國有企業(yè)整合兼并后的檔案交接工作

文/中化化肥有限公司 杜轉(zhuǎn)珍

國有企業(yè)的整合兼并主要是指企業(yè)采用資產(chǎn)、股權(quán)收購等方式進(jìn)行企業(yè)之間的整合，加強(qiáng)對企業(yè)整體結(jié)構(gòu)的優(yōu)化和完善，有助于企業(yè)資源的擴(kuò)展，提高國有企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)在經(jīng)營過程中會(huì)產(chǎn)生各種形式的檔案資料，檔案對企業(yè)的發(fā)展歷程進(jìn)行最真實(shí)的記錄。國有企業(yè)整合兼并后，為了適應(yīng)企業(yè)的變動(dòng)，會(huì)開展一系列的檔案交接工作，而交接完成的檔案資料將為整合兼并后的企業(yè)帶來新的挑戰(zhàn)。

一、國有企業(yè)整合兼并后檔案交接工作的作用

國有企業(yè)的檔案資料記錄著企業(yè)的發(fā)展歷程，相較于其他形式的記錄方式，檔案資料的記錄更加具有真實(shí)、穩(wěn)定性，無法被其他記錄方式所取代。國有企業(yè)檔案的合理交接，促進(jìn)企業(yè)之間進(jìn)行合理融合，能夠有效推動(dòng)整合兼并后的企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展。不僅如此，檔案管理工作是國有企業(yè)日常管理經(jīng)營中的重要信息資源，為企業(yè)發(fā)展提供了參考依據(jù)。檔案在企業(yè)日常經(jīng)營中發(fā)揮的作用越來越明顯，企業(yè)需要加強(qiáng)對檔案工作的管理力度。檔案的合理交接能夠?yàn)檎霞娌⒑蟮钠髽I(yè)提供重要的參考依據(jù)，部分企業(yè)在整合后存在資產(chǎn)不實(shí)、產(chǎn)權(quán)不清等問題，這類情況的發(fā)生主要是由于國有企業(yè)在整合兼并過程中，沒有對檔案資料的交接工作給予足夠的重視，無法發(fā)揮檔案資料的關(guān)鍵作用。

二、國有企業(yè)整合兼并后檔案交接問題

（一）交接工作不及時(shí)。國有企業(yè)在整合兼并時(shí)，沒有將檔案進(jìn)行及時(shí)交接，導(dǎo)致檔案的整體系統(tǒng)缺乏完整性。國有企業(yè)的整合和兼并關(guān)乎企業(yè)的長期發(fā)展，企業(yè)能否成功進(jìn)行兼并，是企業(yè)所有人員共同關(guān)注的焦點(diǎn)內(nèi)容。針對這一現(xiàn)狀，國有企業(yè)會(huì)將過多精力集中于企業(yè)的整合和兼并中，而忽視了檔案的交接工作，造成交接過程中，部分交接手續(xù)沒有辦理完善，導(dǎo)致檔案數(shù)量存在差異卻責(zé)任不明的情況。甚至部分企業(yè)管理人員認(rèn)為檔案交接工作只是將鑰匙進(jìn)行交接，并非重要工作。由于國有企業(yè)整合兼并后會(huì)出現(xiàn)辦公地點(diǎn)、人員崗位變動(dòng)等一系列變化，造成個(gè)別部門的人員出現(xiàn)消極怠工、散漫等現(xiàn)象，導(dǎo)致部分檔案資料無法及時(shí)交接或在交接過程中遺失等問題，對國有企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了重要影響。

（二）交接手續(xù)不嚴(yán)密。部分國有企業(yè)在整合兼并后的檔案交接工作中，沒有按照檔案移交程序進(jìn)行交接，對于檔案資料信息的檢查不夠細(xì)致，只將其作為交接工作中的一項(xiàng)流程，造成檔案交接工作過于形式化。由于國有企業(yè)在整合時(shí)，企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展需求等方面存在一定差異，部分國有企業(yè)缺乏嚴(yán)密的檔案交接手續(xù)，在實(shí)際交接過程中，由于部分企業(yè)的檔案資料缺乏完整性和規(guī)范性，導(dǎo)致整體交接進(jìn)程緩慢。部分企業(yè)對于交接程序的認(rèn)識程度不夠，在檔案資料交接過程中，需要簽字證明的部門沒有簽字，導(dǎo)致國有企業(yè)整合兼并后需要用某檔案信息時(shí)，發(fā)現(xiàn)檔案資料遺失但無法追究具體責(zé)任的情況。國有企業(yè)兼并后進(jìn)行檔案資料交接時(shí)，沒有采用嚴(yán)密的交接手續(xù)，忽視了檔案資料交接中的實(shí)質(zhì)內(nèi)容，無法滿足檔案信息交接工作的根本需要。

