工程項目檔案收集歸檔工作的策略研究

李 楠

（中海油能源發(fā)展裝備技術(shù)有限公司）

做好工程項目檔案收集歸檔工作，有利于加強工程項目檔案管理，并為工程項目順利建設(shè)提供有價值參考依據(jù)。由于工程項目自身復(fù)雜性，其相關(guān)檔案文件資料量及種類也會越來越多，做好工程項目檔案歸檔前規(guī)劃工作，明晰各個環(huán)節(jié)具體工作要求，同時完善現(xiàn)有檔案管理制度，以制度手段督促收集歸檔工作落實到位，以提升日常工作效率與質(zhì)量。如何做好工程項目檔案收集歸檔工作，是目前各相關(guān)人員需要考慮的問題。

一、開展工程項目檔案收集歸檔工作的重要性分析

因工程項目建設(shè)涉及多方面內(nèi)容，繼而使得工程項目檔案管理工作量較大，且工程項目檔案資料種類繁多，某種程度上加大了工程項目檔案管理工作難度。加強與重視工程項目檔案收集歸檔工作，有利于提高檔案管理效益，并為工程項目順利建設(shè)提供相應(yīng)保證，一旦發(fā)生工程建設(shè)糾紛等問題時，也能為其提供有效依據(jù)。作為工程項目建設(shè)管理重要組成部分，工程項目檔案收集歸檔工作落實落地，將其貫穿于整個工程項目建設(shè)全過程，有效規(guī)避項目建設(shè)風(fēng)險的同時，也能為實現(xiàn)工程項目建設(shè)效益最大化目標(biāo)提供助力。

二、目前工程項目檔案收集歸檔工作現(xiàn)狀

（一）檔案收集歸檔工作缺乏重視

通過對目前工程項目檔案收集歸檔工作現(xiàn)狀的調(diào)研與分析，雖然企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)意識到開展工程項目檔案收集歸檔工作重要性，但由于企業(yè)管理層對其認(rèn)識不夠全面，致使工程項目檔案收集歸檔工作流于表面，再加上過于看重工程項目建設(shè)，導(dǎo)致工程項目檔案管理完全被忽略，造成與工程項目建設(shè)有關(guān)的重要文件丟失或者破損，不僅對整個工程項目順利建設(shè)帶來極大影響，也不利于企業(yè)健康發(fā)展。

（二）檔案資料及時收集與歸檔意識薄弱

在實際工程項目檔案管理工作開展過程中，由于部分檔案管理人員的檔案資料及時收集與歸檔意識薄弱，使得工程項目建設(shè)全過程所產(chǎn)生的各類資料，均未得到及時收集與整理，無法將與工程項目建設(shè)相關(guān)的資料全部歸檔，導(dǎo)致后期開展工程項目驗收時，沒有相應(yīng)的資料可進行參考，其中文件審批程序缺失、重要資料丟失、簽字手續(xù)不完整等是工程項目驗收階段較常出現(xiàn)的問題，均與檔案資料未及時收集與歸檔有直接關(guān)系，以致不能為精準(zhǔn)評估工程建設(shè)質(zhì)量提供有價值參考依據(jù)。

以工程項目檔案中人員檔案資料的收集歸檔工作為例，現(xiàn)階段所擬建的工程項目普遍建設(shè)規(guī)模較大，人力資源需求也隨之增加，部分工作崗位人員流動性較大，在一定程度上影響了建設(shè)責(zé)任機制實施。一般情況下，當(dāng)某個分項工程建設(shè)完成時，會解散該部門人員組成，被解散的人員則參與到其他分項工程建設(shè)中，其中部分參建人員還要兼職工程項目檔案資料管理，由于自身缺乏檔案資料及時收集與歸檔意識，容易導(dǎo)致分項工程建設(shè)完成后出現(xiàn)重要資料丟失等問題，難以保證所收集歸檔的工程項目檔案資料的完整性[1]。

