文秘工作的質(zhì)量評(píng)價(jià)研究

文/蚌埠市公路管理局 婁丹

一、引言

一般而言，文秘指的是針對(duì)外勤而言的，專(zhuān)門(mén)執(zhí)行內(nèi)部勤務(wù)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各種日常事務(wù)的工作。因而，文秘工作的好壞將直接影響一個(gè)文秘日常事務(wù)能否正常有序的進(jìn)行。一個(gè)優(yōu)秀的文秘，應(yīng)當(dāng)具備一定專(zhuān)業(yè)知識(shí)和具有較高綜合素質(zhì)。總的來(lái)說(shuō)，文秘工作職銜不高，但是責(zé)任重大，文秘工作質(zhì)量的評(píng)估更是企業(yè)對(duì)員工考察的一個(gè)重要內(nèi)容。而且，隨著日益繁榮的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，文秘工作的質(zhì)量評(píng)估越來(lái)越受到單位領(lǐng)導(dǎo)的重視。

二、文秘工作的職責(zé)

文秘工作，是一個(gè)單位的核心和樞紐，事關(guān)工作的大局和成敗。一般情況下，我們常認(rèn)為文秘工作，主要就是跑跑龍?zhí)?，整理下檔案，接電話(huà)甚至是倒茶水等類(lèi)工作，但實(shí)際確非如此。文秘工作多而復(fù)雜，涉及的領(lǐng)域多，范圍廣。并且，在領(lǐng)導(dǎo)與其他部門(mén)或員工溝通交流中起著十分重要的作用。根據(jù)我國(guó)現(xiàn)階段，學(xué)界對(duì)文秘工作的研究分析，文秘工作具有綜合性、服務(wù)性、事務(wù)性、服從性和機(jī)要性的特點(diǎn)。這些特色也決定了文秘工作的職責(zé)范圍，主要體現(xiàn)在：

（一）文秘主要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理一些事務(wù)

而領(lǐng)導(dǎo)工作有涉及文秘的方方面面，同時(shí)，基于文秘工作的綜合性，這使得文秘要吃透領(lǐng)導(dǎo)所處理的所有事情，小到檔案整理、資料收集，大到輔助領(lǐng)導(dǎo)做決策，文秘都要事事做到位?？傊?，政務(wù)、事務(wù)，大事小事，無(wú)所不包。

（二）基于文秘工作的服務(wù)性和事務(wù)性

文秘的工作在一定程度上充當(dāng)著“后勤服務(wù)者”和“專(zhuān)家”的角色?！昂笄诜?wù)者”是指為協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成工作，安排工作時(shí)間計(jì)劃表之類(lèi)的工作。“專(zhuān)家”的話(huà)主要是針對(duì)事務(wù)性而言，這要求文秘具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)功底，能夠?qū)︻I(lǐng)導(dǎo)分配的各項(xiàng)任務(wù)很熟練的掌握處理，并做好與其他工作人員的溝通交流，準(zhǔn)確傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意思。

（三）受文秘工作服從性這一特性的影響

文秘在工作時(shí)要在辦任何事，處理任何問(wèn)題前，都要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示精神做事，不能擅自做主，隨意更改。

（四）根據(jù)文秘工作的機(jī)要性

這使得“保守文秘機(jī)密”成為了文秘工作的一大職責(zé)。文秘人員一直協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做事，都會(huì)接觸很多文秘重要文件，經(jīng)管機(jī)密和絕密事項(xiàng)，參與有關(guān)會(huì)議，提前知道了文秘的某些重要決定和信息。因此，文秘一定要遵守保密規(guī)定，嚴(yán)守機(jī)要，切不可隨意將消息放出。

