小企業(yè)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)流程內(nèi)部控制思考

余曉丹

[提要] 銷(xiāo)售業(yè)務(wù)在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中具有重要的地位，而銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的復(fù)雜性使得企業(yè)必須對(duì)其全過(guò)程進(jìn)行內(nèi)部控制。企業(yè)的銷(xiāo)售業(yè)務(wù)在各個(gè)環(huán)節(jié)都可能出現(xiàn)外部欺詐和內(nèi)部舞弊行為，因此要通過(guò)事前、事中、事后的內(nèi)部控制，防止各種可能的弊端，以保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)安全。

關(guān)鍵詞：銷(xiāo)售業(yè)務(wù)；內(nèi)部控制；會(huì)計(jì)監(jiān)督

中圖分類(lèi)號(hào)：F27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

收錄日期：2017年10月13日

一、銷(xiāo)售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制必要性

（一）由銷(xiāo)售業(yè)務(wù)在企業(yè)中的重要地位決定的。銷(xiāo)售業(yè)務(wù)是企業(yè)最基本的業(yè)務(wù)之一。企業(yè)的銷(xiāo)售業(yè)務(wù)涵蓋了從接受訂單，價(jià)格確定、信用政策、發(fā)運(yùn)貨物，直至收回貨款等一系列環(huán)節(jié)，是一個(gè)環(huán)環(huán)相扣的流程，形成一項(xiàng)完整的業(yè)務(wù)過(guò)程。如果企業(yè)不能通過(guò)銷(xiāo)售及時(shí)將生產(chǎn)的商品出售，將使企業(yè)資金大量沉淀在存貨中。由于不能將產(chǎn)成品占有的資金轉(zhuǎn)變?yōu)樨泿刨Y金，企業(yè)的資金鏈將會(huì)中斷，企業(yè)將因此無(wú)法生存。

（二）由企業(yè)的外部環(huán)境所決定的。在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的條件下，社會(huì)上還存在著一些不信守合同甚至經(jīng)濟(jì)詐騙行為，而作為小企業(yè)急于完成銷(xiāo)售業(yè)務(wù)，往往比較容易上當(dāng)受騙。這些不法行為有相當(dāng)一部分存在于銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的往來(lái)上，其主要表現(xiàn)為：長(zhǎng)期惡意拖欠貨款、利用空頭支票騙取貨物、有訂立虛假合同卷貨“蒸發(fā)”等等，種種手段不勝枚舉。

（三）防止企業(yè)內(nèi)部人員利用管理漏洞損害企業(yè)利益的有效手段。企業(yè)內(nèi)部某些人利用管理中存在的缺陷，營(yíng)私舞弊，監(jiān)守自盜，甚至與外部人勾結(jié)，損害企業(yè)的利益，從中獲利。在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的各個(gè)方面，各個(gè)環(huán)節(jié)，都可能不同程度地發(fā)生這種內(nèi)部人為了謀求個(gè)人私利，損害企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的行為。而在銷(xiāo)售和收款這一企業(yè)十分重要的經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)中，是最可能發(fā)生這種內(nèi)部人舞弊的節(jié)點(diǎn)之一。如在購(gòu)銷(xiāo)業(yè)務(wù)談判中內(nèi)外勾結(jié)，有意壓低企業(yè)銷(xiāo)售價(jià)格，損害企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益，自己從收購(gòu)商中收取回扣。為了保證企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益不受侵犯，盡最大可能防止這種內(nèi)部人舞弊的現(xiàn)象發(fā)生，規(guī)避銷(xiāo)售及收款中可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)，必須在銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行介入和審核，有效地實(shí)施內(nèi)部控制。

