企業(yè)經(jīng)濟合同管理中存在的問題及對策

盧華 四川城鄉(xiāng)盛錦投資有限責任公司

在如今競爭愈發(fā)激烈的市場環(huán)境下，企業(yè)必須重視經(jīng)濟合同管理工作，加強模式建設，加強人員培養(yǎng)，嚴格把關(guān)經(jīng)濟合同的全生命周期管理，建立健全合同管理制度，不斷優(yōu)化具體方案。同時做一個守法用法的企業(yè)，學會用經(jīng)濟法來保護自己，也不能忽視的合同效力問題。只有構(gòu)建一個妥善的機制，才能保證企業(yè)經(jīng)濟合同管理不出問題、少出問題。

一、企業(yè)經(jīng)濟合同管理的必要性

企業(yè)經(jīng)濟合同管理非常有必要，它代表著企業(yè)是否可以對經(jīng)濟合同進行精細化、深入化管理，減少粗放化管理可能產(chǎn)生的合同管理失誤，也就減少后續(xù)可能引發(fā)的合同糾紛或經(jīng)濟損失等一系列問題，為企業(yè)提高經(jīng)濟效益。另外，加強合同管理，也代表企業(yè)塑造一種精益求精的企業(yè)文化，尋找傳統(tǒng)合同管理中存在的問題并及時解決，致力于搞好包括合同管理在內(nèi)的企業(yè)內(nèi)部管理工作，各部門必須嚴格落實，必須相互配合，實實在在的解決企業(yè)內(nèi)部可能存在的內(nèi)部效能不足、權(quán)責不清等一系列問題，企業(yè)運轉(zhuǎn)效率會隨之提升，而企業(yè)“內(nèi)能”的增加，勢必有助于他們在激烈的市場競爭中越走越好。還有，企業(yè)加強經(jīng)濟合同管理，是守法、用法的體現(xiàn)，遵守國家相關(guān)法律、政策以及規(guī)定，對合同簽訂負責，不簽法律不允許的合同，同時也利用合同法賦予的權(quán)利，保護企業(yè)的合法權(quán)益[1]。

二、合同管理常見問題

（一）經(jīng)濟合同管理體系不足

一些企業(yè)未能在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建完善的合同管理體系，沒有重視合同管理工作，這種情況多發(fā)生在中小企業(yè)上，包括合同管理在內(nèi)的企業(yè)管理事務都存在著盲目化、隨意化問題。具體表現(xiàn)在企業(yè)對于合同管理的機構(gòu)、人員、制度沒有明確，或明確了但沒有嚴格執(zhí)行，比如缺少專項于負責合同管理的部門，比如合同管理部門和其他部門之間權(quán)責沒有明確，比如企業(yè)合同管理的制度不完善，合同簽訂、合同審核等都不正規(guī)，沒有受到具體指示和約束，就很有可能出現(xiàn)問題。

而分析原因，這一點表面現(xiàn)象是企業(yè)經(jīng)濟合同管理體系不完善，實際上反映出了企業(yè)管理層對合同管理實務的不夠重視。

（二）合同簽訂把關(guān)不嚴

合同簽訂把關(guān)不嚴，一方面是對合同內(nèi)容把關(guān)不嚴，一方面是對合同格式把關(guān)不嚴。首先來看合同內(nèi)容把關(guān)不嚴，合同簽訂是合作企業(yè)雙方博弈的過程，也就可能出現(xiàn)合同簽訂的問題，一些必要的合同文本不規(guī)范，該著重標注或解釋的內(nèi)容過于簡單模糊，未能就雙方具體內(nèi)容做充分約定，等出現(xiàn)問題只能硬著頭皮吃虧，比如招標合同中對工程細節(jié)的說明不清晰，后續(xù)中標單位選取質(zhì)量低、價格便宜的材料。其次來看合同格式把關(guān)不嚴的問題，比如不注重合同主體資格的審查，一旦發(fā)生糾紛，甲方企業(yè)不承認簽字人身份，乙方企業(yè)又找不到證據(jù)證明其身份，隨之產(chǎn)生合同風險[2]。

