數(shù)字時代背景下構(gòu)建會計電子檔案管理體系研究

吳心馳 杭州市煙草公司淳安分公司

引言

隨著近年來數(shù)字化浪潮的不斷推進，互聯(lián)網(wǎng)、云計算、人工智能、區(qū)塊鏈等信息技術(shù)得到迅猛發(fā)展，電子化管理模式被各行各業(yè)廣泛地運用于經(jīng)營管理活動，而會計檔案作為反映企業(yè)財務(wù)狀況、經(jīng)營成果的重要資料，其電子化進程必然受到經(jīng)營者、投資人、債權(quán)人、監(jiān)管機構(gòu)、審計機構(gòu)等各方關(guān)注。以網(wǎng)絡(luò)、云計算、數(shù)據(jù)庫等信息技術(shù)手段采集、傳輸和保管的電子化檔案逐步取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式，具備高效便捷、節(jié)約成本、資源共享、便于運用的優(yōu)點，對于促進數(shù)據(jù)價值轉(zhuǎn)化，支撐管理決策，推動高質(zhì)量發(fā)展，提升企業(yè)價值具有重要意義。國家歷來重視會計電子檔案的管理和應(yīng)用，2015年12月，財政部與國家檔案局聯(lián)合發(fā)布新修訂的《會計檔案管理辦法》，對會計電子檔案的法律地位和管理做出了明確的要求，指明符合要求的會計檔案可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案，相關(guān)部委緊隨其后也相繼出臺了政策支持會計電子檔案的發(fā)展。

新經(jīng)濟模式的影響下，電子普通發(fā)票、銀行回單、系統(tǒng)資料等電子單據(jù)得到廣泛應(yīng)用和推廣，財務(wù)共享中心不斷鋪開，倒逼企業(yè)對會計檔案進行新一輪革新，打通財務(wù)數(shù)字化的“最后一公里”。盡管會計電子檔案得到法律認可和初步運用，但電子化管理天然存在易于攻擊、偽造變造、惡意篡改等安全風(fēng)險，加之會計電子檔案當(dāng)前仍處于探索階段，企業(yè)缺乏科學(xué)管理制度、安全防護技術(shù)、實際管理經(jīng)驗和高素質(zhì)專業(yè)人才，會計檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性便難以得到保障，甚至處理保管不當(dāng)可能造成企業(yè)重大損失。本文將系統(tǒng)闡述當(dāng)前會計電子檔案的優(yōu)勢與困境，細致分析會計電子檔案對管理制度、信息系統(tǒng)、安全體系、人員素質(zhì)等方面的要求，探索構(gòu)建以大數(shù)據(jù)技術(shù)為支撐的會計電子檔案管理體系，完善現(xiàn)代化企業(yè)財務(wù)生態(tài)，促進智慧財務(wù)建設(shè)與發(fā)展。

一、會計電子檔案的特征

會計檔案是會計業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)資料，包含會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告和其他會計資料，是記錄和反映企業(yè)日常經(jīng)營管理活動的重要史料和依據(jù)。大數(shù)據(jù)時代，會計檔案不同于紙質(zhì)資料管理模式，而是以數(shù)字形式進行錄入和采集，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸渠道在部門間流轉(zhuǎn)，最終存儲于云平臺或數(shù)據(jù)庫。由于數(shù)據(jù)的采集、傳輸、存儲和調(diào)用等環(huán)節(jié)均在線上進行，能夠擺脫時間和空間制約，提升了工作效率，節(jié)約了管理成本，便于數(shù)據(jù)分析。然而，當(dāng)今社會滲透著無處不在的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險，電子化會計檔案也面臨著諸多管理困境，實現(xiàn)穩(wěn)定、高效、安全的融合統(tǒng)一任重而道遠。

