數(shù)字化時代下財務云在中小企業(yè)中的應用

孟 超

（北京耐德佳顯示技術(shù)有限公司）

一直以來，中小企業(yè)是推動國民經(jīng)濟發(fā)展，構(gòu)造市場經(jīng)濟主體，促進社會穩(wěn)定的基礎(chǔ)力量，也是推動創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展的重要組成部分，大量新的技術(shù)、新的業(yè)態(tài)、新的模式，也源于廣大中小企業(yè)的創(chuàng)新。當前，受復雜多變的國際經(jīng)濟形勢和地緣政治等多重因素影響，國內(nèi)經(jīng)濟環(huán)境面臨需求收縮、供給沖擊和預期轉(zhuǎn)弱等多重壓力，對全局下的中小企業(yè)帶來了不同程度的沖擊。隨著數(shù)字經(jīng)濟在培育發(fā)展新動能、提升經(jīng)濟質(zhì)量效益方面的作用日趨凸顯，面對新時期新形勢新挑戰(zhàn)，廣大中小企業(yè)在企業(yè)運營體系的在線化和信息化等數(shù)字化應用領(lǐng)域也取得了重大發(fā)展。語音會議、視頻會議、移動協(xié)同辦公系統(tǒng)為業(yè)務的溝通打破了時空界限，基于地理位置+人臉識別進行的非接觸式考勤打卡突破了固定辦公場所的限制，這些可能早已在大企業(yè)中屢見不鮮的應用場景，為中小企業(yè)的復工復產(chǎn)和數(shù)字化發(fā)展創(chuàng)造了條件。在企業(yè)管理中處于核心地位的財務管理，更需要在企業(yè)數(shù)字化運營中保證實時協(xié)同，不僅要支持正常業(yè)務的運轉(zhuǎn)，還需要做好數(shù)據(jù)分析與數(shù)據(jù)加工，實現(xiàn)資源共享，為企業(yè)決策提供強有力的支撐，幫助企業(yè)度過危機。在新一輪科技革命和產(chǎn)業(yè)變革深入發(fā)展的背景下，總結(jié)和反思如何借助財務數(shù)字化手段來適應復雜多變的社會經(jīng)濟環(huán)境，如何通過“云”實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型為企業(yè)賦能也成為中小企業(yè)管理者和財務人員重視的焦點。

一、中小企業(yè)應用財務云的意義

（一）財務云改變了企業(yè)傳統(tǒng)的運作模式

財務云是一種基于財務共享服務的管理模式，也是新興技術(shù)在財務領(lǐng)域的應用，它融合大數(shù)據(jù)、人工智能、移動互聯(lián)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)，提升了財務服務的用戶體驗，實現(xiàn)了財務共享服務、財務管理、資金管理集中與統(tǒng)一，促進了財務的轉(zhuǎn)型，是財務信息化在新技術(shù)引領(lǐng)下的發(fā)展和延伸。

財務云作為一種建立在云計算和大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上，以互聯(lián)網(wǎng)為媒介，由專門服務商提供軟件、硬件及其維護服務的在線財務系統(tǒng)，突破了時間和空間的桎梏，不在局限于內(nèi)部終端的使用，財務人員在手機等客戶端上就能移動辦公，對新業(yè)態(tài)下的共享經(jīng)濟和靈活用工也是一種很好的手段；財務云產(chǎn)品對于軟件生產(chǎn)商來講開發(fā)和產(chǎn)品迭代更容易，避免了本地部署對于用戶IT 環(huán)境的適配問題和性能問題，也更加適應其他信息化工具進行數(shù)據(jù)接口對接；云平臺智能化和自動化技術(shù)的發(fā)展使財務與業(yè)務化繁為簡，更加智能的流程跟蹤和數(shù)據(jù)分析結(jié)合圖表化、視窗化的效果，加強了企業(yè)管理者對財務信息的理解，從而更好的提高決策水平。

（二）有利于企業(yè)降低成本

目前很多中小企業(yè)使用的電算化軟件仍然以本地化部署的傳統(tǒng)財務軟件為主，部分企業(yè)通過ERP 系統(tǒng)去實現(xiàn)企業(yè)的集成化管理。在成本投入上，主要包括軟硬件系統(tǒng)采購成本、IT 系統(tǒng)部署和實施成本及IT 系統(tǒng)維護成本，隨著業(yè)務規(guī)模的擴張，后續(xù)還需要大量的投入進行升級擴容。云平臺服務商為中小企業(yè)構(gòu)建起實施信息化所需要的所有網(wǎng)絡基礎(chǔ)設(shè)施及軟件、硬件運作平臺，中小企業(yè)不需要購買服務器、軟件產(chǎn)品和設(shè)置專門的IT 維護崗位，通過按年支付使用費或租賃費的方式在經(jīng)濟上更為劃算，有利于降低企業(yè)的運行成本。

