及保存，對檔案的收集和管理工作較為隨意，科研檔案資料非常容易出現(xiàn)收集不完整、分類不全面等問題?？蒲袡n案資料不夠完整一方面會使得科研課題的研究成果沒有用武之地，不能被科研人員借鑒、參考、有效利用，另一方面也會使得醫(yī)院管理人員輕視科研檔案管理工作的重要性，忽視其中蘊藏的巨大研究價值。由于感染病區(qū)的一線工作人員需要穿著防護服來開展日常工作，防護服往往寬松肥大導(dǎo)致行動不便，行動上的不便在一定程度上更會使得這類問題的嚴(yán)重程度加劇。

3.3 歸檔資料不夠及時

科研工作和建檔工作應(yīng)實行“四同步”管理：下達計劃任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔要求同步；檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成情況同步；驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步；上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步[10]?！八耐健笔强蒲袡n案管理中極為重要的規(guī)范，醫(yī)院雖已將“四同步”納入科研檔案管理制度之中，但醫(yī)院是醫(yī)療業(yè)務(wù)為主體的單位，在進行科研活動各個環(huán)節(jié)時，科研人員往往覺得“多一事不如少一事”，不想再增加科研工作的程序，從而導(dǎo)致歸檔不及時，不能做到檔案同步管理。由于感染病區(qū)實行閉環(huán)管理，即使一線工作人員在臨床工作之余整理好科研檔案資料，也只能暫存于感染病區(qū)，無法及時運送出病區(qū)歸檔到科研檔案管理部門。

3.4 檔案管理意識薄弱

醫(yī)院科研管理人員和課題團隊中負(fù)責(zé)檔案資料保存的科研人員對檔案的整理及歸檔的重要性認(rèn)識不足，歸納和整理各類科研數(shù)據(jù)以及文件檔案資料時不夠重視，收集、保存科研材料比較隨意，對科研資料管理不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，不僅造成了科研資料中一些字體不清晰、看不清文件內(nèi)容等問題，甚至造成了其中一部分科研數(shù)據(jù)及資料丟失[11]，導(dǎo)致科研檔案不完整。尤其是疫情期間，感染病區(qū)一線醫(yī)務(wù)工作人員不僅承擔(dān)著醫(yī)療救治工作，還參與了重要的科研工作，科研檔案的整理及收集在一定程度上占用了科研人員的工作時間，因此，很多科研人員將檔案的整理、收集和歸檔工作歸類為檔案管理部門的工作，而檔案管理部門對科研資料的專業(yè)性、系統(tǒng)性和全面性的判斷，缺乏專業(yè)知識作為支撐，較難判斷資料是否收集完整[5]。

3.5 管理技術(shù)不夠先進

目前醫(yī)院科研檔案管理工作依然沿用以前老舊的工作方式，管理技術(shù)落后，很多還是靠人工操作，紙質(zhì)辦公，信息化程度不高，檔案查找費時耗力，嚴(yán)重影響了醫(yī)院科研檔案管理的工作效率與質(zhì)量[11]。疫情常態(tài)化背景下，物品進出感染病區(qū)有復(fù)雜的流程，在感染病區(qū)開展的科研工作中產(chǎn)生的檔案資料難以及時歸檔，只能暫存于感染病區(qū)，然而感染病區(qū)人員輪替也一定程度上增加了科研檔案遺失的風(fēng)險，定點醫(yī)院對于更新檔案管理技術(shù)的需求十分迫切。如果檔案管理工作能夠與數(shù)字化、信息化、電子化等先進技術(shù)相結(jié)合，實行無紙化管理，避免紙質(zhì)檔案資料運出感染病區(qū)的問題，科研人員只需要整理電子檔案資料并傳送給醫(yī)院科研檔案管理人員即可完成歸檔，那么將大大改善現(xiàn)狀，提高工作效率。

3.6 檔案未能有效利用

醫(yī)院科研檔案涉及到大量的臨床數(shù)據(jù)、藥物研制、器械改進、新療法、新技術(shù)，不僅對臨床應(yīng)用、科研教學(xué)具有重要意義，還能夠為醫(yī)院創(chuàng)造出巨大的經(jīng)濟和社會效益[12]?？蒲袡n案的價值之一在于利用，然而目前科研檔案的利用大多僅在于人員職稱晉升、申報成果獎勵等方面，其他的潛在信息并未能被有效發(fā)掘并加以利用[13]。另外，收集不完整的科研檔案、不利于查找的檔案保存方式，也在很大程度上影響了檔案的利用。新冠肺炎是一個值得深入研究的疾病，相關(guān)檔案具有巨大的科研價值，筆者所在醫(yī)院作為新冠定點醫(yī)院也開展了一些新冠相關(guān)的課題研究，若能對這些科研檔案有效地加以利用，有助于控制疫情戰(zhàn)勝疫情，對于類似突發(fā)公共衛(wèi)生事件的暴發(fā)處置亦有借鑒意義。

4 對策建議

4.1 完善檔案管理制度

在疫情防控常態(tài)化的背景下，應(yīng)當(dāng)通過運用PDCA循環(huán)管理模式結(jié)合醫(yī)院實際情況開展科研檔案管理工作，以PDCA框架為基點，系統(tǒng)循環(huán)，不斷完善科研檔案管理制度[14]，根據(jù)實施過程中發(fā)現(xiàn)的各種問題情況及時進行總結(jié)反饋，不斷地修訂和改進相關(guān)制度，提高醫(yī)院科研檔案管理工作水平。尤其應(yīng)當(dāng)針對感染病區(qū)的實際情況，制定規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的感染病區(qū)科研檔案管理辦公模式，從而保證檔案收集及時完整，避免影響后續(xù)辦理科研課題結(jié)題、驗收、申報科研獎項等工作的開展。

