新時(shí)期企業(yè)文秘工作中的問題及措施

任 奕

（國網(wǎng)東北分部綠源水力發(fā)電公司太平灣發(fā)電廠，丹東 118000）

一、辦公室秘書工作的職責(zé)和要求

辦公室文秘人員的主要職責(zé)包括接收人員和材料、協(xié)調(diào)溝通、協(xié)助員工、撰寫公文、文件管理、信息傳遞、組織會議、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)日常辦公等。這些職責(zé)決定了辦公室秘書必須具備扎實(shí)的寫作能力、敏銳的思想政治頭腦、勤奮的學(xué)習(xí)態(tài)度、良好的溝通能力、熟練的協(xié)調(diào)能力、良好的心理承受能力和較強(qiáng)的職業(yè)道德。

秘書工作往往涉及企業(yè)的一些重要決策，這就要求秘書具有一定的責(zé)任感，從而做好工作，樹立保密意識和責(zé)任感，保證各項(xiàng)工作的順利開展。在工作中，可以把國家和企業(yè)的有關(guān)政策方針與自己的工作有機(jī)地結(jié)合起來，形成自己對具體問題的看法和意見，提高審時(shí)度勢、解決問題的水平。此外，還要熟悉企業(yè)的規(guī)章制度，增強(qiáng)責(zé)任感和使命感。在工作過程中，要主動出擊，充分發(fā)揮主觀能動性，創(chuàng)造性地開展工作，堅(jiān)持原則、明辨是非，遇到問題要統(tǒng)籌兼顧，做好企業(yè)秘書工作。

二、新時(shí)期企業(yè)辦公室秘書工作存在的問題

（一）服務(wù)水平不夠深入

企業(yè)文秘人員的工作非常全面，既要做好監(jiān)督協(xié)調(diào)工作，也要做好一些瑣事。目前，在企業(yè)辦公室的秘書工作中，大多數(shù)員工更加注重事務(wù)性工作，一些工作存在浮于表面和形式主義的問題，難以為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供更深層次的服務(wù)。在實(shí)際工作中，秘書人員不能對關(guān)鍵問題提出建議和意見，不能充分發(fā)揮其輔助作用。

（二）工作內(nèi)容深度不夠

企業(yè)辦公室的秘書工作是一項(xiàng)綜合性非常強(qiáng)的工作，除了需要做好上傳下達(dá)、溝通協(xié)調(diào)，還需要處理企業(yè)各種瑣碎的事務(wù)。目前，大部分文秘人員仍然只注重事務(wù)性工作的辦理，如打印材料、整理文件、安排會議和行程等，而對更深層次的內(nèi)容，如企業(yè)的運(yùn)行狀況、行業(yè)的發(fā)展趨勢等漠不關(guān)心，這就導(dǎo)致了部分工作的表層化、形式化傾向，因而難以為領(lǐng)導(dǎo)提供更有價(jià)值和深度的建議。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)需要做出決策時(shí)，文秘人員往往無法針對關(guān)鍵問題提出有建設(shè)性的意見和建議，以致難以發(fā)揮自身作用。

（三）隨意性較大

企業(yè)文秘人員的主要工作是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)助完成領(lǐng)導(dǎo)安排的日常事項(xiàng)等。盡管如此，文秘人員的服務(wù)工作也不是盲從領(lǐng)導(dǎo)，而要以企業(yè)在行業(yè)中的發(fā)展為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，對收集的信息進(jìn)行有效整合，科學(xué)系統(tǒng)地處理問題，站在客觀角度分析領(lǐng)導(dǎo)的決策，為領(lǐng)導(dǎo)提供最合理的意見和建議，使自己的工作為企業(yè)帶來利益。而在現(xiàn)實(shí)情況中，許多文秘人員唯領(lǐng)導(dǎo)馬首是瞻，甚至通過阿諛奉承討好領(lǐng)導(dǎo)來博取信任，使得其工作內(nèi)容和態(tài)度隨意性較大，完全取決于領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人判斷。