銷(xiāo)售業(yè)務(wù)從接受訂單，批準(zhǔn)賒銷(xiāo)，貨物發(fā)出，開(kāi)票到貨款回籠，流程長(zhǎng)，環(huán)節(jié)多，每一筆業(yè)務(wù)的完成都要經(jīng)過(guò)一個(gè)循環(huán)周期，每一筆業(yè)務(wù)的發(fā)生都涉及企業(yè)內(nèi)部的多個(gè)部門(mén)，多個(gè)環(huán)節(jié)，多個(gè)職能人員，每個(gè)環(huán)節(jié)都有可能在制度上出現(xiàn)漏洞，發(fā)生各種舞弊現(xiàn)象。

二、小企業(yè)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)中可能發(fā)生的舞弊現(xiàn)象

小企業(yè)的銷(xiāo)售業(yè)務(wù)流程一般包括制定銷(xiāo)售計(jì)劃，接受客戶(hù)訂單，核準(zhǔn)客戶(hù)信用，簽訂購(gòu)銷(xiāo)合同，發(fā)運(yùn)商品，開(kāi)具銷(xiāo)售發(fā)票，收取銷(xiāo)售貨款等環(huán)節(jié)。而銷(xiāo)售形式最常見(jiàn)的是現(xiàn)銷(xiāo)和賒銷(xiāo)。在整個(gè)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的流程中，各個(gè)環(huán)節(jié)都可能會(huì)發(fā)生舞弊行為。最可能出現(xiàn)舞弊行為的主要有以下幾個(gè)方面：

（一）購(gòu)貨單位的真實(shí)性方面：在現(xiàn)實(shí)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，有些詐騙分子使用已停業(yè)的公司或者根本不存在的公司的名義，利用企業(yè)急于銷(xiāo)售的心理，簽訂虛假的購(gòu)銷(xiāo)合同，騙取銷(xiāo)售企業(yè)的產(chǎn)品。

（二）購(gòu)貨單位的資信方面：某些財(cái)務(wù)情況極差，甚至瀕臨破產(chǎn)的企業(yè)從銷(xiāo)售單位賒銷(xiāo)商品，一旦貨物到手，往往長(zhǎng)期拖延貨款，甚至賴(lài)賬不還，結(jié)果使銷(xiāo)售單位蒙受經(jīng)濟(jì)損失。

（三）銷(xiāo)售價(jià)格方面：企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)人員為牟取私利，可能出賣(mài)企業(yè)談判意愿和商品報(bào)價(jià)底線，幫助購(gòu)貨單位壓低成交價(jià)格。企業(yè)遭受了損失，有關(guān)業(yè)務(wù)人員卻由此獲取賄賂和回扣。

（四）發(fā)出貨物方面：根據(jù)合同規(guī)定的貨物的品種規(guī)格和數(shù)量發(fā)貨是最基本的要求。但可能有具體操作人員與購(gòu)貨單位勾結(jié)，多發(fā)貨物，或發(fā)出的貨物比合同規(guī)定的品種級(jí)別高，功能強(qiáng)的貨物。甚至以提供樣品的名義，無(wú)償索取大量額外的商品。

（五）因賒銷(xiāo)產(chǎn)生的應(yīng)收賬款回籠方面：應(yīng)收賬款可能由于種種原因造成無(wú)法收回而形成壞賬，甚至是本企業(yè)員工明明已經(jīng)收到貨款，卻不交財(cái)務(wù)部門(mén)入賬，造成賬面上虛假的應(yīng)收賬款，實(shí)際上已中飽私囊。

（六）退貨理賠方面：購(gòu)貨方在收到貨物后，吹毛求疵提出質(zhì)量問(wèn)題要求退貨，同時(shí)要求銷(xiāo)售方付出一筆大大高于原銷(xiāo)售貨物價(jià)值的運(yùn)輸費(fèi)，迫使銷(xiāo)貨單位放棄收回所退貨物的權(quán)利，并造成應(yīng)收賬款的滅失或者造成應(yīng)收賬款不能完整的收回。

