淺析人事檔案管理的基本策略

司新紅

摘 要：在我國(guó)人事檔案管理由來(lái)已久，其管理工作伴隨歷史社會(huì)環(huán)境的發(fā)展變化，經(jīng)歷了由紙質(zhì)化到電子網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)化的過(guò)程。人事檔案是員工重要的身份信息，也是企業(yè)單位在用人等方面的重要依據(jù)，對(duì)人事檔案的有效管理關(guān)系著員工個(gè)人利益，也關(guān)系著企業(yè)單位的發(fā)展，更關(guān)系著社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展，因此需要對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善處理。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；人力資源管理；基本策略

人事檔案是員工基本信息的承載方式，伴隨人力資源管理工作的深入發(fā)展，人事檔案管理逐漸被忽視，其管理工作在人力資源管理中的地位作用不再顯得重要。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)與信息化社會(huì)發(fā)展的今天，人事檔案管理應(yīng)該在順應(yīng)當(dāng)今發(fā)展形勢(shì)，一如既往地發(fā)揮出對(duì)人才的選用、培訓(xùn)等方面的作用，無(wú)論是何時(shí)都應(yīng)注重人事管理工作，正視在管理工作中存在的問(wèn)題，對(duì)其工作的實(shí)施開(kāi)展進(jìn)行廣泛的探索。

一、人事檔案概述

1.人才資源基本信息的提供。人事檔案和身份證件具有同等重要的作用，是身份的象征，是企事業(yè)單位對(duì)員工了解熟悉的重要方式。人事檔案記錄了單位工作人員各項(xiàng)基本信息，通過(guò)對(duì)多項(xiàng)信息的瀏覽對(duì)員工有初步了解，根據(jù)基本信息，了解員工性格等信息因素，以便為員工安排符合條件的崗位，或者是在日后工作環(huán)境中提升素質(zhì)。

2.對(duì)人力資源的優(yōu)化配置。人事檔案好像一面鏡子，很好地展現(xiàn)了員工性格能力等因素，借助人事檔案，管理人員能夠及時(shí)獲取掌握工作人員信息，才能為員工安排合適的崗位，以使人力資源得到良好的優(yōu)化配置，調(diào)動(dòng)員工積極性，充分發(fā)揮出知識(shí)能力優(yōu)勢(shì)，以獲得最大化的經(jīng)濟(jì)效益。

3.為長(zhǎng)遠(yuǎn)戰(zhàn)略規(guī)劃著想。唯有詳細(xì)分析人事檔案，管理者才能獲得真實(shí)信息，才能對(duì)員工真實(shí)一面有所了解，才能從單位角度了解到人才需求，對(duì)發(fā)展動(dòng)向全面掌握，為發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃作出參考，為員工招聘、調(diào)配、培訓(xùn)等方面奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、人事檔案管理中存在的問(wèn)題

1.政府機(jī)關(guān)與事業(yè)單位

（1）管理內(nèi)容片面化。人事檔案不僅要記錄員工性格等基本信息，記錄員工的自然情況，還應(yīng)記錄員工在工作崗位的后天情況，相關(guān)單位對(duì)后者后天情況的記錄有所缺乏，一些在人事檔案中只是對(duì)員工姓名等基本情況作出記錄，工作能力等方面并未完全體現(xiàn)出來(lái)，這樣的檔案是很難從全面在選人、用人上發(fā)揮出人事檔案應(yīng)有的作用。

（2）管理形式的落后性。現(xiàn)如今科技發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在各行業(yè)工作事務(wù)處理過(guò)程中發(fā)揮了重要作用，信息技術(shù)在人事檔案管理有著廣泛應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了電子數(shù)據(jù)化管理，但是還有一些單位部門仍然在使用陳舊落后的方法手段，在收集與整理檔案過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，管理分散化，嚴(yán)重情況下也有丟失的現(xiàn)象，這對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)工作效率大為降低。

（3）對(duì)檔案管理不夠重視。傳統(tǒng)的檔案管理只是注重表面的形式化，檔案以紙質(zhì)化的形式呈現(xiàn)，歸檔之后缺乏定期的更新，更有檔案記錄的內(nèi)容與實(shí)際情況不符，造成這些現(xiàn)象的出現(xiàn)很大原因與管理者不夠重視有關(guān)，檔案管理流于形式，實(shí)際價(jià)值并未發(fā)揮出來(lái)。