（三）監(jiān)交工作不嚴(yán)格。國有企業(yè)在兼并后進(jìn)行檔案交接時(shí)，企業(yè)管理層人員將檔案資料交接工作看作是事務(wù)性的工作，認(rèn)為是負(fù)責(zé)管理檔案的人員進(jìn)行工作業(yè)務(wù)方面的交接，對檔案交接的整體流程和規(guī)范沒有進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)管，造成檔案交接工作缺乏條理性和規(guī)范性。部分企業(yè)管理層人員在進(jìn)行檔案交接后，對交接工作的情況不進(jìn)行詢問和檢查，沒有對交接工作進(jìn)行一定程度的監(jiān)管，管理層人員的不重視導(dǎo)致檔案管理人員存在僥幸心理，在交接過程中工作不嚴(yán)謹(jǐn)，且沒有按照完整的檔案交接程序進(jìn)行，造成檔案資料丟失或損壞。

（四）交接人員不嚴(yán)謹(jǐn)。國有企業(yè)部分檔案管理人員受到企業(yè)整合兼并等變革的影響，整體工作狀態(tài)較為消極，由于對工作崗位變化的過度擔(dān)憂，導(dǎo)致在檔案交接時(shí)受到一定影響。國有企業(yè)的整合是企業(yè)發(fā)展需要，將會(huì)為企業(yè)帶來一定規(guī)模的經(jīng)濟(jì)效益，推動(dòng)企業(yè)環(huán)境的變化。受到這一變更因素的影響，檔案交接人員在交接中的不負(fù)責(zé)任行為和不嚴(yán)謹(jǐn)態(tài)度都會(huì)為企業(yè)帶來不良影響。由于檔案交接人員在實(shí)際交接環(huán)節(jié)中，沒有將檔案信息進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致核對，沒有對檔案的完整性進(jìn)行及時(shí)檢查，導(dǎo)致部分檔案資料在交接完成后缺乏完整性和條理性，對企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展帶來一定影響。

三、檔案交接問題解決對策

（一）及時(shí)進(jìn)行檔案交接。檔案交接是國有企業(yè)整合兼并后的重要環(huán)節(jié)，企業(yè)管理層人員需要將檔案交接工作納入單位的議事日程中，并針對檔案交接工作制定完整的工作程序和規(guī)章制度，保障檔案及時(shí)進(jìn)行交接。檔案交接工作需要引起各企業(yè)的重視，作為企業(yè)管理層人員，需要督促檔案交接工作及時(shí)進(jìn)行，在檔案資料的移交和收取方面嚴(yán)格把關(guān)。將檔案交接工作作為國有企業(yè)的一項(xiàng)工作管理制度，并將交接的具體內(nèi)容添加到相應(yīng)人員的工作職責(zé)中。不僅如此，相應(yīng)的檔案行政管理部門需要對檔案交接內(nèi)容與交接環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督，針對部分企業(yè)檔案交接手續(xù)不完整，或隨意進(jìn)行檔案交接的情況，需要對存在原因嚴(yán)格檢查，明確落實(shí)具體責(zé)任，并按照相關(guān)法律條例進(jìn)行處理，對于部分企業(yè)不及時(shí)進(jìn)行檔案資料交接的情況，也需查明原因，督促相應(yīng)企業(yè)進(jìn)行檔案交接，從各個(gè)層面保障國有企業(yè)檔案交接工作及時(shí)完成。

