檔案管理工作內(nèi)容與模式轉(zhuǎn)變

文/李阿麗（國家電投集團山西可再生能源有限公司）

我國現(xiàn)代化建設(shè)進程的持續(xù)深入，讓各個行業(yè)的管理模式也出現(xiàn)不同程度的變化，而檔案管理作為公司管理的重要環(huán)節(jié)，其管理水平將直接影響到公司的運營質(zhì)量。

一、檔案管理工作內(nèi)容的轉(zhuǎn)變

（一）檔案收集整理

企業(yè)在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案為檔案的主要載體，檔案管理人員的日常工作內(nèi)容主要是收集、整理、分類、歸檔實體檔案。但是，在工作實踐中，由于管理人員的專業(yè)水平較為薄弱，缺少豐富的檔案。收集整理經(jīng)驗，對檔案管理工作流程不夠熟悉等因素，造成檔案管理工作效率不夠理想，而且工作質(zhì)量無法得到保障。目前，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)呈現(xiàn)出迅猛發(fā)展趨勢，檔案管理工作也可積極引入這些技術(shù)手段，打造數(shù)字化檔案收集工作模式，通過軟件、硬件的全面升級，從根源處切實提升公司檔案的管理成效[1]。在硬件設(shè)備的更新方面，應(yīng)對現(xiàn)有的計算機系統(tǒng)進行升級，更換全新的互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備與打印機設(shè)備；在軟件應(yīng)用方面，可以利用數(shù)據(jù)壓縮處理、高速掃描錄入、大數(shù)據(jù)等新型技術(shù)手段，將紙質(zhì)檔案、聲像檔案以及已存檔的電子檔案，按照一定順序重新進行整理分類，將紙質(zhì)檔案全文、檔案資料目錄進行數(shù)字化處理，建設(shè)數(shù)字化、規(guī)范化的檔案資源庫。

（二）檔案保存管理

由于傳統(tǒng)的檔案管理工作中涉及大量的紙質(zhì)檔案，而且檔案種類繁多，因此企業(yè)在開展檔案保存管理工作的過程中，需要在人力物力方面投入大量成本，而且檔案儲存環(huán)境的建設(shè)與擴展所花費的資金也相對較多，同時，還要確保有專人對檔案的保管狀況進行實時監(jiān)控，這不但會導(dǎo)致檔案保管工作的低效，也會影響到檔案保存管理工作的穩(wěn)定性。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，以及檔案資料的利用日益頻繁，企業(yè)對檔案的質(zhì)量和穩(wěn)定性的關(guān)注度越來越高，而且也深刻意識到以往的人工檔案管理模式已成為制約檔案資源應(yīng)用的瓶頸，甚至拉低了整個公司的工作實效[2]。因此，企業(yè)要想進一步推動檔案管理方式的轉(zhuǎn)型和更新，采用新興處理技術(shù)對檔案資源實施自動化分類和歸檔，同時應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)手段將實體檔案轉(zhuǎn)化為虛擬檔案，然后再進行存儲與備份。

（三）檔案安全管理

以往的檔案安全管理工作主要依靠人力進行監(jiān)督，而人力監(jiān)督的范圍與時間畢竟是有限的。與此同時，由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體存在著不穩(wěn)定的特性，很容易在外部環(huán)境的作用下出現(xiàn)變質(zhì)、缺失，進而導(dǎo)致公司檔案資料的完整性與真實性有所下降。目前，企業(yè)主要采用數(shù)字化技術(shù)把紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)換成虛擬數(shù)據(jù)，并將其存儲計算機系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中實施統(tǒng)一管理，這也在一定程度上淡化了紙質(zhì)檔案安全管理工作中存在的不足。需要關(guān)注的一點是，信息化檔案管理雖然有不可替代的優(yōu)勢，但也有潛在的風(fēng)險性，其一是對計算機系統(tǒng)的放置環(huán)境、溫度、濕度等都有很高的要求，如果外部環(huán)境問題導(dǎo)致信息系統(tǒng)出現(xiàn)運行故障，同樣會對檔案信息的儲存安全產(chǎn)生不良影響[3]。其二是公司內(nèi)部檔案往往涉及重要數(shù)據(jù)資料，所以一旦受到惡意網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊，或者別有用心的組織與個人通過非法技術(shù)入侵公司系統(tǒng)，也必然會為公司帶來不可挽回的損失。因此，公司在進行檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級的過程中，需要始終高度關(guān)注檔案安全監(jiān)督問題。

