城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題探討

項(xiàng) 靜

（丹陽市自然資源和規(guī)劃局，鎮(zhèn)江 212300）

引 言

城建檔案記錄著一座城市在發(fā)展建設(shè)過程中所產(chǎn)生的重要信息和關(guān)鍵數(shù)據(jù)，對國家和地區(qū)都有重要的參考和借鑒意義。傳統(tǒng)的城建檔案管理具有較多的弊端，如工作量大、占用空間大、不易保存等，而與數(shù)字技術(shù)相結(jié)合的城建檔案管理則為上述難題提供了有效的解決方案，對本地區(qū)城建檔案管理工作的高效開展具有重大意義。因此，深入探討在城建檔案數(shù)字化建設(shè)過程中所面臨的問題，并提供相應(yīng)的優(yōu)化措施就顯得尤為重要。

一、城建檔案管理數(shù)字化發(fā)展的意義

（一）依賴虛擬載體，占用空間小

傳統(tǒng)的城建檔案以紙質(zhì)形式被記錄并妥善保存在相應(yīng)的檔案館中，這需要一定的人工進(jìn)行管理。隨著時(shí)間的推移，日積月累的城建檔案需要巨大的物理空間進(jìn)行儲存，這不僅給檔案館的保存工作提出了挑戰(zhàn)，而且對記錄的紙張也提出了較高要求。而利用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行城建檔案管理工作時(shí)，可以依賴計(jì)算機(jī)的大容量內(nèi)存完成檔案信息的錄入、傳輸和儲存等工作，可大幅度減少對物理空間的占用，降低檔案館的儲存壓力。

（二）保證檔案的完整性與可靠性

城建檔案的信息越來越多，隨之而來的是相關(guān)數(shù)據(jù)的不斷增加。因此，要想做好相關(guān)資料的管理并保證數(shù)據(jù)能夠被有效存儲，與之相關(guān)的檔案管理工作就必須做好。傳統(tǒng)的城建檔案管理的步驟是檔案的編輯人員先對城建信息進(jìn)行挖掘、編寫，然后再將紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存。在這個(gè)過程當(dāng)中，由于城建信息的開發(fā)極具難度，在信息錄入時(shí)很有可能會遺漏掉某些重要的城建數(shù)據(jù)，進(jìn)而影響城建檔案信息的完整性。同時(shí)，在紙質(zhì)檔案的保存中，必須做好一系列的防護(hù)工作，如防潮、防火、防蟲害等，否則會造成信息的缺失，嚴(yán)重影響檔案信息的完整性和可靠性。

城建檔案的數(shù)字化管理能夠?qū)ι鲜鰡栴}進(jìn)行有效處理，可利用數(shù)字技術(shù)提供相應(yīng)的解決方案。在檔案的編輯和錄入方面，利用計(jì)算機(jī)數(shù)字技術(shù)可以分類整理眾多城建信息，并找出有效的信息數(shù)據(jù)，不僅可以高效地完成城建檔案的開發(fā)和錄入，還可以進(jìn)一步提升信息的準(zhǔn)確度。在檔案的保存方面，數(shù)字化管理依賴的是虛擬載體，不需要對其進(jìn)行一系列的物理防護(hù)，可以有效減輕檔案防護(hù)工作的壓力，提高檔案的保存質(zhì)量。

（三）提升檔案管理效率

城建檔案記錄著一個(gè)城市在發(fā)展建設(shè)過程中所發(fā)生的各項(xiàng)重要信息，涉及各個(gè)領(lǐng)域的眾多方面，所以城建檔案的數(shù)量是巨大的，檔案管理工作是十分繁雜的。檔案管理工作不僅涉及檔案信息的收集、提取、開發(fā)和錄入，還包括信息的儲存、維護(hù)和監(jiān)管。尤其是在不斷推進(jìn)城市化建設(shè)的今天，檔案管理工作所需要的人力、物力都是巨大的。在這種背景下，如果依舊采用傳統(tǒng)的城建檔案管理方式進(jìn)行管理工作，不僅耗費(fèi)了大量的社會資源，而且也不能滿足城市發(fā)展的需求。此時(shí)，檔案管理的數(shù)字化建設(shè)就成為現(xiàn)代城市發(fā)展的必然要求，因?yàn)橥ㄟ^現(xiàn)代設(shè)備和數(shù)字技術(shù)可以完成檔案信息的高效處理，減少人力、物力的投入，適應(yīng)城市快速發(fā)展的步伐。

