制造企業(yè)存貨采購與銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制探討

黃曉鳥

存貨是制造企業(yè)重要的實物資產(chǎn)，其中包含存貨的采購、倉儲、生產(chǎn)、再次倉儲以及銷售五個環(huán)節(jié)。加強制造企業(yè)存貨采購與銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制能夠進一步降低企業(yè)的經(jīng)營成本，提升企業(yè)的經(jīng)濟效益，為制造企業(yè)拓展更多利潤空間。作為制造企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，其內(nèi)部控制的效果能夠在一定程度上決定采購以及銷售的結(jié)果，改善企業(yè)的內(nèi)部經(jīng)營狀況，并大幅度降低制造企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險?，F(xiàn)如今制造企業(yè)在存貨采購以及銷售業(yè)務(wù)中還存在一些問題，導(dǎo)致企業(yè)的內(nèi)部控制力度不足，需要制造企業(yè)提高重視程度來提高產(chǎn)品影響力與經(jīng)濟效益。

一、制造企業(yè)存貨采購與銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制重要性

存貨采購是制造企業(yè)生產(chǎn)的起點，存貨采購需要制造企業(yè)的采購部門、倉儲部門、生產(chǎn)部門、銷售部門以及財務(wù)部門等經(jīng)營生產(chǎn)部門通力合作，形成合力完成存貨采購。存貨采購的內(nèi)部控制在制造企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中尤為重要，其重要性主要體現(xiàn)在企業(yè)盈利能力以及資金占用兩個方面。

從企業(yè)盈利能力來看，當(dāng)前制造企業(yè)采購成本，采購批次運輸方式以及成本、采購的數(shù)量等等都會直接影響到企業(yè)的產(chǎn)品成本費用。從而對企業(yè)所擁有的利潤空間、盈利能力以及具備的市場核心競爭能力造成直接的影響，決定著企業(yè)利潤的高低。從資金占用角度來看，制造企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中存貨作為重要實物資產(chǎn)金額較大，在大部分制造企業(yè)中，存貨通常占據(jù)企業(yè)總資產(chǎn)的三分之一甚至更高。因此存貨采購的內(nèi)部控制能夠?qū)ζ髽I(yè)造成巨大的影響，在一定程度上決定著企業(yè)資金鏈的安全。如果制造企業(yè)沒有按照市場需求以及自身實際情況，盲目大量采購和生產(chǎn)，沒有制定完善的銷售計劃、采購計劃和生產(chǎn)計劃，就會導(dǎo)致存貨大量積壓。如果這些積壓的存貨沒有得到及時的銷售，就會導(dǎo)致資金無法及時回籠，貨物的倉儲和管理費用將會一直消耗著企業(yè)的資金，進一步增大企業(yè)的資金使用成本，降低企業(yè)的盈利能力，甚至?xí)?dǎo)致企業(yè)發(fā)生資金鏈斷裂的情況，使企業(yè)出現(xiàn)破產(chǎn)的危險。

銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制是制造企業(yè)內(nèi)部控制的重要組成部分，銷售業(yè)務(wù)的好壞直接和企業(yè)的經(jīng)濟效益掛鉤，因此企業(yè)需要規(guī)范銷售業(yè)務(wù)的行為，落實各部門員工的責(zé)任義務(wù)，才能有效提升企業(yè)的經(jīng)濟效益。銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的目的是為了加強經(jīng)濟管理，最初銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)控還停留在企業(yè)資金的保護以及為會計信息的真實性提供保障等等。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，制造企業(yè)的規(guī)模越來越大，銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制方面更加規(guī)范和完善。如今制造企業(yè)可以利用內(nèi)部控制實現(xiàn)財產(chǎn)資金的安全，并為財務(wù)報表以及相關(guān)財務(wù)信息數(shù)據(jù)的真實性和完整性提供保障，促進制造企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

二、制造企業(yè)存貨采購與銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題

（一）原材料存貨采購與生產(chǎn)銷售不匹配

部分制造企業(yè)制定的采購計劃和對市場的實際需求偏離較大，導(dǎo)致其存貨的采購量與生產(chǎn)銷售不匹配。材料采購量過少則無法滿足正常的生產(chǎn)需求，無法及時向客戶交貨，而采購量過多怎么會導(dǎo)致材料積壓，生產(chǎn)過剩，倉儲保管成本以及資金占用成本、人力成本等過高。一方面，部分制造企業(yè)的預(yù)算編制形同虛設(shè)，其實際編制方案與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標不相符，偏離了企業(yè)的實際發(fā)展情況。采購計劃的準確性得不到保障，出現(xiàn)采購量過多或過少等問題。另一方面，部分企業(yè)缺少有效的預(yù)算調(diào)整機制。如今我國市場經(jīng)濟體制改革不斷深化，市場環(huán)境變化迅猛，部分制造企業(yè)沒有及時捕捉相關(guān)信息來調(diào)整自己的預(yù)算編制，導(dǎo)致生產(chǎn)計劃與采購計劃和生產(chǎn)銷售不匹配，無法滿足實際的銷售需求。