二、檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)變

（一）檔案管理制度優(yōu)化

企業(yè)在開展檔案管理工作的過程中，其管理模式最為關(guān)鍵的轉(zhuǎn)變即是管理制度優(yōu)化。立足于時代發(fā)展特征，針對性編制檔案管理制度，有助于強化工作的運營能力與決策水平。傳統(tǒng)的檔案管理制度主要是面向?qū)嶓w檔案，不僅涉及的部門與工作人員多，而且管理流程也較為繁瑣，當(dāng)前信息化技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用到檔案管理領(lǐng)域，實體檔案被轉(zhuǎn)換為電子格式儲存在計算機系統(tǒng)中，不僅使檔案采集、分類、整合等工作流程得到簡化，極大地減輕了管理人員的工作量，而且也編制出全面合理的檔案管理制度，充分利用檔案資源有效服務(wù)公司發(fā)展。

（二）檔案工作人員管理優(yōu)化

為獲得理想化的檔案管理成效，順利達成管理目標(biāo)，企業(yè)開始重視檔案信息電子化及相關(guān)人才的引進，確保檔案管理人員有先進的管理理念、豐富的理論知識儲備以及信息化檔案管理能力，在實際工作中可以嫻熟應(yīng)用信息設(shè)備完成檔案收集、整理、分類的工作任務(wù)，為公司檔案管理工作的順利有序推進提供助力[4]。為從根源處提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力與綜合素質(zhì)，公司應(yīng)面向現(xiàn)有檔案管理人員開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，促使他們持續(xù)學(xué)習(xí)掌握到信息化檔案建設(shè)的技巧，熟悉檔案管理系統(tǒng)操作步驟，為公司檔案管理信息化建設(shè)貢獻力量，推動公司的高質(zhì)量發(fā)展。

（三）檔案管理趨于信息化

由于公司積極依托計算機系統(tǒng)，應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)全面建設(shè)檔案信息化管理，伴隨時間的推移已經(jīng)慢慢呈現(xiàn)出“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的良好發(fā)展態(tài)勢。這是因為在信息技術(shù)的加持下，可以讓公司更好地控制管理成本與人力資源，促進檔案管理的效率更強，準(zhǔn)確性更加突出。不僅如此，信息化檔案建設(shè)還在一定程度上加快了公司檔案管理工作智能化的轉(zhuǎn)型，使得檔案收集、整理、查閱等相關(guān)流程均走向自動化，讓檔案管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，切實滿足公司長效穩(wěn)健的發(fā)展需求[5]。此外，企業(yè)所探索出的新型檔案管理模式，使公司從傳統(tǒng)人工低效的管理桎梏中走出來，通過互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)、信息技術(shù)的引入，不僅讓檔案管理人員從機械繁重的勞動中解脫，開始有更多時間思考提升檔案管理效率的問題，這也間接帶動了其他職能部門工作效率的提升，而且此種高效準(zhǔn)確的檔案管理工作也進一步提高了公司決策與管理的科學(xué)性，更好地提供優(yōu)質(zhì)公共服務(wù)，成為企業(yè)建設(shè)與發(fā)展進程中堅實可靠的檔案資源支撐。

三、適應(yīng)全新檔案管理工作內(nèi)容與模式的具體策略

（一）更新檔案管理工作理念

根據(jù)當(dāng)前企業(yè)的檔案管理工作實踐而言，部分工作人員暫未意識到檔案管理工作之于公司發(fā)展的重要價值，更是無法盡快適應(yīng)檔案管理工作內(nèi)容與模式的變化，甚至影響到檔案管理的信息化建設(shè)與規(guī)范發(fā)展進程。基于此，公司檔案管理部門需要面向全體檔案管理工作人員開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，積極向其傳遞前沿檔案管理理論與管理理念，增進他們對該項工作的認知。檔案管理工作還要積極引入電子信息化，打造信息化、智能化工作模式，確保檔案管理人員可以在實際工作中認識到檔案管理價值，而且此種方式還有助于節(jié)省實體檔案的儲存空間，從根源上提高檔案整理、查閱效率[6]。不僅如此，積極為檔案管理人員講解信息化系統(tǒng)、軟件、設(shè)備操作的方式與注意事項，為檔案信息的安全保密性提供多一層保障，將檔案服務(wù)意識深深根植在檔案管理人員的頭腦中，促使其用實際行動為公司各個部門提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)，使檔案管理工作的效能得到高效發(fā)揮。最后，企業(yè)應(yīng)要求每一位檔案管理工作人員樹立大數(shù)據(jù)思維，如此才能有效利用云計算、人工智能手段，對現(xiàn)有檔案資源的潛在價值展開深度挖掘，彰顯出檔案管理工作的價值，摸索出適應(yīng)新時代發(fā)展趨勢的檔案管理模式與行之有效方式，促使公司的檔案管理工作借助“互聯(lián)網(wǎng)+”的東風(fēng)走上可持續(xù)發(fā)展之路。