對(duì)于這些可能的經(jīng)濟(jì)詐騙和舞弊行為，必須進(jìn)行有效預(yù)防，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，所以企業(yè)在銷(xiāo)售過(guò)程中必須全方面進(jìn)行內(nèi)部控制以避免或減少銷(xiāo)售業(yè)務(wù)中種種不法行為對(duì)企業(yè)資產(chǎn)的侵犯。但是，很多小企業(yè)由于人工成本等原因，沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)的信用審查部門(mén)、合同管理部門(mén)、業(yè)務(wù)評(píng)價(jià)部門(mén)等，銷(xiāo)售業(yè)務(wù)往往集中在一個(gè)綜合的銷(xiāo)售部門(mén)處理，缺乏必要的內(nèi)部控制制度的制約。在這種情況下，作為企業(yè)經(jīng)濟(jì)核算中心的會(huì)計(jì)部門(mén)，應(yīng)該提前介入銷(xiāo)售業(yè)務(wù)，并在銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的整個(gè)循環(huán)過(guò)程中實(shí)施會(huì)計(jì)監(jiān)督，以保證銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的有序運(yùn)行，避免不必要的經(jīng)濟(jì)糾紛，使企業(yè)有效地實(shí)現(xiàn)其經(jīng)濟(jì)成果。

三、以會(huì)計(jì)監(jiān)督代替內(nèi)部控制的具體操作

對(duì)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)監(jiān)督應(yīng)該貫串于從收到訂單到回籠貨款的整個(gè)銷(xiāo)售過(guò)程。一方面將提前介入銷(xiāo)售業(yè)務(wù)，將對(duì)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的監(jiān)督前伸到具體銷(xiāo)售業(yè)務(wù)發(fā)生之前；另一方面將對(duì)具體的銷(xiāo)售業(yè)務(wù)完成情況進(jìn)行深入的會(huì)計(jì)分析，將對(duì)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的監(jiān)督后延到具體的銷(xiāo)售業(yè)務(wù)發(fā)生之后。所以，對(duì)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)監(jiān)督包括對(duì)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的事前監(jiān)督、事中監(jiān)督和事后監(jiān)督。

（一）對(duì)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的事前監(jiān)督。對(duì)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)進(jìn)行事前監(jiān)督主要有以下幾項(xiàng)工作：

1、參與對(duì)銷(xiāo)售計(jì)劃的制定。在計(jì)劃制定過(guò)程中，會(huì)計(jì)部門(mén)應(yīng)根據(jù)銷(xiāo)售部門(mén)提供的本公司產(chǎn)品市場(chǎng)銷(xiāo)售趨勢(shì)的預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)，為銷(xiāo)售計(jì)劃的制定提供意見(jiàn)和建議，防止公司銷(xiāo)售部門(mén)脫離市場(chǎng)需求盲目生產(chǎn)，造成產(chǎn)品積壓，資金呆滯或者錯(cuò)失銷(xiāo)售機(jī)遇。

2、制定公司統(tǒng)一的銷(xiāo)售價(jià)格目錄。制定銷(xiāo)售價(jià)格目錄，除了考慮市場(chǎng)因素外，主要是依據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)成本和預(yù)期盈利水平。會(huì)計(jì)部門(mén)利用掌握的企業(yè)生產(chǎn)成本形成的第一手資料和完整記錄，在基準(zhǔn)價(jià)格的基礎(chǔ)上根據(jù)市場(chǎng)情況提出價(jià)格的浮動(dòng)上限和下限，有利于銷(xiāo)售業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行談判時(shí)掌握企業(yè)底線，靈活機(jī)動(dòng)地談判價(jià)格以實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)。endprint

3、參與企業(yè)信用政策的制定。通過(guò)對(duì)信用政策的制定，防止通過(guò)隨意賒銷(xiāo)、提供過(guò)寬的信用條件和過(guò)高的現(xiàn)金折扣等方法舞弊，避免因此給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)和資金損失。

（二）對(duì)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的事中監(jiān)督。對(duì)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的事中監(jiān)督是對(duì)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行會(huì)計(jì)監(jiān)督，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)漏洞，及時(shí)補(bǔ)救，避免或減少風(fēng)險(xiǎn)和損失。對(duì)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的事中監(jiān)督主要把握以下幾個(gè)方面：

