新形勢下如何加強(qiáng)殘疾人檔案管理

李保民 曹縣殘疾人就業(yè)服務(wù)中心

殘疾人檔案是檔案管理中的重要類別，其涉及到殘疾人在社會保障、勞動就業(yè)、特殊教育、康復(fù)醫(yī)療等多方面的相關(guān)信息，其所形成的文件資料組成了殘疾人的個人信息資源。作為重要的民生檔案，殘疾人檔案管理工作必須受到重視。但根據(jù)當(dāng)前殘疾人檔案管理狀態(tài)而言，其已經(jīng)逐漸不符合新形勢下的檔案管理要求，在人員素質(zhì)、管理模式等方面亟待改進(jìn)。

一、殘疾人檔案管理在新形勢下的重要性

(一)提升檔案管理效率

檔案管理效率直接關(guān)系到檔案管理相關(guān)環(huán)節(jié)投入的人力資源、物力資源以及時間資源。隨著信息化時代的到來，當(dāng)前殘疾人檔案管理在新形勢下必須向著高效化、便捷化、信息化方向發(fā)展。隨著相關(guān)硬件設(shè)施的配備以及軟件使用率的提升，檔案管理可依靠信息化實(shí)現(xiàn)自動化、多過程管理，例如，檔案自動歸檔、自動存儲、自動鑒定、自動統(tǒng)計、自動分類等，讓傳統(tǒng)的實(shí)體化檔案管理得以改革，極大程度壓縮了手工勞動時間顯著提升了檔案管理效率。同時，在新形勢下，電子化檔案管理模式的出現(xiàn)讓檔案管理的安全性顯著提升，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理雖說可達(dá)到較好的保管效果，但仍無法避免地會出現(xiàn)檔案蟲蛀、字跡褪色、破損等情況。在電子化管理模式下，通過對源文件的電子掃描并存儲于相應(yīng)數(shù)據(jù)庫中，一方面讓檔案得到了良好管理，另一方面也更方便查找。尤其對于部分珍貴歷史檔案而言，數(shù)字化管理在選擇適合的保存格式下可更好地保存檔案信息。

(二)助力殘疾人相關(guān)管理及宣傳

在新形勢下，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用讓殘疾人康復(fù)服務(wù)效率得到了顯著提升，利用信息化手段，檔案管理部門的業(yè)務(wù)可有效整合，讓當(dāng)前已有的殘疾人基礎(chǔ)數(shù)據(jù)既有成果能夠得到充分利用，讓數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)真正意義上的共享，降低重復(fù)率、差錯率，為檔案上所記載的殘疾人康復(fù)服務(wù)各項措施提供更科學(xué)的數(shù)據(jù)依據(jù)，同時也讓康復(fù)服務(wù)督導(dǎo)檢查更為便捷。督導(dǎo)檢查結(jié)果屬于重要數(shù)據(jù)，直接關(guān)系到康復(fù)服務(wù)機(jī)構(gòu)是否有資格承擔(dān)下一年度服務(wù)項目以及經(jīng)費(fèi)撥付是否存在有效憑證。在新形勢下，檔案的信息化管理能夠讓殘疾人康復(fù)事業(yè)得到助力，通過多角度宣傳、全方面展示來提升康復(fù)服務(wù)工作的成效。隨著信息化的應(yīng)用，通過廣泛性宣傳能夠讓更多殘疾人知曉接受康復(fù)服務(wù)對自身身體狀況的改善、生活質(zhì)量的改善、社會性的改善，通過鮮活實(shí)例增強(qiáng)殘疾人主動參與康復(fù)的積極性與自信心，從而在全社會營造關(guān)愛殘疾人康復(fù)的氛圍。

