建筑業(yè)財務(wù)共享模式下費(fèi)用報銷的應(yīng)用
——以湖南省J集團(tuán)為例

蔡霞

（湖南省交通水利建設(shè)集團(tuán)有限公司，湖南 長沙 410008）

財務(wù)共享中心的建設(shè)通過重構(gòu)信息化系統(tǒng)，將企業(yè)經(jīng)營管理中的業(yè)務(wù)、財務(wù)、稅務(wù)信息與管理流程有機(jī)融合，建立跨系統(tǒng)的信息化集成平臺，使業(yè)務(wù)和財務(wù)數(shù)據(jù)融為一體，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)向財務(wù)系統(tǒng)推送自動化，運(yùn)行財務(wù)共享，減少人為干預(yù)因素，提高工作效率，加強(qiáng)集團(tuán)管控力度，有效支持集團(tuán)跨越式發(fā)展。通過財務(wù)共享和業(yè)財稅一體化系統(tǒng)的建設(shè)與實(shí)施，將給集團(tuán)公司信息化下一步發(fā)展方向提供借鑒經(jīng)驗(yàn)，為集團(tuán)公司信息化戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供堅實(shí)的基礎(chǔ)。

一、財務(wù)共享服務(wù)中心構(gòu)建情況

以湖南省J集團(tuán)為例的財務(wù)共享和業(yè)財稅一體化項(xiàng)目，通過有序推進(jìn)各級試點(diǎn)單位上線進(jìn)程中，取得了階段性成效；“1+3+4+N”的財務(wù)管控體系形成。通過財務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)全業(yè)務(wù)報賬，打通合同、預(yù)算、稅務(wù)、資金模塊，實(shí)現(xiàn)業(yè)財稅一體化。先期通過報賬單據(jù)的形式前移至業(yè)務(wù)人員提單，共享中心審核人員按公司相關(guān)制度要求審核單據(jù)的合法性及影像資料、結(jié)算等工作，以此逐步推進(jìn)集團(tuán)的業(yè)務(wù)財務(wù)一體化；后期在財務(wù)共享服務(wù)中心逐漸成熟后，“倒逼”現(xiàn)場管理、加強(qiáng)業(yè)務(wù)前端的信息化，全流程貫通，提高集團(tuán)資源共享能力與整體管控能力。集團(tuán)下轄14家二級子公司，47家三級公司；業(yè)務(wù)涵蓋交通、水利、市政、設(shè)計、勘察等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相關(guān)行業(yè)。

共享中心下設(shè)四個分組，分為運(yùn)維組、資金組、總賬組、費(fèi)用報銷組。建設(shè)初期，選擇幾個管理規(guī)范的項(xiàng)目部作為試點(diǎn)，試點(diǎn)運(yùn)行穩(wěn)定后進(jìn)行推廣，逐漸將試點(diǎn)的經(jīng)驗(yàn)復(fù)制到集團(tuán)所屬三級、二級企業(yè)本部。

通過集團(tuán)法人一套賬系統(tǒng)的實(shí)施，實(shí)現(xiàn)會計核算的集中處理，加強(qiáng)財務(wù)管控，降低財務(wù)風(fēng)險，提高財務(wù)信息的規(guī)范性。通過規(guī)模效益提高核算工作效率、降低財務(wù)管理成本。

二、費(fèi)用報銷范圍、流程及管理理念

財務(wù)共享模式下費(fèi)用報銷將費(fèi)用預(yù)算的事后分析和控制前移，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用和資金事前控制、事中監(jiān)督、事后分析的全過程管理，并將管理費(fèi)用數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)之間的壁壘打通，消除信息孤島。實(shí)現(xiàn)費(fèi)控系統(tǒng)與核算系統(tǒng)、銀行系統(tǒng)的自動對接，減輕財務(wù)人員工作量，提高工作效率和準(zhǔn)確性。

（一）報銷范圍

費(fèi)用報銷包括辦公費(fèi)、會議培訓(xùn)費(fèi)、差旅費(fèi)、車輛使用費(fèi)、固定資產(chǎn)使用費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、因公出國費(fèi)用、中介咨詢費(fèi)等。

