基于企業(yè)合同管理的合規(guī)管理運(yùn)行機(jī)制建設(shè)探究

文/王玉霞（中國石油運(yùn)輸有限公司山東分公司）

隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，當(dāng)前部分企業(yè)的經(jīng)濟(jì)規(guī)模越來越大，這也提升了企業(yè)內(nèi)部管理的難度，如管理不當(dāng)，則會進(jìn)一步影響到國民經(jīng)濟(jì)和企業(yè)的效益與發(fā)展。而合同管理作為企業(yè)能在復(fù)雜多變的市場環(huán)境中保護(hù)自身合法權(quán)益的重要舉措，當(dāng)前許多企業(yè)都存在合同管理意識不足、合規(guī)管理機(jī)制不健全的現(xiàn)象，這樣會進(jìn)一步導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)問題的出現(xiàn)，因此要對其運(yùn)行機(jī)制建設(shè)加大研究。

一、企業(yè)合同管理合規(guī)管理運(yùn)行機(jī)制建設(shè)內(nèi)容

合規(guī)管理是指企業(yè)需要依照我國的相關(guān)法規(guī)條例，遵循獨(dú)立、客觀、公正、專業(yè)、協(xié)調(diào)的原則，建立一定的合規(guī)管理機(jī)制，從而防范合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)行為，保障企業(yè)能夠安全穩(wěn)定的發(fā)展。而與企業(yè)的合同管理工作相結(jié)合，則需要相關(guān)運(yùn)行機(jī)制，依照既定的合規(guī)管理制度，對合同洽談、草擬、生效、修改、存儲等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)進(jìn)行有效審查與監(jiān)督管理，并要針對合同變更設(shè)置相應(yīng)的控制體系，例如：文書記錄、動態(tài)跟蹤、爭端解決程序等，從而提高工作的精準(zhǔn)性、合理性[1]。

二、企業(yè)合同建設(shè)合規(guī)管理運(yùn)行機(jī)制的重要性

（一）有利于規(guī)范企業(yè)經(jīng)營行為

企業(yè)的合同管理工作與內(nèi)部控制工作有著較強(qiáng)的聯(lián)系，企業(yè)在經(jīng)營的過程中會受到人為以及客觀因素的雙重影響，會導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)性問題的出現(xiàn)，而在實(shí)際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，多數(shù)企業(yè)都是由于經(jīng)營行為不規(guī)范，最終造成了風(fēng)險(xiǎn)性問題的不斷擴(kuò)大，我國有許多企業(yè)也因此付出了破產(chǎn)以及重大利益損失的代價(jià)，因此通過建立合同合規(guī)運(yùn)行機(jī)制，能夠建立一套嚴(yán)格的審查與管理制度，便于企業(yè)參與市場競爭，有利于在源頭上控制潛在經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，并能進(jìn)一步提升企業(yè)的信譽(yù)與品牌形象。

（二）有利于維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益

合同是適應(yīng)私有制商品經(jīng)濟(jì)客觀需求的產(chǎn)物，其具有較強(qiáng)的法律效應(yīng)，能夠極大程度地維持行業(yè)經(jīng)濟(jì)秩序，是企業(yè)內(nèi)部管理工作中的重點(diǎn)對象，而建設(shè)合同合規(guī)管理運(yùn)行機(jī)制，能夠進(jìn)一步提升企業(yè)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的法律意識，有利于企業(yè)對各運(yùn)行節(jié)點(diǎn)的掌控，加大對合同各項(xiàng)條例的解讀力度，可以有效保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益以及經(jīng)濟(jì)利益，并能在第一時(shí)間追回企業(yè)所遭受的損失，是企業(yè)面對經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的絕佳控制決策，能夠減少法律糾紛事件的出現(xiàn)[2]。

三、當(dāng)前企業(yè)合同合規(guī)管理運(yùn)行機(jī)制存在的問題

（一）企業(yè)工作人員管理意識不強(qiáng)

