公立醫(yī)院經(jīng)濟合同管理模式的實踐探索

●曲 璐 陳正東 史芮源 焦 楊

公立醫(yī)院作為事業(yè)單位法人，其經(jīng)濟合同是指醫(yī)院在民事經(jīng)濟活動中，作為一方當(dāng)事人與平等主體的自然人、法人和其它組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議[1]。涉及的合同種類繁多，以A醫(yī)院為例，2021年對外簽訂經(jīng)濟合同230余份，類型包括工程類合同：工程勘察設(shè)計合同、施工合同、監(jiān)理合同、委托建設(shè)管理合同、造價咨詢合同、小型基建類合同等；貨物類合同：設(shè)備銷售合同、辦公家具買賣合同、辦公設(shè)備買賣合同、其他貨物買賣合同等；服務(wù)類合同：物業(yè)服務(wù)合同、綠化服務(wù)合同、保安服務(wù)合同、管理咨詢委托合同、招標(biāo)代理委托合同、法律顧問服務(wù)合同等；其他合同：辦公或房屋設(shè)施維護(hù)合同、房屋或場地租賃合同、供水供氣供熱合同、宣傳片制作合同等。

由此可見，經(jīng)濟合同的管理過程涉及醫(yī)院的眾多部門，關(guān)系到醫(yī)院的各項業(yè)務(wù)運行的合法合規(guī)性，因此，各家醫(yī)院一直以來在實踐中不斷探索與改進(jìn)，以求探索出一套符合公立醫(yī)院管理特點和內(nèi)控制度要求的經(jīng)濟合同管理模式。

一、傳統(tǒng)經(jīng)濟合同管理方式存在的問題

早期的合同管理方式主要為紙質(zhì)流轉(zhuǎn)簽批、手工臺賬、人工管理，這種管理模式存在以下幾方面問題：

（一）合同管理信息化程度低，管理效率低下

在傳統(tǒng)管理方式下，合同由業(yè)務(wù)部門人員負(fù)責(zé)起草，部門負(fù)責(zé)人審閱簽批后，依次報送歸口管理部門、合同主管部門、財務(wù)、審計、主管院長、院長等，逐級傳閱審批。合同紙質(zhì)流轉(zhuǎn)會簽的模式，除了造成經(jīng)辦人員跑腿多、耗時長、效率低的問題，同時也存在部門間信息不對稱、協(xié)作難度大、后續(xù)執(zhí)行監(jiān)管不到位等問題。手工臺賬的管理方式使得合同信息的采集、記錄、統(tǒng)計、分析、合同款項收付等環(huán)節(jié)極易出現(xiàn)疏漏，無法實現(xiàn)醫(yī)院的內(nèi)控管理目標(biāo)。

（二）合同管理缺乏法律意識，增加風(fēng)險隱患

醫(yī)院簽署的合同種類繁雜，涉及醫(yī)療事務(wù)、經(jīng)濟事務(wù)及法律事項，需要根據(jù)國家法律法規(guī)、行政規(guī)章制度及行業(yè)規(guī)范等要求簽訂執(zhí)行，因此，需要專業(yè)的法務(wù)人員在合同的擬定、簽署、執(zhí)行等環(huán)節(jié)進(jìn)行審核和指導(dǎo)。而傳統(tǒng)的管理方式下，合同通常是由缺乏專業(yè)法律知識的相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員起草和執(zhí)行，法律意識淡薄，對合同條款的權(quán)責(zé)認(rèn)識不足，在簽署方的資信情況、合同要素的完備性和合理性等方面，極易出現(xiàn)法律漏洞，導(dǎo)致合同履行困難甚至無效，增加風(fēng)險隱患，引起法律糾紛，給醫(yī)院造成經(jīng)濟損失甚至負(fù)面的社會輿論。

（三）合同管理缺乏科學(xué)的管理制度和管理流程

醫(yī)院作為醫(yī)療專業(yè)單位，發(fā)展初期往往重業(yè)務(wù)、輕管理，尤其對經(jīng)濟合同的管理缺乏足夠的重視，合同歸口管理部門和崗位設(shè)置欠缺，配套的管理制度及運行機制不健全，在合同起草、簽訂、執(zhí)行等各個環(huán)節(jié)缺少具體的操作規(guī)范，導(dǎo)致經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動未簽訂書面合同、合同審簽流于形式、事后補簽合同等問題時有發(fā)生。