（三）工程項目檔案收集內(nèi)容質(zhì)量不佳

當(dāng)工程項目檔案建設(shè)環(huán)節(jié)完成后，由建設(shè)單位相關(guān)負(fù)責(zé)人與內(nèi)部檔案管理人員對已經(jīng)完成建設(shè)任務(wù)的工程項目開展檔案資料收集歸檔工作，若發(fā)現(xiàn)已竣工的工程項目并未進行相關(guān)檔案資料驗收，則不允許開展竣工驗收工作，或者不予工程竣工驗收通過。通常情況下，上述問題是大部分建設(shè)單位普遍存在的情況，并沒有將工程項目檔案管理貫穿于項目建設(shè)全過程，特別是建設(shè)前期重要文件資料丟失，一旦在工程項目質(zhì)量評估等環(huán)節(jié)出現(xiàn)糾紛等問題，均無法為其提供能夠明確責(zé)任范疇的有效依據(jù)，直接影響工程項目投資效益。

三、如何做好工程項目檔案收集歸檔工作

（一）工程項目檔案收集歸檔提前規(guī)劃

為了實現(xiàn)工程項目檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展，做好工程項目檔案收集歸檔工作顯得尤為關(guān)鍵，根據(jù)目前工程項目檔案管理具體要求，前提規(guī)劃工程項目檔案收集歸檔，既能保證相關(guān)工作順利開展，又能避免因各環(huán)節(jié)銜接不當(dāng)而導(dǎo)致工程項目檔案信息丟失或泄露等問題發(fā)生。如何進行工程項目檔案收集歸檔工作前提規(guī)劃，具體可從以下幾個方面著手：

第一，在歸檔工程項目檔案歸檔之前做好相應(yīng)規(guī)劃工作，要求檔案管理部門按照相關(guān)規(guī)定，確定各類工程項目檔案文件歸檔范圍，確保項目資料文件與工程項目情況相一致，依照前期規(guī)劃方案，對收集歸檔各個環(huán)節(jié)、文件整理及收集歸檔期限以及主要責(zé)任主體等相關(guān)信息加以明晰，為參與工程項目建設(shè)的各單位完善各自工程項目檔案管理提供針對性指導(dǎo)。

第二，工程項目檔案信息資料歸檔范圍明確化。工程項目確立、審批、采購、實地勘測、工程設(shè)計、施工以及竣工驗收等環(huán)節(jié)所涉及到的文件與相關(guān)數(shù)據(jù)產(chǎn)生均屬于工程項目檔案建設(shè)范疇，檔案信息資料分為多種格式，如文字、圖表、影像等，并按照相關(guān)要求以光盤、紙質(zhì)文件及電子文檔等媒介進行保存。通過對工程項目檔案信息資料歸檔范圍加以明確，便于與工程項目檔案收集和歸檔相關(guān)的工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化開展。

第三，工程項目檔案構(gòu)成要求明晰化。通常情況下，當(dāng)工程項目開始建設(shè)時，項目檔案管理工作也要同時進行，待工程建設(shè)施工審批通過后，確立項目環(huán)節(jié)，需要做好工程項目文件形成與整理工作，并結(jié)合工程項目建設(shè)性質(zhì)與整體施工進度規(guī)劃，建立負(fù)責(zé)工程項目建設(shè)期間所有檔案信息資料管理的部門，并對工程項目檔案管理部門涉及職責(zé)加以明確，嚴(yán)格按照工程項目檔案構(gòu)成要求，明確各類建設(shè)文件形成順序，保證與當(dāng)下工程項目建設(shè)進度相一致。在實際開展工程項目檔案管理工作過程中，檔案管理人員必須要保證檔案資料的收集、歸納、整理以及歸檔各項工作均能規(guī)范化開展，各環(huán)節(jié)有序銜接，切實做到工程項目檔案精細化管理[2]。

