鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位采購與付款內(nèi)控制度中的常見問題及其對策

王洪巖 榮成市埠柳鎮(zhèn)財政經(jīng)管統(tǒng)計服務(wù)中心

引言

目前，我國政府非常關(guān)注鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟發(fā)展，政府部門想要通過促進鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟發(fā)展帶動鄉(xiāng)鎮(zhèn)整個經(jīng)濟的發(fā)展步伐，有效輔助我國經(jīng)濟發(fā)展。鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位的運營情況和直接影響了經(jīng)濟發(fā)展的速度和鄉(xiāng)鎮(zhèn)社會的穩(wěn)定性，鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位加強內(nèi)部控制勢在必行。作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)的事業(yè)單位的管理者必須清晰自身肩負的任務(wù)和使命，在日常工作中加強內(nèi)部管控，提升用戶管理效率，實現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位穩(wěn)步發(fā)展。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位采購與付款內(nèi)部控制制度中存在的常見問題

（一）缺乏完善的采購與付款內(nèi)控預(yù)算管控制度

鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位在開展采購和付款內(nèi)控活動的過程中沒有建立完善的預(yù)算管控制度。鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位開展物資采購活動的過程中完全是根據(jù)事業(yè)單位的實際需求進行采購。采購人員在采購前沒有具體標準的約束，實際采購物資的成本得不到有效的控制。很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位為了控制采購成本在經(jīng)營初期會制定預(yù)算管理方案，但是預(yù)算管理方案僅僅針對未來運營過程中的一些重大采購事項確定總體的預(yù)估金額，而在實際采購活動開展的過程中采購人員沒有統(tǒng)一的采購標準。因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位采購人員經(jīng)常擅自決定采購貨物的價格。在實際采購活動中沒有積極地了解市場行情，經(jīng)常出現(xiàn)物資采購成本高和貨物質(zhì)量低的情況。另外，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位開展采購活動的過程中各部門之間的溝通相對欠缺。由于溝通不及時，導(dǎo)致鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位采購人員對于不同部門的物資采購的要求不夠了解。鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位的采購活動完成后采購的貨物無法滿足經(jīng)營需求，造成重復(fù)采購或過度采購的問題層出不窮，增加了鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位的采購總體成本，使得采購與付款內(nèi)控制度無法全面完善。

（二）崗位職責(zé)不明確

鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位開展采購和付款工作的過程中需要明確各崗位之間的崗位職責(zé)，不相容崗位職責(zé)必須分離，這樣才能夠提升采購和付款內(nèi)控制度的效果。但是目前階段鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位的崗位職責(zé)不夠明確，不相容崗位職責(zé)無法有效分離，這為一些不法分子提供了可乘之機。例如，一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位的采購人員與付款人員為同一人兼任，鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位的采購員一般都是從財務(wù)部門支取現(xiàn)金，直接到市場中購買物資，通過開回來的發(fā)票來進行報銷，這種情況導(dǎo)致采購人員在采購貨物的過程中擁有絕對的主動權(quán)。采購員到市場中購買物資從價格到品質(zhì)都有很大的差異，采購活動與付款環(huán)節(jié)無法保持獨立，增加了鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位資金安全風(fēng)險，使得鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位采購和付款內(nèi)控效果相對較差。另外，一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位的工作人員對于自身的工作職責(zé)缺乏足夠的了解，工作人員在工作的過程中一味地按照既定的工作內(nèi)容開展相關(guān)的工作，對于自身崗位職責(zé)應(yīng)履行的責(zé)任不夠重視，崗位責(zé)任意識差，增加了鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位采購和付款內(nèi)控工作的全面開展。一些采購人員通過和商家串通等多種手段來謀取鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位的利益，使得鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位經(jīng)濟利益受損。