（三）有助于信息的獲取與整合

財務云通過終端隨時隨地登錄等特點使財務管理更加靈活，云端可同時處理企業(yè)本地和異地各分散業(yè)務點的賬務，智能化的解決方案讓財務流轉(zhuǎn)更加順暢、賬務處理更加及時、資金規(guī)劃更加有效。企業(yè)管理者可以及時掌握數(shù)據(jù)，了解預算執(zhí)行情況，進而將財務管理由事后控制轉(zhuǎn)為實時監(jiān)控。同時，企業(yè)各個部門可根據(jù)權(quán)限及時查看相應的經(jīng)營數(shù)據(jù)，通過系統(tǒng)應用來提高信息的傳遞效率，使各個部門的銜接更加緊密，提升企業(yè)整合能力。

（四）有助于規(guī)范管理和提升財務工作質(zhì)量

財務云利用人工智能和大數(shù)據(jù)技術(shù)，通過一套完整的操作與分析處理程序，進一步細化和明確了業(yè)務和財務的職能分工，促進從業(yè)務到財務的高度協(xié)同。財務云的業(yè)務標準化、流程規(guī)范化、數(shù)據(jù)精確化模式，有助于規(guī)范會計核算，提高財務工作效率，提升財務服務質(zhì)量；有助于約束中小企業(yè)財務行為，使其按照協(xié)作、規(guī)范、健康的方向發(fā)展，從而提高了企業(yè)對風險的抵御能力和識別處理能力。

二、中小企業(yè)對財務云產(chǎn)品的選擇和應用

（一）根據(jù)企業(yè)的發(fā)展階段選擇財務云服務模式

對應中小企業(yè)的規(guī)模和發(fā)展階段，財務云可以提供三種服務模式：

1. SaaS（軟件即服務）模式

SaaS 構(gòu)建財務云的會計核算、管理、分析系統(tǒng)，并與其他系統(tǒng)融合，以支付服務費的方式通過網(wǎng)絡交付給用戶。對于規(guī)模不大的企業(yè)，用戶只需要為自己使用的功能化模塊支付服務費即可解決財務問題，不需要員工具有太高的IT 基礎(chǔ)，從網(wǎng)頁瀏覽器中就直接運行應用而無需下載和安裝任何軟件，可從任何時間和任何連通互聯(lián)網(wǎng)的位置訪問應用數(shù)據(jù)從而輕松增強移動性，并且多個企業(yè)用戶同時操作使用同一個軟件也不會互相干擾。

2. PaaS（平臺即服務）模式

PaaS 構(gòu)建會計信息化新應用、新服務的開發(fā)平臺及云會計的數(shù)據(jù)庫服務，企業(yè)從基于云的簡單應用到啟用云的復雜應用程序皆可。當企業(yè)已經(jīng)進入發(fā)展階段，財務人員對財務云的應用比較熟悉，對軟件的功能擴展有著一定的需求，從而需要更加針對性的服務時，開發(fā)平臺提供大數(shù)據(jù)、AI 等新技術(shù)，通過中間件、開發(fā)工具等功能便于企業(yè)自行開發(fā)或定制財務人員需要的應用程序，按需逐步擴容，這樣資源利用率高而初始成本較低。

3. IaaS（基礎(chǔ)設(shè)施即服務）模式

當企業(yè)發(fā)展到一定規(guī)模，進入精細度運營階段，這也是財務分析為主的決策支持型應用階段，需要對企業(yè)的相關(guān)工作流程進行全方位的實時監(jiān)控，此時企業(yè)具備相應的IT 技術(shù)團隊，借助IaaS解決方案，可以根據(jù)需要靈活地縱向擴展，幫助企業(yè)快速預配新的應用程序，并提高底層基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)的可靠性。這種模式更適合于對數(shù)據(jù)安全非常敏感、對云計算有著較高要求的企業(yè)。

