醫(yī)院實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的要點(diǎn)解析

蘭志芳

（烏蘭察布市中心醫(yī)院 檔案室，內(nèi)蒙古 烏蘭察布 012000）

一、前言

醫(yī)院的檔案記載著醫(yī)院的發(fā)展歷史、病人資料、醫(yī)生資料等多方面內(nèi)容，這些檔案能夠客觀、真實(shí)地反映醫(yī)院在各個(gè)歷史階段的發(fā)展情況和各個(gè)醫(yī)生、工作人員的工作情況等。隨著醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)的不斷推進(jìn)，醫(yī)院的檔案管理工作是醫(yī)生集成工作的重要組成部分。醫(yī)院的檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到檔案管理現(xiàn)代化的必要性，增強(qiáng)法律意識，增強(qiáng)自己的專業(yè)能力，提升工作效率和工作質(zhì)量，進(jìn)而有效提升整個(gè)醫(yī)院的檔案管理效率。另外，醫(yī)院也應(yīng)當(dāng)精準(zhǔn)把握現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展的特點(diǎn)，完善醫(yī)院的管理制度，加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理，為醫(yī)院的自動(dòng)化建設(shè)、發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、檔案管理現(xiàn)代化

檔案管理現(xiàn)代化是指使用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化技術(shù)處理有關(guān)檔案的相關(guān)資料、信息等，以實(shí)現(xiàn)信息傳送、信息存儲、信息發(fā)送與接收等，以達(dá)到加快信息流動(dòng)速度的目的，進(jìn)而有效保證信息資料檔案的安全性、可靠性、時(shí)效性［1］。

三、醫(yī)院實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必要性

第一，隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)的不斷發(fā)展，資料搜索是否便捷是衡量醫(yī)院信息化建設(shè)水平高低的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。我國的現(xiàn)代化進(jìn)程的規(guī)劃以服務(wù)大眾、信息共享、高效安全為目標(biāo)。為跟上國家現(xiàn)代化建設(shè)的步伐，必須將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、數(shù)據(jù)分析技術(shù)等融入醫(yī)院檔案管理中，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化、現(xiàn)代化。由此可見，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的意義是利用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)優(yōu)化傳統(tǒng)的檔案管理方法、手段等，減少檔案存儲成本，提升檔案管理的安全性。另外，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對各類檔案進(jìn)行分類，并存入不同的文件夾，方便后期使用和查找，能夠?yàn)闄n案管理人員的工作提供便利，節(jié)約工作人員的時(shí)間，減少其工作量和工作壓力，進(jìn)而提升其工作效率和工作質(zhì)量。

第二，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化能夠讓醫(yī)院檔案的使用率有效提升，進(jìn)而提高檔案的價(jià)值。與傳統(tǒng)的管理模式相比，現(xiàn)代化的檔案管理不會(huì)受到時(shí)間、空間等因素的限制，可以隨時(shí)隨地使用、查詢各類檔案，進(jìn)而解決檔案存儲空間不足和儲藏費(fèi)較高等問題。

第三，醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理主要是將紙質(zhì)檔案集中存放于檔案管理室，醫(yī)院的檔案內(nèi)容非常復(fù)雜，要想精準(zhǔn)、快速地從檔案管理庫找到文件、傳輸文件等，幾乎是不可能的。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，不僅能夠提升信息傳遞的時(shí)效性，也能提升資料查找的精準(zhǔn)性，進(jìn)而推進(jìn)醫(yī)院資源信息共享［2］。

四、現(xiàn)代化檔案管理工作的新特點(diǎn)

（一）廣泛性

信息時(shí)代，醫(yī)院的檔案管理方式逐漸走向信息化、現(xiàn)代化，醫(yī)院檔案不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)賬目等，而是電子賬目，其中包括電子文檔、磁性介質(zhì)數(shù)據(jù)、醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)程序等內(nèi)容。由此可見，電子醫(yī)院檔案比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案更具廣泛性。