第四，與工程項目建設(shè)相關(guān)的各類合同簽訂均要按照國家法律法規(guī)進行操作，如工程施工合同、施工材料采購合同、工程監(jiān)理合同等，明晰各類合同對應(yīng)相關(guān)條例，要求合同簽訂雙方根據(jù)相關(guān)規(guī)定提交完整的工程項目檔案資料，并在既定時間期限內(nèi)以電子文件或者紙質(zhì)資料等形式完成相關(guān)檔案資料提交，即便后期發(fā)生施工糾紛，也能通過查閱工程項目檔案資料對其進行妥善處理。

第五，合理劃分工程項目檔案收集與歸檔工作責(zé)權(quán)范圍。建立工作職責(zé)機制，將其貫穿于工程項目檔案收集歸檔全過程，做到工程項目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，職責(zé)范圍明確，以足夠明晰化的工程項目檔案收集歸檔工作流程，減少實際工作開展過程中不必要的問題發(fā)生。

（二）提高工程項目檔案收集歸檔工作重視程度

檔案收集歸檔工作在整個工程項目中，雖然不是造價估算、決策考慮時的重點思考內(nèi)容，但是其記錄著整個工程中最重要的數(shù)據(jù)、圖片、表格等關(guān)鍵資料，其工作質(zhì)量、效率和安全性影響著整個工程的后續(xù)發(fā)展。因此相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和單位應(yīng)該在工程項目進行時，加強對檔案收集歸檔工作的重視，確保其能夠高效、高質(zhì)量地執(zhí)行。

首先需要建設(shè)單位從項目初期開始，就要確定管理此工作的總負(fù)責(zé)人，并且加強領(lǐng)導(dǎo)對其的支持，讓領(lǐng)導(dǎo)和員工都不能忽視其重要性；其次，工程項目開始之后，還需要設(shè)立專門負(fù)責(zé)檔案管理的小組，分發(fā)收集資料的工作內(nèi)容，確保每項工作都有專人負(fù)責(zé)。負(fù)責(zé)此項目的總工程師也需要參與到檔案收集歸檔工作之中，其主要負(fù)責(zé)對收集到的資料的核實工作，對收集來的資料進行初步檢查，確保資料的準(zhǔn)確性和有效性。并且項目總工程師的加入，還能夠有效地促進各個部門對于檔案收集工作的重視度，有利于收集資料的速度。在項目完成之前，還需要成立相應(yīng)的驗收小組，讓項目各個環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人都參與到驗收工作中，檢查檔案收集歸檔工作的質(zhì)量，確保其中數(shù)據(jù)準(zhǔn)確有效[3]。由此通過各個階段、各個部門之間的有效合作，協(xié)調(diào)各個環(huán)節(jié)的工作進度，確保在每個環(huán)節(jié)收集數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，促進各個部門之間的合作，確保所有工作人員的負(fù)責(zé)程度，從而保證檔案收集歸檔工作高質(zhì)量進行，提高整個工程的經(jīng)濟效益。

（三）健全與完善檔案管理制度

在我國，項目工程是關(guān)乎國家建筑發(fā)展的工程，有明確的項目工程法律規(guī)定。項目工程中的檔案收集歸檔工作更是有明確的法律條文約束。因此在檔案收集歸檔工作中，要全方面考慮我國的《檔案法》和《檔案法實施辦法》中的相關(guān)規(guī)定，在依靠法律的基礎(chǔ)上，進行檔案收集以及歸檔的工作，確保整個工作的有效性。因此在完善檔案管理制度時，需要將相關(guān)法律條文要求明確地寫在其中，再根據(jù)工程項目的實際情況加以修飾，確保管理制度健全。只有制度不斷完善，才能有效地促進檔案收集歸檔工作朝著更加高效的方向發(fā)展。