二、目前的經(jīng)濟合同管理方式

針對傳統(tǒng)管理方式中存在的問題，A醫(yī)院為加強經(jīng)濟合同管理工作，從制度保障層面和技術(shù)支持層面進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。

（一）制度保障層面

1.制定經(jīng)濟合同管理辦法、規(guī)范審批流程。根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)及上級主管部門的管理辦法要求，結(jié)合醫(yī)院的實際情況，制定并出臺了《A醫(yī)院經(jīng)濟合同管理辦法》。對合同的起草；合同的會簽；合同的審批及簽訂；合同的履行、變更及解除；合同的中止、違約和糾紛處理；合同的印章、統(tǒng)計和檔案管理；合同的風(fēng)險管理等各方面都作了細(xì)致的規(guī)定。進(jìn)而對經(jīng)濟合同事前、事中、事后的全流程進(jìn)行監(jiān)督管控，規(guī)范管理、防范經(jīng)濟風(fēng)險。

2.設(shè)置合同管理崗，實行合同歸口管理。A醫(yī)院的經(jīng)濟合同主管部門為運營管理部，下設(shè)經(jīng)濟合同管理崗，負(fù)責(zé)合同管理中部門間的溝通和協(xié)調(diào)；配合法律顧問做好合同簽訂前的法律審核；負(fù)責(zé)經(jīng)濟合同臺賬管理，對合同進(jìn)行統(tǒng)一編號備案，實行合同的全周期管理。

實行合同歸口管理，A醫(yī)院根據(jù)實際業(yè)務(wù)類型對合同進(jìn)行分類管理，即不同職能部門分別指定專人對其職責(zé)范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)合同進(jìn)行統(tǒng)一歸集管理，在合同的簽訂、執(zhí)行、變更、終止、歸檔的全流程管理中對接合同主管部門。如:醫(yī)務(wù)部門負(fù)責(zé)體檢合同、外送檢驗化驗合同等醫(yī)療項目合同的管理；采購部負(fù)責(zé)醫(yī)用耗材、試劑及其他管理物資的采購合同等；科研管理部負(fù)責(zé)科研類技術(shù)服務(wù)、實驗測試服務(wù)等合同的管理；物資設(shè)備部門負(fù)責(zé)醫(yī)療設(shè)備、設(shè)備維保服務(wù)等合同的管理；基建部門負(fù)責(zé)醫(yī)院基建項目、零星工程等合同的管理；信息部門負(fù)責(zé)信息系統(tǒng)、軟硬件采購及維保合同的管理；總務(wù)部門負(fù)責(zé)物業(yè)保潔、園林養(yǎng)護(hù)、房屋租賃等合同的管理。

3.聘請專業(yè)獨立第三方律師事務(wù)所合作。法律顧問能夠從法務(wù)和合規(guī)角度對合同逐字逐句進(jìn)行審核，保證其專業(yè)性和獨立性，與合同管理工作的周全性、保密性要求密切結(jié)合[2]。

A醫(yī)院通過公開招標(biāo)的方式聘請第三方律師事務(wù)所，采用年度打包式的形式提供常年法律顧問服務(wù)，業(yè)務(wù)部門擬定的合同經(jīng)合同管理部門初步審核后，提交法律顧問予以審核修改，出具律師意見。對某些類似的合同，經(jīng)法律顧問審核修改后形成合同范本，作為類似合同的重要參考。此外，定期邀請律師開展員工法律知識培訓(xùn)，增強員工的法律意識和風(fēng)險意識，保障醫(yī)院的資產(chǎn)安全和資金安全。

（二）技術(shù)支持層面

1.實行信息化管理，將經(jīng)濟合同管理系統(tǒng)嵌入OA辦公系統(tǒng)。在辦公自動化系統(tǒng)（OA）中引進(jìn)經(jīng)濟合同管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)的建設(shè)主要分為四個階段。

（1）第一階段：依據(jù)醫(yī)院的各項合同管理要求，根據(jù)合同的不同類別，梳理合同的會簽、用印、備案流程，明確系統(tǒng)開發(fā)的功能需求。