而分析原因，合同簽訂把關(guān)不嚴，往往最大的問題在于缺少合同審核機制，沒有審核，合同簽約起來就隨意很多。

（三）企業(yè)經(jīng)濟合同簽訂未能充分遵循合同法

企業(yè)經(jīng)濟合同簽訂未能充分遵循合同法，也可從三個方面來看。一方面是一些企業(yè)圖省事，或認為是老關(guān)系，甚至為了偷稅漏稅、為了剝奪員工利益等，雙方并未簽訂合同，而僅僅做了一份口頭協(xié)議或粗略合同，那么合同將不會受到法律保護，沒有法律效用，如出現(xiàn)糾紛問題，自然增加了合同風險。另一方面，企業(yè)經(jīng)濟合同簽訂中，企業(yè)忽視了合同的法律效應，開出法律不允許的、超綱的條款，這些條款不受法律保護的，存在合同糾紛隱患，這往往是因為企業(yè)對《中華人民共和國合同法》不熟悉、不認識。最后一方面，企業(yè)對合同法以及相關(guān)政策、制度的認識不深，不善于運用合同法賦予的權(quán)利。

（四）企業(yè)經(jīng)濟合同管理易損毀難查找

企業(yè)對合同管理不夠細致，未能投入精力，而出現(xiàn)了企業(yè)經(jīng)濟合同管理損毀、難以查找等問題，進而給合同的履行帶來歧義和不必要的損失。另外，一些企業(yè)對合同簽訂、變更或解除等事宜，較為隨意，以為打個電話、發(fā)個短信就算是通知了，解決了，其實合同糾紛隱患很大。

（五）企業(yè)經(jīng)濟合同內(nèi)容違規(guī)

我國法律規(guī)定所有違反法律的合同條例都是無效的。《合同法》第52 條規(guī)定，違反法律，行政法規(guī)的強制性規(guī)定簽訂的合同屬于無效合同，無效合同的簽署，法律無法保障合同多方的權(quán)益，不受法律保護。目前不少建筑企業(yè)所簽訂的合同，有些是以形式掩蓋非法目的，其實質(zhì)性也同樣是無效的。

（六）合同履行階段中的問題

一般來說在合同履行階段中的問題主要存在多個方面，本段講重點分析三個問題。第一應當變更合同的沒有變更。為了各方利益和權(quán)益，在進行合同內(nèi)容和合同主體變更時，需要保障合同可以更好地履行和實現(xiàn)目的，但一些企業(yè)在進行合同變更過程中不夠及時，變更情形不夠明確。第二需要進行簽證確認的未及時確認。履約過程中的簽證是非常常見的行為，但一些企業(yè)對簽證不夠重視，遇到糾紛問題是，會因為沒有簽證無法舉證而敗訴。第三行使的權(quán)利沒有行使，在我國《合同法》中，對當事人賦予一定的抗辯權(quán)，如果合作方?jīng)]及時按照合同支費用，企業(yè)具有抗辯權(quán)停止工作。但實際上很少有企業(yè)實施這項權(quán)利，怕單方面停止工作需要承擔違約責任，導致問題越來越難解決。

三、強化合同管理的對策分析

（一）提升重視程度，加強頂層設計，完善合同管理體系

在越發(fā)激烈的競爭下，市場對企業(yè)合同管理提出更高要求，企業(yè)必須加強合同管理，讓合同管理不出問題、少出問題，才能為企業(yè)帶來經(jīng)濟效益。而傳統(tǒng)企業(yè)合同管理中存在的問題也逐漸暴露出來，企業(yè)應提升合同管理改革重視程度，加強頂層設計，明確方向，制定目標，組織計劃，隨之有效實施。首先必須制定詳細的目標和計劃，建立問題糾錯機制，針對當下合同管理中存在的問題及時發(fā)掘、及時解決。