（三）監(jiān)管不到位

鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位針對采購和付款活動缺乏有效的監(jiān)管，很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位在采購和付款環(huán)節(jié)的各個運營活動中都沒有設(shè)置相關(guān)的監(jiān)督管理人員。一方面是考慮到監(jiān)管成本相對較大，另一方面是監(jiān)管的效力不足。監(jiān)管不到位助長了某些工作人員在工作中利用職務(wù)指標謀取個人利益的氣焰。一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位內(nèi)部工作人員專門鉆監(jiān)管不到位的空子而謀取個人利益。雖然鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位在內(nèi)部設(shè)置了專門針對采購活動的監(jiān)管，但是由于監(jiān)管人員對實際情況缺乏足夠了解，監(jiān)管力度不足，直接影響了最終的監(jiān)管效果，使得監(jiān)管崗位形同虛設(shè)。

（四）審批流程不規(guī)范

鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位開展采購和付款工作的過程中沒有建立科學(xué)合理的審批流程，采購人員是根據(jù)各部門的采購需求直接到市場中購買相關(guān)的物資。物資采購?fù)瓿珊蠼唤o保管人員進行入庫，整個工作開展過程中不涉及過多的審批，這導(dǎo)致鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位的管理者無法對采購活動進行總體的把控。有一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位雖然設(shè)置了采購審批環(huán)節(jié)，但是審批人是由采購部門的管理者擔(dān)任，采購人員僅僅是從采購的角度進行審批，無法從鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位的整體運營和發(fā)展的角度進來了解采購物資的必要性以及采購什么樣的物資。在采購驗收環(huán)節(jié)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位直接對物資進行驗收入庫，沒有專門的人員對物資的質(zhì)量和可使用性進行查驗，導(dǎo)致很多物資采購后無法使用，需要重復(fù)購買，這極大地增加了采購成本，影響了采購和付款工作的全面開展。在付款環(huán)節(jié)財務(wù)人員直接根據(jù)發(fā)票進行付款，沒有把采購物資的價格和整體市場環(huán)境進行對比。這種情況下采購監(jiān)管力度不足，影響了采購和付款內(nèi)部控制工作效果的提升。

（五）采購和付款內(nèi)部控制制度不夠完善

為了更好地約束采購人員和付款人員的相關(guān)行為，鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位需要制定與之相關(guān)的管控制度。但是，目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位內(nèi)部的管控制度與實際采購活動與付款環(huán)節(jié)的具體行為之間存在一定的差異。很多的制度相對老舊，無法有限規(guī)范目前采購人員和付款人員各環(huán)的工作行為，制度的約束性效果得不到最大限度的發(fā)揮。很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位的工作人員完全無視采購和付款內(nèi)控制度，內(nèi)控制度形同虛設(shè)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位利用采購和付款內(nèi)部控制制度漏洞從事?lián)p害國家經(jīng)濟利益和財政資金安全的事件屢見不鮮，完善采購和付款內(nèi)部控制制度勢在必行。

二、如何進一步完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位采購與付款內(nèi)部控制制度

（一）建立健全的采購與付款預(yù)算控制管控制度

首先，鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位在開展采購和付款內(nèi)控工作的過程中必須設(shè)置明確的預(yù)算管理標準，在事業(yè)單位經(jīng)營初期根據(jù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位的發(fā)展要求以及對未來市場環(huán)境的預(yù)判，明確采購物資的數(shù)量和可接受的成本，并且把預(yù)算管理方案細化到每一個環(huán)節(jié)，這樣各部門之間在采購計劃的過程中會參考本部門的預(yù)算指標，提升工作人員成本管控方面的意識，實現(xiàn)開源節(jié)流的目的。其次，鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位應(yīng)該針對采購人員的行為進行全面管理，發(fā)出采購任務(wù)后針對采購貨物的質(zhì)量要求以及采購標準進行明確。通過規(guī)范采購員的行為來降低采購成本，實現(xiàn)采購與付款內(nèi)控目標。鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位在開展預(yù)算管理的過程中必須設(shè)置全面的預(yù)算管控方案。預(yù)算數(shù)據(jù)不僅要涉及采購活動，還要針對相對事業(yè)單位日常經(jīng)營中的各項活動進行全面預(yù)算管理，制定科學(xué)合理的預(yù)算管控方案，這樣才能夠從整體上把控鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位采購和付款工作精度和管理效果，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位采購和付款內(nèi)控提供數(shù)據(jù)管控指標。最后，鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位需要監(jiān)管采購人員的行為，規(guī)范采購人員崗位職責(zé)和行為規(guī)范。通過加強對采購人員的管理，提升采購效率和質(zhì)量，降低采購成本。在管理的過程中，管理者必須根據(jù)目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位采購人員身上的一些通病開展針對性規(guī)范，保障制度內(nèi)容能夠更好地約束采購人員行為。