比如，設(shè)立專職專責(zé)制度，在檔案收集歸檔工作中，將每個崗位的職責(zé)明確指出，確保事無巨細，在發(fā)生問題的時候能夠準(zhǔn)確地找出負(fù)責(zé)人，并予以相應(yīng)的懲罰，從而提高其他工作人員工作的認(rèn)真程度，通過更加仔細的工作，使收集到的數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確；設(shè)立獎懲制度，給在工作中表現(xiàn)優(yōu)異的人員進行財力、物力或者權(quán)利上的獎勵，對消極怠工、渾水摸魚的人予以懲罰，從而激勵工作人員努力工作，激發(fā)員工們的上進心和積極性；明確驗收制度，在管理制度中，明確的標(biāo)明檔案收集歸檔工作匯報工作的周期，以及對工作進行總結(jié)報告的周期，方便領(lǐng)導(dǎo)及時地了解工作的進度，確保檔案收集歸檔工作的質(zhì)量和速度，并且在制度中明確驗收的標(biāo)準(zhǔn)，對上交上去的數(shù)據(jù)進行審核，確保其各個環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，方便后續(xù)運營以及維護工作的開展[4]。

（四）促進檔案收集管理信息化建設(shè)

目前我國已經(jīng)步入了信息化時代，是一個百花齊放，各種科技產(chǎn)品競相爭艷的時代，傳統(tǒng)的檔案收集歸檔方法已經(jīng)落后了。傳統(tǒng)的檔案收集歸檔方法單一，而且無法保障其數(shù)據(jù)的有效性和準(zhǔn)確性，需要管理人員對大量的數(shù)據(jù)進行分析整理，十分浪費時間，而且對于檔案的保密工作和儲存工作都無法保障其安全性。因此，在檔案收集歸檔工作中，可以積極地采用信息化技術(shù)，構(gòu)建一個包含信息技術(shù)的管理平臺，讓工作的效率再邁上一個臺階，將工作人員的壓力大大地減少。

比如，采用當(dāng)今先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立一個用于企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)庫，提高數(shù)據(jù)整理的便利性。首先檔案收集歸檔信息化管理，加快了工作人員統(tǒng)計數(shù)據(jù)的同時，還可以通過智能分析技術(shù)對，提高對于檔案收集資料的準(zhǔn)確性，從而使檔案收集歸檔工作質(zhì)量、效率同步提升，大大地減輕了工作人員收集資料的壓力。其次，項目工程檔案的整理工作也是一項十分繁雜的工作，大量的數(shù)據(jù)在整理過程中很可能會因為人工失誤而影響統(tǒng)計結(jié)果的準(zhǔn)確性，而應(yīng)用信息化、數(shù)字化的科技手段，就可以減少人力統(tǒng)計的誤差，提高收集、整理、統(tǒng)計過程中的工作的質(zhì)量以及速度。此外信息化平臺的建立，能夠讓各個環(huán)節(jié)的管理人員都能夠更加方便的對其統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行審核，提高收集數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，實現(xiàn)動態(tài)監(jiān)控的功能，提高對檔案收集歸檔工作的監(jiān)管力度，在工程項目中對各個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)進行透明監(jiān)管，從而減少一些不必要的成本消耗。