（二）根據(jù)企業(yè)的實際需求選擇財務云產(chǎn)品

在基于SaaS 模式和PaaS 模式的現(xiàn)實應用中，對于財務基礎(chǔ)比較薄弱的企業(yè)，對應的財務工作也比較簡單，企業(yè)需求也相對比較簡單，這些企業(yè)往往對云產(chǎn)品的價格和安全性、穩(wěn)定性較為敏感。標準的財務云產(chǎn)品可以滿足企業(yè)一般會計核算的需要，有些云產(chǎn)品還提供分行業(yè)（如貿(mào)易業(yè)、物流業(yè)、服務業(yè)、制造業(yè)等）的標準解決方案，按行業(yè)進行標準化設(shè)置和開發(fā)，企業(yè)可以簡單實施或不實施即可以上線使用。云進銷產(chǎn)品可以幫助有采購、銷售、倉庫管理需求的工業(yè)、商業(yè)、貿(mào)易領(lǐng)域小微企業(yè)實現(xiàn)業(yè)務數(shù)據(jù)的智能化分析和全面實現(xiàn)云上采購、銷售、庫存的經(jīng)營管理模式。

對于業(yè)財融合有著較高需求的企業(yè)，財務運營體系和財務管理能力具備一定水平，傳統(tǒng)ERP 軟件的財務、供應鏈、生產(chǎn)制造、人力資源等功能也可以通過云ERP 產(chǎn)品來實現(xiàn)，云ERP 不限于財務部門單獨使用，而是銷售、生產(chǎn)、庫房等多個部門的財務業(yè)務一體化應用。供應鏈云、資金云、稅務云、協(xié)同云等模塊的綜合應用更是可以幫助中小企業(yè)實現(xiàn)一體化經(jīng)營管理。

（三）根據(jù)財務管控的應用場景選擇其他云產(chǎn)品

根據(jù)企業(yè)財務管理存在的重點、難點、弱點對財務云進行功能擴展或是同其他云產(chǎn)品進行數(shù)據(jù)對接，都極大豐富了企業(yè)財務管控的應用場景。

例如企業(yè)銀行賬戶較多且支付頻繁，在日常維護賬戶余額或支付款項時，需要登錄網(wǎng)銀進行查詢、制單、授權(quán)，再登錄財務管理系統(tǒng)去錄入憑證，這需要財務人員在兩套系統(tǒng)中反復切換、重復操作，除增加時間成本和人力成本外，也造成業(yè)務和財務資金分離，無法實現(xiàn)業(yè)、財、資閉環(huán)管理，而一些基于SaaS 模式的銀企支付產(chǎn)品，賬戶管理、費用報銷、支付款項、余額查詢、自動對賬、資金歸集在一個平臺的應用，實現(xiàn)了業(yè)務、財務、資金管理一體化。

如果企業(yè)存在大量的員工報銷，在傳統(tǒng)方式下處理員工報銷時，即使有OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)的協(xié)助，很大一部分工作仍需要財務人員手工處理，逐張加計發(fā)票金額核驗報銷金額，手工輸入發(fā)票數(shù)據(jù)進行網(wǎng)上驗真，不僅耗費大量的人力和時間，還容易出現(xiàn)錯誤。云報銷系統(tǒng)通過移動化和自動化等一系列手段簡化了報銷流程，提高了整體效率。員工通過手機APP 拍攝紙質(zhì)發(fā)票進行上傳完成發(fā)票驗真，導入電子發(fā)票自動驗偽查重；自動拆分、計算進項稅額；規(guī)則內(nèi)嵌自動預審，提升財務合規(guī)稽核效率；費用靈活分攤、準確歸屬；多維度的預算分析，實現(xiàn)事前預算——事中控制——事后分析的精細化費用管控；最后報銷單自動生成財務憑證，實時聯(lián)查。

三、財務云在中小企業(yè)應用的影響因素與應對策略

（一）企業(yè)管理者方面

簡單把軟件和流程上“云”結(jié)合，并不一定是數(shù)字化轉(zhuǎn)型，很多中小企業(yè)在信息化建設(shè)過程中會面臨一個矛盾困境，即使購買了多款云產(chǎn)品，但轉(zhuǎn)型依然沒有太大起色，背后原因很多是中小企業(yè)決策層存在的問題。在中小企業(yè)里，經(jīng)營理念很大程度上是企業(yè)管理者思想的延伸，一旦企業(yè)管理者沒有良好的管理技巧或數(shù)字化思維，不了解應用財務云會給企業(yè)在管理、效率、效益和競爭力等方面帶來哪些益處，也沒有認識到是否是管理的缺失、制度和流程的不健全造成對財務云系統(tǒng)充分發(fā)揮作用的掣肘，這樣再好的云產(chǎn)品也無法發(fā)揮有效的作用。