（二）科學(xué)安排檔案全宗排放

企業(yè)面對信息化時代的到來，也積極投身到檔案資源的信息化建設(shè)工作中，這也間接推動了檔案的“雙套制”管理模式的落實，持續(xù)抓好檔案管理常規(guī)性工作，在工作內(nèi)容與模式轉(zhuǎn)變中推動檔案工作的不斷檔、更規(guī)范、有發(fā)展。具體到管理實踐中，要求公司做好數(shù)字化檔案的立卷整理工作，其目的在于轉(zhuǎn)移管理重點，達到減輕管理工作雙重負擔(dān)的作用，即從以往注重檔案管理形式，逐步向注重檔案管理內(nèi)容轉(zhuǎn)變，讓檔案更好地服務(wù)于部門工作、公司發(fā)展、社會需求[7]。此外，檔案管理工作人員還應(yīng)重視檔案上架與全宗排放，按照不分散管理原則實施檔案管理，考慮到檔案歸類存檔無法一次性完成，這里便要求檔案管理人員結(jié)合豐富工作經(jīng)驗，為各個卷宗的檔案預(yù)留出位置，為之后的檔案歸類存檔提供便利。再有，伴隨數(shù)字化在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，企業(yè)在實際工作中應(yīng)充分利用技術(shù)手段優(yōu)勢，以計算機系統(tǒng)為依托設(shè)置檔案檢索模塊，如此便可根據(jù)需求按照關(guān)鍵詞、檔案內(nèi)容或者分類實時檢索檔案，找出檔案儲存位置，簡化檔案全宗管理的流程，省略調(diào)取翻找實體檔案的環(huán)節(jié)。為保證全宗檔案的完整性、方便查找，檔案管理人員按照檔案全宗的目錄與日期，對檔案實施分類存儲，同時還需要參照各類檔案保管期限與歸檔時間，為同一時期的檔案預(yù)留位置，讓檔案數(shù)字化管理走向深入。如此也可幫助企業(yè)從機械固定的管理局限中解脫出來，實現(xiàn)計算機數(shù)據(jù)庫的安全管理，打造智能化的檔案檢索與管理體系，便于高效開發(fā)檔案信息資源。

（三）加強檔案的安全管理力度

檔案工作內(nèi)容與模式的轉(zhuǎn)變，促使檔案管理工作呈現(xiàn)出信息化發(fā)展趨勢，這也就決定了依托檔案管理制度，規(guī)范檔案管理方式與程序的重要性。公司通過制定健全的信息化檔案管理制度，可以實現(xiàn)檔案管理工作內(nèi)容的精準(zhǔn)劃分，并且將工作內(nèi)容與管理責(zé)任直接對應(yīng)到個人，確保全體檔案管理人員均能在各自崗位中盡心盡力、各司其職。此外，考慮到我國在檔案管理的保密工作方面尚缺乏經(jīng)驗以及強有力的技術(shù)支持，這就需要全體檔案管理人員均應(yīng)強化檔案保密意識，意識到只有維護好公司的檔案信息，才能維護好公司的經(jīng)濟利益，間接保障個人利益不受損害[8]。

為顯著提升公司檔案資源的安全系數(shù)，要求檔案管理人員具備基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)素養(yǎng)與系統(tǒng)運維素養(yǎng)，可以獨立完成基本的系統(tǒng)病毒查殺、修補系統(tǒng)漏洞等操作，能夠正確識別系統(tǒng)入侵事件，遇到此類情況應(yīng)第一時間匯報上級領(lǐng)導(dǎo)，并聯(lián)系公司技術(shù)人員進行修復(fù)處理，將可能的信息化檔案管理風(fēng)險降到最低。