（一）會計電子檔案的優(yōu)越性

（1）降低成本，釋放潛能。相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案，電子檔案減少了紙張、墨盒等辦公耗材的消耗和檔案室存儲空間的占用，有效節(jié)約資源，減少查閱損耗，降低管理成本，契合環(huán)保理念。電子化管理還能夠精簡會計檔案整理、歸檔、移交、入庫、保管的線下流程，將財務(wù)人員從煩瑣的檔案資料整理工作中解脫出來，減少重復(fù)勞動，節(jié)約人力成本，發(fā)揮電子化管理降本增效的優(yōu)勢。

（2）高效便捷，共享互通。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在查閱和調(diào)用過程中需要專業(yè)人員依據(jù)檔案借用流程在特定時間、特定地點于海量檔案中尋找數(shù)據(jù)資料，并且數(shù)據(jù)摘錄也依賴手工操作，大大降低了取用效率。電子化的會計檔案依托數(shù)字信息技術(shù)，打破了時空限制和部門壁壘，將會計憑證、財務(wù)報表、分析資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有问酱鎯τ谙到y(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，相關(guān)人員能夠快速精準(zhǔn)地獲取會計電子檔案數(shù)據(jù)，實現(xiàn)信息資源在業(yè)務(wù)和財務(wù)系統(tǒng)中共享互通，體現(xiàn)了智慧財務(wù)的高效便捷。

（3）數(shù)據(jù)驅(qū)動，價值轉(zhuǎn)化。會計電子檔案內(nèi)部充盈著海量數(shù)字資源，涉及企業(yè)日常經(jīng)營管理的方方面面，財務(wù)人員能夠方便快捷地調(diào)用數(shù)據(jù)，利用現(xiàn)代信息工具加以分析，以數(shù)字為引擎，建立數(shù)據(jù)模型，解決企業(yè)難題，挖掘財務(wù)數(shù)據(jù)價值，提供決策依據(jù)，探索高效智能的管理模式，開啟企業(yè)“數(shù)字財務(wù)”新發(fā)展格局。

（二）會計電子檔案面臨的困境

（1）制度標(biāo)準(zhǔn)亟須健全。新修訂的《會計檔案管理辦法》對電子會計檔案做出了相應(yīng)的管理要求，但受限于員工認知程度、系統(tǒng)完備性、日常工作需要等因素制約，大部分企業(yè)尚未制定會計電子檔案制度文件和操作手冊，缺乏對崗位分工、權(quán)責(zé)設(shè)置、工作流程、技術(shù)要求等會計電子檔案管理內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)化界定，導(dǎo)致管理混亂，電子管理模式的高效優(yōu)勢難以得到發(fā)揮，甚至加大了數(shù)據(jù)泄露等內(nèi)部控制風(fēng)險。在實際工作中，對于電子票據(jù)往往采用自建文件夾保存或打印紙質(zhì)資料的方式進行保管，管理隨意性大，易出現(xiàn)歸類模糊、備份缺失等管理不善問題。

（2）電子系統(tǒng)有待建立。會計電子檔案包含多種不同類別的資料數(shù)據(jù)，具有多種存儲格式和參數(shù)，查閱和調(diào)用也依賴于相關(guān)軟件進行，因此數(shù)據(jù)處理、傳遞和保管較為復(fù)雜，需要依賴于專業(yè)軟硬件設(shè)備作為數(shù)據(jù)處理媒介，技術(shù)要求較高。當(dāng)前企業(yè)尚未建立獨立的電子檔案管理系統(tǒng)，缺乏專業(yè)化的會計數(shù)據(jù)處理、存儲設(shè)備，無法對財務(wù)數(shù)據(jù)資源的集中管控，形成無序化狀態(tài)。同時，多數(shù)企業(yè)僅僅將會計檔案數(shù)據(jù)作為紙質(zhì)檔案的電子化翻版，儲存于數(shù)據(jù)中心而不加以運用，未能深入挖掘數(shù)字中蘊含的價值，難以將會計數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為促進企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的助推力量。