(三)改善檔案管理服務(wù)水平

服務(wù)水平的提升指的是為用戶提供更豐富、更真實(shí)、更恰當(dāng)?shù)男畔?，以滿足用戶日益增長的使用需求。在新形勢下，殘疾人檔案管理信息化的應(yīng)用一方面能夠顯著提升檔案信息查詢效率，另一方面可讓檢索的便捷性顯著提升。查詢方面，在信息化條件下查詢效率不僅意味著能夠用更短的時間檢索出有效信息，還表現(xiàn)在查準(zhǔn)率以及查全率兩方面的提升上。檢索便捷性方面，由于殘疾人檔案涉及到的類目以及信息較多，若能有效利用檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對目錄數(shù)據(jù)的一次輸入、多次輸出，利用管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理能力能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案查詢的多角度操作，讓用戶多元化檢索需求得以滿足。除此之外，服務(wù)手段及服務(wù)內(nèi)容在新形勢下更為豐富，檔案工作者為用戶提供的殘疾人檔案信息能夠以多種媒體形式展現(xiàn)，除了傳統(tǒng)的文字形式，當(dāng)前圖像、視頻、音頻等均可作為檔案存儲格式。還可將其他數(shù)字信息與檔案信息有機(jī)整合，并聯(lián)和超媒體、超鏈接等方式讓訪問途徑更為便捷；也可利用手機(jī)短信、電子郵件等方式提供服務(wù)，讓服務(wù)更為多元化。用戶獲得的信息更具立體性、全面性，這不僅是廣大用戶使用便捷性的提升，還為部分存在障礙的殘疾人提供了便捷渠道。

二、當(dāng)前殘疾人檔案管理呈現(xiàn)的問題

(一)政策法規(guī)方面

隨著新形勢下對信息化重視程度及應(yīng)用程度的加大，殘疾人檔案管理信息化建設(shè)也在如火如荼地進(jìn)行，但在相關(guān)政策法規(guī)方面，檔案信息化管理涉及到的業(yè)務(wù)關(guān)系與權(quán)利關(guān)系必須有相應(yīng)的法規(guī)加以規(guī)范及調(diào)整。例如，電子文件的保存要求、憑證作用、信息開放范疇、開放原則等，且對于涉及到發(fā)展途徑或事業(yè)定位的檔案信息則需要政策的支持與引導(dǎo)。在相關(guān)政策方面的不健全可能造成殘疾人檔案信息化管理受挫或被鉆漏洞。另外，當(dāng)前部分地區(qū)仍沒有將殘疾人檔案有效納入到殘聯(lián)檔案部門的必要職責(zé)之中，殘聯(lián)系統(tǒng)檔案部門是對殘疾人檔案管理的主體部門，負(fù)責(zé)相關(guān)檔案的保管、登記、編輯、統(tǒng)計、研究等管理責(zé)任，但部分殘聯(lián)檔案部門只建立了干部人事檔案以及殘聯(lián)機(jī)關(guān)公文檔案，缺乏對殘疾人檔案科目的開設(shè)，并未將殘疾人檔案管理納入自身的工作范疇。

(二)管理手段方面

隨著信息化時代的到來，數(shù)字化、信息化等詞匯已經(jīng)屢見不鮮，科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展讓各行業(yè)均得以助力。對于檔案管理部門而言，當(dāng)前對殘疾人檔案管理的技術(shù)手段仍存在較大發(fā)展空間。信息化的利用度及普及率并未達(dá)到理想程度，距離全面實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化仍有較大距離。隨著科技手段的更新、硬件的配備以及軟件的應(yīng)用，檔案信息管理系統(tǒng)已經(jīng)大面積普及，但在殘疾人檔案管理工作中并未得到高效率利用。當(dāng)前我國只對新型二代殘疾人證進(jìn)行了信息化管理，而其他資料仍屬于手工操作階段，無紙化檔案管理的實(shí)施普及率不高，直接影響了檔案的有效保管以及相關(guān)工作效率。