2.中小企業(yè)。在中小企業(yè)人事檔案管理中也存在與實(shí)際情況不符的問(wèn)題，失真現(xiàn)象容易出現(xiàn)。特別是近些年來(lái)在科學(xué)技術(shù)大發(fā)展的背景環(huán)境下，應(yīng)用信息技術(shù)可以偽造身份證、畢業(yè)證，信息技術(shù)的應(yīng)用為造假現(xiàn)象提供了可能，失真現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。主要原因主要有造假者并未堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，未能意識(shí)到造假行為是違法的。另外審查工作中也存在問(wèn)題，管理者素質(zhì)有限，對(duì)信息真假情況的辨別無(wú)從下手，無(wú)奈只能是對(duì)這些信息以被動(dòng)的態(tài)度接受。這些問(wèn)題的存在使企業(yè)在對(duì)工作人員的評(píng)估工作中并不客觀，檔案管理中的失誤導(dǎo)致檔案頻繁的丟失，造成員工檔案的缺失。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，人員流動(dòng)具有自由性，這使得終身雇傭制被打破，實(shí)現(xiàn)了人才資源的優(yōu)化配置，對(duì)市場(chǎng)活力也是有力的激發(fā)。人員流動(dòng)的自由性縮短了用工期限，管理者對(duì)人事檔案的管理工作也就不是十分重視了。

三、人事檔案創(chuàng)新管理的基本 策略

1.提升對(duì)檔案管理的重視程度。經(jīng)過(guò)對(duì)上面的分析不難發(fā)現(xiàn)，不同單位部門在進(jìn)行人事檔案管理工作中存在問(wèn)題現(xiàn)象很大程度上與管理者對(duì)其管理工作的重視程度不夠有著很大的關(guān)系，這從根本上來(lái)說(shuō)是意識(shí)形態(tài)方面的問(wèn)題，為此管理者應(yīng)將管理工作提升到戰(zhàn)略層面上。企事業(yè)單位的管理階層要認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，將其管理工作作為員工管理的重要內(nèi)容，在會(huì)議中強(qiáng)調(diào)人事檔案管理工作的重要性，人事部門在管理工作中有必要記錄員工績(jī)效、獎(jiǎng)懲與晉升的情況信息，綜合分析判斷這些情況，有選擇性地進(jìn)行員工培訓(xùn)，將工作能力提升上去。

2.對(duì)人事檔案的真實(shí)性、時(shí)效性加以強(qiáng)化。對(duì)整理檔案中通常采用的做法較為傳統(tǒng)，大多數(shù)情況仍然沿用手寫方式，這樣的處理方式存在較長(zhǎng)的間隔時(shí)間問(wèn)題，在間隔時(shí)間里失真問(wèn)題也就很容易出現(xiàn)了。針對(duì)這種情況，應(yīng)使管理方式具有電子化的特點(diǎn)，使這種特點(diǎn)的管理方式融入到管理工作中，以將減少整理時(shí)間，并注重對(duì)檔案信息的更新，不要遺漏績(jī)效考核這些內(nèi)容的記錄工作，適當(dāng)情況可合理拓展記錄范圍，對(duì)信息分類匯總與補(bǔ)充，切實(shí)保證信息能夠及時(shí)更新。與此同時(shí)還要重視對(duì)檔案信息的真實(shí)性鑒定，及時(shí)清查信息內(nèi)容，將無(wú)效信息作出刪除處理，以促使真實(shí)反映出員工實(shí)際情況。

3.管理手段方式的現(xiàn)代化創(chuàng)新。傳統(tǒng)手工形式的檔案管理手段對(duì)工作效率、時(shí)效性來(lái)說(shuō)是極大的降低，技術(shù)手段的先進(jìn)性是其管理工作真實(shí)性的有力保證，紙質(zhì)化的管理不具有客觀性，浪費(fèi)了資源與空間，電子化的管理方式具有自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)了管理工作的一體化，是綠色環(huán)保的管理方式。為此企事業(yè)單位在人事檔案管理中應(yīng)建立健全信息化建設(shè)，構(gòu)建一體化管理平臺(tái)，搭建人事管理系統(tǒng)，將檔案信息存儲(chǔ)于系統(tǒng)之中，在系統(tǒng)平臺(tái)上進(jìn)行記錄、整理、歸總工作，實(shí)現(xiàn)管理工作的電子化與資源共享，促進(jìn)管理的方便快捷性。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，本文從三個(gè)方面對(duì)人事檔案管理的基本策略展開(kāi)了論述。在人力資源管理工作中對(duì)人事檔案的管理是重要的內(nèi)容，人事檔案的管理對(duì)于發(fā)揮員工的能力具有重要作用，為此在企事業(yè)單位中管理者更要重視人事檔案管理工作，特別是在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，更應(yīng)該發(fā)揮人力資源管理部門的管理服務(wù)職能，轉(zhuǎn)變管理觀念，注重管理工作的現(xiàn)代化創(chuàng)新。

參考文獻(xiàn)：

[1]王博. 高校人事檔案管理工作的實(shí)踐意義與創(chuàng)新策略初探[J]. 現(xiàn)代交際，2015，10：113+112.

[2]劉揚(yáng). 行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略[J]. 企業(yè)導(dǎo)報(bào)，2016，18：31.

[3]張翀. 高校人事檔案管理體制的完善策略研究[J]. 現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2014，18：33.