淺談如何加強公路檔案管理

文/佛山市公路工程質(zhì)量監(jiān)測所 高秀文

公路檔案是在公路建設(shè)過程中直接形成地具有一定價值的圖紙、圖表、文字資料、影片影像、照片、錄音資料，并按照一定的程序匯編到一起的圖文載體。公路檔案真實地記錄了工程建設(shè)，其不僅能夠為公路項目的建設(shè)、維修、管理和養(yǎng)護提供重要依據(jù)，也為國家的工程建設(shè)提供了保障。因此，規(guī)范公路檔案的管理對公路建設(shè)、管理起著積極作用。

一、公路檔案在公路建設(shè)中的重要作用

檔案管理工作在公路管理中起著重要的作用，首先，公路檔案可以為公路建設(shè)提供先進的科技信息和管理動態(tài)。隨著科技的快速發(fā)展，社會已經(jīng)步入信息時代，公路檔案管理通過對檔案信息資源的開發(fā)，將其以圖書、情報資料、電子郵件等方式為公路建設(shè)的管理和決策提供及時有效的管理理念和科技動態(tài)。公路檔案管理將從人事管理、資金管理、質(zhì)量管理、技術(shù)管理等方面，為公路管理提供強有力的保障。公路檔案是記錄了不同時期公路管理的情況，通過對檔案管理記錄的各個工作進行不斷的反思，總結(jié)經(jīng)驗，探索出適合公路管理的經(jīng)營理念。

檔案管理對公路建設(shè)和養(yǎng)護也起了不可忽視的作用。公路建設(shè)是一個技術(shù)復(fù)雜的工程。在公路建設(shè)過程中，將會形成大量的工程管理類、設(shè)計類、施工類、決算類等技術(shù)文件，而對這些文件進行整理、歸檔將會對今后的公路養(yǎng)護和擴建提供準確的資料。公路檔案中對公路運營的記錄，還能夠給公路管理相關(guān)部門提供依據(jù)，使得他們能夠優(yōu)化設(shè)計、節(jié)約投資，促進公路事業(yè)又好又快的發(fā)展。

二、加強公路檔案管理的具體措施

公路檔案是公路建設(shè)和維護等工作的重要依據(jù)，所以公路檔案要求齊全成套，不能殘缺短少，要維護公路檔案的有機聯(lián)系、形成規(guī)律，做到完整、準確、系統(tǒng)。因此，筆者在從事多年的檔案管理工作中深刻認識到，要加強公路檔案的管理，必須要從以下幾方面入手，加強管理。

（一）提高公路檔案管理意識

首先，公路管理的各部門領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案工作，將其作為一項重要工作來抓，定期審查檔案工作的情況，了解檔案管理工作的進程，并提出要求和分配任務(wù)，積極指導(dǎo)檔案部門的工作，幫助和解決檔案管理工作中所存在的困難。其次，公路檔案管理工作人員自身要樹立良好的管理意識，改變陳舊的管理模式，多學(xué)習先進的管理理念，提高自身的業(yè)務(wù)素養(yǎng)水平，并具有開拓創(chuàng)新的意識，更好地位公路檔案工作服務(wù)。

（二）要認真記錄建設(shè)工作的質(zhì)量

公路檔案的質(zhì)量和其真實性是檔案管理工作中不可忽視的問題，真實的記錄公路建設(shè)中的立項、可行性論證、勘察、設(shè)計、材料供應(yīng)、施工、監(jiān)理等過程，并將這些過程中所形成的文字、圖紙資料整理、歸檔，形成公路建設(shè)檔案，使其能夠真實的反應(yīng)工程內(nèi)在質(zhì)量。充分利用檔案信息能夠發(fā)現(xiàn)工程質(zhì)量缺陷，有益于公路建設(shè)的發(fā)展。

（三）要完善公路檔案的管理制度

要使得公路檔案能夠發(fā)揮其積極的作用，就要使得公路檔案工作有章可循、有法可依，要將各種檔案的法規(guī)制度落實和貫徹于工作之中，使得檔案管理能夠進一步規(guī)范化、制度化、標準化。還要使得檔案管理部門權(quán)責分明，明確每個部門的任務(wù)，建立相對完善的獎懲制度，并對管理人員培訓(xùn)和強化其規(guī)范的制度觀念。

（四）加強公路檔案管理的信息化建設(shè)

第一，要逐步建立公路檔案信息數(shù)據(jù)庫。為了能夠獲取更多的信息源，促進公路檔案信息資源的開發(fā)和利用，為公路事業(yè)的發(fā)展提供更及時有效的服務(wù)，就要努力建設(shè)和完善公路檔案管理信息數(shù)據(jù)庫，對入庫的數(shù)據(jù)要進行仔細核查，準確錄入，及時更新、補充數(shù)據(jù)庫信息，同時要要注意保護好數(shù)據(jù)庫的安全。第二，要加大公路檔案信息資源的共享。檔案管理部門要積極利用互聯(lián)網(wǎng)，搭建一個公路管理部門、工程項目單位與相關(guān)的各部門直接的公路檔案管理網(wǎng)絡(luò)資源共享平臺，逐步建立公路項目建設(shè)信息網(wǎng)、內(nèi)部檔案局域網(wǎng)，加大資源共享的空間。第三，檔案管理部門要不斷提升綜合管理水平，要充分利用先進的科學(xué)技術(shù)，盡可能將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，能夠延長其保存時間，實現(xiàn)信息化的管理模式，確保重要資料的安全性，進而推動了公路檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化。

公路檔案管理工作是一項立足現(xiàn)實，面向未來的長遠工作，因此對公路檔案的管理要不斷吸收先進的管理理念和科技手段，將公路檔案工作、現(xiàn)代科技、公路建設(shè)的長期發(fā)展結(jié)合起來，積極運用現(xiàn)代化的管理手段，開發(fā)和利用檔案信息資源，使得檔案管理的發(fā)展與公路事業(yè)發(fā)展同步進行，并為公路事業(yè)發(fā)展提供支持。

：

[1]秦祿英.淺談公路工程檔案管理存在的問題及對策[J].北京公路，2008(5).

[2]劉俊鳳.獎于檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的幾點思考[J].中國成人教育，2006(7).