企業(yè)合同管理人員是該項(xiàng)工作的活動主體，但在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)的工作人員合同管理意識都極為淡薄，具體表現(xiàn)在：首先，企業(yè)管理層未能清晰地認(rèn)識到市場與合同之間的關(guān)系，這也使得依法合規(guī)簽訂合同以及履行環(huán)節(jié)會出現(xiàn)一定的問題，進(jìn)而導(dǎo)致后期的合同管理工作出現(xiàn)失誤。其次，在實(shí)際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，多數(shù)合同管理出現(xiàn)問題都集中在中期和后期，這也體現(xiàn)出了相關(guān)工作人員的動態(tài)化管理意識不強(qiáng)，忽略了合同執(zhí)行過程中的變更管理。

（二）合同管理工作基礎(chǔ)較為滯后

合同管理工作在20世紀(jì)70年代初便在西方發(fā)達(dá)國家開始實(shí)施，隨著工程項(xiàng)目管理理論的逐漸完善，人們依據(jù)實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，到80年代，部分發(fā)達(dá)國家已經(jīng)逐步實(shí)施了合同合規(guī)管理機(jī)制[3]。而我國企業(yè)則在近幾十年內(nèi)才開始重視合同合規(guī)管理，從宏觀的角度來說，我國企業(yè)的合規(guī)合同管理基礎(chǔ)較為薄弱，部分企業(yè)隨著經(jīng)濟(jì)規(guī)模的不斷擴(kuò)張，也導(dǎo)致了管理的供應(yīng)商數(shù)目不斷增多，而企業(yè)的合同文本設(shè)定較死，并且未能根據(jù)信息時(shí)代特征，進(jìn)一步引入信息技術(shù)，優(yōu)化各管理節(jié)點(diǎn)。

（三）合同合規(guī)管理制度不夠健全

許多企業(yè)合同合規(guī)管理機(jī)制落實(shí)存在問題都是由于相應(yīng)的管理制度不夠健全所造成的，其主要表現(xiàn)在：就合同內(nèi)容方面而言，相關(guān)制度管理的范圍較為寬泛，但沒有具體的管理細(xì)則，這也導(dǎo)致了部分條例流于形式，像合同文字不嚴(yán)謹(jǐn)，有從合同而未有主合同，合同條款易出現(xiàn)錯(cuò)項(xiàng)、漏項(xiàng)、差項(xiàng)等，均會對企業(yè)的合法權(quán)益造成傷害，并且有時(shí)會造成一定的法律與經(jīng)濟(jì)糾紛。部分合同在簽訂以后，由于企業(yè)未能提高對合同交底的重視，也會為后期的合同糾紛留下隱患。

（四）缺失合同合規(guī)管理監(jiān)管考核

合同合規(guī)管理需要工作人員依照相應(yīng)的管理制度與條例法規(guī)，加大對各環(huán)節(jié)點(diǎn)的審查，但部分企業(yè)由于缺乏健全的監(jiān)管考核制度，也導(dǎo)致了部分工作人員在審查管理的過程中存在懈怠和僥幸的心理，這也使得運(yùn)行機(jī)制未能發(fā)揮實(shí)效性。而出現(xiàn)這一問題的主要原因在于，一是企業(yè)未能加大對工作人員專業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)，專業(yè)技能以及職業(yè)道德都未能達(dá)到合規(guī)性要求，二是考核力度不夠，未能加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)部門的深度干預(yù)，部分考核監(jiān)管內(nèi)容流于形式。

