行政事業(yè)單位財會信息化建設問題及對策探討

姜嘉琪

（西安市高陵區(qū)財政局，陜西 西安 710200）

行政事業(yè)單位原有的業(yè)務信息系統(tǒng)存在著信息重復采集、系統(tǒng)功能交叉、數(shù)據(jù)交換困難等弊端，也不利于財會人員做數(shù)據(jù)匯總分析，滿足其不同的數(shù)據(jù)統(tǒng)計需求。信息化技術的進步減輕了行政事業(yè)單位財會人員會計核算的工作量，同時，決策者在信息技術發(fā)展建設的過程中也因更容易取得即時的財會信息，進一步提升了工作效率、管理水平及分析問題的能力。

新的信息化系統(tǒng)將原先分散獨立的業(yè)務管理整合成信息通暢、數(shù)據(jù)集中、覆蓋所有財政業(yè)務和財政資金的一體化財政管理信息系統(tǒng)。

一、財會信息化建設對行政事業(yè)單位的重要性

（一）為財會工作高質(zhì)量發(fā)展夯實基礎

財會信息化發(fā)展有助于行政事業(yè)單位預算決算工作的有效開展。每年年末，各行政事業(yè)單位都需要對接同級財政部門相關業(yè)務科室做好下一年的部門預算及當年的部門決算工作，在傳統(tǒng)單機財務軟件填報預算編制時，由于數(shù)據(jù)無法實時更新共享，財政資金使用進度及是否符合年初申請均無法及時查詢，因此預算管理工作無法有效開展。現(xiàn)在，借助信息系統(tǒng)技術的發(fā)展，預算編制工作從傳統(tǒng)的手工編制、財務軟件編制到現(xiàn)在的云系統(tǒng)上傳財務數(shù)據(jù)，所有行政事業(yè)單位的資金申請、撥付、支付情況及支付進度均可以實時更新、隨時查找，為預算管理工作的有效開展奠定了良好的基礎。行政事業(yè)單位在做部門決算時，也由于可以及時通過信息系統(tǒng)平臺迅速提取所需財報數(shù)據(jù)，而使得為決算工作打好基礎，確保決算工作順利完成。信息系統(tǒng)的便捷性，在很大程度上減輕各行政事業(yè)單位財會人員的數(shù)據(jù)負擔。

（二）保障數(shù)據(jù)質(zhì)量，提高決策效率

一方面，財會信息化建設的發(fā)展將行政事業(yè)單位的財會人員從傳統(tǒng)的日常記賬、報銷、核查的等煩瑣的工作模式解放出來，轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)錄入、提取、分析等，為財務人員從記賬會計向管理會計的轉(zhuǎn)變提供了可能，進一步提升行政事業(yè)單位的管理水平。另一方面，由于信息化技術的發(fā)展，極大地提高了數(shù)據(jù)處理的效率，使得財會人員對財務信息的提取、分析不再是過去的“事后總結(jié)”，轉(zhuǎn)變?yōu)椤疤崆耙?guī)劃”，這種即時提取、實時分析的模式，有效確保了數(shù)據(jù)的時效性，從而提高決策效率。

（三）加強內(nèi)部控制，降低財政資金風險

財會信息化建設的發(fā)展使得行政事業(yè)單位財政資金的撥付流程從“線下”轉(zhuǎn)為“線上”，每一筆財政資金的流動都“透明”“可視”，單位的財會人員不必再像以前一樣，資金申請報告遞交到財政部門后需要靠等待或者打聽才能知道資金撥付情況，“線上”撥付的普及很大程度上降低了資金流動過程中“人為干預”的因素，強化了對財政資金的監(jiān)管力度，在降低信息不對等的同時也降低了由于人工操作而造成的控制缺陷。在控制環(huán)境良好的情況下，信息化建設使得單位更容易建立有效的控制活動，最大程度地降低財政資金風險，確保行政事業(yè)單位的穩(wěn)定運行。

二、行政事業(yè)單位財會信息化建設中存在的問題

（一）復合型財會人員比較匱乏

財會信息化系統(tǒng)建設是一個涉及面廣、業(yè)務性強的工程。系統(tǒng)搭建既要考慮實際業(yè)務需求，又要符合運行機制、權責分配以及成果輸出等客觀因素，因此，財會系統(tǒng)的搭建運維需要具有一定財會知識儲備的人員來參與，若前期系統(tǒng)設計調(diào)研不全面、不深入，后期搭建時將極容易造成系統(tǒng)缺陷，導致行政事業(yè)單位財會系統(tǒng)問題頻發(fā)。