（四）文秘工作得不到重視

如前文所述，新時(shí)期文秘工作在企業(yè)中的作用越來越大，除了傳統(tǒng)的上傳下達(dá)和溝通協(xié)調(diào)，還要積極做好資料信息的收集分析工作，熟悉企業(yè)及行業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供有價(jià)值的建議。而在現(xiàn)實(shí)情況中，許多企業(yè)依舊秉持舊的思想觀念，認(rèn)為文秘工作就是處理一系列瑣事，沒有使其得到應(yīng)有重視。一方面，領(lǐng)導(dǎo)對文秘人員不夠信任，沒有充分認(rèn)識到新時(shí)期文秘工作的重要性，沒有為其提供發(fā)揮能力的機(jī)會和空間，導(dǎo)致了人才資源的浪費(fèi)；另一方面，文秘人員自身也沒有實(shí)現(xiàn)思想轉(zhuǎn)變，對自身工作價(jià)值的認(rèn)可度較低。

三、做好企業(yè)文秘工作的幾點(diǎn)思考

（一）加強(qiáng)理念創(chuàng)新教育

針對秘書工作缺乏深度、隨意性和積極性的問題，應(yīng)對文秘人員進(jìn)行觀念創(chuàng)新的教育和培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)觀念的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)自身工作的價(jià)值和重要性，幫助其樹立大局意識和超前意識。作為秘書，在做好領(lǐng)導(dǎo)日常工作安排的同時(shí)，要從整個(gè)企業(yè)的利益出發(fā)，觀察企業(yè)經(jīng)營狀況，了解行業(yè)的發(fā)展趨勢，充分利用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，形成自己獨(dú)特的見解，為領(lǐng)導(dǎo)提供更豐富、更全面的參考資料，幫助領(lǐng)導(dǎo)做出最佳決策。在這個(gè)過程中，文秘人員自身的價(jià)值得到了更好的體現(xiàn)，這也更有利于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

（二）完善人員招聘和退出機(jī)制

針對文秘人員素質(zhì)參差不齊的情況，應(yīng)加強(qiáng)工作監(jiān)督和考核，完善招聘和退出機(jī)制。根據(jù)崗位要求招聘具有相關(guān)學(xué)歷或工作經(jīng)驗(yàn)的、能勝任崗位職責(zé)的人員，以便及時(shí)處理部門歷史遺留問題。對在崗人員的工作完成情況，要進(jìn)行定期評估：考核成績優(yōu)秀的給予相應(yīng)獎勵；考核不合格的給予警告、罰款，甚至開除。通過合理的獎懲機(jī)制提高秘書工作的積極性，促進(jìn)人員流動。

（三）加強(qiáng)職業(yè)培訓(xùn)

秘書工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性，而且新時(shí)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，對員工的要求越來越高。秘書人員應(yīng)具備扎實(shí)的專業(yè)知識、較強(qiáng)的專業(yè)能力和學(xué)習(xí)能力，才能更好地勝任這項(xiàng)工作。因此，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對秘書人員的培訓(xùn)，使其專業(yè)技能得到及時(shí)更新和應(yīng)用，提高工作效率，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。此外，為了適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，還要對文秘人員進(jìn)行相關(guān)法律法規(guī)的培訓(xùn)，使他們更好地把握本行業(yè)在國家發(fā)展中的地位，把企業(yè)發(fā)展融入國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的進(jìn)程，從而更好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)和自身的價(jià)值。

（四）實(shí)現(xiàn)一體化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化

從文秘工作和文書檔案管理的聯(lián)系性出發(fā)，在探索文檔一體化構(gòu)建的階段，要遵從標(biāo)準(zhǔn)化的要求。對于國家有關(guān)部門在倡導(dǎo)一體化建設(shè)過程中提出的法律和準(zhǔn)則，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守，在大背景下，應(yīng)該符合時(shí)代的發(fā)展潮流。從內(nèi)部結(jié)構(gòu)觀察，只有保證構(gòu)建系統(tǒng)的規(guī)范性，才能有效提升文檔一體化在應(yīng)用階段的適應(yīng)能力。這種管理模式應(yīng)該符合一體化的條件，在文書檔案管理和文秘工作相互配合協(xié)調(diào)時(shí)，應(yīng)在文檔一體化的管理模式中發(fā)揮出最大效能。