（3）數(shù)據(jù)安全隱患突出。會計電子檔案數(shù)據(jù)安全防護機制目前處于探索期，而會計電子檔案通過專有云、數(shù)據(jù)庫等信息系統(tǒng)進行集中管理，復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和線上的隱蔽性使得電子檔案易于遭受外部的竊取和攻擊，內(nèi)部人員偽造變造、惡意刪除篡改等行為也難以防范，加之電子會計數(shù)據(jù)易毀損、易篡改、難恢復(fù)的特性，數(shù)據(jù)安全將遭受嚴重的挑戰(zhàn)。備份的存儲介質(zhì)也會受到潮濕、高溫等保管環(huán)境影響，存在著丟失、毀損、變質(zhì)、老化、性能落后等情況，導(dǎo)致數(shù)據(jù)損壞、無法讀取，造成會計信息失真。

（4）專業(yè)人員能力不足。會計電子檔案的高效運行需要高素質(zhì)專業(yè)人才的支撐，大數(shù)據(jù)時代下會計電子檔案管理人才不僅要具備財審專業(yè)能力和會計檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理技能，而且要能熟練運用數(shù)據(jù)信息工具，維護電算化會計配套軟硬件，匹配“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的數(shù)字發(fā)展需求。目前企業(yè)財務(wù)人員偏重于財審專業(yè)能力提升，缺少電子檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，綜合能力素質(zhì)難以得到提升，財審和信息技術(shù)雙過硬人才的缺失制約了會計電子檔案未來發(fā)展。

二、數(shù)字時代下構(gòu)建會計電子檔案管理體系實施路徑

（一）順應(yīng)法律、因企制宜，建立健全制度標(biāo)準(zhǔn)

近年隨著會計電子化、數(shù)字化程度不斷加深，國家緊跟時代對會計法律法規(guī)進行了多次修訂，尤其是對會計電子檔案建立和管理的要求為企業(yè)提供行之有效的制度指引。企業(yè)會計電子檔案管理制度應(yīng)當(dāng)堅持以下原則：一是遵循法律準(zhǔn)繩。依據(jù)《會計檔案管理辦法》等法律法規(guī)制定符合企業(yè)自身實際的制度文件，涵蓋歸檔范圍內(nèi)容、數(shù)據(jù)傳遞移交、保管標(biāo)準(zhǔn)、儲存?zhèn)浞?、調(diào)用程序等方面條款，設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)流程，劃分崗位職責(zé)，明確審批權(quán)限，從制度源頭確保規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。二是聚焦關(guān)鍵節(jié)點。充分考慮一體化、數(shù)字化財務(wù)共享模式特點，明確數(shù)據(jù)傳輸、儲存、調(diào)用等關(guān)鍵環(huán)節(jié)風(fēng)險點，設(shè)置電子數(shù)據(jù)存儲和傳遞的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、編碼規(guī)則和格式參數(shù)，規(guī)范電子簽章審批流，確保會計電子檔案真實完整。三是注重與時俱進。會計電子檔案仍在不斷飛速發(fā)展中，制度政策難免會隨著時代環(huán)境的變化與實際情況產(chǎn)生背離之處，需要定期根據(jù)戰(zhàn)略需要和流程更新，修訂完善相關(guān)制度文件，適應(yīng)時代數(shù)字化發(fā)展趨勢。四是紙質(zhì)與電子會計檔案轉(zhuǎn)換需要一定過渡期，制度修訂應(yīng)當(dāng)循序漸進，避免過分激進，為兩種不同檔案管理模式更迭提供幫助和指引。

（二）科學(xué)規(guī)劃、管理融合，構(gòu)建電子檔案系統(tǒng)