（五）缺少合同管理風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對機(jī)制

實(shí)施合同合規(guī)管理的主要目的在于：一是為了保證企業(yè)的合法權(quán)益與經(jīng)濟(jì)效益；二是提升企業(yè)內(nèi)部控制工作質(zhì)量；三是提高企業(yè)整體應(yīng)對運(yùn)營以及市場風(fēng)險(xiǎn)的能力。但許多企業(yè)都忽視了風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對環(huán)節(jié)，導(dǎo)致運(yùn)行機(jī)制不夠全面，未能根據(jù)當(dāng)前人為以及客觀影響因素，建立相應(yīng)的預(yù)警機(jī)制，而這也使得許多企業(yè)都將企業(yè)合同管理的重心放在了合同的前期和中期，缺乏一定的后期管理體系，評估以及風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對機(jī)制的缺失，也導(dǎo)致了企業(yè)內(nèi)控力不足。

四、建設(shè)企業(yè)合同管理合規(guī)管理運(yùn)行機(jī)制對策

（一）提升工作人員合同合規(guī)管理意識

1.加強(qiáng)管理層管理意識

管理層作為企業(yè)發(fā)展的領(lǐng)頭羊，應(yīng)加大合同合規(guī)管理的意識，以此提高周圍群眾的觀念，進(jìn)而保證運(yùn)行機(jī)制的順利建設(shè)。第一，提高管理層的法律意識，明確市場與合同之間的關(guān)系，將合同合規(guī)管理運(yùn)行機(jī)制納入日常管理工作之中，依照我國現(xiàn)行的相關(guān)法規(guī)條例，制定相關(guān)管理制度，提升各作業(yè)節(jié)點(diǎn)的工作規(guī)范性。第二，提升管理人員的索賠意識，從宏觀的角度而言，我國多數(shù)企業(yè)都會受到計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的影響，從而忽視了對于合同管理中的索賠項(xiàng)設(shè)置，這也導(dǎo)致了運(yùn)行機(jī)制不能起到實(shí)質(zhì)保護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的作用。因此，企業(yè)管理層應(yīng)做好牽頭工作，并對各層次的管理人員進(jìn)行合同管理與索賠工作的宣傳、培訓(xùn)以及教育[4]。

2.提高各部門之間配合

合同管理內(nèi)容繁雜且涉及的業(yè)務(wù)較多，因此僅憑主管部門執(zhí)行，缺乏全面性，無法對合同執(zhí)行與變更情況實(shí)時(shí)追蹤，所以企業(yè)內(nèi)部各部門應(yīng)配合合同主管部門的工作，以此不斷提升工作效率。第一，提高各部門之間的合作意識，建立業(yè)財(cái)融合思想，將合同管理工作移至各項(xiàng)業(yè)務(wù)的前端，在保證符合相關(guān)法規(guī)條例與管理制度的背景之下，各項(xiàng)工作應(yīng)緊緊圍繞企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益與未來發(fā)展而實(shí)施，從而提高運(yùn)行機(jī)制的實(shí)效性。第二，嚴(yán)格合同交底流程，合同主管部門應(yīng)與合同項(xiàng)目中的負(fù)責(zé)人以及管理人員一同開展合同交底工作，加大對合同背景以及修改程序的完善。

（二）合同合規(guī)管理工作中引入信息化

1.加大硬件設(shè)施投入

為提高合同合規(guī)管理運(yùn)行機(jī)制的效率，加大各部門之間的信息共享力度，管理層則要重視合同合規(guī)管理信息化設(shè)備的投入。第一，信息化設(shè)備的投入需要依照企業(yè)的實(shí)際需求以及發(fā)展水平定奪，在此環(huán)節(jié)可加大與財(cái)務(wù)部門的聯(lián)動，依靠科學(xué)的固定資產(chǎn)管理辦法，加大對現(xiàn)有信息化設(shè)備設(shè)施投入可行性的研究，在選擇設(shè)備時(shí)既要考慮其先進(jìn)性，還要考慮其經(jīng)濟(jì)性。第二，部分企業(yè)受運(yùn)營性質(zhì)的影響，無法及時(shí)地采購合同合規(guī)管理信息化設(shè)備，例如：國有企業(yè)等。因此，企業(yè)管理在此環(huán)節(jié)則要加大與預(yù)算編制環(huán)節(jié)的聯(lián)動，依照企業(yè)現(xiàn)有硬件設(shè)施應(yīng)用水平和未來發(fā)展規(guī)劃，將硬件設(shè)施的采購納入年度預(yù)算編制中，分批次、分時(shí)段、分節(jié)點(diǎn)購買，從而減緩企業(yè)財(cái)務(wù)壓力[5]。