（二）報銷流程

流程規(guī)范企業(yè)日常經(jīng)營活動中員工因公發(fā)生的差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)和誤餐費(fèi)等費(fèi)用的審批、支付及賬務(wù)核算的全流程。員工按要求整理并粘貼原始發(fā)票到粘貼單上，同時在線上提交報銷單并打印，交由掃描崗進(jìn)行掃描上傳。業(yè)務(wù)財務(wù)審核發(fā)票真實(shí)性、附件完整性、粘貼規(guī)范性、經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)合理性、報銷與預(yù)算科目使用的匹配性、直接報銷時預(yù)算科目選用是否正確；各相關(guān)責(zé)任人在共享平臺中線上進(jìn)行流程審批；共享初審崗審核原始單據(jù)是否有增值稅專用發(fā)票可抵稅、費(fèi)用匯總后與報銷單分類是否正確，生成預(yù)制憑證后檢查核算科目、部門、項(xiàng)目、銀行存款明細(xì)、附件張數(shù)等內(nèi)容是否正確；復(fù)核完畢后共享平臺自動生成憑證。將憑證或支付指令傳輸給核算系統(tǒng)及大額資金或網(wǎng)銀系統(tǒng)統(tǒng)一進(jìn)行賬務(wù)處理并支付報銷款。最后由各單位財務(wù)打印憑證，獲取銀行回單并將回單、憑證與報銷單進(jìn)行匹配、裝訂，轉(zhuǎn)到歸檔流程，完成整個報銷的核算流程。

（三）管理理念

集團(tuán)按照“年度預(yù)算、總額控制、分級審批、統(tǒng)一管理”的原則，實(shí)行事前、事中、事后的全過程監(jiān)控，采取“預(yù)算控制、逐筆報批”的管理方式。要求各單位秉承厲行節(jié)約、反對浪費(fèi)的原則，由財務(wù)部門牽頭，其他部門配合于每年年底制定下一年度本單位費(fèi)用預(yù)算，按程序上報、審核和批復(fù)后執(zhí)行。

三、費(fèi)用報銷存在的問題

（一）報銷標(biāo)準(zhǔn)暫未統(tǒng)一

集團(tuán)業(yè)務(wù)涵蓋科研設(shè)計、投資融資、建設(shè)管理、運(yùn)營維護(hù)、裝備物流全產(chǎn)業(yè)鏈，各二級企業(yè)因業(yè)務(wù)需求不同、人員管理要求不同等原因，對費(fèi)用報銷標(biāo)準(zhǔn)未在集團(tuán)層面得到統(tǒng)一。例如集團(tuán)內(nèi)企業(yè)間出差報銷補(bǔ)助未統(tǒng)一、各單位備用金管理制度未按板塊要求逐項(xiàng)報備、超過5000元購置固定資產(chǎn)隨意列支辦公費(fèi)、加班餐標(biāo)準(zhǔn)未統(tǒng)一、探親費(fèi)報銷標(biāo)準(zhǔn)各單位不一致、個人報銷職業(yè)培訓(xùn)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)不一致等情形。

（二）報銷核算口徑不一致

在財務(wù)人員不熟悉具體相關(guān)業(yè)務(wù)情況下，會出現(xiàn)部分費(fèi)用核算口徑不一致，例如咨詢費(fèi)歸類為中介機(jī)構(gòu)服務(wù)費(fèi)；在預(yù)算不足情況下，將審計評估費(fèi)歸類為咨詢費(fèi)、普通培訓(xùn)費(fèi)劃分為會務(wù)費(fèi)、健身器材列入信息化建設(shè)活動費(fèi)；銀行劃扣手續(xù)費(fèi)用“銀行存款”負(fù)數(shù)調(diào)賬等現(xiàn)象。

（三）報銷無申請現(xiàn)象較突出

由于建筑業(yè)跨地區(qū)施工現(xiàn)象普遍存在，差旅、業(yè)務(wù)招待費(fèi)用開支較多，往往存在先開支無申請即報銷情況，無事前報備管理，集團(tuán)制度執(zhí)行不落地。例如差旅人員出差地點(diǎn)變更、出差人數(shù)增加、出差時間延長導(dǎo)致費(fèi)用開支不可控；業(yè)務(wù)招待費(fèi)無人數(shù)控制導(dǎo)致隨意開支、備用金隨意借支且間隔報銷期較長等現(xiàn)象。