（五）加大檔案管理人員培訓(xùn)力度

檔案管理人員的綜合素質(zhì)是影響檔案工作質(zhì)量與效率的重要因素，要使檔案工作人員的整體素質(zhì)有所提高，必須從全面提高檔案工作的能力入手。首先，在招聘的時候，必須要求應(yīng)聘人員有相應(yīng)的資質(zhì)，有一定的技術(shù)和能力，最好有相應(yīng)的資格證明，從而提高專業(yè)技能的基礎(chǔ)水平。并且可以采取提高薪資待遇的方式，吸引專業(yè)能力強的人前來就職。其次對于檔案管理人員的培訓(xùn)力度也應(yīng)該隨之加強，將檔案管理人員列入主要培訓(xùn)人員名單之中，定期的對其進行檔案管理專業(yè)知識培訓(xùn)、實踐工作能力培訓(xùn)，以及綜合素質(zhì)培訓(xùn)，讓其進行全方位的發(fā)展提高，將其職業(yè)水平與工作崗位相匹配。與此同時，還需要在培訓(xùn)的過程中，將最新的檔案管理工作技巧和知識融入其中，讓工作人員能夠與時代共同進步，在工作的過程中積極采用或創(chuàng)新，提高工作的效率。在培訓(xùn)中也必須將法律知識融入其中，確保檔案管理工作人員在工作過程中，遵紀(jì)守法，確保其管理結(jié)果的合法性和有效性。此外，還需要保障工作人員能夠穩(wěn)定地進行檔案管理工作，較少工作人員的流動，避免因為工作人員更換，出現(xiàn)數(shù)據(jù)交接不上的情況。如果工作人員不得不更換，就需要保障交接工作的質(zhì)量，嚴(yán)格懲罰代簽、代交的情況，確保檔案工作人員在離開工作之前，對下一位繼任的工作人員交代清楚，各個資料和信息核對清楚，將所有工作交代清楚之后，才可以離崗[5]。確保工作人員在各個環(huán)節(jié)的信息的準(zhǔn)確性，才能夠進一步提高整個數(shù)據(jù)的真實性。

（六）確保工程竣工驗收階段檔案補充及收集工作落實到位

在整個工程項目中，竣工驗收階段就是對于整個工程效果檢驗的關(guān)鍵階段，其影響著對整個工程造價的核對，以及各個階段工作效果的檢測，以及工程的質(zhì)量驗收。在此階段自然也需要對檔案收集歸檔工作進行驗收，然而怎么驗收，驗收的結(jié)果是否到位，就關(guān)系到整個項目工程的質(zhì)量，以及造價的計算了。第一，檔案管理人員要確保所有的資料齊全，并且整理的清晰規(guī)范，能夠讓驗收人員直觀地看到檔案中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)和結(jié)果。第二，檔案管理人員要確保所有檔案的真實性，在驗收人員進行驗收時，要加強對檔案真實性的核查，通過與每個環(huán)節(jié)的相關(guān)負(fù)責(zé)人進行核對，以及管理人員的調(diào)查數(shù)據(jù)進行對比分析，確保整個文檔全面、真實的記錄了整個項目工程中的情況。第三，檔案管理人員還要確保檔案中的竣工圖的真實性，并且不是復(fù)印打印件，而是原件，并且竣工圖內(nèi)容清晰、數(shù)據(jù)明確，在項目工程中有變更的地方也清晰的標(biāo)出，沒有任何影響后續(xù)檢查的模糊情況，并且保證竣工圖的手續(xù)俱全，沒有出現(xiàn)遺漏的情況。如果在驗收過程中發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，或者手續(xù)不齊全的情況，一定要及時地上報，并且修正數(shù)據(jù)，補全手續(xù)。在檔案交給有關(guān)部門之后，建設(shè)單位還需要嚴(yán)格按照《檔案法》中條例的規(guī)定，在項目檔案保管期限之內(nèi)，及時補交缺失的資料，如果工程項目發(fā)生擴建、改建的情況，也應(yīng)該將相關(guān)資料收集齊全，補交上去，確保檔案的完整性。

四、結(jié)束語

綜上所述，做好工程項目檔案收集歸檔工作，對推進工程項目順利建設(shè)及提高工程項目檔案管理成效有著重要作用，將工程項目檔案收集歸檔工作全面貫穿于整個工程項目建設(shè)全過程，增強相關(guān)人員檔案管理意識，明確各環(huán)節(jié)責(zé)權(quán)范圍，并基于國家現(xiàn)行法律規(guī)律構(gòu)建完善的工程項目檔案管理制度，以制度手段督促檔案收集歸檔工作精準(zhǔn)落實，以及增強執(zhí)行力，有效解決重要檔案資料丟失或損壞等問題出現(xiàn)同時，也能實現(xiàn)工程項目檔案收集歸檔工作常態(tài)化開展目標(biāo)。