2.建立管理信息系統(tǒng)

合同合規(guī)信息化管理系統(tǒng)需要依照企業(yè)的實(shí)際需求進(jìn)行設(shè)定，在設(shè)計(jì)時(shí)可通過兩種方式：第一，企業(yè)在技術(shù)性人力、財(cái)力允許的情況下，則可自主研發(fā)管理系統(tǒng)，從而提高系統(tǒng)的適應(yīng)性與操作便捷性。第二，企業(yè)在專業(yè)水平較低，且各資源不足的情況下，可與第三方供應(yīng)商達(dá)成協(xié)議，共同設(shè)計(jì)合同合規(guī)管理系統(tǒng)，這樣能夠提高系統(tǒng)的專業(yè)性，滿足管理人員的日常工作需要。另外，系統(tǒng)的設(shè)計(jì)需要依照業(yè)財(cái)融合管理思想，針對企業(yè)合同簽訂對象數(shù)量多、資金風(fēng)險(xiǎn)大以及難以跟蹤、無數(shù)據(jù)沉淀等特點(diǎn)，引入ERP（企業(yè)資源管理）、招采、SRM（供應(yīng)商關(guān)系管理）等模塊，從而對合同合規(guī)管理流程的各個(gè)重要節(jié)點(diǎn)進(jìn)行有效管控，實(shí)現(xiàn)信息的共享。

（三）構(gòu)建完善合同合規(guī)管理運(yùn)行體系

1.把握關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)

在文中反復(fù)強(qiáng)調(diào)合同合規(guī)管理必須貫穿于合同的全生命周期，因此依照當(dāng)前管理工作的實(shí)際需求，將合同合規(guī)管理運(yùn)行體系分為三大節(jié)點(diǎn)，分別為：事前預(yù)防、過程控制、事后監(jiān)督，以此保證機(jī)制運(yùn)行的合理與科學(xué)性。首先，加大對合同簽訂對象的背景分析，依照帕累托原則可得，20%供應(yīng)商往往會占據(jù)80%的采購額，而這20%的對象則為簽合同的重點(diǎn)，企業(yè)則要先保證戰(zhàn)略供應(yīng)商和優(yōu)先供應(yīng)商的簽訂，圍繞企業(yè)的實(shí)際利益開展各項(xiàng)管理工作。另外，合同的起草環(huán)節(jié)由于部分企業(yè)的經(jīng)濟(jì)規(guī)模不斷擴(kuò)張，也導(dǎo)致了企業(yè)所要管理的簽訂對象逐漸變多，因此企業(yè)要建立標(biāo)準(zhǔn)的合同文本，但由于所對接的客戶情況迥異，也不能通過“一刀切”的方式將標(biāo)準(zhǔn)定得太死，因此要對標(biāo)準(zhǔn)文本設(shè)立一定的浮動空間，從而滿足不同項(xiàng)目的實(shí)際需求。