三、文秘工作的質(zhì)量評(píng)估因素

通過(guò)前面筆者對(duì)文秘工作的簡(jiǎn)介，我們可以知道，文秘工作“量多、龐而繁雜”，是一個(gè)文秘領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，更是向其他工作人員傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指意，與員工進(jìn)行互動(dòng)的樞紐。由此，文秘對(duì)文秘工作的要求則很高。那么，文秘工作的質(zhì)量評(píng)估究竟該評(píng)估什么呢？具體因素因應(yīng)當(dāng)包括以下幾點(diǎn)：

（一）文秘日常事務(wù)的執(zhí)行情況

這是對(duì)文秘最基本工作的考察，也是文秘員工應(yīng)具備的最基本素質(zhì)。文秘工作的具體內(nèi)容應(yīng)根據(jù)各個(gè)文秘自身運(yùn)營(yíng)情況，對(duì)文秘工作的要求而定。一般情況下，應(yīng)涵括：文秘在對(duì)文秘文件方面的整理是否有序、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)的時(shí)間安排方面是否合理以及文秘能否準(zhǔn)確的向其它部門(mén)員工傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的思想等方面。

（二）文秘是個(gè)要求具有很強(qiáng)綜合素質(zhì)的工作

故應(yīng)將其具備的工作素質(zhì)納入考評(píng)范疇：

1.基本理論水平素質(zhì)，主要考察的是文秘在公文寫(xiě)作和事務(wù)處理傳達(dá)方面的理論基礎(chǔ)水平。在公文寫(xiě)作時(shí)，考察文秘所寫(xiě)公文格式的規(guī)范性，語(yǔ)言措辭的恰當(dāng)性，組織結(jié)構(gòu)的邏輯性，然后在紀(jì)錄領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)或會(huì)議方面，整潔且具有條理，能抓住要害，為領(lǐng)導(dǎo)發(fā)現(xiàn)和分析問(wèn)題提供依據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考性建議。在事務(wù)處理傳達(dá)方面，要做到“上傳下達(dá)，下情上報(bào)”，即文秘要了解上頭的思想動(dòng)態(tài)，準(zhǔn)確向下級(jí)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的思想和所關(guān)注的事宜，督促下級(jí)及時(shí)完成任務(wù)。與此同時(shí)，文秘要積極深入員工，熟悉下情，并及時(shí)將下屬的狀態(tài)和意見(jiàn)反映給上級(jí)，以便于上級(jí)處理好與下級(jí)的關(guān)系，作出正確的決策。

2.綜合素質(zhì)的考察，因?yàn)槲拿毓ぷ鞣彪s，且需要接觸文秘的不同級(jí)別的人群，這并要求文秘在處理工作時(shí)，要具備良好的溝通能力，做好領(lǐng)導(dǎo)與其他員工的溝通橋梁。其次，組織協(xié)調(diào)素質(zhì)的考察，文秘要有條不紊的組織文秘的各項(xiàng)活動(dòng)，并協(xié)調(diào)好整個(gè)團(tuán)隊(duì)的人際關(guān)系。另外，文秘自身精神狀態(tài)和對(duì)工作的負(fù)責(zé)程度，是對(duì)其對(duì)工作態(tài)度的一個(gè)考察。最后很重要的一點(diǎn)是，文秘的保密素養(yǎng)，由于文秘因工作需要，會(huì)知道很多文秘的機(jī)密信息，并且掌握文秘的機(jī)密材料，這些機(jī)密一旦泄露，對(duì)文秘將產(chǎn)生無(wú)法估量的損失，因而，文秘能遵守文秘相關(guān)規(guī)定，做好保密工作將至關(guān)重要。

3.文秘領(lǐng)導(dǎo)與合作的員工對(duì)文秘工作的認(rèn)可度。文秘工作的最直接接受者即為她的領(lǐng)導(dǎo)和其合作的員工，他們對(duì)文秘工作的評(píng)價(jià)自然應(yīng)該成為文秘工作的質(zhì)量評(píng)估的參考因素，所以在對(duì)文秘工作進(jìn)行考核的時(shí)候，我們必須多多傾聽(tīng)其他相關(guān)工作人員的意見(jiàn)。盡管這些意見(jiàn)具有一定得主觀性，但是這也是文秘工作好好最直觀的一個(gè)反映。

