項(xiàng)目建設(shè)中業(yè)主方如何做好工程檔案管理

文/新疆中泰化學(xué)股份有限公司 王明霞

一、前言

項(xiàng)目建設(shè)中，工程檔案管理是整個(gè)工程管理中一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，它的形成和積累貫穿于整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程。一個(gè)工程項(xiàng)目從立項(xiàng)審批、招投標(biāo)、勘察設(shè)計(jì)、施工、及竣工驗(yàn)收等各個(gè)階段所形成的全部文件資料，必須完整準(zhǔn)確的體現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程。特別是大型工業(yè)化裝置，往往伴隨參建單位眾多、專業(yè)性強(qiáng)、體系龐大、建設(shè)周期長(zhǎng)、成果驗(yàn)收復(fù)雜、“三邊”等特征，化工項(xiàng)目更是如此。因此，工程檔案管理工作必須從項(xiàng)目源頭抓起，在實(shí)施過(guò)程中進(jìn)行鞏固，并順利完成竣工檔案驗(yàn)收，才可保障項(xiàng)目管理工作的整體可控，進(jìn)而保證工程檔案的完整、規(guī)范。

二、如何從項(xiàng)目源頭抓起

目前，國(guó)家、行業(yè)對(duì)于工程檔案的收集范圍、立卷、歸檔以及竣工驗(yàn)收，均有明確的規(guī)范要求，但各參建單位的專業(yè)人員對(duì)工程檔案相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的認(rèn)知程度參差不齊，同時(shí)，大型建設(shè)工程往往橫跨多個(gè)行業(yè)，如：一個(gè)化工廠伴隨有土建工程、安裝工程、市政工程、電力工程等。因此，為使相關(guān)條款落實(shí)于實(shí)際工作中，提高各單位、各專業(yè)人員對(duì)化工行業(yè)工程檔案標(biāo)準(zhǔn)的認(rèn)知，統(tǒng)一工程檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，在項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)，制定檔案管理制度至關(guān)重要。項(xiàng)目啟動(dòng)階段就要對(duì)工程檔案的形成、收集范圍、分類、整理及竣工檔案編制、驗(yàn)收工作、獎(jiǎng)懲辦法、工作流程提出具體要求。業(yè)主在與施工、設(shè)計(jì)、監(jiān)理單位簽訂合同時(shí)，可將工程檔案的編制工作納入合同條款，并與工程款支付掛鉤，可有效的控制相關(guān)單位在竣工三月之內(nèi)向業(yè)主移交合格的工程竣工檔案。

督促參建單位建立健全檔案人員網(wǎng)絡(luò)體系，明確責(zé)任人，做到層層有人管，處處有人負(fù)責(zé)。業(yè)主對(duì)檔案管理人員進(jìn)行集中培訓(xùn)與宣貫，讓每個(gè)人都熟知工程檔案管理制度，才可保障人人參與、規(guī)范統(tǒng)一、約束明確、持續(xù)改進(jìn)的管理效果。

三、如何在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中進(jìn)行鞏固

業(yè)主資料管理人員要了解項(xiàng)目動(dòng)態(tài)，由于項(xiàng)目建設(shè)速度、工期、投資收益等方面的要求，國(guó)內(nèi)化工項(xiàng)目多為三邊工程。項(xiàng)目實(shí)施邊辦手續(xù)、邊設(shè)計(jì)、邊施工，因此在工程檔案編制過(guò)程中就會(huì)存在項(xiàng)目名稱、單位工程劃分、建筑物面積等資料內(nèi)容前后不一致現(xiàn)象。為確保工程檔案準(zhǔn)確性，資料管理人員必須掌握項(xiàng)目進(jìn)展情況，對(duì)取得的項(xiàng)目支持性文件及時(shí)收集保管，同時(shí)更新項(xiàng)目資料統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。如：建構(gòu)筑物一覽表、立項(xiàng)批復(fù)、選址、可行性研究、征地、規(guī)劃、施工許可等前期文件臺(tái)帳。