在兩者緊密銜接以后，這種獨(dú)特的內(nèi)在優(yōu)勢就會展現(xiàn)出來。如果能夠?qū)⒍喾N資源進(jìn)行合理化利用，準(zhǔn)確實(shí)現(xiàn)工作環(huán)節(jié)中的共享，就能夠?yàn)樘嵘ぷ餍Ч麆?chuàng)造機(jī)遇。在保持常態(tài)運(yùn)營階段，應(yīng)當(dāng)從文秘工作和文書檔案管理的實(shí)際狀況出發(fā)，盡量排除外界因素的影響，在構(gòu)建統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)的前提下，讓整個(gè)文檔一體化應(yīng)用的范圍更加廣闊。通常在執(zhí)行期間，以企業(yè)的真實(shí)狀態(tài)為基礎(chǔ)，讓文檔一體化朝著通用性和實(shí)用性的方向邁進(jìn)，呈現(xiàn)出合理利用資源的特征。

（五）完善一體化管理內(nèi)容和制度

制度的建立對于工作的開展意義重大，為了保持文秘工作和文書檔案管理的一體化建設(shè)順利推進(jìn)和落實(shí)，就應(yīng)該借助完善的制度去統(tǒng)籌規(guī)劃。對于涉及管理和監(jiān)督的項(xiàng)目，應(yīng)該及時(shí)對文書資料展開統(tǒng)計(jì)收集，在遵守具體的管理內(nèi)容或者辦法時(shí)，要確保其在工作期間的合理性。從工作特征觀察并借助群體交流協(xié)商的背景充分聆聽他人的建議，在發(fā)現(xiàn)不足或者缺陷的情況下，應(yīng)安排專業(yè)化的人員進(jìn)行彌補(bǔ)和修飾，讓整個(gè)管理環(huán)節(jié)符合統(tǒng)一協(xié)調(diào)化運(yùn)行。

在構(gòu)建和完善文檔一體化的相關(guān)管理制度時(shí)，應(yīng)當(dāng)結(jié)合更多人的意見，充分運(yùn)用信息化技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)。在不斷促進(jìn)一體化建設(shè)期間，嚴(yán)控質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和操作過程的規(guī)范性。明確的制度可以為責(zé)任分工制提供導(dǎo)向，按照分工明確的做法，執(zhí)行人員應(yīng)當(dāng)樹立較強(qiáng)的責(zé)任意識，所有的工作程序都要按照明確的制度來執(zhí)行。在工作內(nèi)容有序開展的基礎(chǔ)上展現(xiàn)出一體化管理的理念和意義，真正實(shí)現(xiàn)勇于負(fù)責(zé)、互相協(xié)作的目標(biāo)。

（六）充分利用，力求長效

在文秘工作中，要加強(qiáng)對檔案信息的有效運(yùn)用，通過正確認(rèn)識檔案的價(jià)值對檔案中的信息資源進(jìn)行科學(xué)分類，在需要調(diào)閱時(shí)能夠高效地找出相關(guān)檔案內(nèi)容，以確保檔案的運(yùn)用能夠得到保障。并且要加強(qiáng)企業(yè)的信息化建設(shè)，運(yùn)用信息技術(shù)對檔案進(jìn)行全面管理，從而使檔案管理工作能夠更加高效地開展。

