我院規(guī)范建筑檔案管理工作的做法和體會

文/無棣縣人民醫(yī)院 劉壽勇 姜靈仙

我院是一所擁有716名正式在職職工、177名離退休退職人員的二級甲等醫(yī)院，現(xiàn)總占地面積達(dá)34.5萬平方米，總建筑面積達(dá)18萬平方米，建筑工程有25幢宿舍樓和門診樓、病房樓、醫(yī)技樓等18幢工作用房。隨著醫(yī)院健康快速的發(fā)展，功能的不斷完善，規(guī)模的不斷擴(kuò)大，科學(xué)合理的加強(qiáng)和完善建筑檔案管理已變的越來越重要了。近年來，我院以檔案管理學(xué)為依據(jù)，以完善資料為手段，以及時提供利用為目標(biāo)，通達(dá)分析問題、解決問題的方式，確保了醫(yī)院建筑檔案的齊全完整和高效利用。

一、醫(yī)院建筑檔案的定義

醫(yī)院建筑是指供為病人提供門診、醫(yī)療、護(hù)理、急救、健康教育之用的公共建筑和為滿足職工生活所需的住宅建筑之和；是醫(yī)院各種建筑物、構(gòu)筑物以及地上、地下管線等基本建設(shè)工程的圖紙、規(guī)劃、設(shè)計方案、施工和使用、維護(hù)、檢修活動的原始記錄。醫(yī)院建筑檔案真實(shí)、直面的反映了醫(yī)院基本建設(shè)歷史和現(xiàn)狀，是醫(yī)院基本建設(shè)和文化建設(shè)的重要組成部分。

二、過去醫(yī)院建筑檔案管理中存在的實(shí)際問題

（一）科室之間職責(zé)不清，沒有明確誰主管、誰負(fù)責(zé)的問題

長期以來，由于受傳統(tǒng)觀念的影響，醫(yī)院對建筑檔案歸檔的意識不強(qiáng)，很多檔案資料就堆放在醫(yī)院基建部門或者存放在個別領(lǐng)導(dǎo)手中，未能及時向綜合檔案室移交，有的因保管不善導(dǎo)致資料破損，有的因時間久了甚至丟失、迷失等。

（二）歸檔材料的質(zhì)量不高，存檔不全

有的建筑項目缺少工程圖紙；有的隱蔽工程、地下管網(wǎng)工程等也存在沒有及時記錄和編制準(zhǔn)確的資料、數(shù)據(jù)等工程竣工檔案；有的甚至整套資料缺失，為建筑物以后的維修工作帶來了隱患。

（三）提供利用不及時，查找難、難查找、利用難、難利用

由于管理不規(guī)范，很多資料很難查找，一份資料常常多人找，找半天，想用的找不到，暫時不用的又到處都是，浪費(fèi)人力、精力和時間，辦事效率低下。

三、做好醫(yī)院建筑檔案管理做法

（一）科學(xué)管理規(guī)范立檔

事實(shí)證明，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視、工作人員認(rèn)識到位，同時健全完善并全面落實(shí)檔案管理規(guī)章制度，是搞好建筑檔案工作的關(guān)鍵因素。近年來，我院加大了檔案管理方面的力度，從庫房配備、設(shè)施配備、人員配備三個方面給予了重點(diǎn)考慮。醫(yī)院綜合檔案室從嚴(yán)格貫徹落實(shí)《檔案法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》等國家有關(guān)法律、法規(guī)入手，在健全完善行政、會計、固定資產(chǎn)、專題檔案的同時，也加大了建筑檔案管理力度，為保證建筑檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化打下了基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高素質(zhì)

建筑檔案的科學(xué)管理直接影響到建筑項目今后的維修、改造、擴(kuò)建。所以，組建一支有責(zé)任心、事業(yè)心，對醫(yī)院歷史負(fù)責(zé)任的檔案管理專業(yè)技術(shù)隊伍，是非常有必要的。目前，我院3名專職檔案管理人員除了有較高的檔案基礎(chǔ)知識技能外，還對建筑檔案管理方面的知識進(jìn)行了重點(diǎn)學(xué)習(xí)。我們通過集體學(xué)、自學(xué)、外出參加短期培訓(xùn)班的形式提升檔案管理專兼職人員素質(zhì)，同時多方位開展業(yè)務(wù)交流，為提高建筑檔案管理質(zhì)量提供了人才和知識保障。

（三）廣泛收集，仔細(xì)整理

綜合檔案室隨指導(dǎo)基建部門把建筑檔案管理工作納入了建筑規(guī)劃，責(zé)任到人。并隨時進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)，對材料編制不夠完整、不準(zhǔn)確、不符合歸檔要求的，及時進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，確保了圖紙資料的完整性。

（四）建筑檔案實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化管理

隨著醫(yī)院信息化建設(shè)的不斷深入，為我院建筑檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理打下了基礎(chǔ)，在規(guī)范紙制檔案的基礎(chǔ)上，電子的、音像的、攝像的、圖片的等多門類的現(xiàn)代化管理方法，使我院建筑檔案管理工作更好的適應(yīng)了高效率、快節(jié)奏的新需求。

四、做好醫(yī)院建筑檔案管理工作的體會

（一）確保了建筑檔案的安全性

對已竣工的建筑項目所形成的全部資料，按照檔案管理規(guī)范進(jìn)行分類、立卷、保管，由綜合檔案室集中保管。由于保管庫房均符合檔案管理所規(guī)定的防火、防潮、防水、防蟲蛀的標(biāo)準(zhǔn)要求，同時利用有記錄，借用有登記，并按規(guī)定及時向縣檔案館移交，有效杜絕了安全隱患。

（二）確保了建筑檔案的完整性

由于資料收集及時，應(yīng)用措施得力，我們收集的建筑檔案材料做到了不缺項、不缺頁，檔案完整率達(dá)100%。

（三）確保了建筑檔案的真實(shí)性

通過落實(shí)規(guī)范的檔案收集方式方法，做到了入館資料原件率達(dá)100%，無因迷失而補(bǔ)辦現(xiàn)象。

（四）確保了建筑檔案的可使用性

正因?yàn)榻ㄖn案的齊全完整和真實(shí)可靠，一旦有需要，到檔案室查查資料已形成了人們的共識。

（五）體現(xiàn)了經(jīng)濟(jì)性

建筑檔案的建立為醫(yī)院節(jié)約了資金，節(jié)省了人力和物力。過去因建筑檔案查找不便或找不到，遇有改、擴(kuò)建和修建之需，常常需要尋問工程當(dāng)事人，有時僅憑腦子想也不可靠，不得不對現(xiàn)有工程進(jìn)行破壞性探查，不但誤了工期，而且也給單位造成了巨大浪費(fèi)。如今，我們圖紙、資料一應(yīng)俱全，遇到樓頂漏水、電路改造、管網(wǎng)修繕、老式建筑整修等情況，所需資料均有案可查，不擔(dān)提高了工作效率，而且也避免了不必要的破壞性操作。