（四）及時且合規(guī)票據(jù)報銷較難

建筑業(yè)費(fèi)用報銷場景眾多審核判斷難度大；工程項(xiàng)目很多偏遠(yuǎn)山區(qū)合法的報銷票據(jù)取得有一定難度；業(yè)務(wù)人員因建筑工程緊任務(wù)重，無暇顧及費(fèi)用報銷事宜，往往存在發(fā)票超期報銷問題；工程項(xiàng)目食堂費(fèi)用開支多且雜，存在一定數(shù)量如液化氣、桶裝水、超市購菜等白條入賬現(xiàn)象；出差路程偏遠(yuǎn)存在超標(biāo)準(zhǔn)乘坐、票據(jù)遺失；通信費(fèi)預(yù)存發(fā)票報銷等問題。

（五）費(fèi)用預(yù)算未完全受控

未上線前沒有與預(yù)算管理模塊勾稽，項(xiàng)目資金預(yù)算沒能進(jìn)行費(fèi)用預(yù)算控制，無法顯示費(fèi)用預(yù)算總額度及剩余可用額度；審批通過的報銷單不支持費(fèi)用分?jǐn)?，未歸集到預(yù)算系統(tǒng)對應(yīng)的費(fèi)用項(xiàng)目及成本科目。沒有對所有費(fèi)用實(shí)行預(yù)算管理，對相關(guān)的費(fèi)用報銷未按部門、按職員、按費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)等要素進(jìn)行設(shè)置。

四、建議

（一）加強(qiáng)規(guī)章制度體系建設(shè)

建立健全一套科學(xué)、規(guī)范、高效、適合公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)的財務(wù)制度體系；例如為全面貫徹落實(shí)現(xiàn)行財經(jīng)法規(guī)、政策，完善內(nèi)部約束機(jī)制，根據(jù)省屬國有企業(yè)相關(guān)管理暫行辦法制定適用于集團(tuán)總部、全資子公司、控股子公司的《費(fèi)用報銷管理辦法》，可分為費(fèi)用報銷的規(guī)定及審批程序、界定各項(xiàng)費(fèi)用具體內(nèi)容，加強(qiáng)規(guī)章制度執(zhí)行，切實(shí)提升公司風(fēng)險防控能力。

（二）建立標(biāo)準(zhǔn)化指導(dǎo)書

為規(guī)范所屬單位會計基礎(chǔ)工作，同時也作為財務(wù)共享中心業(yè)務(wù)人員的審核依據(jù)，對內(nèi)部提單人員、業(yè)務(wù)財務(wù)、掃描崗、審批人員以及財務(wù)共享中心審核人員可編制《業(yè)務(wù)指導(dǎo)書》，便于了解對各類財務(wù)核算與管理的操作性說明。具體可分為以下兩點(diǎn)。

第一，共享中心業(yè)務(wù)基本要求：包括基本工作原則：含標(biāo)準(zhǔn)化與流程化、記賬與管理職能分離、先記賬后付款、線上審批、銀企直連支付為主（實(shí)行零現(xiàn)金管理）、及時性原則等。基本工作要求：含業(yè)務(wù)處理職責(zé)界定、賬務(wù)處理時間節(jié)點(diǎn)、各表單（含事項(xiàng)申請、借還款、報銷單）適用情況及附件要求、票據(jù)的一般性要求、原始憑證粘貼要求、摘要填寫基本要求、實(shí)體審核有關(guān)要求、共享中心審核一般要求和步驟、崗位職責(zé)（含提單人、掃描崗、業(yè)務(wù)財務(wù)、審核崗、復(fù)核崗、資金崗）、檔案管理要求等。第二，各項(xiàng)費(fèi)用核算業(yè)務(wù)：對各類費(fèi)用進(jìn)行適用業(yè)務(wù)及填報要求、相關(guān)填報單據(jù)、報銷要求、審核要點(diǎn)、注意事項(xiàng)、影像資料規(guī)定等具體規(guī)定的制定。