加強中小企業(yè)管理者對財務云等信息化建設(shè)的重視度，管理者要認識到數(shù)字化是企業(yè)未來發(fā)展的必由之路，以長遠的目光去了解因時代發(fā)展應運而生的財務云，認識到財務云以低成本、靈活性、可擴展等優(yōu)勢，給企業(yè)帶來的數(shù)據(jù)共享、管理升級；同時也要認清財務云并不是萬能的，在關(guān)鍵節(jié)點和重要環(huán)節(jié)須具備應對之策，以彌補系統(tǒng)的不足。

（二）財務人員方面

中小企業(yè)的財務人員由于長期采取傳統(tǒng)的會計模式進行工作，雖然已經(jīng)積累了充足的會計工作經(jīng)驗，但是對現(xiàn)代化的管理方式和信息技術(shù)還缺乏了解，對系統(tǒng)是否穩(wěn)定、數(shù)據(jù)是否安全、存儲是否可靠還存有疑慮，認為傳統(tǒng)的方式更可靠，對學習新事物方面沒有很大的興趣。但財務人員要認識到傳統(tǒng)會計必將在數(shù)字時代被逐漸淘汰，了解財務云在提高工作效率、減少人力消耗方面的優(yōu)勢及對企業(yè)發(fā)展的重大意義，把對財務云等財務信息化軟件和計算機應用技術(shù)的學習作為一項會計繼續(xù)教育來提升自身職業(yè)能力和業(yè)務水平，適應企業(yè)對新型財務人才的需求。

對于財務部門的管理者，還要認識到財務云的充分應用是借助智能化技術(shù)提升財務數(shù)據(jù)質(zhì)量及運營效率，重構(gòu)財務職能、賦能業(yè)務、輔助經(jīng)營和支撐決策的過程。財務人員職能不再局限于會計和管控，而是要成為企業(yè)的價值引領(lǐng)者，而隨著財務職能的轉(zhuǎn)型，財務部門的組織架構(gòu)需要相應的調(diào)整，也需充分配備具有相應技能的財務人員，以創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力來發(fā)掘出財務云的更大價值。

（三）財務云產(chǎn)品的適用性方面

雖然財務云在一些中小企業(yè)已經(jīng)得到了應用，但是企業(yè)間發(fā)展狀況不同，也缺乏互相溝通，在選擇實施財務云產(chǎn)品時，往往都是通過服務提供商的推介，難以真正設(shè)身處地的去了解財務云產(chǎn)品在該企業(yè)應用的實際情況。目前的財務云產(chǎn)品在繼承財務電算化軟件的基礎(chǔ)上還融入了管理思想，特別是云ERP 產(chǎn)品，內(nèi)部承載著復雜的業(yè)務邏輯和行為思維，各個財務云產(chǎn)品的關(guān)鍵控制點設(shè)置也不盡相同，完全符合中小企業(yè)發(fā)展特征的個性化定制產(chǎn)品較少。如果使用的是不符合企業(yè)自身特點的SaaS產(chǎn)品或者云ERP 產(chǎn)品，發(fā)現(xiàn)與企業(yè)的管理風格、財務環(huán)境并不匹配，流程也不通暢，與其他業(yè)務系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)無法貫通，各應用之間形成相互孤立的數(shù)據(jù)孤島，那么用數(shù)據(jù)來驅(qū)動企業(yè)管理決策的初心也將大打折扣。

增強財務云產(chǎn)品在企業(yè)的適用性，需要企業(yè)從清晰的定位出發(fā)，既要結(jié)合自身現(xiàn)實需求選擇財務云產(chǎn)品，也要按照企業(yè)的發(fā)展趨勢以前瞻性的目光來選擇，選擇關(guān)鍵控制點和核心要素更符合本企業(yè)管理要求的財務云產(chǎn)品；需要企業(yè)從內(nèi)部變革出發(fā)，在財務云應用后，其機構(gòu)設(shè)置和業(yè)務流程都會與以前有所不同，企業(yè)應在深入分析的基礎(chǔ)上對機構(gòu)設(shè)置和業(yè)務流程進行適當?shù)淖兏?，使各業(yè)務之間實現(xiàn)有效銜接；需要企業(yè)從制度建設(shè)出發(fā)，通過發(fā)現(xiàn)在使用財務云等信息化工具過程中暴露出的問題，用制度來明確相關(guān)流程的行為執(zhí)行標準、獎懲標準、成本費用標準、時效標準、表單證據(jù)鏈標準等，給企業(yè)信息化建設(shè)夯實基礎(chǔ)、補齊短板。