（四）創(chuàng)新技術(shù)應(yīng)用場景

當(dāng)前，企業(yè)的檔案管理工作多側(cè)重于實體檔案、聲像檔案兩個部分。由于社會信息化水平持續(xù)深入，公司檔案的存在形態(tài)也出現(xiàn)明顯變化，數(shù)據(jù)形式的檔案越來越多。對此，檔案管理部門需要認真思考，如何才能更好地發(fā)揮數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，對現(xiàn)有檔案資源蘊含中的信息價值進行挖掘，實現(xiàn)智能化檔案管理。同時，針對當(dāng)前檔案管理工作中存在的缺陷，可以嘗試拓展檔案智能化應(yīng)用場景，以此來有效解決問題。以檔案價值鑒定工作為例，根據(jù)檔案標(biāo)題的關(guān)鍵詞條、檔案文號、創(chuàng)建時間、相關(guān)人物等，利用自然語言處理以及專家系統(tǒng)技術(shù)，開發(fā)智能化軟件，后續(xù)便可由軟件自動檢索檔案、自動歸檔，并將過期檔案按照程序集中密封存放[9]。在開展檔案整理工作時，智能化軟件也可以大幅度提高工作效能，可以應(yīng)用其提煉檔案關(guān)鍵詞，然后由關(guān)鍵詞組成檔案著錄，再依靠系統(tǒng)逐一編制出檔案的級著錄。還可以將智能機器人引入到常規(guī)咨詢、檔案陳列、內(nèi)容解說環(huán)節(jié)，因為與人工相比，智能機器人具有無情緒、可連續(xù)、準(zhǔn)確度高等優(yōu)勢，可在快速解答工作問題的同時，也能夠讓公司檔案管理效率得到質(zhì)的提升。此外，還可借助智能化軟件自動提煉生成統(tǒng)計表格，為檔案管理人員有序開展工作提供有價值的數(shù)據(jù)參考。上述方式均可讓公司突破技術(shù)瓶頸，使技術(shù)應(yīng)用場景得到拓展，讓檔案管理工作收獲理想效果。

（五）加強管理人員素質(zhì)培養(yǎng)

企業(yè)的檔案管理工作雖然屬于服務(wù)性、管理性工作，但對專業(yè)性要求也是極強的，需要管理人員具備豐富的專業(yè)知識儲備，而且業(yè)務(wù)能力與業(yè)務(wù)素質(zhì)均要過硬，有較強的工作責(zé)任感。為滿足檔案精細化管理的工作要求，還要確保檔案管理工作隊伍的穩(wěn)定性。為達成這一目標(biāo)，滿足當(dāng)下公司業(yè)務(wù)工作與可持續(xù)發(fā)展的現(xiàn)實要求，公司應(yīng)積極開展職業(yè)素養(yǎng)與相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，引導(dǎo)其盡可能多的汲取前沿檔案管理理論的精髓，促使自身掌握到更多先進技術(shù)應(yīng)用技巧，并學(xué)會靈活將所學(xué)體現(xiàn)在崗位工作中，創(chuàng)造出更多價值。

首先，檔案管理人員應(yīng)安心本職工作，樹立責(zé)任意識與事業(yè)心，認真研讀文書學(xué)、檔案保護技術(shù)學(xué)、中外檔案史、檔案管理學(xué)等相關(guān)書籍，豐富自身的專業(yè)基礎(chǔ)知識。關(guān)注檔案工作的法規(guī)制度、政策方針的變化，掌握檔案工作相關(guān)的業(yè)務(wù)規(guī)定，促使能夠?qū)⑺鶎W(xué)專業(yè)知識靈活應(yīng)用于崗位工作中，確保達到理想的檔案管理工作效果。其次，檔案管理人員除掌握豐富的檔案學(xué)基本知識外，還要掌握與檔案管理工作相近的其他專業(yè)知識，比如圖書館學(xué)、情報學(xué)、科學(xué)技術(shù)等，為更好地從事檔案管理工作提供強有力支持。最后，增強檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)。檔案管理人員在實際工作中，要做到不為名利、全心全意為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，促使檔案的社會效益與經(jīng)濟效益得到充分發(fā)揮，此時檔案管理人員的自我價值也會得以實現(xiàn)。另外，檔案管理人員要尊重檔案，堅決維護檔案內(nèi)容的原貌與完整性，不能隨意歪曲檔案內(nèi)容，也不能因主觀臆斷判定檔案類別，要始終立足于事實立檔，盡職盡責(zé)做好檔案管理工作。

四、結(jié)束語

綜上所述，與時俱進、堅持創(chuàng)新是企業(yè)檔案管理工作永葆生機的關(guān)鍵所在。互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，讓傳統(tǒng)的檔案管理工作內(nèi)容與工作模式均出現(xiàn)變化，而公司需要做的便是盡快適應(yīng)此種變化，積極引入新興技術(shù)手段到檔案收集、整理、儲存環(huán)節(jié)，而檔案管理人員則要認真學(xué)習(xí)新技術(shù)，在前沿檔案管理理論中汲取精髓，確保自己可以嫻熟應(yīng)用這些技術(shù)手段于工作實踐中，有效挖掘出現(xiàn)有檔案資源的信息價值，使檔案成為助推公司可持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)。