在談判的過程中需要將其分為兩大部分：一是企業(yè)內(nèi)部要達(dá)成共識，二是要說服合同簽訂對象，因此在談判環(huán)節(jié)可以通過單頁戰(zhàn)略的方式，使得兩部分交替實(shí)施，這樣才能提高合同談判的成功率。例如：通常情況下企業(yè)的合同內(nèi)容較多，但能夠達(dá)到實(shí)際目標(biāo)也只有少數(shù)部分，因此在談判的過程中，應(yīng)將對方和自身較為關(guān)注的重難點(diǎn)問題，通過單頁設(shè)置的形式進(jìn)行梳理，并可以將關(guān)鍵點(diǎn)和相關(guān)基本信息加設(shè)在附錄上，包括項(xiàng)目規(guī)模、采購額度以及采購產(chǎn)品等。這樣便能夠在企業(yè)的內(nèi)部快速達(dá)成共識，并且有利于合同初稿的定奪。其次，要加大對于談判過程的總結(jié)，企業(yè)在進(jìn)行合同談判的過程中很難一次性完成，因此在頻頻進(jìn)退與變動的過程中，應(yīng)加大總結(jié)力度，如設(shè)立記錄文件，逐點(diǎn)列舉我方的觀點(diǎn)、對方立場以及雙方達(dá)成共識的項(xiàng)目等，并要標(biāo)注上明確的時(shí)間，從而為后期的決策與反饋意見打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，避免出現(xiàn)糾紛。

執(zhí)行過程中應(yīng)提高信息技術(shù)的運(yùn)用程度，建立跟蹤機(jī)制，最終將合同所有資料進(jìn)行整理、歸化和存儲。

2.不斷優(yōu)化機(jī)制

為減少執(zhí)行過程中合同合規(guī)管理工作所存在的風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)應(yīng)建立變更管理機(jī)制，為后期的相關(guān)索賠業(yè)務(wù)提供重要的參考依據(jù)，并要根據(jù)變更與索賠內(nèi)容快速、全面、系統(tǒng)性地展開相關(guān)工作。另外，還要依照合同合規(guī)管理的工作程序，建立合同實(shí)施保障體系，從而協(xié)調(diào)各部門配合合同內(nèi)容做好執(zhí)行工作，保證該項(xiàng)工作的程序化、規(guī)范化、精益化，并且所有的協(xié)商、意見、請示，應(yīng)均生成紙質(zhì)文本存檔，為后期的業(yè)務(wù)活動開展留下證據(jù)。最后還要設(shè)置相應(yīng)的反饋評估機(jī)制，針對單項(xiàng)合同執(zhí)行完畢后的各環(huán)節(jié)進(jìn)行有效評估，從而為下一次合同管理功能工作開展打好基礎(chǔ)。

（四）加強(qiáng)管理人員素養(yǎng)設(shè)立考核指標(biāo)

1.對管理人員實(shí)時(shí)培訓(xùn)

依照現(xiàn)代化合同合規(guī)管理需求，相關(guān)工作人員必須定期開展培訓(xùn)工作，從而提升其專業(yè)素養(yǎng)與能力，便于企業(yè)更好地開展合同合規(guī)管理工作。第一，應(yīng)將合同合規(guī)管理人員培訓(xùn)納入年度工作計(jì)劃編制中，分時(shí)間、分人員、分內(nèi)容地有序開展，避免培訓(xùn)計(jì)劃流于形式。第二，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)從三方面入手：（1）基礎(chǔ)知識培訓(xùn)：以理論性知識培訓(xùn)為主，例如：強(qiáng)化法律意識、解讀條款內(nèi)容、加大對我國現(xiàn)行法規(guī)的研究。（2）實(shí)際操作培訓(xùn)：以專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)為主，例如：信息化技術(shù)的掌握、合同的前期調(diào)研以及變更管理等。（3）職業(yè)道德培訓(xùn)：以加強(qiáng)工作人員的思想意識為主，例如：可以利用一些實(shí)際的合同合規(guī)管理失敗案例，激起工作人員加強(qiáng)日常管理工作的意識，部分企業(yè)可與黨建工作結(jié)合開展，從而提高內(nèi)部人員的自律與規(guī)范化管理能力。