（四）提升檔案利用效率

編寫并儲存城建檔案的目的，既是為了記錄下城市發(fā)展建設(shè)所走過的路，更是給未來的城市建設(shè)提供重要的參考信息，發(fā)揮“知史明鑒”的作用。當(dāng)進(jìn)行一項(xiàng)城市建設(shè)決策時(shí)，城建檔案可以作為重要的信息庫，為當(dāng)前的決策提供一些理論依據(jù)。如果城建檔案是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式進(jìn)行儲存的，那么在進(jìn)行查找翻閱檔案時(shí)，必須親自到檔案館所在地進(jìn)行查詢工作，而且其所需要投入的工作量是巨大的。此外，在面對規(guī)模巨大的紙質(zhì)城建檔案時(shí)，工作人員容易產(chǎn)生退卻心理，不利于城建檔案的使用，不利于發(fā)揮檔案的信息價(jià)值。城建檔案的數(shù)字化管理依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以搭建信息管理平臺。在符合要求的情況下，可以在任意工作地點(diǎn)登錄檔案信息管理平臺，查閱所需要的城建信息，極大地減少了查閱工作量，提高了城建檔案的利用率。

（五）方便實(shí)現(xiàn)信息資源共享

當(dāng)下，信息已成為一種重要的資源，而城建檔案也是其中的一項(xiàng)重要組成部分。該部分信息內(nèi)容作為一種可以推動城市建設(shè)發(fā)展的重要資源，理應(yīng)在不同地區(qū)之間實(shí)現(xiàn)信息的共享和互通，不同城市可以借此相互借鑒、相互學(xué)習(xí)，共同參與到中國的城市化建設(shè)進(jìn)程當(dāng)中。城鎮(zhèn)檔案的數(shù)字化管理恰好可以依托互聯(lián)網(wǎng)平臺，把紙質(zhì)的檔案信息轉(zhuǎn)化為電子信息資源，打破地域之間的阻隔，在各城市之間構(gòu)建起統(tǒng)一的信息共享平臺。通過登錄信息共享平臺，查閱所需要的城市建設(shè)信息，可以為當(dāng)下的建設(shè)方案提供科學(xué)的依據(jù)，實(shí)現(xiàn)信息資源的互通互享。

二、當(dāng)前城建檔案管理工作現(xiàn)狀

互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展有效地推動了檔案管理工作的開展和完善，并取得了一定的數(shù)字化建設(shè)成果。但因受到不同因素的干擾，數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展水平存在差異，在建設(shè)過程中還面臨著多種問題。

（一）基礎(chǔ)設(shè)施不完備

檔案的數(shù)字化建設(shè)雖然不需要投入過多的人力，但一定要保證相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的完備，尤其是關(guān)鍵性硬件和軟件設(shè)施的配備。例如，在檔案的數(shù)字化管理過程中，需要借助掃描儀進(jìn)行有關(guān)內(nèi)容的掃描，在檔案管理信息系統(tǒng)中對信息進(jìn)行一定的開發(fā)和提取，進(jìn)而轉(zhuǎn)化成電子信息儲存至計(jì)算機(jī)。此外，還需要使用消毒機(jī)、除濕機(jī)等設(shè)備對一些檔案的儲存環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化。因此，要想推動城建檔案的數(shù)字化建設(shè)，對以上硬件和軟件設(shè)備的配置和更新是必不可少的。

因受地理位置、技術(shù)水平、資金支持等多方面因素的限制，部分檔案館目前還沒有配置相對完善的設(shè)施裝備，或者一些設(shè)施裝備沒有得到及時(shí)的更新升級，從而無法對城市建設(shè)的信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行更新和儲存。正是因?yàn)樵O(shè)備、技術(shù)、管理機(jī)制等方面的不足，才導(dǎo)致檔案信息滯后于城市建設(shè)工作，不利于檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程的順利進(jìn)行。

（二）管理人才儲備不足

傳統(tǒng)的城建檔案管理工作人員對紙質(zhì)檔案的管理業(yè)務(wù)比較熟悉，更擅長紙質(zhì)檔案的分類與保存等工作。而城建檔案的數(shù)字化建設(shè)工作是在大數(shù)據(jù)背景下產(chǎn)生的，它更多地與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相結(jié)合。數(shù)字化建設(shè)需要完善的基礎(chǔ)設(shè)施配備，同時(shí)也需要高素質(zhì)人才的技能加持。這項(xiàng)工作不僅需要從業(yè)者對城建檔案有關(guān)的知識予以掌握，還需要對硬件設(shè)施的操作、數(shù)字技術(shù)的運(yùn)用等有一定的了解。