（二）明確各崗位職責(zé)

鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位想要提升采購和付款內(nèi)控的效果，必須建立明確的崗位職責(zé)，針對采購和付款環(huán)節(jié)涉及的各個崗位人員情況進行全面梳理，及時了解目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位在采購和付款環(huán)節(jié)中的一些問題，以此來設(shè)置與之對應(yīng)的崗位職責(zé)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位在崗位職責(zé)中嚴格規(guī)范每一個工作人員的工作行為。一方面讓工作人員了解自身的工作職責(zé)，另一方面還能夠警醒工作人員不要觸犯或違反崗位職責(zé)的相關(guān)要求，提升工作人員在工作崗位中的職責(zé)意識。另外，鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位針對不相容崗位必須進行分離，通過不相同崗位職責(zé)分離實現(xiàn)各崗位之間相互監(jiān)督管控的目標。例如，采購人員和付款人員必須由不同的人員擔(dān)任，工作人員之間必須保持絕對的獨立，這樣才能通過才從過付款人員來審核采購人員行為。同時，采購人員還能針對付款人員的付款情況進行監(jiān)管。不相容崗位職責(zé)分離是保證采購和付款工作制度完善的重要方式。因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位必須切實履行并積極完善相關(guān)的崗位職責(zé)。

（三）加強對采購和付款環(huán)節(jié)的監(jiān)管

首先，鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位為了能夠更好地實施采購和付款內(nèi)控制度必須在內(nèi)部建立強大的監(jiān)管機制，對于關(guān)鍵崗位工作人員實施動態(tài)監(jiān)管。一旦發(fā)現(xiàn)工作人員違背了鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位的相關(guān)規(guī)定的行為就必須予以處理，把采購和付款環(huán)節(jié)的各項風(fēng)險降到最低。其次，鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位需要保障監(jiān)管人員與其他部門工作人員之間的獨立性。由鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位管理者直接對監(jiān)管人員負責(zé)，這樣才能夠讓監(jiān)管人員在沒有任何影響的情況下實施監(jiān)管，保障監(jiān)管的公平性，防止監(jiān)管人員與工作人員之間產(chǎn)生利益往來。同時，管理者需要給監(jiān)管人員賦予一定的權(quán)利，方便監(jiān)管人員開展具體的工作，以實現(xiàn)最終的監(jiān)管目標。再次，鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位需要針對采購和付款環(huán)節(jié)的各項問題的處理需要進行全面的約束，建立完善的懲罰制度。一旦發(fā)現(xiàn)有工作人員違背鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位的相關(guān)條款必須給必須給予嚴厲處罰，這樣才能讓每一個工作人員對于自己的工作和行為有清楚的認知，并在日常工作中更好地配合監(jiān)管活動的開展，最大限度地提升監(jiān)管效率。