科學(xué)高效的數(shù)字化、電子化管理系統(tǒng)是會計電子檔案管理體系的核心，也是企業(yè)智慧財務(wù)轉(zhuǎn)型升級的助推器，應(yīng)當(dāng)從以下三方面加以開發(fā)：一是系統(tǒng)設(shè)計全覆蓋。會計電子檔案系統(tǒng)重視前端把控，將會計檔案管理目標(biāo)、流程和要求規(guī)劃進系統(tǒng)功能，清晰設(shè)定崗位職責(zé)，滿足角色應(yīng)用需求，設(shè)計財務(wù)核算、檔案管理、審計調(diào)用不同場景下數(shù)據(jù)應(yīng)用規(guī)則，并對會計信息的采集、傳遞、儲存和運用進行全過程痕跡化管理，確保會計電子檔案系統(tǒng)管控的全覆蓋。二是流程功能數(shù)字化。開發(fā)影像資料識別功能，支持電腦端和移動設(shè)備采集會計數(shù)據(jù)，打通業(yè)財系統(tǒng)接口，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息跨部門、跨系統(tǒng)的無縫傳輸，最終轉(zhuǎn)化為易于儲存的會計語言，提升會計憑證轉(zhuǎn)化歸檔的準(zhǔn)確性和完整性；充分利用財務(wù)機器人等人工智能工具，處理簡明重復(fù)的檔案分類、整理和歸檔等會計檔案業(yè)務(wù)，通過編程方式對會計檔案進行編號管理，開發(fā)檔案信息和原始憑證間的聯(lián)查功能，便于信息查詢和調(diào)用，提升工作效率；會計信息存儲可采用區(qū)塊鏈技術(shù)，構(gòu)建多部門共同維護的分布式財務(wù)檔案共享數(shù)據(jù)庫，科學(xué)設(shè)定電子簽名審批權(quán)限，推行修改痕跡化管理，會計檔案備份在各部門區(qū)塊鏈上的獨立節(jié)點，有效防范數(shù)據(jù)篡改風(fēng)險，保證會計數(shù)據(jù)的真實完整；調(diào)用會計信息時，通過云計算和大數(shù)據(jù)技術(shù)從海量數(shù)據(jù)庫中提取數(shù)字信息進行分析，結(jié)果和報告存儲于數(shù)據(jù)中臺以供取用，有力支撐管理層決策，加快數(shù)據(jù)資源價值轉(zhuǎn)化，推動全方位數(shù)據(jù)賦能，為品牌培育、市場營銷、流程改進、戰(zhàn)略制定等領(lǐng)域提供精準(zhǔn)智能分析，真正讓數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟效益和管理效益，實現(xiàn)“得數(shù)據(jù)、得未來”的美好愿景。三是保管整理智能化。利用電子標(biāo)簽和二維碼，對紙質(zhì)和電子檔案進行一體化管理，采用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)整合檔案室內(nèi)部溫濕度系統(tǒng)、紅外報警系統(tǒng)、煙霧感應(yīng)系統(tǒng)、門禁監(jiān)控系統(tǒng)相融合，定期通過系統(tǒng)檢查保管期限、歸檔內(nèi)容、儲存環(huán)境等檔案管理情況，實現(xiàn)會計電子檔案智能化管控。