(三)重視程度方面

國家對殘疾人工作的重視程度不言而喻，而在殘疾人檔案管理中，基于各種因素的影響，很多有關(guān)單位在此方面的重視度及認(rèn)識度不足，沒有從根本上認(rèn)識到殘疾人檔案的重要性以及相關(guān)工作的必要性，并未將殘疾人檔案管理工作作為中心工作，認(rèn)為只要安排人員進(jìn)行簡單管理即可，無需過多投入財力及物力，導(dǎo)致殘疾人檔案工作長期處于邊緣地位，無法有效納上日程，必要投入有所缺乏，長此以往必將對檔案工作的健康有序發(fā)展造成阻礙。除此之外，人事制度的推進(jìn)與改革、人員變動因素，機(jī)構(gòu)調(diào)整因素等均可能影響到檔案管理的持續(xù)性以及有效銜接性，管理工作存在薄弱環(huán)節(jié)。加上部分管理人員并未在檔案管理知識方面接受過系統(tǒng)化培訓(xùn)，對檔案的重要性認(rèn)識不足，在相關(guān)工作上了解不透徹，因此，在實(shí)際工作中無法對檔案材料及時收集、整理、裝訂、歸檔、錄入系統(tǒng)，直接影響了檔案查閱及使用有效性。

(四)人員素質(zhì)方面

殘疾人檔案管理工作的有效性與管理人員檔案管理能力以及個人素質(zhì)密不可分，高水平的管理人員是高效率檔案管理的前提。但根據(jù)當(dāng)前檔案管理，尤其是殘疾人檔案管理的人員配備來看，當(dāng)前很多檔案管理者的能力遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法匹配在新形勢下對人才的要求。很多檔案管理人員并非檔案管理專業(yè)畢業(yè)，甚至處于兼職狀態(tài)，檔案管理業(yè)務(wù)水平有待加強(qiáng)，且在上崗前并未經(jīng)過專業(yè)化培訓(xùn)，對現(xiàn)代檔案管理技術(shù)知識無法有效掌握、缺乏學(xué)習(xí)深造的平臺與機(jī)會，導(dǎo)致檔案管理效率停滯不前。另外，在人員配備方面也存在不足情況，殘疾人在我國的數(shù)量不容小覷，建立殘疾人檔案需要投入大量的人力，而相關(guān)管理部門人員存在明顯匱乏情況。例如，在2016年黑龍江省殘疾人數(shù)量達(dá)到218萬，其中有96萬人持有殘疾證，而該省從事殘疾人檔案管理的工作人員只有數(shù)十人，且其中還存在文秘兼職情況或從其他部門臨時借調(diào)情況，真正專職于殘疾人檔案管理的工作人員明顯不足。

(五)管理制度方面

制度是一切工作的保障，健全的制度下才可確保殘疾人檔案管理工作得到有序推進(jìn)。當(dāng)前在管理制度上存在明顯不健全問題，甚至制定了規(guī)章制度卻浮于形式。很多單位的殘疾人檔案管理均為經(jīng)驗化管理，缺乏規(guī)范性與制度性。另外，在檔案分類方面，當(dāng)前仍有部分檔案管理部門未形成規(guī)范的管理體系，由于殘疾人檔案相較于普通人群檔案而言具有獨(dú)立的體系特征，因此，在類別及門目方面應(yīng)明確制定，將界定標(biāo)準(zhǔn)清晰化。而當(dāng)前一些殘疾人檔案散落于普通檔案體系中，未設(shè)置殘疾人醫(yī)療檔案，只將醫(yī)院病案作為相關(guān)憑證；在殘疾人干部檔案方面也未專門設(shè)置，若殘疾人處于公務(wù)員職位，其檔案只會顯示干部人事檔案。在檔案的利用方面，根據(jù)當(dāng)前殘疾人檔案的管理狀態(tài)而言，其利用程度顯然未被有效開發(fā)。殘疾人檔案的信息收集范圍較為單一，大多僅限于殘疾人的個人情況，在專業(yè)性、連續(xù)性、分類性、系統(tǒng)性方面有所缺乏，導(dǎo)致檔案信息無法被高效率利用，其社會作用無法充分發(fā)揮。