（四）財務云產(chǎn)品的應用風險方面

財務云給企業(yè)帶來價值的同時，也存在著一些風險因素，如數(shù)據(jù)泄露風險、系統(tǒng)操作風險、容災備份風險、可擴展性風險、系統(tǒng)遷移風險等，需要企業(yè)科學規(guī)劃、強化管理、積極應對。

在數(shù)據(jù)泄露風險上。企業(yè)對數(shù)據(jù)實施分類分級管理，劃分出公開數(shù)據(jù)、秘密數(shù)據(jù)、絕密數(shù)據(jù)；建立健全內(nèi)控機制，通過訪問控制、權(quán)限管理來完善規(guī)范操作流程并強化監(jiān)督；在員工中設(shè)立一人一碼，登錄時進行身份識別并對操作全程留痕，有效實施動態(tài)云端監(jiān)控；利用技術(shù)化手段強化信息的加密防護措施，有效阻止外來攻擊，實現(xiàn)對異常進出數(shù)據(jù)的實時監(jiān)控。

在系統(tǒng)操作風險上。加強員工對系統(tǒng)使用培訓的針對性和實用性；強化員工風險意識，杜絕賬號借用，防范賬號被冒用、盜用；強化財務內(nèi)部控制，錄入和審核職位分離，嚴格授權(quán)程序。

在容災備份風險上。始終樹立數(shù)據(jù)安全、數(shù)據(jù)完整是企業(yè)發(fā)展的生命線。做好數(shù)據(jù)的實時或者定時備份，云端備份與介質(zhì)備份相結(jié)合；建立數(shù)據(jù)被篡改后可以恢復的保障；建立數(shù)據(jù)損壞、丟失時的應急恢復措施，做到歷史數(shù)據(jù)不丟失，正常業(yè)務仍能實時進行。

在可拓展性風險上。由于財務云的基礎(chǔ)功能模板應用上還需要根據(jù)企業(yè)業(yè)務需求去靈活進行模塊組裝和功能定制，這樣在選擇云產(chǎn)品服務商時要考慮其規(guī)模和服務水平、價格和信譽等因素；企業(yè)的會計信息系統(tǒng)應處于一個統(tǒng)一可擴展的平臺上，要考慮財務云系統(tǒng)與其他業(yè)務支持系統(tǒng)和資源服務的互通互聯(lián)。

企業(yè)應用財務云后，數(shù)據(jù)存在于互聯(lián)網(wǎng)上，數(shù)據(jù)取得的便利性受到網(wǎng)絡環(huán)境的影響，數(shù)據(jù)存儲的速度也受到網(wǎng)絡帶寬的影響，延時、卡頓情況有時也難以控制。此外，并不是所有的會計信息都適合在“云”上運行，企業(yè)現(xiàn)有的會計信息系統(tǒng)是否能匹配適合的財務云系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化，這些因素也需要企業(yè)充分考慮。

四、結(jié)語

中小企業(yè)作為國民經(jīng)濟的重要組成部分，對推動經(jīng)濟恢復發(fā)展、暢通國內(nèi)大循環(huán)、擴大社會就業(yè)、提升市場活力等方面的作用也更加顯著。盡管在未來一段不短的時期內(nèi)，廣大中小企業(yè)依舊要面對不容樂觀的經(jīng)濟環(huán)境，更加復雜的管理挑戰(zhàn)，但是在開拓創(chuàng)新的道路上，中小企業(yè)對數(shù)字化轉(zhuǎn)型有著強烈的現(xiàn)實需求，靈活高效的財務云作為企業(yè)上云的重要突破口，能加速企業(yè)各項業(yè)務的“云化”，從而全面實現(xiàn)企業(yè)的轉(zhuǎn)型與升級。夯實基礎(chǔ)、勤練內(nèi)功、厚積薄發(fā)的中小企業(yè)定能在這場數(shù)字化變革中發(fā)展壯大。