4.2 明確檔案保存目錄

醫(yī)院科研檔案管理人員可在課題立項之初，結(jié)合自身的科研管理經(jīng)驗，列出研究過程中可能會產(chǎn)生并需要保存的科研文件目錄清單，給即將進入感染病區(qū)工作的研究團隊作為參考。一方面，科研檔案保存目錄可以督促研究人員在研究過程中留意對相關(guān)科研檔案資料的收集、管理及保存，在一定程度上保證科研課題相關(guān)歸檔資料的完整性，減少資料缺失的情況發(fā)生，另一方面，科研檔案保存目錄還可以作為醫(yī)院科研檔案管理人員歸檔、整理、查詢相關(guān)科研檔案的索引，有利于后續(xù)科研檔案管理工作的開展。

4.3 督促科研人員歸檔

醫(yī)院科研管理人員可在科研項目進行的過程中，定期檢查課題進展情況，比如定期組織開展科研項目進展報告會、定期收集科研項目進度報告等，經(jīng)常提醒督促科研人員及時將課題相關(guān)檔案材料進行歸檔。此外，醫(yī)院科研管理人員可在科研項目規(guī)定的研究截止時間到來之前，提前督促科研項目負(fù)責(zé)人及時整理課題相關(guān)檔案資料，有助于順利結(jié)題的同時，也能有更充裕的時間歸檔科研檔案資料。鑒于感染病區(qū)人員及物品不可以隨意出入的實際情況，可通過組織開展線上項目進展報告會、收集電子版項目進度報告等方式來督促科研人員按時歸檔資料。

4.4 增強檔案管理意識

要不斷增強檔案管理意識，加大宣傳與教育，使得科研管理工作人員意識到科研檔案管理工作的重要性，從而提高其工作積極性，促使他們提升工作效率和工作質(zhì)量[11]。同時也應(yīng)注重對科研人員進行檔案管理相關(guān)知識的宣傳，提高其檔案管理意識，使其在科研項目進行過程中注意相關(guān)科研資料的收集整理及保存，積極配合檔案管理工作，及時歸檔科研項目相關(guān)檔案文件。對于在感染病區(qū)中工作的科研人員，更要加強對檔案管理重要性的認(rèn)識，增強檔案管理意識，避免因嫌麻煩而忽略科研檔案的整理保存，導(dǎo)致檔案不完整等問題。

4.5 更新檔案管理技術(shù)

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的科技進步為醫(yī)院信息化管理質(zhì)量的不斷提高提供了新的技術(shù)支撐和機遇，信息化管理模式的完善是提高醫(yī)院感染病區(qū)科研檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵[15]。隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，科研檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)跟上時代的腳步與時俱進，結(jié)合信息化技術(shù)、計算機技術(shù)等先進技術(shù)，改革科研檔案工作活動中原有落后的管理手段與技術(shù)[16]。醫(yī)院感染病區(qū)科研檔案管理應(yīng)結(jié)合信息化、數(shù)字化、電子化、無紙化管理技術(shù)開展，采用科研檔案管理數(shù)字電子系統(tǒng)，對醫(yī)院科研紙質(zhì)資料按照時間順序、重要程度、級別類型，分年份和季度進行收集、整理、分類、電子歸檔管理，提高醫(yī)院感染病區(qū)科研檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量。

4.6 發(fā)掘科研檔案價值

有價值的科研檔案可以被科研活動借鑒和利用[17]。以科研檔案為依據(jù)，篩選優(yōu)秀的科研項目，定期舉辦相關(guān)專題學(xué)術(shù)活動，由項目負(fù)責(zé)人分享科研經(jīng)驗，從而提高醫(yī)護人員的科研能力。同時對醫(yī)院感染病區(qū)的科研檔案實行精細(xì)化管理，不局限于數(shù)據(jù)的簡單存儲，進一步提高檔案管理水平，利用數(shù)字化處理和存儲技術(shù)使檔案資源便于檢索查找，通過關(guān)鍵詞即可定位至相關(guān)文獻，從而有利于進行更深入的分析和研究。

5 結(jié)論

醫(yī)院科研檔案管理不僅是科研管理和科研活動的重要環(huán)節(jié)，也是醫(yī)院管理的重要組成部分[13]。隨著公立醫(yī)院改革的深入推進，國內(nèi)公立醫(yī)院越來越重視建立完善現(xiàn)代醫(yī)院管理制度，提升醫(yī)院的管理水平，落后的檔案管理已成為了醫(yī)院管理水平提升的短板和障礙，要滿足日益增長的綜合管理檔案的查檔、利用需求[18]，就必須不斷創(chuàng)新思路，制定完善的管理工作方案，搭建網(wǎng)絡(luò)化與信息化的管理系統(tǒng)，不斷提升檔案管理工作的效率[19]。尤其在疫情防控常態(tài)化背景下，推動定點醫(yī)院感染病區(qū)科研檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、精細(xì)化管理，不僅有助于提升醫(yī)院科研檔案管理工作效率和水平，也有助于更深入地挖掘科研檔案的學(xué)術(shù)價值和應(yīng)用價值，提高醫(yī)院的學(xué)術(shù)影響力和核心競爭力[20]，促進醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)的提高和發(fā)展，對我國醫(yī)療機構(gòu)的可持續(xù)發(fā)展具有深遠(yuǎn)意義[21]。