（三）強(qiáng)化系統(tǒng)操作指引

為保障數(shù)據(jù)的可見、可控、可用，統(tǒng)一數(shù)據(jù)口徑，實(shí)現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，例如編寫《報賬管理模塊用戶操作手冊》，按照系統(tǒng)登錄、業(yè)務(wù)流程、報賬單據(jù)（含通用說明、事項(xiàng)申請、借還款、費(fèi)用報銷、收付款、薪酬單）、單據(jù)審批管理、發(fā)票常見票樣等進(jìn)行模塊功能介紹及操作向?qū)е敢?/p>

（四）建立并完善費(fèi)用預(yù)算管理

通過預(yù)算編制、預(yù)算審批進(jìn)行執(zhí)行監(jiān)控，在提交報賬單據(jù)中判斷是否超預(yù)算，如超預(yù)算則需進(jìn)行預(yù)算調(diào)整，未超預(yù)算則進(jìn)行到業(yè)務(wù)審批、資金支付、生成憑證進(jìn)而進(jìn)行預(yù)算執(zhí)行分析。

1.費(fèi)用預(yù)算編制

為集團(tuán)及各分子公司本部的機(jī)關(guān)經(jīng)費(fèi)預(yù)算，按照組織-部門進(jìn)行編制，預(yù)算控制分為兩種：一是四大類控制：職工薪酬、日常經(jīng)費(fèi)、攤銷折舊費(fèi)用、上級管理費(fèi)、研究開發(fā)費(fèi)；二是按預(yù)算科目進(jìn)行控制。其中二級企業(yè)為第一種控制方式，其他二級企業(yè)控制三級企業(yè)可自行選擇。預(yù)算模板按需分配，預(yù)算科目是根據(jù)會計科目設(shè)置，通過業(yè)務(wù)活動映射預(yù)算科目，方式分為剛性、柔性和不控制，例如職工薪酬、日常經(jīng)費(fèi)為剛性控制、折舊及攤銷費(fèi)用為柔性控制、上級管理費(fèi)為不控制。

2.資金預(yù)算編制

為各分子公司項(xiàng)目部使用，按計量款使用期間編制。先進(jìn)行數(shù)據(jù)初始，檢查核對后結(jié)束初始化的同時系統(tǒng)自動啟用預(yù)算控制。例如資金預(yù)算中的“工程結(jié)算款”累計應(yīng)收數(shù)據(jù)取自“應(yīng)收模塊”的“應(yīng)收初始單+應(yīng)收確認(rèn)單”。

3.費(fèi)用、資金預(yù)算調(diào)整

預(yù)算調(diào)整可以分為兩種方式，如果存在年度定期的預(yù)算調(diào)整，則采用預(yù)算調(diào)整表，整個調(diào)整過程類同于預(yù)算編制過程，調(diào)整完成后，初始的預(yù)算數(shù)變更為調(diào)整后的預(yù)算數(shù)；對于非年度定期的預(yù)算調(diào)整，采用預(yù)算調(diào)整單據(jù)的方式，臨時對個別部門、組織個別科目預(yù)算進(jìn)行修改，調(diào)整單審批通過后更新原始預(yù)算數(shù)，調(diào)整單的方式比較靈活，隨時調(diào)整隨時變更。兩種方式的預(yù)算調(diào)整均可配置相應(yīng)的審批流程。

4.資金預(yù)算月度執(zhí)行對比

可根據(jù)資金計劃月份查看該次資金計劃執(zhí)行情況。

（五）共享推進(jìn)中關(guān)注的重點(diǎn)