（七）建立健全考核制度

建立職業(yè)獎懲制度，對認(rèn)真高效工作的文秘人員給予物質(zhì)和精神上的獎勵。如果秘書工作粗心大意，負(fù)責(zé)人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。招聘文秘人員時(shí)，相關(guān)人員需要根據(jù)其工作質(zhì)量和現(xiàn)狀設(shè)置相應(yīng)的觀察期，并進(jìn)行有針對性的考核。企業(yè)人事部門需要對考核的實(shí)際結(jié)果進(jìn)行綜合評價(jià)，對考核結(jié)果優(yōu)秀的員工進(jìn)行提拔，對考核結(jié)果較差的秘書及時(shí)調(diào)整崗位或進(jìn)行處罰。該考核體系的建立不僅能有效地激發(fā)秘書人員的工作積極性，促進(jìn)工作效率的提高，而且能有效地避免秘書工作中的重大失誤，對企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展具有積極意義。

（八）積極促進(jìn)文書立卷工作

公文歸檔是公文檔案管理過程中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。結(jié)合檔案、文件的管理理念確保組織清晰地形成系統(tǒng)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)。結(jié)合實(shí)際工作流程，公文審核后專業(yè)操作人員應(yīng)執(zhí)行梳理流程。只有做好歸檔工程的文件歸檔工作，才能為檔案管理工作的質(zhì)量打好基礎(chǔ)。從文秘工作和文件檔案管理的職能出發(fā)，借助文件歸檔可以促進(jìn)兩者之間的聯(lián)系，也充分體現(xiàn)了文件歸檔管理的意義。

文件集成的實(shí)施應(yīng)促進(jìn)兩者的結(jié)合。文件歸檔的發(fā)展是雙方合作的必要條件。在工作制定階段應(yīng)制訂詳細(xì)的計(jì)劃，以確保在按照操作標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施所有工作時(shí)，工作流程可以合理運(yùn)行。在整個(gè)過程中，最重要的是確保文件和資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。只有從最初階段整理和完善有價(jià)值的信息，滿足內(nèi)容的完整性和真實(shí)性才能有效保證后期工作的質(zhì)量。

從廣義上講，文件歸檔屬于秘書工作的最后階段，也是文件檔案管理的初級階段。文件檔案符合規(guī)范化、系統(tǒng)化的要求。從采取具體措施的角度看，相關(guān)人員應(yīng)接受公文、檔案、文件歸檔的專業(yè)培訓(xùn)，在思想上更加重視文件歸檔工作，理解工作的內(nèi)涵和意義。在信息時(shí)代背景下，文件歸檔也開始具有智能化的特征，在對紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效整理和清點(diǎn)后，員工還應(yīng)執(zhí)行編號、排序和統(tǒng)一裝訂的流程。在運(yùn)行過程中，應(yīng)及時(shí)更新和完善電子檔案的內(nèi)容。

（九）加強(qiáng)電子政務(wù)信息化建設(shè)為檔案管理現(xiàn)代化打下良好基礎(chǔ)

為了徹底避免人為因素造成的工作失誤，規(guī)范秘書工作和檔案管理，實(shí)現(xiàn)兩者的有機(jī)結(jié)合，必須依靠現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公。有資質(zhì)的單位應(yīng)當(dāng)盡快建立電子政務(wù)系統(tǒng)，在規(guī)劃設(shè)計(jì)電子政務(wù)系統(tǒng)時(shí)按照國家有關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)和要求建立電子政務(wù)系統(tǒng)，在辦公自動化系統(tǒng)中建立合理的工作流程，并將文件工作和檔案管理的要求嵌入管理系統(tǒng)中，使檔案管理與電子政務(wù)系統(tǒng)有機(jī)地結(jié)合在一起。通過這種現(xiàn)代化的手段，在保證電子文件及時(shí)、高效、安全、保密運(yùn)行的同時(shí)，可以一次性完成文件的整理和歸檔，避免了大量重復(fù)的工作，大大提高了工作效率。檔案人員無須再次輸入檔案文件目錄，可為檔案信息資源的開發(fā)節(jié)省大量人力和時(shí)間。此外，檔案管理部門還可以通過自動化系統(tǒng)隨時(shí)掌握文件和業(yè)務(wù)部門的管理動態(tài)，及時(shí)給予指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)檔案的先進(jìn)性和預(yù)見性管理。