（2）第二階段：委托專業(yè)的第三方軟件開發(fā)商制定系統(tǒng)開發(fā)方案，確定合同信息系統(tǒng)嵌入OA系統(tǒng)的路徑，細(xì)化系統(tǒng)功能。

（3）第三階段：系統(tǒng)開發(fā)完成后上線試運行，對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)、推介系統(tǒng)使用，并反饋使用中存在的問題。

（4）第四階段：系統(tǒng)正式上線運行，在實踐中不斷優(yōu)化，并探索與財務(wù)系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)等其他系統(tǒng)深度關(guān)聯(lián)。

通過經(jīng)濟合同信息系統(tǒng)建設(shè)，將醫(yī)院所有的經(jīng)濟合同納入到合同管理系統(tǒng)中，該系統(tǒng)中下設(shè)合同信息維護(hù)、經(jīng)濟合同會簽、經(jīng)濟合同備案、特殊合同事項備案、質(zhì)保金退還等子科目，相關(guān)管理人員按照分工在系統(tǒng)中審閱、簽批，日常工作中可以提高效率、節(jié)省人力，為合同經(jīng)辦人員日后的統(tǒng)計、查詢提供便利，也有利于加強合同的保存登記管理工作。

2.信息化系統(tǒng)的功能實現(xiàn)。通過該系統(tǒng)的開發(fā)，在合同管理的各個環(huán)節(jié)實現(xiàn)了合同管理信息化:

（1）合同審批。實現(xiàn)OA無紙化審核。各會審部門能同時在線審核，不同類型的合同審批流程也有所區(qū)別（比如小額度合同、續(xù)簽合同可執(zhí)行簡化流程），根據(jù)預(yù)先設(shè)置好的流程通過表單內(nèi)容全自動流轉(zhuǎn)，方便快捷，提高了審核速度。同時，在合同審核過程中設(shè)置審批權(quán)限、修改權(quán)限，全流程留痕可追溯，永久保存上傳的附件，有效杜絕違規(guī)操作，加強內(nèi)控管理。

（2）合同履行。合同付款流程自動關(guān)聯(lián)合同編號、合同名稱、基本信息、付款條件及執(zhí)行進(jìn)度等信息，業(yè)務(wù)人員在進(jìn)行合同款項支付時，根據(jù)系統(tǒng)提示，按照表單要求提供符合合同付款條件的發(fā)票、單據(jù)、驗收報告、監(jiān)理意見等資料，經(jīng)相關(guān)管理科室審核無誤后財務(wù)付款。整個流程清晰、精準(zhǔn)，也便于后續(xù)查詢和審計。

（3）合同信息維護(hù)。建立電子化合同臺賬，合同管理人員可按需檢索，合同簽訂后，合同管理人員將合同的基本信息錄入系統(tǒng)中，并詳細(xì)核對合同簽約對象的基本信息、合同金額、編號以及簽訂日期與合同效期，收付方式等，可實時動態(tài)掌握合同執(zhí)行進(jìn)程。

（4）合同備案存檔管理。實現(xiàn)電子化存檔，合同簽訂生效后，紙質(zhì)文件及相關(guān)文件掃描成電子版上傳合同管理系統(tǒng)，進(jìn)行備案。通過OA協(xié)同辦公平臺以及電子化影像系統(tǒng)的應(yīng)用，合同管理人員可以根據(jù)合同的要素信息方便快捷地查詢到相關(guān)合同，并根據(jù)合同進(jìn)度進(jìn)行維護(hù)，提高了工作效率，節(jié)約了人力、物力資源。

三、未來的改進(jìn)方向

醫(yī)院雖然已經(jīng)引入經(jīng)濟合同管理系統(tǒng)，但信息化程度還處于初級階段，合同管理系統(tǒng)與財務(wù)信息系統(tǒng)沒有完全實現(xiàn)對接，合同的信息流和資金流尚不能共享，合同信息的變動、款項的收付等情況還需要在各系統(tǒng)中手工記錄、調(diào)整。此外，信息的檢索、統(tǒng)計、分析的智能化程度還不夠高。因此，如何有效融合各個信息系統(tǒng)，避免“信息孤島”的出現(xiàn)，利用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建合同管理信息化平臺，提高合同管理的有效性、精準(zhǔn)性、智能性將是未來合同管理的改進(jìn)方向。