在財務(wù)共享推進(jìn)過程中，費(fèi)用報銷模塊作為比較成熟的模塊應(yīng)用，還需在流程、資金管理、人才及配合支持方面有足夠的重視。首先流程方面需梳理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)審批流程，系統(tǒng)內(nèi)一個法人組織每種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)只劃一套審批流，費(fèi)用報銷推廣前，法人須統(tǒng)一與經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)相關(guān)的流程，包括本部、行政分公司本部、項(xiàng)目部都只有一套流程。需要各單位從制度建設(shè)等方面進(jìn)行規(guī)范、統(tǒng)一；其次在資金管理方面，銀行賬戶開通銀企直聯(lián)和資金歸集。系統(tǒng)的資金管理采用久其資金系統(tǒng)和招行CBS的方案，CBS系統(tǒng)內(nèi)只能支付、查詢已開通銀企直聯(lián)的賬戶，進(jìn)共享前要求所有銀行賬戶（特殊賬戶除外）都必須開通銀企直聯(lián)和資金歸集，因業(yè)主資金管控不能開通銀企支付的，也必須開通銀企查詢；最后人才及配合支持方面，一是在模塊功能方案設(shè)計時，各企業(yè)應(yīng)該選派業(yè)務(wù)精通的人員參與，并保證參與的時間，二是每個業(yè)務(wù)模塊進(jìn)行測試試點(diǎn)時，需要各單位大力配合系統(tǒng)建設(shè)和測試，特別是試點(diǎn)單位要及時反饋問題，提出合理建議。杜絕反復(fù)提單，當(dāng)單據(jù)被打回后，不做任何補(bǔ)證即提單，或者一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)分拆提單，達(dá)到不同審核人員審核通過的僥幸心理。杜絕批量提單，業(yè)務(wù)財務(wù)對原始單據(jù)不做任何復(fù)核直接提交，所有問題均讓共享中心審核反饋。避免利用系統(tǒng)各模塊還不完善規(guī)避共享的審核。杜絕審批流程走線下簽完字后，由財務(wù)人員用不同審批節(jié)點(diǎn)賬號補(bǔ)錄審批。

（六）組織上線單位培訓(xùn)

梳理公司現(xiàn)有財務(wù)核算及管理流程，確保全集團(tuán)所有項(xiàng)目的標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)作，既要滿足公司集團(tuán)管控的要求，配合集團(tuán)向各組織班子宣傳共享建設(shè)，爭取他們的支持，充分滿足子企業(yè)的需求，同時要加大對財務(wù)人員的培訓(xùn)力度，促進(jìn)財務(wù)轉(zhuǎn)型。根據(jù)試點(diǎn)項(xiàng)目推進(jìn)計劃，鼓勵全員提單，不主張由財務(wù)人員代辦，有序推動上線單位的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，可分為兩個層次，一是針對試點(diǎn)單位本部關(guān)鍵用戶、試點(diǎn)項(xiàng)目財務(wù)人員進(jìn)行上線前培訓(xùn)，內(nèi)容包括報賬模塊操作講解、費(fèi)用報銷規(guī)定講解、影像系統(tǒng)和單據(jù)粘貼講解、系統(tǒng)實(shí)操及考試。二是針對已上線單位關(guān)鍵用戶分別從賬務(wù)處理、發(fā)票問題、表單填報、附件問題、違規(guī)問題、內(nèi)控問題、稅務(wù)問題、其他問題等深入結(jié)合費(fèi)用報銷常見問題講解及審核建議培訓(xùn)。通過不同層次的費(fèi)用報銷培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)、財務(wù)工作提質(zhì)增效，降低管理和溝通成本，實(shí)現(xiàn)對下級單位業(yè)務(wù)的有效支撐。

五、結(jié)束語

今后將以深化全面預(yù)算管理為手段，持續(xù)推進(jìn)財務(wù)信息化建設(shè)，運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈、人工智能等信息技術(shù)深化管理會計應(yīng)用。提供完整的業(yè)務(wù)報賬端入口，滿足集團(tuán)公司下屬各企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)采集和全業(yè)務(wù)核算的需要。提供單據(jù)填報、影像集成、賬務(wù)處理、資金結(jié)算、預(yù)算集成管控、稅務(wù)集成、流程管理、系統(tǒng)配置、自定義查詢等功能，實(shí)現(xiàn)以報賬為基礎(chǔ)的核算、資金、稅務(wù)、預(yù)算、報表財務(wù)一體化整合。提供合同管控、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、財務(wù)審核、預(yù)算管控等多種控制方式，實(shí)現(xiàn)企業(yè)費(fèi)用、成本、資金有效管控。報賬平臺同時支持移動端應(yīng)用，提供在線填單、審批和查詢功能，提高異地辦公效率。