（二）專業(yè)性

當(dāng)下，醫(yī)院檔案管理是現(xiàn)代化技術(shù)的載體，要求醫(yī)院檔案管理人員在具備會(huì)計(jì)知識的同時(shí)，還要具備過硬的計(jì)算機(jī)使用技能。因此，信息化時(shí)代的醫(yī)院檔案管理工作相較于傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性。

（三）規(guī)范性

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)的信息存儲性能、檢索性能等逐漸增強(qiáng)，為醫(yī)院檔案管理提供了優(yōu)質(zhì)的設(shè)備條件。醫(yī)院檔案管理一般都具有一個(gè)統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的格式，財(cái)務(wù)人員根據(jù)該格式開展財(cái)務(wù)工作，具有較強(qiáng)的規(guī)范性［3］。

五、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

（一）缺乏信息化管理意識

隨著《中華人民共和國檔案法》的公布與實(shí)施，人們對檔案管理的重視度在不斷提升，醫(yī)院的管理層也逐漸認(rèn)識到檔案管理的重要性，且檔案管理工作的質(zhì)量已成為評估醫(yī)院管理水平和治療水平的重要指標(biāo)。雖然部分醫(yī)院已將檔案管理工作融入醫(yī)院的日常管理，但由于管理人員對自動(dòng)化檔案管理的重視度不高，醫(yī)院實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的進(jìn)程受阻。與此同時(shí)，部分醫(yī)院的管理層與檔案管理人員仍未轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，還在使用人工方式管理醫(yī)院的各類檔案。另外，部分醫(yī)院雖已將現(xiàn)代化管理技術(shù)融入醫(yī)院的各項(xiàng)管理中，但還未將其應(yīng)用到檔案管理中，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作的效率和質(zhì)量遠(yuǎn)不及其他管理工作。

（二）醫(yī)院工作人員的素質(zhì)參差不齊

醫(yī)院檔案管理人員的個(gè)人素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平、業(yè)務(wù)熟練程度和認(rèn)知水平都是影響檔案管理信息化的重要因素。而醫(yī)院檔案管理需要工作人員用大量的時(shí)間學(xué)習(xí)信息技術(shù)知識。一些年齡較大的檔案管理人員可能無法適應(yīng)這一要求，從而使醫(yī)院檔案管理工作效率較低，難以順應(yīng)新的時(shí)代潮流［4］。

（三）檔案管理理念陳舊

在過去很長的一段時(shí)間，醫(yī)院的檔案管理只是單純地提供檔案保管和檔案查詢服務(wù)，更深層次的作用沒有被挖掘出來，所謂的檔案管理也形同虛設(shè)。由于對檔案管理沒有引起重視，很多醫(yī)院總是無法深入剖析檔案材料，相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)庫也亟待建立健全，無法讓檔案為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)作出戰(zhàn)略決策提供有力支撐。另外，醫(yī)院對檔案的利用率相對較低，專門負(fù)責(zé)管理檔案的人員只能被動(dòng)地提供檔案資料，很少主動(dòng)積極地開發(fā)利用檔案信息，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理的效率難以有效提升，對醫(yī)院的發(fā)展造成一定的負(fù)面影響。

（四）缺乏完整的現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理制度

目前，我國大部分醫(yī)院都存在重視醫(yī)護(hù)人員的工作而忽視對病例、文書進(jìn)行管理的問題，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理制度不完善，醫(yī)院的檔案管理人員開展檔案管理工作沒有統(tǒng)一的指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理混亂，效率低下，難以跟上醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程［5］。

六、醫(yī)院實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的要點(diǎn)