另外，財會信息系統(tǒng)在普及應用時，也比較依賴具有專業(yè)財會知識儲備的運維人員，否則系統(tǒng)在應用初期基礎的會計信息錄入、建賬、增設合適的會計科目及報表設計等方面都容易埋下后期無法使用或不能充分使用的隱患。目前大多數(shù)實際情況往往是系統(tǒng)的技術運維人員不懂財會基本理論，不能理解財會人員最終想要數(shù)據(jù)報表或分析圖表，而財會人員大多不懂系統(tǒng)操作，不能很好地在報表之間設置勾稽關系，導致后期在提取數(shù)據(jù)進行報表分析時得不到滿意的查詢結(jié)果，無法有效利用數(shù)據(jù)，為決策提供高效依據(jù)。

（二）不同信息系統(tǒng)銜接不暢，數(shù)據(jù)發(fā)送存在異常情況

行政事業(yè)單位財政資金的線上撥付需要財政資金系統(tǒng)與銀行系統(tǒng)的銜接，代理銀行與清算銀行如果不是同一銀行的話數(shù)據(jù)發(fā)送也需在不同系統(tǒng)之間轉(zhuǎn)移，若其中一個系統(tǒng)升級或發(fā)生異常，該筆支付業(yè)務就存在數(shù)據(jù)發(fā)送異常的風險，屆時需要大量人工查詢并反復核算，確認數(shù)據(jù)是否正確無誤，造成財會人員數(shù)據(jù)核對的工作壓力。

同時，由于系統(tǒng)數(shù)據(jù)發(fā)送異常，也會造成各項支出指標導出異常，年末對賬時，各行政事業(yè)單位財會人員無法從系統(tǒng)中完整地導出收入、支出明細，只能通過銀行流水核對整年賬務，銀行無法出具單位收入支出明細表的電子版，在有的行政事業(yè)單位年業(yè)務量很大的情況下，會造成財會人員對賬工作的極大困擾，不利于該單位按時完成年末部門決算工作，財政部門在匯總報送本地區(qū)部門決算總數(shù)據(jù)時，也會因個別單位部門決算未按時報送數(shù)據(jù)而延遲完成本地區(qū)的決算任務。

（三）業(yè)務流程設計不合理，存在權限沖突

財務信息化系統(tǒng)建設的環(huán)節(jié)較多，涉及所有的行政事業(yè)單位，從年初部門預算到項目錄入、資金申請、年終決算再到?jīng)Q算公開，幾乎所有的業(yè)務流程都會涉及各單位財務人員及財政部門所有業(yè)務科室的審批人員，因此需要對資金撥付流程的環(huán)節(jié)做出充分考慮，既要符合數(shù)據(jù)采集需求，又要滿足崗位審批權限，設計難度較高。

目前，行政事業(yè)單位的資金撥付系統(tǒng)的設計或多或少存在一些流程設計不合理或?qū)徟鷻嘞尴鄾_突的情況，如單位的一筆資金支付業(yè)務在某一業(yè)務科室審批需要初審、終審、下達等多道審核程序，審批流程較為煩瑣，降低了資金的撥付使用效率；再比如某一崗位在審批權限上同時擁有終審和下達權限，存在職責不分離，權限沖突的問題。財會系統(tǒng)中不合理的流程設計，權限沖突會極大地造成業(yè)務環(huán)節(jié)的堵塞，導致行政事業(yè)單位在面對應急突發(fā)事件時，財政資金不能及時撥付，進而影響政府工作安排落實，嚴重滯后時，還會追究相關人員行政責任。