2.加大管理的考核力度

合同合規(guī)管理內(nèi)容較多，需要多個(gè)部門的配合，因此為能夠提高工作人員作業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化，加大對崗位專業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)的意識，企業(yè)應(yīng)根據(jù)合同合規(guī)管理工作中不同節(jié)點(diǎn)的崗位人員，設(shè)置相應(yīng)的考核內(nèi)容，其考核的結(jié)果均與薪資水平掛鉤。內(nèi)部審計(jì)部門也要加大對合同合規(guī)管理工作的深度干預(yù)，為相關(guān)部門提出指導(dǎo)性的決策建議，并引入問責(zé)機(jī)制，保證在出現(xiàn)問題時(shí)，可以追究到問題主體，將處理結(jié)果在企業(yè)內(nèi)部公開化發(fā)布，從而進(jìn)一步提升工作人員的責(zé)任意識。

（五）提高企業(yè)合同風(fēng)險(xiǎn)管理創(chuàng)新力度

1.建立預(yù)警機(jī)制

管理人員應(yīng)結(jié)合既有的工作經(jīng)驗(yàn)加大對合同合規(guī)管理風(fēng)險(xiǎn)性因素的研究，例如：進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、資金風(fēng)險(xiǎn)、資源配置風(fēng)險(xiǎn)、合同變更風(fēng)險(xiǎn)等。依照當(dāng)前的風(fēng)險(xiǎn)類型，進(jìn)行權(quán)重的比對，可采用矩陣法的方式進(jìn)行測評，將最終的生成結(jié)果有效劃分風(fēng)險(xiǎn)等級，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)因素達(dá)到臨界值時(shí)，則要及時(shí)地通知上級或直接負(fù)責(zé)人開展研討會議，依照既定的解決方案，結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。另外，為提高信息傳遞的效率，在加大信息技術(shù)利用的同時(shí)，還要注重融媒體技術(shù)的引入，從而保證當(dāng)問題發(fā)生時(shí)，能夠快速建成一個(gè)有效的溝通平臺，避免風(fēng)險(xiǎn)問題的進(jìn)一步擴(kuò)大。

2.實(shí)時(shí)動態(tài)反饋

依照企業(yè)合同合規(guī)管理工作的既往存在問題，在發(fā)生問題時(shí)再進(jìn)行報(bào)告，則降低了管理工作的主動性，因此為扭轉(zhuǎn)該種工作格局，將風(fēng)險(xiǎn)性問題能夠控制在源頭，則要依照合同全生命周期管理運(yùn)行機(jī)制，建立相應(yīng)的動態(tài)反饋系統(tǒng)，各崗位負(fù)責(zé)人員應(yīng)依照合同的時(shí)長，規(guī)劃好短期的動態(tài)反饋節(jié)點(diǎn)，例如：周、月、季等。以文本內(nèi)容或者電子報(bào)表的形式遞交主要負(fù)責(zé)人，內(nèi)部審計(jì)部門對報(bào)表內(nèi)容進(jìn)行定期和突擊性的抽查，保證合同風(fēng)險(xiǎn)審查的質(zhì)量，且還要對履行異常情況進(jìn)行分析，經(jīng)企業(yè)研討后，合規(guī)風(fēng)控中心則要及時(shí)采取行動，依照當(dāng)前信息系統(tǒng)所收集到的影響數(shù)據(jù)，輔助管理層做好決策，從而達(dá)到降本增效的目標(biāo)，提高合同合規(guī)管理運(yùn)行機(jī)制的實(shí)效性，以此不斷推動企業(yè)的發(fā)展。

五、結(jié)語

綜上所述，基于新時(shí)期背景之下，全球經(jīng)濟(jì)一體化腳步逐漸加快，我國經(jīng)濟(jì)體制也依照當(dāng)前社會發(fā)展需求進(jìn)行了改革，而如果企業(yè)沒有按照相應(yīng)的法規(guī)條例以及時(shí)代特征進(jìn)行內(nèi)部管理工作機(jī)制的重構(gòu)，則會導(dǎo)致企業(yè)出現(xiàn)較高的運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)，為保證企業(yè)在復(fù)雜多變的市場環(huán)境中逐步提升自身核心競爭力，則要加大對合同的合規(guī)管理，從而保障企業(yè)的合法權(quán)益，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制工作的提升。