三、殘疾人檔案管理在新形勢下的改進(jìn)措施

(一)提升重視程度

每位殘疾人檔案工作者均應(yīng)認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，同時意識到殘疾人檔案管理對殘疾人就業(yè)、康復(fù)、培訓(xùn)等方面的重要性。殘疾人檔案工作包含的類目較多，例如，殘疾人證檔案、康復(fù)檔案、培訓(xùn)檔案、就業(yè)檔案等，各項檔案的類目不同，其具有的功能性也有所差異，因此，在檔案管理中必須做好檔案的歸納整理工作，為殘疾人的發(fā)展提供切實(shí)依據(jù)，真正讓檔案實(shí)現(xiàn)價值的發(fā)揮。對于檔案管理部門而言，各單位均需重視殘疾人檔案管理，方便殘聯(lián)能夠?qū)ο嚓P(guān)人員進(jìn)行跟蹤調(diào)查。殘聯(lián)也可定期組織。級管理部門下鄉(xiāng)或進(jìn)社區(qū)進(jìn)行基本宣傳，讓殘疾人了解國家相關(guān)政策，積極參與到社會活動中，讓整個社會重視殘疾人的康復(fù)、培訓(xùn)、就業(yè)等工作?；A(chǔ)部門則應(yīng)針對殘疾人的家庭情況、心理特點(diǎn)、技能特征、殘疾等級、就業(yè)意向等切實(shí)登記，掌握一線信息，并與檔案記錄相匹配，以便于為殘疾人提供更多的就業(yè)創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)機(jī)會，真正提升檔案價值。

(二)全方位加強(qiáng)檔案管理

殘疾人檔案管理應(yīng)根據(jù)檔案管理的類目有效分類，依靠具體事務(wù)合理劃分管理要點(diǎn)。殘疾人檔案管理工作必須重視對檔案的有效利用，例如，根據(jù)上級檔案工作部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)班選送適合的人員，外聘專業(yè)檔案管理人員對現(xiàn)有資料進(jìn)行有效分類管理，在個人電子檔案方面建立健全并建立登記管理制度及查閱制度，通過合理的管理從根本上解決檔案資料雜亂無章的狀態(tài)。本文從基礎(chǔ)檔案管理、就業(yè)培訓(xùn)檔案管理、康復(fù)檔案管理三個方面展開研究。

1.基礎(chǔ)檔案管理

殘疾人基礎(chǔ)檔案管理是檔案管理的基本內(nèi)容，涉及到辦證資料的有效管理，對每個殘疾人均需做到一人一檔案，并根據(jù)轄區(qū)分管門類合理歸檔，建立相應(yīng)的目錄索引，通過數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確化查找。

2.就業(yè)培訓(xùn)檔案管理

殘疾人就業(yè)培訓(xùn)是殘疾人管理的重要內(nèi)容，也是提升殘疾人社會價值的重要舉措。相較于普通人群而言，殘疾人就業(yè)的難度明顯更高，因此，在檔案管理方面應(yīng)重視就業(yè)培訓(xùn)推薦。就業(yè)人員檔案、殘疾人求職登記檔案、未就業(yè)人員檔案、已就業(yè)人員檔案等信息均需建立健全，并開展有針對性的殘疾人培訓(xùn)。例如，根據(jù)個人的年齡、性別、文化程度、興趣愛好、特殊技能等安排適合的就業(yè)崗位以及相應(yīng)培訓(xùn)，在檔案管理中則依據(jù)培訓(xùn)批次及類別建立培訓(xùn)檔案。

3.康復(fù)檔案管理

當(dāng)前各級別的殘聯(lián)部門是殘疾人康復(fù)工作的主管部門，其基礎(chǔ)工作內(nèi)容較多，如涉及到殘疾人的肢體矯治手術(shù)、白內(nèi)障復(fù)明術(shù)、假肢裝配、精神病防治、語言康復(fù)訓(xùn)練等。每項殘疾人康復(fù)工作均需建立獨(dú)立檔案，并按照地區(qū)、類別、年度等明確分類。