（二）制定嚴(yán)密的交接手續(xù)。國有企業(yè)在兼并后進(jìn)行檔案交接時(shí)，需要嚴(yán)格把控檔案資料的移交和接受兩方面工作。國有企業(yè)需要根據(jù)企業(yè)的自身情況，在檔案資料交接前制定科學(xué)嚴(yán)密的交接手續(xù)。檔案交接手續(xù)中需要包含的具體內(nèi)容有：一是檔案管理人員在檔案交接前，對檔案進(jìn)行全面系統(tǒng)清點(diǎn)，確保準(zhǔn)確掌握每項(xiàng)檔案資料和數(shù)據(jù)的具體位置；二是針對接收的檔案資料，需要進(jìn)行及時(shí)檢查，查看檔案資料是否存在破損或數(shù)據(jù)資料不完整等情況，一旦發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，需要及時(shí)與對應(yīng)企業(yè)進(jìn)行溝通，保障接收到的檔案完整和規(guī)范；三是在檔案資料移交前對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行嚴(yán)密檢查，避免檔案退回后對資料重復(fù)整理。不僅如此，針對部分零散的檔案文件需要進(jìn)行分類存放，并對檔案進(jìn)行定期整理排序，在檔案交接時(shí)，按照要求制定檔案交接的相關(guān)文據(jù)和表格，并針對具體交接內(nèi)容撰寫交接說明。通過系統(tǒng)嚴(yán)密的檔案交接手續(xù)，保障檔案交接工作順利進(jìn)行。

（三）設(shè)立檔案監(jiān)交職位。針對檔案交接的實(shí)踐環(huán)節(jié)，企業(yè)的管理層人員需要設(shè)立檔案監(jiān)交職位，安排專業(yè)人員監(jiān)管檔案交接工作。檔案監(jiān)交職位能夠有效督促和監(jiān)管檔案交接工作的進(jìn)行，在檔案交接過程中，無論是由檔案機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行交接，還是檔案管理人員，都需要安排特定的監(jiān)管人員對檔案交接進(jìn)行監(jiān)督。檔案監(jiān)交人員需要堅(jiān)持崗位原則，在監(jiān)管交接過程中認(rèn)真負(fù)責(zé)，始終堅(jiān)持按照檔案交接程序進(jìn)行交接工作。國有企業(yè)進(jìn)行檔案交接時(shí)，需要在檔案監(jiān)交人員的參與和監(jiān)督下進(jìn)行檔案的轉(zhuǎn)交或收取，確保檔案交接手續(xù)完整，并在交接說明中對交接具體時(shí)間、人員等信息進(jìn)行詳細(xì)注明。在交接完成后，需要在監(jiān)交人員的陪同下，在交接書上簽字確認(rèn)，保障整個(gè)檔案交接工作具有規(guī)范性。

（四）嚴(yán)格管理交接人員。針對交接人員的管理問題，國有企業(yè)在進(jìn)行整合兼并前需加強(qiáng)對交接人員職業(yè)道德的培養(yǎng)，提高交接人員的專業(yè)素養(yǎng)。通過培訓(xùn)課程的開展，要求每名檔案交接人員都能夠牢記自身的工作職責(zé)，明確檔案交接工作涵蓋了道德和法律的責(zé)任。整合兼并是企業(yè)面臨的重大變革，也是彰顯檔案交接人員職業(yè)道德的重要時(shí)刻。同時(shí)，企業(yè)需要針對檔案交接環(huán)節(jié)，制定相應(yīng)管理制度，明確檔案交接中的獎(jiǎng)懲原則，對檔案交接人員實(shí)行嚴(yán)格管控，避免由于檔案缺失影響檔案交接進(jìn)度。

四、結(jié)論

綜上所述，檔案資料對于國有企業(yè)來說是重要的資源，不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展帶來一定的參考價(jià)值，還能促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步。在國有企業(yè)整合兼并后，檔案資料的交接工作對企業(yè)來說是一項(xiàng)繁瑣、困難的工作，在檔案資料的整合歸納過程中，要注重檔案實(shí)體與檔案信息的同步整合，這要求檔案管理人員提高自身專業(yè)素養(yǎng)，掌握全新的檔案信息管理手段，運(yùn)用規(guī)范的檔案管理交接制度，有序開展檔案交接工作，保障國有企業(yè)穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。