（一）對醫(yī)院的檔案實(shí)施系統(tǒng)化管理

對檔案進(jìn)行分類，即細(xì)分為財(cái)務(wù)信息檔案、人事檔案、病例資料等，并根據(jù)分類為每一份檔案編號，如財(cái)務(wù)檔案編號為01，這樣不僅便于管理，而且能更方便地查找檔案。具體操作流程如下：若A員工接收到甲文書檔案，就須先檢查甲文書檔案是否完整，隨后對甲文檔進(jìn)行分類，并為其編號，再將甲文檔的文檔名、文檔編號、文檔類型和A員工的姓名、工號錄入辦公室文檔檔案管理系統(tǒng)，最后將甲檔案收入檔案室，甲檔案便屬于A管理員工的管理范疇。B醫(yī)生要借閱甲檔案，則須登記B醫(yī)生的姓名、科室等信息。若甲檔案因管理不當(dāng)而丟失，便要對A員工問責(zé)；若B醫(yī)生在借閱甲檔案期間將甲檔案弄丟，則要向B醫(yī)生問責(zé)。系統(tǒng)化管理醫(yī)院的各類檔案資料，能夠?yàn)獒t(yī)院的檔案管理工作人員提供便利，有效防止檔案因記錄不清晰而丟失，還能有效提升查詢效率，進(jìn)而提升醫(yī)院檔案管理人員的工作效率［6］。

（二）定期清理過期、無效的檔案

醫(yī)院的部分病例資料具有一定的時(shí)效性，這些檔案一旦超過使用期限，便會(huì)成為一張廢紙，繼續(xù)保存這些檔案不僅會(huì)占用檔案室的空間，還容易與其他檔案混淆，加大醫(yī)院檔案管理工作人員的工作量。因此，定期清除過期檔案，以提升醫(yī)院的各類檔案資料管理工作效率也是醫(yī)院檔案資料管理工作中的重要環(huán)節(jié)［7］。在清除過期檔案時(shí)，可以根據(jù)檔案的性質(zhì)選擇清除方式，如紙質(zhì)檔案可以循環(huán)利用，以達(dá)到環(huán)保節(jié)約的目的；電子檔案則需要將其壓縮或刪除，減少其占用的空間。重要檔案也會(huì)有一定的時(shí)效性，若對其長期保管，會(huì)影響其密封性，清理過期失效的重要檔案資料也是文書檔案工作人員的一項(xiàng)重要工作。在處理這類檔案時(shí)，紙質(zhì)檔案可以直接利用粉碎機(jī)粉碎，必要時(shí)還可采取焚燒處理手段，進(jìn)而保證重要文件的隱秘性；電子文稿應(yīng)實(shí)行粉碎性刪除，防止有人通過文件恢復(fù)功能將該類文件恢復(fù)并盜走。

（三）提升醫(yī)院檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息傳播速度越來越快。在這樣的背景下，醫(yī)院的檔案管理工作不能再拘泥于傳統(tǒng)的管理手段，而是要跟上時(shí)代潮流和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展步伐，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化。建立專業(yè)的人才隊(duì)伍是提升醫(yī)院現(xiàn)代化檔案管理水平的關(guān)鍵，醫(yī)院的管理工作、教學(xué)工作等若離開人才，則難以發(fā)展和創(chuàng)新。因此，醫(yī)院應(yīng)組建一批專業(yè)水平高、現(xiàn)代化檔案管理意識強(qiáng)的檔案管理人員來管理醫(yī)護(hù)人員資料、病例資料等檔案，為建設(shè)現(xiàn)代化醫(yī)院奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)［8］。具體方法如下：首先，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)定期組織檔案管理工作人員參加培訓(xùn)，讓其了解并掌握檔案管理信息化的新方法、檔案管理信息系統(tǒng)的操作方法等，滿足信息化、現(xiàn)代化檔案管理的要求。其次，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)自我提升、自我突破，以增強(qiáng)自身的工作能力，防止自己因能力不足、觀念老舊而在信息化檔案管理改革浪潮中被淘汰。再次，醫(yī)院可將檔案管理工作人員參與培訓(xùn)的情況計(jì)入日?？己?，進(jìn)而強(qiáng)化培訓(xùn)效果，有效提升工作人員的能力。最后，醫(yī)院還應(yīng)招聘專業(yè)素質(zhì)高的工作人員負(fù)責(zé)醫(yī)院的檔案管理工作，為保證醫(yī)院檔案管理朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展，辭退無法促進(jìn)機(jī)構(gòu)文件和檔案信息化管理發(fā)展的老員工。并且醫(yī)院還應(yīng)提升現(xiàn)代化檔案管理人員的薪資水平，以留住人才，為醫(yī)院實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化夯實(shí)基礎(chǔ)。