(三)提升管理人員工作素質(zhì)

檔案管理人員的各方面素質(zhì)直接關(guān)系到其日常工作中能否對殘疾人檔案進(jìn)行有效分類管理以及高效率利用。當(dāng)前很多檔案管理部門存在人員素質(zhì)參差不齊、檔案管理無法被有效利用、檔案管理雜亂無章情況，因此，在檔案管理工作人員方面必須加以重視。本文從思想道德品質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、文化專業(yè)素質(zhì)、身體素質(zhì)四個方面展開研究。

1.提升思想道德品質(zhì)

思想道德品質(zhì)是工作的根本，檔案工作者在政治素質(zhì)方面必須達(dá)標(biāo)。不同于普通工作，檔案管理的工作特點(diǎn)以及工作性質(zhì)必須要求工作者在行動上與思想上堅定不移，堅決貫徹黨的政策方針，認(rèn)真執(zhí)行《檔案實(shí)施辦法》、《檔案法》及相關(guān)規(guī)章制度，必須做到擁有合格的職業(yè)道德，愛崗敬業(yè)，忠誠于檔案事業(yè)，不計個人名利得失，真正為利用者服務(wù)。在道德品質(zhì)方面，則強(qiáng)調(diào)堅持實(shí)事求是、尊重歷史、尊重檔案、以檔案事業(yè)為重，在日常工作中兢兢業(yè)業(yè)、一絲不茍。

2.提升業(yè)務(wù)素質(zhì)

業(yè)務(wù)素質(zhì)是檔案管理工作的重要要求。一方面，檔案管理者應(yīng)積極參與各項培訓(xùn)、講座等活動，從根本上提升自身的檔案管理業(yè)務(wù)能力。日常多閱讀一些檔案管理相關(guān)書籍或從網(wǎng)絡(luò)上汲取新知識，認(rèn)識到新形勢下檔案管理工作推進(jìn)的必要性以及自身能力與檔案管理工作者相關(guān)要求之間的差距，有針對性地提升個人檔案管理業(yè)務(wù)能力。另一方面，管理者應(yīng)在日常工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗并積極探索更優(yōu)質(zhì)的檔案管理方式，真正做到高效化管理檔案并實(shí)現(xiàn)檔案的高效率利用，讓工作的創(chuàng)新開拓更廣闊的檔案管理發(fā)展空間，提升個人價值。

3.提升文化專業(yè)素質(zhì)

殘疾人檔案管理除了專業(yè)檔案管理知識外，還應(yīng)在新形勢下掌握先進(jìn)技術(shù)，認(rèn)識到當(dāng)前信息化檔案管理全面推進(jìn)的必然性，不斷充實(shí)自身的檔案管理理論并在信息化管理手段方面有效掌握。隨著信息化、電子化的普及，電子化檔案必將是未來檔案管理的發(fā)展趨勢以及主要應(yīng)用模式，若自身不具備軟件操作能力或無法順應(yīng)信息化發(fā)展需求必將被崗位所淘汰。

4.提升身體素質(zhì)

身體素質(zhì)看似與檔案工作聯(lián)系程度不深，但健康的體魄卻是各項工作的基本條件。檔案工作并非一項清閑的工作，充沛的工作精力以及強(qiáng)健的身體是做好檔案管理工作的必要前提。

四、結(jié)語

綜上所述，殘疾人檔案管理必須受到相關(guān)部門的有效重視。這不僅是檔案管理工作的必要要求，還是黨和國家對殘疾人愛護(hù)與關(guān)心的有效體現(xiàn)。殘疾人檔案管理在當(dāng)前新形勢下仍存在一些不足之處，但相信隨著重視程度的加深、檔案管理必將總結(jié)經(jīng)驗、開拓創(chuàng)新，真正意義上實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量檔案管理，為殘疾人提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。■