（十）為企業(yè)決策者提供參考數(shù)據(jù)和意見

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在決定企業(yè)的發(fā)展方向和經(jīng)營生產(chǎn)方向時(shí)，往往需要大量有效的資料，如調(diào)查報(bào)告、數(shù)據(jù)分析、各種可行方法的論證等。這些真實(shí)可靠的資料往往成為企業(yè)決策的重要依據(jù)。辦公室文秘人員需要向決策者詳細(xì)披露數(shù)據(jù)的收集過程和數(shù)據(jù)的真實(shí)性。為企業(yè)決策者提供數(shù)據(jù)細(xì)節(jié)的過程，實(shí)際上這就是辦公室文秘人員參與企業(yè)內(nèi)部決策的過程。這一過程也反映了文秘人員為企業(yè)發(fā)展提供意見的過程，以及文秘人員對企業(yè)的間接管理職能。同時(shí)，在企業(yè)決策過程中，辦公室文秘人員應(yīng)通過現(xiàn)代企業(yè)的服務(wù)管理系統(tǒng)為企業(yè)決策者提供決策參考。辦公室文秘人員有責(zé)任和義務(wù)為企業(yè)決策者提供有價(jià)值的參考意見，但在提供決策意見的過程中，應(yīng)根據(jù)決策者的要求完善相關(guān)數(shù)據(jù)和資料的收集，確保其完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，在保證數(shù)據(jù)提供效率的同時(shí)進(jìn)行更準(zhǔn)確的研究。同時(shí)，由于市場的突然性和隨機(jī)性，辦公室文秘人員在提交數(shù)據(jù)報(bào)告時(shí)應(yīng)密切關(guān)注市場的變化，以防止決策者因時(shí)差而產(chǎn)生誤判。

（十一）處理企業(yè)內(nèi)部的具體事務(wù)

為企業(yè)和公司領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)是辦公室文秘人員的主要工作目標(biāo)。與秘書相比，辦公室文秘人員的服務(wù)和職責(zé)更廣泛地涉及公司自上而下的各個(gè)方面，包括公司內(nèi)部工作和經(jīng)營管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。其工作職能具體表現(xiàn)為公司內(nèi)外會議組織、外來人員接待與聯(lián)系、公司檔案的合理保管、辦公環(huán)境設(shè)施管理、交通管理、機(jī)密文件管理、文件處理等。由于辦公室文秘人員的工作職能比較廣泛，要求其在工作中提高工作效率，在履行工作職能時(shí)首先要樹立良好的效率意識，將工作效率與公司經(jīng)營管理現(xiàn)狀相結(jié)合，對需要處理的事情進(jìn)行分類，并根據(jù)事情的重要性和需要處理的緊急情況進(jìn)行排序。對于需要處理的問題，辦公室文秘人員應(yīng)果斷、迅速、細(xì)致，確保妥善協(xié)調(diào)處理問題，同時(shí)注重處理事件的質(zhì)量。在處理文件、檔案等內(nèi)部事務(wù)時(shí)，應(yīng)充分利用現(xiàn)代科學(xué)設(shè)備，盡可能地對工作內(nèi)容進(jìn)行規(guī)劃。對企業(yè)內(nèi)通過辦公設(shè)備軟件即可簡單處理的文件進(jìn)行處理，以確保辦公室文秘人員能夠集中精力處理其他管理事務(wù)。

結(jié) 語

總之，新時(shí)代給企業(yè)的發(fā)展帶來了前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。如何在競爭中立于不敗之地，是每個(gè)企業(yè)負(fù)責(zé)人都要考慮的問題。作為企業(yè)核心部門辦公室的執(zhí)行者，文秘人員在企業(yè)發(fā)展中存在的問題不容忽視。但只要找到問題的癥結(jié)所在，“對癥下藥”，用合理的方法解決問題，就能為企業(yè)的發(fā)展增添新的活力。