（三）專人管理、風(fēng)險評估，形成安全保障機制

數(shù)字化時代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境紛繁復(fù)雜，信息安全成為現(xiàn)代企業(yè)管理面臨的新問題，會計檔案作為反映日常經(jīng)營管理活動的關(guān)鍵資料具有重要價值，在會計電子檔案系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用中要重視規(guī)范性、效率性和安全性的兼顧與統(tǒng)一，保障數(shù)據(jù)安全。一是設(shè)置安全專崗。會計電子檔案管理制度中明確安全管理目標(biāo)、操作管理風(fēng)險、人員責(zé)任劃分相關(guān)內(nèi)容，設(shè)置專職專崗負責(zé)系統(tǒng)信息安全管理，定期巡查電子檔案管理風(fēng)險點和系統(tǒng)漏洞，開展安全教育培訓(xùn)，及時處置泄密失密、網(wǎng)絡(luò)攻擊、惡意篡改事件，形成安全閉環(huán)管理。二是安全風(fēng)險評估。按照數(shù)據(jù)價值、密級、成本等維度對會計電子檔案進行分類，形成檔案分級歸檔體系，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對不同等級檔案進行安全風(fēng)險評估，針對性開展風(fēng)險管控，在將安全風(fēng)險降至最低的同時提升檔案管理效率。三是全面保障機制。針對線上檔案，嚴格執(zhí)行電子審批制度，強化訪問控制，采用防火墻、信息加密、防毒軟件等安全防護技術(shù)，實時監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)動向，制定并實施網(wǎng)絡(luò)攻擊應(yīng)急預(yù)案，強化網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)急處置能力，打造預(yù)防、跟蹤、處理網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險的三重防護網(wǎng)。針對線下檔案，選用國產(chǎn)高質(zhì)載體媒介保存電子檔案，優(yōu)化檔案室電路改善、防火防盜、預(yù)警監(jiān)測等保管環(huán)境，定期開展安全巡視檢查，對儲存介質(zhì)的使用狀態(tài)進行鑒定，確保電子檔案備份保管的安全與穩(wěn)定。圍繞制度、人員、評估、設(shè)備等方面對會計電子檔案進行全方位安全防護，形成立體化安全保障體系，有利于發(fā)揮數(shù)字效能，進一步提升企業(yè)信息化管理水平。

（四）強化培訓(xùn)、科學(xué)評價，打造高素質(zhì)人才隊伍

數(shù)字化時代的會計電子檔案人員不僅要具備扎實的財審專業(yè)知識，更要熟練掌握互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)工具，以數(shù)據(jù)驅(qū)動管理模式的創(chuàng)新與改進，助推企業(yè)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。一是外引進，內(nèi)挖潛。在外部人才引進中綜合考評財務(wù)專業(yè)知識和數(shù)據(jù)分析能力，為財務(wù)隊伍注入新鮮血液和活力，在內(nèi)部員工培養(yǎng)上甄選出財務(wù)與信息雙維度復(fù)合型人才，同時明確會計電子檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備的任職、晉升條件，通過講座培訓(xùn)、技能競賽、網(wǎng)絡(luò)授課等形式強化內(nèi)部教育，提升會計電子檔案管理規(guī)范性和專業(yè)性。二是促合作，建智庫。強化單位間交流學(xué)習(xí)，充分了解先進單位經(jīng)驗，完善人才培育體系；開展校企合作，分批次開設(shè)專業(yè)課程，定向培養(yǎng)人才隊伍；針對財務(wù)人員進行人力資源畫像分析，健全人才智庫，儲備專業(yè)素質(zhì)高、技術(shù)能力強的新生力量，遇到業(yè)務(wù)難點問題時組建專業(yè)團隊進行課題攻堅。三是重考核，強評價。綜合會計檔案制度和財務(wù)工作要求，合理設(shè)置考核指標(biāo)，定期組織員工工作業(yè)績考評，強化獎懲兌現(xiàn)機制，實現(xiàn)會計電子檔案質(zhì)效提升。

結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)前數(shù)字化、信息化時代背景下，以互聯(lián)網(wǎng)、云計算等為支撐的信息技術(shù)不斷發(fā)展，為會計檔案管理帶來了高效便捷的電子化管理模式，能夠有效解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理成本高、勞動強度大、傳遞分享效率低等頑疾，是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必然趨勢。然而，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的特征與會計檔案數(shù)據(jù)的重要性相結(jié)合形成的新內(nèi)部控制風(fēng)險，為企業(yè)帶來了前所未有的挑戰(zhàn)。本文立足于建立健全科學(xué)高效的會計電子檔案管理體系，發(fā)揮數(shù)字化、信息化優(yōu)勢的同時防范化解網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險，探尋企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展模式下，財審工作向智能化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型的突破口，以促進業(yè)財融合，推動信息整合，實現(xiàn)共享互通，為未來開發(fā)數(shù)據(jù)資源，釋放創(chuàng)新紅利，為數(shù)字賦能打下堅實的基礎(chǔ)，用大數(shù)據(jù)創(chuàng)造大價值。