業(yè)主檔案要“收”，此“收”為收口管理之意，業(yè)主方工程管理性文件涉及參建單位上傳下達(dá)的流轉(zhuǎn)單、簽證單以及各種會(huì)議記錄與紀(jì)要，涉及技術(shù)與經(jīng)濟(jì)較多，頗為敏感與重要。在發(fā)放過(guò)程中必須由資料管理部門按要求登記分發(fā)，按文件編號(hào)進(jìn)行分類，組卷、歸檔，同時(shí)建立卷內(nèi)目錄、案卷目錄及電子版目錄。

設(shè)計(jì)檔案要“審”，三邊工程對(duì)設(shè)計(jì)工作的要求尤為突出，設(shè)計(jì)院為趕設(shè)計(jì)工期，出現(xiàn)錯(cuò)誤與紕漏再所難免，設(shè)計(jì)文件的歸檔要審核一致。設(shè)計(jì)圖紙必須采用設(shè)計(jì)院繪制的藍(lán)圖，且圖號(hào)準(zhǔn)確，項(xiàng)目、單位工程名稱必須與《建構(gòu)筑物一覽表》相一致，每張圖紙上須加蓋設(shè)計(jì)單位印章，經(jīng)相關(guān)部門審核確認(rèn)后，資料管理部門統(tǒng)一登記、分發(fā)至相關(guān)參建單位，并留存歸檔。同時(shí)需按土建、工藝安裝、電氣、儀表、設(shè)備等專業(yè)分別按要求建立案卷目錄，做到實(shí)物、目錄相一致。設(shè)計(jì)變更通知單，也要與原圖紙相符，簽章手續(xù)完備，所用術(shù)語(yǔ)、符號(hào)須符合國(guó)家制度規(guī)范，并經(jīng)業(yè)主、監(jiān)理單位相關(guān)負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)。

施工與監(jiān)理檔案要“查”，因施工與監(jiān)理檔案數(shù)量龐大，必須通過(guò)體系化管理運(yùn)作予以約束，業(yè)主方必須定期督促與檢查，施工及監(jiān)理單位必須設(shè)立工程檔案管理工作責(zé)任人，做到檔案工作人員持證上崗。業(yè)主定期對(duì)施工階段的工程檔案工作進(jìn)行檢查指導(dǎo)，使工程資料的形成與施工進(jìn)度同步進(jìn)行，從而確保工程竣工檔案真實(shí)的反映整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程。

四、如何做好項(xiàng)目建設(shè)竣工檔案驗(yàn)收

竣工檔案驗(yàn)收是否合格，直接反應(yīng)項(xiàng)目建設(shè)工程竣工檔案質(zhì)量情況，是工程檔案管理效果的最終體現(xiàn)點(diǎn)。成立由業(yè)主、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位組成的竣工驗(yàn)收小組，對(duì)施工、監(jiān)理等各類歸檔文件進(jìn)行驗(yàn)收，在檔案驗(yàn)收過(guò)程中，必須細(xì)之再細(xì)，全至再全。本文僅對(duì)內(nèi)容介紹如下：

第一、施工竣工檔案包括建筑工程施工文件、設(shè)備管道安裝施工文件、電氣儀表施工文件、竣工圖、聲像資料等。

第二、工程監(jiān)理竣工檔案包括：監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則等指導(dǎo)性文件；項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中質(zhì)量進(jìn)度監(jiān)控文件；分部分項(xiàng)質(zhì)量分析評(píng)估報(bào)告等工程總結(jié)性成果文件。

第三、業(yè)主方竣工驗(yàn)收檔案主要包括：項(xiàng)目立項(xiàng)；規(guī)劃；消防、安全、環(huán)境等驗(yàn)收文件；竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工驗(yàn)收會(huì)議文件、驗(yàn)收證書(shū)及及備案文件等。

總之，做好工程檔案的編制及驗(yàn)收工作關(guān)鍵在于管理，管理必須實(shí)現(xiàn)“PD-C-A”的良性循環(huán)，在于組織和制度的建立，只要項(xiàng)目建設(shè)前期業(yè)主高度重視，規(guī)范管理，跟蹤施工全過(guò)程工程資料編制質(zhì)量，督促施工資料與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度同步，同時(shí)制定科學(xué)的管理方法和驗(yàn)收程序，細(xì)化驗(yàn)收內(nèi)容細(xì)節(jié)，就能確保項(xiàng)目建設(shè)工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。