四、文秘工作的質(zhì)量評(píng)估的方法

文秘工作的質(zhì)量評(píng)估應(yīng)秉著“公平、公正”的原則，實(shí)現(xiàn)主觀和客觀想統(tǒng)一。一般來(lái)講，文秘在對(duì)文秘工作的質(zhì)量評(píng)估時(shí)，可以采用下述方法：

（一）制定文秘工作的質(zhì)量評(píng)估的考評(píng)制度，做到考評(píng)有制度可依

考評(píng)制度包括考評(píng)對(duì)象、考評(píng)內(nèi)容、具體考評(píng)方法和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)等。一個(gè)完善的考評(píng)制度，既有助于考評(píng)人員實(shí)施質(zhì)量評(píng)估行為，又有助于文秘對(duì)自身工作有更清楚的認(rèn)識(shí)，更好的按標(biāo)準(zhǔn)完成任務(wù)?？荚u(píng)制度的公開(kāi)，也有利于文秘所有員工對(duì)考評(píng)進(jìn)行監(jiān)督，做到更加公開(kāi)化、公正化和民主化。

（二）針對(duì)文秘

定期進(jìn)行能力素質(zhì)考評(píng)，主要對(duì)文秘已完成的任務(wù)進(jìn)行考察，從而分析其平常的工作效率；其次，對(duì)文秘人員進(jìn)行試卷考察，了解其基本的工作素質(zhì)，同時(shí)，結(jié)合實(shí)況演習(xí)，觀察其在處理現(xiàn)實(shí)問(wèn)題的一個(gè)應(yīng)對(duì)能力。并綜合以上考察的結(jié)果，對(duì)文秘工作作出客觀的評(píng)價(jià)，發(fā)現(xiàn)文秘的優(yōu)勢(shì)和弱勢(shì)。

（三）對(duì)文秘的領(lǐng)導(dǎo)和與其相處的工作伙伴進(jìn)行調(diào)查

主要采取問(wèn)卷調(diào)查和面談的形式，以了解他們對(duì)文秘工作的滿(mǎn)意度，對(duì)文秘所行工作作出評(píng)價(jià)。雖然，這一塊受被調(diào)查人員個(gè)人因素的影響，但是基于文秘工作并非簡(jiǎn)單的書(shū)面工作，更是一份動(dòng)態(tài)的與人互動(dòng)的工作。假若一個(gè)文秘工作確實(shí)很負(fù)責(zé)很到位，其同事自然會(huì)給予肯定的評(píng)價(jià)。但在最后的評(píng)定時(shí)，要適當(dāng)?shù)暮Y選，酌情采納，以便作出較客觀的分析，保障評(píng)價(jià)的客觀性和真實(shí)性，是文秘工作的質(zhì)量得到實(shí)際有效的評(píng)價(jià)。進(jìn)而幫助文秘進(jìn)一步提高工作效率。

五、總結(jié)

文秘是一份不可小覷的工作，盡管其職位不高，但對(duì)于文秘的的發(fā)展和事務(wù)運(yùn)行頗為重要。文秘工作所顯現(xiàn)出的“多而雜，小而精”的特點(diǎn)，并要求文秘具有很強(qiáng)的綜合素質(zhì)，不僅要做到理論方面的“專(zhuān)家”，還要成為熟知各項(xiàng)事務(wù)的“雜家”，更要成為文秘領(lǐng)導(dǎo)與下級(jí)之間的“談判家”。故而，對(duì)文秘工作的質(zhì)量評(píng)估自然應(yīng)該成文化，制度化，規(guī)范化，做到注重客觀，又不忽視主觀，力爭(zhēng)公平公正，對(duì)文秘工作的質(zhì)量評(píng)估作出準(zhǔn)確合理的評(píng)價(jià)。

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