（二）企業(yè)存貨管理內(nèi)部控制制度有待完善

部分制造企業(yè)在采購環(huán)節(jié)中沒有與不相容崗位相分離，部分崗位雖然分離，但相關(guān)人員仍然可以串通，某些不相容崗位由同一人擔(dān)任，影響到了供應(yīng)商的選擇。崗位工作人員思想意識建設(shè)不足，出現(xiàn)操控采購價格從中獲取好處費的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致企業(yè)的生產(chǎn)成本提高，產(chǎn)品質(zhì)量下降。例如供應(yīng)商在調(diào)研和決定選用權(quán)時由一人承擔(dān)，然而其未就供應(yīng)商的經(jīng)營能力、資產(chǎn)負債情況以及產(chǎn)品質(zhì)量、企業(yè)信用等進行綜合評價，未能選擇質(zhì)優(yōu)價廉并且擁有良好誠信和供貨保障的供應(yīng)商。導(dǎo)致材料采購過程中出現(xiàn)價格過高，質(zhì)量過低的情況，使采購成本增加，企業(yè)利潤空間下降。除此之外，企業(yè)內(nèi)部缺少良好的存貨采購內(nèi)部管控機制，雖然大部分制造企業(yè)都會每月定期召開生產(chǎn)經(jīng)營會議，但會議內(nèi)容缺少變化，各部門之間未能建立有效的溝通交流渠道，沒有結(jié)合市場實際需求和變化來調(diào)整預(yù)算編制和采購計劃，導(dǎo)致存貨采購與銷售業(yè)務(wù)受到不利影響。

（三）存貨采購環(huán)節(jié)管控力度不強

首先，在簽訂采購合同的過程中，部分制造企業(yè)其實際采購價格與采購訂單申請有較大的差距。一般情況下往往是申請采購價格遠遠低于實際采購價格，導(dǎo)致采購成本大大增加，企業(yè)利潤下降。

其次，在驗收原材料存貨入庫時，相關(guān)工作人員并沒有按照嚴格要求和規(guī)定檢查包裝是否完好以及產(chǎn)品質(zhì)量是否符合企業(yè)生產(chǎn)需求，同時對原材料的數(shù)量也沒有進行科學(xué)檢驗，也沒有及時將不合格的物料申請退貨或更換。這就導(dǎo)致大量不合格的物料進入生產(chǎn)線，制造企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)質(zhì)量大大下降，信譽和利潤空間降低，為日后的銷售業(yè)務(wù)埋下了巨大的隱患。

除此之外，部分制造企業(yè)未能及時處理采購需求訂單，而是將采購訂單集中在一起進行采購。還有部分工作人員為了減輕自己的工作量，人為地一次性增加采購量，從而導(dǎo)致材料庫存大大增加，人工成本、資金占用成本等也隨之增加，企業(yè)利潤空間進一步下降。

（四）存貨采購決策容易受到管理層任期影響

很多制造企業(yè)的采購決策并不是由市場實際需求和變化而決定的，而是由任期的管理層所決定的。而部分企業(yè)管理層為了短期的業(yè)績評價，常常會制定出不切實際的生產(chǎn)、采購、銷售計劃。雖然短期內(nèi)能夠獲取大量利益，但不利于企業(yè)的長遠發(fā)展，給企業(yè)帶來了巨大的風(fēng)險隱患。若是企業(yè)經(jīng)營管理層不按照市場實際需求來制定采購銷售計劃，就會導(dǎo)致存貨大大增加，倉儲成本和人力成本也大大增加，產(chǎn)品存放時間過長，容易出現(xiàn)跌價或者損壞的風(fēng)險，給企業(yè)造成巨大的經(jīng)濟損失。

（五）采購預(yù)算計劃不準確

制造企業(yè)在采購原材料過程中，需要物流部門提出需求計劃，在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準之后傳遞至采購部門。在這之后，采購人員結(jié)合當(dāng)時的庫存情況對采購計劃進行進一步調(diào)整，最終形成完整的采購計劃。但從提出需求到最后采購執(zhí)行的過程周期偏長，而在這一過程中極容易出現(xiàn)市場原材料價格發(fā)生變化或者客戶需求發(fā)生改變等等。而制造企業(yè)內(nèi)部銷售部門、計劃部門、物流部門、倉儲部門和生產(chǎn)部門之間信息溝通不及時，沒有建立高效信息傳遞機制。從而導(dǎo)致采購預(yù)算計劃和實際企業(yè)需求不相符，進一步導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)銷售不符合要求，出現(xiàn)產(chǎn)品積壓或無法滿足客戶需求的情況。