（一）多系統(tǒng)協(xié)同

提升信息化管控手段，將合同管理系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)進(jìn)行充分的融合和對接。當(dāng)錄入合同信息后，三個系統(tǒng)同步所有信息，當(dāng)一筆合同款項需要支付時，財務(wù)系統(tǒng)直接關(guān)聯(lián)到合同管理系統(tǒng)以及預(yù)算管理系統(tǒng)，合同系統(tǒng)確認(rèn)符合支付條件，預(yù)算確認(rèn)符合要求，才能支付相應(yīng)的款項。通過多系統(tǒng)的協(xié)同，不僅能夠提升財務(wù)核算的效率，加強預(yù)算控制力度，而且能夠?qū)崿F(xiàn)合同的精細(xì)化管理，為建立信息數(shù)據(jù)庫、實現(xiàn)數(shù)據(jù)分析和信息共享奠定基礎(chǔ)。

（二）深度開發(fā)系統(tǒng)功能

構(gòu)建合同執(zhí)行跟蹤反饋機制，將合同進(jìn)度信息及時錄入系統(tǒng)中，并根據(jù)經(jīng)驗，提醒可能存在的風(fēng)險環(huán)節(jié)，實現(xiàn)對合同的實時監(jiān)管[3]。基于合同管理系統(tǒng)的大數(shù)據(jù)庫，借助機器算法及機器學(xué)習(xí)，對合同中的關(guān)鍵條款、權(quán)利義務(wù)關(guān)系及執(zhí)行過程中關(guān)鍵環(huán)節(jié)的風(fēng)險點進(jìn)行實時的檢測與反饋，對于異常狀況彈窗提示相關(guān)人員并給出操作建議，直至消除風(fēng)險隱患。

借助系統(tǒng)設(shè)置科學(xué)合理的合同編號規(guī)則，實行合同四級編號規(guī)則，即“院代碼—部門代碼—年份代碼—合同代碼”，合同生效后系統(tǒng)自動識別，自動進(jìn)行編號，且編號具有唯一性。對于后續(xù)簽訂的補充協(xié)議，也可自動識別分類，能夠更便捷、精準(zhǔn)地搜索和管理合同。

（三）開發(fā)移動設(shè)備端功能

出于數(shù)據(jù)安全的考慮，目前醫(yī)院經(jīng)濟合同的審批和管理，主要是通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)在電腦端進(jìn)行操作，涉及的部門和相關(guān)人員較多，受時間和空間的限制較大。未來在保證數(shù)據(jù)安全的前提下，可探索通過開發(fā)移動辦公模式，使信息的提交、處理、簽批既能夠在電腦端又能夠在手機等移動設(shè)備端實現(xiàn)，保證信息的時效性，提高辦公效率。另外，也可通過移動設(shè)備端，多途徑發(fā)送未辦理事項、即將到期事項的時時提醒，避免人為因素造成的管理疏漏。

（四）建立合同管理大數(shù)據(jù)庫

對合同管理各節(jié)點、時點的行為數(shù)據(jù)進(jìn)行大量保存，建立合同管理大數(shù)據(jù)庫，使精準(zhǔn)管理行為分析成為現(xiàn)實，可輔助經(jīng)營決策[2]。利用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，對合同簽約對象的資質(zhì)、經(jīng)營情況、社會輿情等基礎(chǔ)信息以及合同條款、收付款條件、法律法規(guī)等要素等進(jìn)行收集與統(tǒng)計，通過信息的比對與分析，在合同的簽訂、執(zhí)行、付款等各個環(huán)節(jié)及時提示錯誤信息，預(yù)警經(jīng)濟風(fēng)險。在大數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，通過算法系統(tǒng)自動生成數(shù)據(jù)圖、分析報告，為經(jīng)營決策提供參考。

綜上所述，醫(yī)院經(jīng)濟合同信息化管理系統(tǒng)的建立，顛覆了傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同簽審模式，是信息化時代的必然選擇，通過全方位的對合同數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)、融合、統(tǒng)計、比對分析，既加強了內(nèi)部管理控制，又提高了管理效能，防范經(jīng)濟風(fēng)險。雖然還有不完美的地方，但隨著醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展以及大數(shù)據(jù)的普及，合同管理深度信息化、智能化將成為醫(yī)院管理的重要載體和發(fā)展趨勢。