（四）系統(tǒng)軟件功能單一，報表設計不合理，不能滿足多種決策需求

行政事業(yè)單位現(xiàn)有的財會系統(tǒng)內(nèi)容雖然基本涵蓋所有的業(yè)務范圍，但是個別報表模塊仍然存在功能單一，報表設計不合理的情況，如財政部門年末與各行政事業(yè)單位部門決算對賬時，原本只需要導出各財政代管子賬戶余額即可，個別單位余額對不上時才需要導出子賬戶明細。但在現(xiàn)有云記賬系統(tǒng)中，需要按照各自預算代碼分別導出所有單位的對賬單，才能查詢各自賬戶余額，造成對賬工作的極大不便。且財會人員不能根據(jù)自身需求提取不同數(shù)據(jù)結(jié)果，只能根據(jù)現(xiàn)有數(shù)據(jù)自行造表核算，影響決策效率。

（五）新業(yè)務流程測試時間較長，數(shù)據(jù)發(fā)送存在風險

一般來說，行政事業(yè)單位的資金業(yè)務審批流程測試環(huán)節(jié)較多，范圍涵蓋申請單位、主管部門、財政部門以及代理銀行中的多個部門的眾多崗位，它需要所有相關的職責人員通過真實的工作流程才能完成測試，一筆業(yè)務從申請單位的信息錄入、提出申請、到財政部門指標初審、終審、下達，數(shù)據(jù)發(fā)送，最后由代管銀行的資金墊付及清算銀行的資金清算，整體完成后才算支付成功，中間涉及業(yè)務節(jié)點較多，雖然保證了內(nèi)部控制的完整性，但是如果部門之間溝通不暢，一筆資金的支付業(yè)務很容易卡在某一環(huán)節(jié)，造成資金滯留，極大地降低了資金的使用效率，遇到緊急事情發(fā)生時，資金的及時性很難得到保障。

各系統(tǒng)之間存在不兼容現(xiàn)象，偶爾會造成數(shù)據(jù)丟失、遺漏的現(xiàn)象，為完成賬務準確無誤，財會人員需要耗費大量的精力尋找數(shù)據(jù)丟失節(jié)點，聯(lián)系相關運維人員解決問題，這造也會成財會人員在賬務核算中極大的不便。

（六）財會人員保密意識不強，數(shù)據(jù)存在泄漏風險

行政事業(yè)單位的財會人員由于日常工作煩瑣，經(jīng)常接收各級部門下發(fā)的需統(tǒng)計不同口徑的財務報表，因此很多財會人員有時候為統(tǒng)計報表數(shù)據(jù)不得不在不同的報表系統(tǒng)中切換，為了自身工作的便利性，會將所有財務報表軟件的登錄密碼設置的都過于簡單，有的甚至不設置登錄密碼，這在一定程度上很容易造成數(shù)據(jù)被篡改、丟失甚至泄漏的隱患。若有的行政事業(yè)單位由于職能的原因，具有保密需要，這種情況就極易造成泄密隱患，甚至可能造成國家重大損失。

三、行政事業(yè)單位財會信息化建設問題的改善策略

（一）轉(zhuǎn)換思想，培養(yǎng)復合型財會人員

行政事業(yè)單位財會信息化建設的發(fā)展使得現(xiàn)有的財會崗位對財會人員的要求已不僅僅局限于準確記賬、核算無誤，而是轉(zhuǎn)向需要既能熟練操作系統(tǒng)又有財會知識儲備的復合型人才，因此，行政事業(yè)單位可通過定向培養(yǎng)或從外部招聘的方式儲備相關人才，通過定期培訓展開引導，將信息化理念滲透到日常工作中，同時結(jié)合相關考核激勵制度，提高財會人員對信息化建設的積極性，從而達到全面提升財務人員掌握信息技術的能力，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)的目的。

（二）實現(xiàn)信息共享，及時處理數(shù)據(jù)異常情況

由于資金支付業(yè)務流程各節(jié)點的信息系統(tǒng)各不相同，且各系統(tǒng)負責的具體內(nèi)容不同，建議單位的財會人員保持與財政部門及銀行對公人員每天及時溝通，信息共享，數(shù)據(jù)出現(xiàn)異常情況時及時做好各自自檢工作，核對各自賬務處理情況。形成系統(tǒng)為主、人工為輔的賬務處理鏈條。

另外，建議財政資金系統(tǒng)與銀行系統(tǒng)在不影響安全性的前提下可以相互兼容，達到數(shù)據(jù)共享，這樣，一方面可以清楚及時地看到每一筆財政資金支付處于流程的哪一環(huán)節(jié)，防止數(shù)據(jù)丟失不見，另一方面可以在不同系統(tǒng)向上報送各自統(tǒng)計數(shù)據(jù)時及時進行三方核對，防止誤報、漏報，確保各口數(shù)據(jù)準確性。