（六）客戶信息開發(fā)存在問題

制造企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中由于對客戶信息調(diào)查了解不到位，缺少對客戶信息資料的掌握，導(dǎo)致銷售環(huán)節(jié)沒有采用符合客戶需求的銷售政策和結(jié)算方式，影響到了企業(yè)的經(jīng)濟利潤，使企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險發(fā)生概率大大增加，壞賬現(xiàn)象頻發(fā)。

（七）采購業(yè)務(wù)稽查制度缺失

很多制造企業(yè)內(nèi)部審計部門僅僅對已經(jīng)暴露的采購舞弊事件進行專項審計和追責(zé)，未能結(jié)合當(dāng)前企業(yè)實際情況以及業(yè)務(wù)的合規(guī)性、合理性等等開展日?；楣ぷ?，缺少完善的業(yè)務(wù)稽查制度，不利于采購銷售業(yè)務(wù)的正常運行。

三、制造企業(yè)存貨采購與銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制加強路徑

（一）建立科學(xué)決策機制

首先，企業(yè)需要加強預(yù)算管理。在每年的最后一個季度開始編制下一年度的預(yù)算，結(jié)合市場動態(tài)情況和需求，完善預(yù)算編制計劃，建立科學(xué)決策機制。為了進一步降低企業(yè)積壓的存貨，減少倉儲管理費用和人力成本，企業(yè)需要在編制預(yù)算計劃的過程中，按照以銷定產(chǎn)的思路結(jié)合當(dāng)時市場實際情況進行銷售預(yù)測，并根據(jù)當(dāng)前原材料價格變動的趨勢來決定采購多少原材料儲備。例如，制造企業(yè)的原材料是鋼材的情況下可以對第二年鋼材的價格進行判斷，如果判斷鋼材價格會上漲，則企業(yè)可以結(jié)合實際經(jīng)濟情況適當(dāng)囤積一些鋼材。

其次，在每月定期召開的聯(lián)動會議中，企業(yè)需要組織采購部門、生產(chǎn)部門、銷售部門、財務(wù)部門和倉儲部門聯(lián)動開展會議。在特殊情況下也可隨時召開，在多部門共同商討下，結(jié)合當(dāng)前市場經(jīng)濟環(huán)境共同商討，避免因為個人因素出現(xiàn)采購量不準確的情況。

（二）完善存貨采購內(nèi)部控制制度

制造企業(yè)在采購原材料的過程中，需要組織供應(yīng)商考察供應(yīng)商的詢價和確定、簽訂以及采購合同、編制采購計劃申請與審批采購業(yè)務(wù)、確定供應(yīng)商、驗收等各個不相容崗位工作共同進行，從而完善存貨采購內(nèi)部控制制度。在采購和驗收以及出入庫過程中，需要相關(guān)工作人員做好記錄，嚴格按照規(guī)定要求執(zhí)行貨款的支付審批。制造企業(yè)需要避免由同一崗位或者同一部門來辦理完成采購與付款業(yè)務(wù)的全過程，減少損公肥私的情況出現(xiàn)。

（三）完善采購報賬以及付款結(jié)算流程

一方面，制造企業(yè)需要完善采購報賬管理制度。采購部門需要按照規(guī)定要求發(fā)起采購報賬流程，在明確具體報賬要求的基礎(chǔ)上進行采購報賬以及付款結(jié)算。采購部門在采購過程中需要提交供應(yīng)商的送貨單、驗收單、入庫單和發(fā)票等原始附件。針對已經(jīng)入庫的原材料采購，需要在規(guī)定時間內(nèi)完成報賬。財務(wù)部門需要結(jié)合規(guī)定要求進行采購報賬的審核以及監(jiān)督，及時進行采購報賬結(jié)算，避免長期未報賬出現(xiàn)供應(yīng)商糾紛。

另一方面，制造企業(yè)可以借助ERP系統(tǒng)來規(guī)范采購報賬付款流程。ERP系統(tǒng)可以代替人工，進行繁瑣的報賬工作，有效降低人工成本，提高工作效率，減少工作失誤的出現(xiàn)。ERP系統(tǒng)的應(yīng)用能夠解決企業(yè)庫存積壓以及物料短缺的存貨管理問題，讓企業(yè)明確產(chǎn)品制造類型、產(chǎn)品制造所需原材料零部件、現(xiàn)有原材料以及零部件、還需要準備哪些原材料和零部件。ERP系統(tǒng)能夠幫助制造企業(yè)在運營過程中解決出現(xiàn)的信息流問題，避免企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)信息孤島的現(xiàn)象。在ERP系統(tǒng)應(yīng)用的基礎(chǔ)上，員工工作將更加科學(xué)有序，不必再忙于應(yīng)對各種意外情況。各個部門相互推卸責(zé)任的情況也會大大減少，有效提升工作效率和企業(yè)的生產(chǎn)效率，降低了生產(chǎn)成本費用，為企業(yè)拓展更多的利潤空間，最終形成企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)銷售良性循環(huán)。