（四）構(gòu)建醫(yī)院檔案信息化管理平臺

醫(yī)院的檔案資料管理應(yīng)以集中存放、統(tǒng)一管理的方式進(jìn)行，為提升醫(yī)院檔案的安全性，檔案資料管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)以保證檔案數(shù)字化和系統(tǒng)安全為目標(biāo)。保障檔案信息的安全應(yīng)先保證錄入系統(tǒng)信息的有效性和完整性，即在錄入信息時(shí)，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格審查檔案信息，并完善數(shù)字備份和歸檔制度、系統(tǒng)管理人員的責(zé)任制度、重要系統(tǒng)和程序的管理制度等；在系統(tǒng)管理安全方面，應(yīng)保證信息服務(wù)軟件和系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全、操作系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)庫安全和應(yīng)用程序安全，設(shè)置多重安全保障機(jī)制，且為防止檔案信息丟失，應(yīng)在醫(yī)院檔案資料管理系統(tǒng)中設(shè)立防火墻，防止不法分子侵入檔案資料管理系統(tǒng)破壞、盜取檔案資料，對醫(yī)院的運(yùn)營和發(fā)展造成負(fù)面影響。

（五）建設(shè)完善的現(xiàn)代化管理制度

首先，應(yīng)根據(jù)國家頒布的《檔案管理辦法》和醫(yī)院的實(shí)際情況制定醫(yī)院現(xiàn)代化財(cái)務(wù)檔案管理制度，以保證醫(yī)院所制定的現(xiàn)代化檔案管理制度與我國的法律要求相符，與醫(yī)院的管理情況、經(jīng)營情況、發(fā)展情況相符。其次，醫(yī)院的檔案管理人員應(yīng)將醫(yī)院的檔案管理工作納入醫(yī)院的議事日程，及時(shí)研究、分析并解決檔案管理過程中存在的問題，有效提升醫(yī)院檔案管理的效率。另外，醫(yī)院還應(yīng)明確檔案管理工作人員的工作責(zé)任，并以一套具有完整性、科學(xué)性和合理性的考核制度約束、監(jiān)督與管理醫(yī)院的檔案管理人員［9］。

（六）及時(shí)優(yōu)化信息化檔案管理的硬件設(shè)施

為保證醫(yī)院現(xiàn)代化檔案管理工作的正常推進(jìn)，醫(yī)院還應(yīng)定期更新現(xiàn)代化檔案管理的硬件設(shè)施，以確保醫(yī)院的檔案管理工作正常、穩(wěn)定開展。首先，醫(yī)院的管理層應(yīng)當(dāng)加大檔案管理的投資和宣傳力度，讓現(xiàn)代化檔案管理能夠得到社會(huì)的支持。為解決優(yōu)化檔案管理帶來的資金問題，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)拓寬融資渠道，獲取社會(huì)資源為醫(yī)院實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理籌得更多的資金，為醫(yī)院實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、信息化奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

七、結(jié)語

實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化對加快醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程具有重要意義。檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，醫(yī)院的管理層和檔案管理工作人員必須強(qiáng)化檔案管理的現(xiàn)代化意識，同時(shí)不斷提升檔案管理人員的專業(yè)水平，增強(qiáng)相關(guān)工作人員的工作能力。另外，醫(yī)院還應(yīng)構(gòu)建信息化檔案管理平臺，制定符合法律和醫(yī)院情況的現(xiàn)代化檔案管理制度，優(yōu)化信息化檔案管理的軟件設(shè)施和硬件設(shè)備，為醫(yī)院實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理和現(xiàn)代化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。