（四）加強采購和付款授權(quán)審批管理

鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位在采購和付款環(huán)節(jié)需要建立適當(dāng)?shù)氖跈?quán)審批機制。針對關(guān)鍵環(huán)節(jié)進行全面管控，梳理采購和付款流程，明確工作流程中各崗位工作人員職責(zé)。在采購前各部門工作人員根據(jù)需求上報需要，由部門管理者以及鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位的最高管理者簽字確認后再流轉(zhuǎn)到采購部門，采購經(jīng)理根據(jù)采購需求下發(fā)采購任務(wù)。采購員在購買相關(guān)物資后需要由專業(yè)的驗收人員進行驗收，驗收人員主要針對產(chǎn)品的質(zhì)量和可使用性、貨物的數(shù)量等相關(guān)內(nèi)容進行查驗，保證貨物滿足鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位的運營需求。驗收合格后，驗收人員交由保管人員保管具體的物資。采購物品報銷環(huán)節(jié)，財務(wù)人員不僅要查驗發(fā)票的真實性和合理性，同時還要關(guān)注同等貨物市場的平均價格，從整體上把控采購成本。采購貨物的發(fā)票入賬后，鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位要針對商品的規(guī)格、型號、價格、數(shù)量等情況進行統(tǒng)一入賬、統(tǒng)一分析、統(tǒng)一存檔，方便后續(xù)的查驗。鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位在建立授權(quán)審批機制的過程中需要設(shè)置不同的管理權(quán)限，根據(jù)管理能力的明確每個人的管理權(quán)限，對于大額采購必須由鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位的各級管理人員進行審批，以免大額采購影響鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位的發(fā)展。鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位內(nèi)部大部分的資金是政府財政資金，授權(quán)審批機制的完善也是政府部門加強內(nèi)部管理，保障財政資金安全的一種重要手段。因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位必須深入落實，有效貫徹。

（五）建立完善的內(nèi)采購和付款內(nèi)控制度

鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位需要進一步完善目前采購和付款內(nèi)部控制制度。首先，鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位應(yīng)該針對目前采購和付款環(huán)節(jié)的流程進行全面梳理，及時發(fā)現(xiàn)流程中的一些漏洞。鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位建立與采購后付款相互聯(lián)系的內(nèi)部控制制度，這樣制度才能發(fā)揮其應(yīng)有的約束性作用，保障制度更好的落地，從而實現(xiàn)最佳的內(nèi)部控制效果。其次，鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位應(yīng)該設(shè)置專門的工作崗位針對制度的執(zhí)行情況進行全面的監(jiān)督。一旦發(fā)現(xiàn)有人違反采購和付款內(nèi)部控制制度必須及時地予以處罰，降低鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位的經(jīng)濟損失的同時，有效地加強內(nèi)部控制，提高內(nèi)部控制的約束性。再次，鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位需要針對采購和付款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的重要性進行全面的宣傳，讓每一個工作人員都能夠充分認識到采購和付款內(nèi)部控制制度的重要性，建立內(nèi)部監(jiān)管的良好環(huán)境，這樣才能最大限度地發(fā)揮制度的約束效果。鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位針對目前采購和付款內(nèi)部控制需要進行逐步完善，根據(jù)業(yè)務(wù)范圍和日?；顒咏⑴c之匹配的內(nèi)部的制度。這樣才能夠讓制度得以完善，最大限度約束相關(guān)人員行為。

結(jié)語

鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位采購和付款內(nèi)控制度直接影響了鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位的發(fā)展，對于我國財政資金安全也產(chǎn)生了重大影響。因此，作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位管理者以及員工都必須加強對于采購和付款內(nèi)部控制制度的重視。針對目前采購和付款內(nèi)部控制制度中的問題引起高度關(guān)注，并采取與之匹配的制度規(guī)范加以解決，不斷完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位的內(nèi)部管控活動，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位更好地服務(wù)于大眾做好充分的準備。隨著鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位職能作用的發(fā)揮，鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟也能夠得到一定的發(fā)展，這是一件立國立民的大事。鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位的管理者和工作人員必須以身作則，清晰地認知到自己的工作職責(zé)，加強內(nèi)部管理，加快實現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟振興。