（四）加強人員培訓(xùn)提高人才質(zhì)量

應(yīng)對市場經(jīng)濟環(huán)境的變化，制造企業(yè)需要加強人員培訓(xùn)，增強工作人員的崗位責(zé)任感和專業(yè)能力，提升其綜合素質(zhì)。首先，工作人員需要對供應(yīng)商品質(zhì)體系狀況進行綜合評價，從供應(yīng)商的產(chǎn)能、設(shè)備、質(zhì)量、技術(shù)和品質(zhì)等多方面進行綜合評估。同時工作人員還需要充分了解當(dāng)前市場實際情況，基于企業(yè)利益角度開展存貨采購計劃。工作人員應(yīng)該加強思想意識建設(shè)，能夠充分抵擋各種誘惑，經(jīng)得住利益考驗，避免受到供應(yīng)商為了爭取更好的價格而采取不正當(dāng)競爭手段的影響。

（五）科學(xué)編制采購計劃

制造企業(yè)需要建立標準化采購計劃表單，提高信息采集和分析效率，保證信息數(shù)據(jù)的準確性。采購計劃的科學(xué)編制需要企業(yè)從產(chǎn)品材料耗用量、采購周期、實際庫存、經(jīng)濟批量等多種信息進行綜合編制，并定期檢查和更新采購計劃表單，完善采購計劃。除此之外，制造企業(yè)還應(yīng)該結(jié)合不同原材料的類別以及相應(yīng)的采購金額來設(shè)定不同的審批權(quán)限，例如針對主材料的采購申請，企業(yè)可以適當(dāng)簡化內(nèi)部審批流程，財務(wù)經(jīng)理以及部門經(jīng)理審批之后即可進行采購。針對其他低值易耗物料，則需要企業(yè)結(jié)合實際申請數(shù)量以及相應(yīng)金額來制定審批權(quán)限，對采購進行科學(xué)合理的控制。

（六）加強客戶信息開發(fā)

在市場經(jīng)濟體制改革背景下，制造企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展和市場的經(jīng)濟形勢具有緊密的聯(lián)系，因此企業(yè)需要時刻注意市場的變化，結(jié)合市場動態(tài)變化確定定價機制和信用方式。企業(yè)在開展銷售業(yè)務(wù)的過程中，其銷售對象就是客戶，作為企業(yè)重要的合作伙伴，企業(yè)需要提高對客戶群體的重視程度，緊抓客戶的實際需求，調(diào)整自己的銷售策略。制造企業(yè)可以充分利用現(xiàn)代信息化管理技術(shù)，完善客戶信用檔案建設(shè)模式，豐富每一個客戶的信用檔案，加強客戶信息的開發(fā)。

（七）健全績效考核與內(nèi)部稽核制度

制造企業(yè)需要健全績效考核體系，針對采購人員進行綜合考核。從供應(yīng)商的選擇與管理、采購價格的下降率、采購數(shù)量的控制、采購合同的管理、物料交貨期以及采購物料質(zhì)量的合格率等多個方面進行考核評價，并將這些工作內(nèi)容和采購人員自身的績效掛鉤，提升采購人員的工作積極性，端正他們的工作態(tài)度，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

除此之外，企業(yè)還需要明確內(nèi)部審計部門的職責(zé)，建立常態(tài)化審計重點項目專門審計的工作機制，對原材料采購的內(nèi)部控制進行嚴格稽核。制造企業(yè)日常審計工作主要包含采購計劃合理性、審批流程的規(guī)范性、不兼容職務(wù)分離的落實情況、采購價格的合理性等等。而專項審計工作則主要針對大額采購合同、重點供應(yīng)商的審計、損失的呆滯庫存等等。審計部門需要針對重大項目進行有效的審計稽核，出具全面的審計報告，明確內(nèi)控責(zé)任，改善當(dāng)前內(nèi)部審計狀況。

結(jié)束語

綜上所述，制造企業(yè)如今面臨著巨大的發(fā)展壓力，要想拓展更多利潤空間，占據(jù)更多市場份額，企業(yè)需要加強存貨采購與銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制力度，完善內(nèi)控機制，從多角度開展內(nèi)控工作，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供有力保障。