1、要對(duì)銷(xiāo)售合同進(jìn)行預(yù)審核。一些小企業(yè)中沒(méi)有專(zhuān)設(shè)合同管理部門(mén)和信用部門(mén)的情況下，會(huì)計(jì)部門(mén)應(yīng)積極承擔(dān)這項(xiàng)職責(zé)。對(duì)銷(xiāo)售合同的預(yù)審核，應(yīng)著重監(jiān)督這樣幾個(gè)方面：（1）對(duì)銷(xiāo)售價(jià)格的審核；（2）對(duì)執(zhí)行信用政策的審核；（3）對(duì)收款方式的審核。

2、對(duì)發(fā)貨情況進(jìn)行監(jiān)督。企業(yè)的成品倉(cāng)庫(kù)按銷(xiāo)售部門(mén)的要求發(fā)貨后，應(yīng)及時(shí)將發(fā)貨單交會(huì)計(jì)部門(mén)，由會(huì)計(jì)部門(mén)記入臺(tái)賬。會(huì)計(jì)部門(mén)必須將收貨單、送貨單和發(fā)貨單進(jìn)行比對(duì)，審核無(wú)誤后記入臺(tái)賬，并作為向購(gòu)貨方收取貨款的憑據(jù)。

3、對(duì)銷(xiāo)貨折讓和銷(xiāo)售退貨進(jìn)行會(huì)計(jì)監(jiān)督。應(yīng)審核客戶(hù)提出的申訴是否有充足的理由，是否經(jīng)過(guò)專(zhuān)人核實(shí)并由授權(quán)人員復(fù)核，是否有授權(quán)人員對(duì)銷(xiāo)貨折讓的金額進(jìn)行確認(rèn)，是否經(jīng)過(guò)授權(quán)人員批準(zhǔn)。

4、對(duì)現(xiàn)銷(xiāo)收款進(jìn)行會(huì)計(jì)監(jiān)督。在一般情況下，應(yīng)實(shí)行款到發(fā)貨。為了防止出現(xiàn)弊端，應(yīng)提倡貨款電匯，并在貨款到賬后發(fā)貨，一般不應(yīng)使用現(xiàn)金。還要實(shí)行發(fā)票開(kāi)票員與收款人的職務(wù)分離，并避免銷(xiāo)售人員直接接觸銷(xiāo)售現(xiàn)款。

5、對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行會(huì)計(jì)監(jiān)督。通過(guò)對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行分析來(lái)進(jìn)行會(huì)計(jì)監(jiān)督，不僅要分析應(yīng)收賬款總量，更重要的是要分戶(hù)進(jìn)行分析，每年至少一次向欠款客戶(hù)寄發(fā)對(duì)賬單進(jìn)行對(duì)賬，并取得客戶(hù)的對(duì)賬回單。會(huì)計(jì)部門(mén)應(yīng)經(jīng)常對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行賬齡分析，對(duì)超過(guò)合同規(guī)定的付款期未付款的客戶(hù)，要指定專(zhuān)人或通過(guò)法律手段進(jìn)行催收和索取貨款，并作好催收記錄，確保公司收回債權(quán)。

6、對(duì)壞賬處理進(jìn)行會(huì)計(jì)監(jiān)督。對(duì)壞賬的確認(rèn)要慎重，要審查是否有確鑿的證據(jù)證明某一筆應(yīng)收賬款不能收回并符合確認(rèn)壞賬的條件，壞賬要逐戶(hù)逐筆確認(rèn)；應(yīng)收賬款確認(rèn)為壞賬并注銷(xiāo)后，要進(jìn)行備查記錄，做到賬銷(xiāo)案存；已注銷(xiāo)的壞賬又收回時(shí)，要及時(shí)按照實(shí)際收回的金額入賬。