目前，城建檔案數(shù)字化管理的人才培養(yǎng)工作還沒有受到足夠的重視，沒有開展充足的培訓(xùn)工作來提升相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作技能。因此，符合要求的管理人才數(shù)量較之?dāng)?shù)字化建設(shè)工作的要求而言是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。還有一些地區(qū)會招聘一些計(jì)算機(jī)專業(yè)從業(yè)者來管理城建檔案的數(shù)字化建設(shè)，雖然這在一定程度上解決了檔案管理人員計(jì)算機(jī)操作上的問題，但僅僅依靠計(jì)算機(jī)技能無法對檔案信息的內(nèi)容加以識別，不能保證信息內(nèi)容的合理性。如果在檔案管理工作中，因?yàn)楣ぷ魅藛T的失誤而造成信息的遺漏或差錯(cuò)的話，那么將對檔案管理造成惡劣影響。

（三）存在信息泄露與缺失的隱患

傳統(tǒng)的檔案是紙質(zhì)的形式，對其進(jìn)行管理時(shí)，雖然工作量比較大，但檔案信息的收集和錄入會比較全面，檔案的保存工作也相對比較完善，能夠長期保存檔案紙張，不易發(fā)生檔案信息的外泄等問題。而城建檔案的數(shù)字化建設(shè)是依托網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的，管理工作的質(zhì)量會因網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定性情況而有所波動。如果在進(jìn)行檔案信息的掃描與錄入工作時(shí)，發(fā)生網(wǎng)絡(luò)信號的波動與中斷，就會造成檔案信息內(nèi)容的缺失，影響數(shù)字化管理工作的質(zhì)量和效率。此外，硬件設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)也會對檔案管理工作造成一定影響，當(dāng)設(shè)備運(yùn)行不佳時(shí)會影響檔案信息的完整性，為后續(xù)的管理工作帶來麻煩。

當(dāng)依托網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)字化管理時(shí)，必然要考慮的問題就是網(wǎng)絡(luò)的安全性。在日漸復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，面臨著各種各樣的網(wǎng)絡(luò)安全威脅，如病毒侵入、黑客攻擊、信號不穩(wěn)定等，這種情況會給數(shù)字化檔案管理帶來許多挑戰(zhàn)。如果在數(shù)字化檔案管理工作中遇到了網(wǎng)絡(luò)襲擊，一些機(jī)密性較強(qiáng)的信息很可能會被竊取，造成城建信息數(shù)據(jù)的泄露。

（四）缺乏統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和法制要求

城建檔案的數(shù)字化建設(shè)要想規(guī)范發(fā)展，必須有特定的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和法治要求。就目前的發(fā)展?fàn)顩r而言，城建檔案數(shù)字化管理還沒有設(shè)定統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)字化管理發(fā)展差異較大。同時(shí)，現(xiàn)有的規(guī)章制度還沒有完全覆蓋城建檔案數(shù)字化建設(shè)的各項(xiàng)工作，管理細(xì)則還需要進(jìn)一步地完善，數(shù)字化檔案管理工作的法律意識相對薄弱，相關(guān)的培訓(xùn)工作不到位，不利于數(shù)字化建設(shè)的高質(zhì)量開展。

三、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)優(yōu)化措施

（一）完善基礎(chǔ)設(shè)施，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌規(guī)劃

城建檔案的數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)龐大而復(fù)雜的工程。在這項(xiàng)工程正式開啟之前，一定要配備完善的基礎(chǔ)設(shè)施，設(shè)計(jì)數(shù)字化管理方案，實(shí)現(xiàn)全方位規(guī)劃，保證后續(xù)工作的高效進(jìn)行。

首先，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、掃描儀、網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)站等這些基礎(chǔ)性設(shè)施一定要配備齊全，因?yàn)闄n案數(shù)字化管理要借助這些設(shè)備儀器進(jìn)行檔案信息的收集、整理、保存等工作，這與城建檔案的信息內(nèi)容直接相關(guān)，是進(jìn)行數(shù)字化管理的基礎(chǔ)。其次，建立統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)是進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的重要措施。信息管理系統(tǒng)不僅可以幫助進(jìn)行檢索、分析和調(diào)查等工作，確保檔案信息的準(zhǔn)確性，還為信息共享提供了重要平臺，加強(qiáng)了不同地區(qū)之間的溝通交流，提高了檔案信息的利用率。信息管理系統(tǒng)與檔案信息的保護(hù)工作密切相關(guān)，因此在對信息管理系統(tǒng)的開發(fā)工作中應(yīng)該同時(shí)對檔案信息保護(hù)工作予以重視，必要時(shí)可以選擇專業(yè)的開發(fā)公司幫助解決系統(tǒng)的研發(fā)與維護(hù)，避免重要檔案信息的泄露。