（三）優(yōu)化流程，做好職責分離和權限設計

在做信息系統(tǒng)搭建設計時，可以充分考慮各單位各自主要職責、人員權限，把機構(gòu)職能優(yōu)化、職責關系理順作為重點調(diào)研內(nèi)容，在充分調(diào)研的基礎上，可以重點考慮賬務處理的必要流程以及各審批崗位的角色定位，盡量減少審批流程環(huán)節(jié)冗余，提高資金撥付效率；在做各審批崗位權限設計時，要充分考慮各部門的角色定位以及各自崗位的職責特征，對各個環(huán)節(jié)的審批權限做好具體分析，防止權責不符、職責不分離的情況發(fā)生，最大限度地規(guī)避各行政事業(yè)單位財政資金的風險。

（四）完善功能，合理設計報表

一個合理有效的財會信息系統(tǒng)可以為一個地區(qū)所有行政事業(yè)單位的順利運行提供基本保障，其高效的數(shù)據(jù)處理特點可以使各部門得到更加真實、及時化的財務信息，但是由于行政事業(yè)單位各政府職能不同，因此所需統(tǒng)計財務數(shù)據(jù)的口徑也各不相同，系統(tǒng)設計者在搭建財會信息系統(tǒng)時除了考慮所有行政事業(yè)單位共性的財務基本需求之外，可以根據(jù)各單位各自的職能特征，多考慮不同專業(yè)財會人員的意見和建議，結(jié)合業(yè)務實際和財會人員具體需求合理設計財會報表體系，并通過不斷地完善報表功能，滿足各行政事業(yè)單位財會人員對于不同財務信息提取加工的需求，保障各行政事業(yè)單位基礎數(shù)據(jù)的完整和底層邏輯。

（五）保持高效溝通，合力縮短測試時間

行政事業(yè)單位、財政部門與銀行首先應明確各自職責，加強協(xié)作，形成有效的溝通機制：一方面在保留必要審批流程的前提下盡量簡化財會信息系統(tǒng)資金撥付業(yè)務環(huán)節(jié)，縮短財政資金的在途時間，另一方面保持高效溝通，形成合力，全面排查業(yè)務流程中的“斷點”“堵點”，及時解決存在問題，在新業(yè)務流程普及之前，高效完成測試所有環(huán)節(jié)，縮短測試時間，從而減少行政事業(yè)單位財政資金撥付的試錯成本，有效降低系統(tǒng)管理成本。

（六）提升安全意識，做好保密措施

為確保數(shù)據(jù)安全、防止數(shù)據(jù)泄漏，行政事業(yè)單位可定期或不定期安排相關責任人員和財會人員開展保密知識教育培訓，培訓可以通過多種形式開展：如專題講座、頭腦風暴、小組圍讀、學習沙龍等，從源頭主動增強相關責任人員的安全意識，提高財會人員的風險意識。同時，可盡快建立完善的信息安全制度，堅持責任落實到人，通過安排專職人員定期或不定期查殺病毒、備份財務數(shù)據(jù)、更新殺毒軟件，科學設置網(wǎng)絡權限等方式來增加數(shù)據(jù)的安全性，防止數(shù)據(jù)泄漏、丟失，為數(shù)據(jù)的安全性、保密性創(chuàng)造良好的控制環(huán)境，降低數(shù)據(jù)丟失、篡改風險、設計有效的數(shù)據(jù)管理控制活動的同時加強信息與溝通、并做好內(nèi)部監(jiān)督工作。

四、結(jié)束語

信息化建設給我們的工作帶來極大便利的同時，也帶來很多新的挑戰(zhàn)，如復合型人才缺失的短板日益顯露，數(shù)據(jù)安全的問題進一步加深，各部門如何做好信息共享以便更好地利用大數(shù)據(jù)進行分析迫在眉睫。因此，如何利用好信息化，成為當前財會人員面臨的一大問題，信息化建設的發(fā)展使得財會人員的工作漸漸由幕后轉(zhuǎn)向幕前，更為行政事業(yè)單位日后的戰(zhàn)略發(fā)展提供數(shù)據(jù)支撐。