對(duì)銷(xiāo)售過(guò)程的事中監(jiān)督，主要是通過(guò)審核和比對(duì)等手段進(jìn)行。對(duì)銷(xiāo)售及收款過(guò)程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)督，防止各個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題影響整個(gè)銷(xiāo)售過(guò)程的順利進(jìn)行。

（三）對(duì)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的事后監(jiān)督。對(duì)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的事后監(jiān)督主要是為了以后的銷(xiāo)售業(yè)務(wù)順利開(kāi)展，而對(duì)已經(jīng)完成的銷(xiāo)售業(yè)務(wù)進(jìn)行分析、總結(jié)，找出不足之處進(jìn)行改進(jìn)，并積累客戶(hù)信用資料，為今后信用政策的制定提供依據(jù)。對(duì)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的事后監(jiān)督應(yīng)包括以下幾個(gè)方面：

1、對(duì)已經(jīng)發(fā)生并完成的銷(xiāo)售業(yè)務(wù)進(jìn)行總結(jié)分析。通過(guò)對(duì)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的總結(jié)，進(jìn)一步完善制度，堵塞可能出現(xiàn)的漏洞，保證銷(xiāo)售業(yè)務(wù)健康有序地進(jìn)行。而對(duì)銷(xiāo)售利潤(rùn)率、應(yīng)收賬款收現(xiàn)率等指標(biāo)進(jìn)行分析，為企業(yè)的價(jià)格政策、信用政策的修訂提供依據(jù)。因此，對(duì)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的總結(jié)和分析也是一種會(huì)計(jì)監(jiān)督。

2、對(duì)一些較大的銷(xiāo)售業(yè)務(wù)進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估的內(nèi)容應(yīng)包括銷(xiāo)售價(jià)格的合理性、信用政策對(duì)銷(xiāo)售的影響、貨款回籠的及時(shí)性等，通過(guò)評(píng)估，對(duì)企業(yè)的產(chǎn)品定價(jià)、銷(xiāo)售策略、市場(chǎng)定位等有一個(gè)基本的評(píng)價(jià)，同時(shí)對(duì)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的合理性進(jìn)行監(jiān)督。

3、對(duì)客戶(hù)長(zhǎng)期欠款的處理進(jìn)行會(huì)計(jì)監(jiān)督。當(dāng)客戶(hù)不是出于惡意無(wú)法支付貨款時(shí)，可能會(huì)進(jìn)行債務(wù)重組。對(duì)此，會(huì)計(jì)部門(mén)應(yīng)通過(guò)征信查詢(xún)和審核債務(wù)人財(cái)務(wù)報(bào)表等資料進(jìn)行幾個(gè)方面的會(huì)計(jì)監(jiān)督。

4、通過(guò)對(duì)銷(xiāo)售過(guò)程中不同客戶(hù)的信用表現(xiàn)，分析其執(zhí)行合同的誠(chéng)信度。對(duì)貨款的支付情況，發(fā)生糾紛時(shí)的處理方式等等，可以逐步建立起完善的客戶(hù)資料，為日后再處理客戶(hù)的購(gòu)貨訂單提供依據(jù)，保證優(yōu)先滿(mǎn)足值得依賴(lài)的客戶(hù)的訂單。

綜上所述，對(duì)企業(yè)的銷(xiāo)售業(yè)務(wù)進(jìn)行全過(guò)程的嚴(yán)格的內(nèi)部控制是非常必要的。而小企業(yè)由于自身的特殊情況以會(huì)計(jì)監(jiān)督來(lái)替代內(nèi)部控制具有較強(qiáng)的可操作性，是企業(yè)對(duì)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)進(jìn)行控制的十分重要和不可替代的手段，它有利于企業(yè)加強(qiáng)管理，預(yù)防舞弊，避免差錯(cuò)，防范風(fēng)險(xiǎn)，保證銷(xiāo)售業(yè)務(wù)這一企業(yè)重要的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)規(guī)范開(kāi)展，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益不斷提高。

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