（二）提高重視程度，加大資金投入

提高對檔案數(shù)字化建設(shè)的重視，在當(dāng)下是極為必要的。要充分認(rèn)識到數(shù)字化建設(shè)的眾多益處，并大力宣傳數(shù)字化建設(shè)的重要意義，同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)對相關(guān)工作人員的個(gè)人能力的提升，對其進(jìn)行全面的教育培訓(xùn)，促進(jìn)其管理理念的轉(zhuǎn)變，使其適應(yīng)大數(shù)據(jù)背景下數(shù)字化建設(shè)的要求。此外，要對城建檔案數(shù)字化管理工作給予充分的支持，尤其是要增加對城建檔案數(shù)字化建設(shè)的資金投入，因?yàn)闊o論是硬件設(shè)施的配置，還是軟件技術(shù)的引進(jìn)，都需要大量的資金支持。有了一定的資金支持，還要注意在城建檔案數(shù)字化管理發(fā)展過程中合理分配投資資金，幫助推動數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。

（三）強(qiáng)化數(shù)字化管理意識，培養(yǎng)專業(yè)管理人才

城建檔案的數(shù)字化建設(shè)與傳統(tǒng)的城建檔案管理工作存在著巨大差異，而且在不斷引進(jìn)新型設(shè)備，以及數(shù)字技術(shù)不斷更新升級的情況下，原有的城建檔案管理工作方式和技能可能無法適應(yīng)現(xiàn)在的數(shù)字化建設(shè)的需求，此時(shí)就需要提升檔案管理工作團(tuán)隊(duì)整體的專業(yè)素質(zhì)和綜合技能。檔案的數(shù)字化建設(shè)不僅需要管理人員熟知檔案管理的專業(yè)知識和城建檔案數(shù)字化建設(shè)的規(guī)劃要求，還要求其具有一定的計(jì)算機(jī)操作技能，懂得利用一些機(jī)器設(shè)備進(jìn)行檔案信息的收集和加工等，這就對管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。

（四）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，保障信息安全

一些城建檔案信息屬于機(jī)密文件，不能對外公開，因此在城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)中一定要注意對檔案信息內(nèi)容的保護(hù)，其中最重要的是要提高網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的整體安全性。首先，網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊是威脅信息系統(tǒng)安全的重要因素。所以，在進(jìn)行系統(tǒng)的建設(shè)和日常維護(hù)時(shí)，可以求助專業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)機(jī)構(gòu)，為信息系統(tǒng)設(shè)置嚴(yán)密的防火墻，防止網(wǎng)絡(luò)黑客竊取信息。其次，為防止部分城建檔案內(nèi)容在網(wǎng)絡(luò)上流傳，可以對網(wǎng)站的登錄設(shè)置一定的權(quán)限，只有符合規(guī)定的機(jī)構(gòu)或個(gè)人才可以查詢城建檔案，以提升相關(guān)工作的安全性和可靠性。最后，對相關(guān)人員要從思想意識和專業(yè)技能兩方面進(jìn)行培訓(xùn)和教育，促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)維護(hù)工作的高效開展。

（五）健全法治體系，規(guī)范數(shù)字化建設(shè)

要想保障檔案數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范化發(fā)展，就需要制定出統(tǒng)一的、完善的標(biāo)準(zhǔn)體系，為數(shù)字化建設(shè)工作提供一定專業(yè)指導(dǎo)，從而推動檔案數(shù)字化建設(shè)工作順利進(jìn)行。為了制定出一定的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，可以在依據(jù)國家住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部頒布的相關(guān)準(zhǔn)則的情況下，結(jié)合本地區(qū)檔案管理工作的實(shí)際開展情況和數(shù)字技術(shù)的發(fā)展情況，商議制定出能夠切實(shí)推動本地區(qū)城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作的標(biāo)準(zhǔn)，保障檔案數(shù)字化建設(shè)工作合理有序地開展。地方政府也可以給予適當(dāng)幫助，通過打造交流平臺，加強(qiáng)各地區(qū)相關(guān)部門的交流學(xué)習(xí)，從整體上推動檔案數(shù)字化建設(shè)工作進(jìn)程。此外，要及時(shí)關(guān)注檔案數(shù)字化建設(shè)工作的進(jìn)展，做好對管理工作的有效監(jiān)管，提高工作的規(guī)范性和安全性。

結(jié) 語

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)不是簡單地把數(shù)字技術(shù)加入城建檔案的日常管理工作中來，而是對整個(gè)檔案管理工作進(jìn)行一系列的調(diào)整和升級，使之更能滿足社會發(fā)展的需求。城建檔案的數(shù)字化管理過程不會是一帆風(fēng)順的，在這個(gè)過程中一定會面臨許多挑戰(zhàn)。為了解決這些困難，可以有針對性地采取相應(yīng)優(yōu)化措施，如增強(qiáng)工作技能、提高綜合素質(zhì)、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全性等。相信在不久的將來，檔案管理工作會對社會發(fā)展做出重要貢獻(xiàn)。