加強頂層設計，完善合同管理體系，進而讓合同管理有的放矢進行。分析其主要有三大點，第一點是企業(yè)合同管理的機構(gòu)，應組織健全的機構(gòu)，采取企業(yè)合同管理部門統(tǒng)一歸口管理和各業(yè)務部門、各單位分口管理的模式。尤其是大型集團型企業(yè)，應組織由上而下、主次分明的合同管理機構(gòu)，總公司建立獨立的、具有權(quán)威的合同管理部門，分公司也應有獨立性的合同管理小組，作為企業(yè)的一級配置。第二點是企業(yè)人員建設，企業(yè)負責合同管理的職員資源的重要性不言而喻，他們主要負責并從事企業(yè)合同起草、審核、會簽、存管等一些工作的直接人員，企業(yè)應選聘優(yōu)秀的合同管理人員，或重視對相關(guān)人員的培養(yǎng)和督促，提升相關(guān)人員的專業(yè)能力。第三點是企業(yè)合同管理的制度，所謂“無規(guī)矩不成方圓”，只有妥善的制度才能促使企業(yè)合同管理更加順利、更加有效地展開，而具體制度則應根據(jù)企業(yè)的實際情況而言，比如制度規(guī)定簽訂購貨合同以現(xiàn)款為主，不準賒銷，比如規(guī)定不同數(shù)額的合同，原則上必須有對應的授權(quán)人、總經(jīng)理或董事長等簽字審批方能通過[3]。

（二）嚴格把關(guān)經(jīng)濟合同內(nèi)容

結(jié)合上文來看，同樣從兩個方面展開說明，一方面是嚴格把關(guān)經(jīng)濟合同的簽訂內(nèi)容，另一方面是嚴格把關(guān)經(jīng)濟合同的簽訂形式。首先是要嚴格把關(guān)經(jīng)濟合同的簽訂內(nèi)容，企業(yè)自身應做好監(jiān)督管理，對合同審核工作應持有嚴肅合理的態(tài)度對待，做好審查，杜絕內(nèi)部一切弄虛作假、錢權(quán)教育的問題發(fā)生。簽訂合同內(nèi)容應考慮綜合因素，比如合作企業(yè)資信調(diào)查、市場因素、自身償債能力等，分析最合適的合同方案，預防合同不合理條款和不合理索賠。也要合理編制合同，對相關(guān)合同文件一定要詳細處理，對合作條款應具有一定深度的陳述，嚴格避免模糊、混亂的合同條款，重點是對合同的數(shù)量、質(zhì)量標準要求、履行期限、履行地點、履行方式、履行費用等項目。比如對合同的履行期限有明確規(guī)定，不得模糊，比如對建材質(zhì)量嚴格規(guī)定等等。

其次是必須嚴格把關(guān)經(jīng)濟合同的簽訂形式，簽字時最好是頁簽，即每頁簽字，或在蓋章時加蓋騎縫，簽字用深色、易于辨認的顏色，合同簽字蓋章的人應明確其身份，應是當事人，或合作企業(yè)的法定代表人、負責人，或經(jīng)授權(quán)的部門機構(gòu)的負責人、代理人。

而要想實現(xiàn)這些，當然需要愜意在制定經(jīng)濟合同的時候注意經(jīng)濟合同的合法性、可行性和風險性，同時加強對合同的審查，要將合同簽訂階段的洽談權(quán)、審查權(quán)、會簽權(quán)、批準權(quán)四權(quán)分力，落實到企業(yè)領(lǐng)導層或代表人員身上，合同簽訂階段需要完整走完洽談、擬定、修改、批準、審查等數(shù)個流程，最后審核批準后方能正式簽訂，在企業(yè)內(nèi)部組織互相評級、互相監(jiān)督的措施，避免以權(quán)謀私現(xiàn)象發(fā)生[4]。

（三）積極學習合同法做“重合同、守信用”的企業(yè)

企業(yè)需要積極學法，遵循《中華人民共和國合同法》以及相關(guān)政策、制度的規(guī)定，做“重合同、守信用”的契合。結(jié)合上文提到的幾點問題來看，首先一定要樹立簽合同的意識，簽訂合同是為了保證自身的利益，讓法律更好地保護自己，有的時候僅僅做了一份口頭協(xié)議或粗略合同，以為做了“君子協(xié)定”，而實際出現(xiàn)合同糾紛的時候，可沒有人愿意當君子。其次要學會用法律保護自己，善于運用合同法賦予的權(quán)利。最后要加強合同法等相關(guān)法律、政策的學習，要重視合同的合法性，如開出法律不允許的、超綱的條款，這也是不受法律保護的。

企業(yè)強化法律意識，重視合同簽訂的合法性，就是在促使企業(yè)構(gòu)建一個合規(guī)的運行機制，進一步保證企業(yè)的合法權(quán)益，促使企業(yè)穩(wěn)健而高效運營，避免違法違規(guī)風險，避免企業(yè)領(lǐng)導層出現(xiàn)決策失誤。同時也是在讓國內(nèi)經(jīng)商大環(huán)境更好，解決壟斷問題，構(gòu)建公平公正的市場，減少貪污受賄等一系列問題，這無疑對中小型企業(yè)是一大利好[5]。

（四）加強信息技術(shù)應用實現(xiàn)經(jīng)濟合同動態(tài)化管理

在信息時代中，充分利用信息技術(shù)，可實現(xiàn)對企業(yè)經(jīng)濟合同的動態(tài)化管理，也可實現(xiàn)對企業(yè)經(jīng)濟合同的有效化管理，傳統(tǒng)OA、ERP 等內(nèi)控系統(tǒng)中也獨立出來了合同管理系統(tǒng)，開發(fā)具體功能。它具有諸多功能，包括：1.模板：合同條款需要注意的細節(jié)非常多樣，合同簽訂的過程就是雙方博弈的過程，一不留神就可能產(chǎn)生合同隱患，而借助信息化合同管理系統(tǒng)，可提供標準化模板，嵌入法律管理，能夠讓合同簽訂標準化、清晰化，減少一定合同糾紛問題。2.聯(lián)動：將合同上傳到計算機上，可以對合同做任意的整理，對存在的合同進行排序、分類和審查的工作，會變得非常方便，極大地提高了工作效率。企業(yè)內(nèi)部進行內(nèi)部審核、律師審核、領(lǐng)導審批等工作會非常方便，而合作企業(yè)之間協(xié)同編輯、細節(jié)議論等也會有更好的生態(tài)。3.簽字：同理，也可實現(xiàn)合同簽字的在線化和智能化，對擬定的合同進行記錄，實行留痕操作，能夠獲取有效的信息，從而為之后的合同管理理論依據(jù)。4.管理：對于紙質(zhì)合同資料來說，往往需要進行物理防護和修繕，對于一些重要的合同資料則需要進行妥善備份，這些都是比較麻煩、復雜的工作，耗費一定人力成本。而推動信息化合同管理模式，不再需要時刻對合同進行防護和修繕工作，合同的備份也非常簡單，只需要一鍵按下備份按鈕，信息系統(tǒng)便可一鍵備份，并且將合同備份文件存儲在更加安全的區(qū)域中，以防萬一。5.法律：在企業(yè)合同起草、審核、簽署、履行和管理的全生命周期中，法律的意志都會嵌入其中，比如法律模擬鑒定、電子證據(jù)、法律顧問等，有利于促進企業(yè)合同管理的實效性[6]。

四、結(jié)語

總而言之，現(xiàn)代企業(yè)管理模式綜合考慮外部因素和內(nèi)部因素，而企業(yè)合同管理就是內(nèi)部管理的重要組成部分。企業(yè)必須做好合同管理的一系列工作內(nèi)容，在合同起草、審核、簽署、履行和管理的全生命周期中，做出最優(yōu)的統(tǒng)籌規(guī)劃，綜合判斷合同的合法性、可行性以及效益性等，并把控合同的內(nèi)容與形式，做好合同管理。